启用和配置唯一文档 ID

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文档 Id 可以帮助文档或记录管理。启用要添加到网站上的每个文件的文档 ID 网站上的文档 ID 服务。

本文内容

概述

使用文档 ID 移动文件

激活、启用和配置文档 ID

激活文档 ID 网站集功能

在启用和配置使用文档 Id 网站集

概述

文档 Id 通过帮助您管理您的文档提供简单的方法来跟踪项目,而不考虑其位置。例如,如果法律协议获取移动文档库中一个网站上向其他网站上的文档库,合同可以很容易地找到基于其文档 id。文档 ID 自动分配给上载的文档,该 ID 将按照整个生命周期的项目。此外可以为文档集分配文档 Id。

使用文档 ID 跟踪项目

首先启用文档 ID 服务时,网站集内的新文档将自动分配新的 Id。计时器作业计划将 Id 分配给已在网站集中的文档。

此外,当启用该服务时,新列将自动添加到文档和文档集内容类型。文档 ID 列显示分配给项目的 ID。

然后再使用内容管理系统中的文档 ID 功能,您必须先启用它为您的文档位于每个网站集。

使用文档 ID 移动文件

在SharePoint Online文档 ID 将正常移动文件。但是,当目标网站没有启用文档 ID 服务,文档将不再拥有文档 id。

为SharePoint Server保留文档 ID 网站中的唯一方法是使用同时移动文档的网站设置中的网站内容和结构管理页面。

网站内容和结构的详细信息,请参阅使用网站内容和结构

复制文件与文档 ID

当进行文件的副本时,为副本创建新文档 ID。例如,从一个网站上下载和上载到另一个文件的副本。但是,当目标网站没有启用文档 ID 服务,副本将不能文档 id。

激活、启用和配置文档 ID

若要首先使用文档 Id 来跟踪文档或记录必须以下两个步骤:

激活文档 ID 网站集功能

注意: 要启用文档 ID 功能,您必须是网站集管理员。

  1. 转到顶级网站集。

  2. 单击“网站操作”,然后单击“网站设置”

  3. 在“网站集管理”下,单击“网站集功能”

  4. 在文档 ID 服务旁边,单击“激活”。活动的图标将出现在项目旁边,表明已为当前网站集激活了该功能。

在启用和配置使用文档 Id 网站集

当您启用任何给定的网站集文档 ID 功能时,在网站集中的所有文档将自动都分配文档 id。请记住,具体取决于您的网站集中存在的文档数,此过程可能需要一些时间。

注意: 要启用和配置文档 ID 功能,您必须是网站集管理员。

  1. 转到顶级网站集。

  2. 单击“网站操作”,然后单击“网站设置”

  3. 在“网站集管理”下,单击“文档 ID 设置”

  4. 在文档 ID 设置页面的分配文档 Id 部分中,确保在分配文档 Id复选框存在复选标记。

注意: 当您启用分配文档 Id 网站集内的第一个时,显示一条消息: 文档 ID 功能的配置计划通过自动过程完成。这意味着计时器作业负责完成分配文档 Id 分配给网站集内的所有文档。对于此过程花费的时间取决于您的网站集内的文档数。

  1. 若要设置自动附加到每个文档 ID 开头的自定义字符或数字型字符串,在“用以下字符作为 ID 的开头…”下输入该字符串

  2. 如果您要对网站集中的所有现有的文档 ID 自动添加前缀,请选中“将此网站集中的所有文档 ID 重置为…”复选框。

  3. 在文档 ID 查阅搜索范围部分中,选择要用作 ID 查找的搜索范围的地点。

  4. 单击“确定”。

    注意: 作为上面提到,为任何给定的网站集启用文档 ID 服务时某一列添加到文档和文档集内容类型为网站集级别。使用文档 ID 列显示分配给项目的 ID。

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