启用和配置唯一文档 ID

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在本文中,您将了解有关在文档或记录管理中使用文档 ID 的益处。此外,还将了解如何启用网站集的文档 ID 服务,以及如何配置文档 ID 选项以自定义文件命名约定。

本文内容

概述

要记住的重要事项

激活、 启用和配置文档 Id

激活文档 ID 网站集功能

在启用和配置使用文档 Id 网站集

概述

文档 ID 提供了一种简便方法来跟踪项目而无需考虑这些项目的位置,因此,使用它可帮助您管理文档。例如,如果将法律合同从一个网站的文档库移动到另一个网站上的文档库,则可根据其文档 ID 轻松找到该合同。文档 ID 将被自动分配给上载的文档,此 ID 将在该项目的整个生命周期内都存在。此外,还可为文档集分配文档 ID。

使用文档 ID 跟踪项目

首次启用文档 ID 服务时,系统将自动为网站集中的新文档分配新的 ID,并计划由计时器作业为网站集中的已有文档分配 ID。

此外,启用该服务后,“文档”和“文档集”内容类型中将自动添加一个新列。“文档 ID”列显示出分配给项目的 ID。

在内容管理系统中使用文档 ID 功能之前,首先必须对文档所在的网站集启用此功能。

重要谨记事项

在一些情况下,将不会始终保留文档 ID。下表总结了这些例外。

操作

结果

下载文档然后将它上载到另一个网站。

文档将被视作副本并被分配一个新的文档 ID。

使用移动命令发送到

文档将被视作副本并被分配一个新的文档 ID。

使用复制命令。

将分配一个新的文档 ID。

若要保留文档 ID 网站中的唯一方法是将文档移动时使用在网站设置中的网站内容和结构管理页面。请注意,此方法复制不会保留文档 id。

网站内容和结构的详细信息,请参阅使用网站内容和结构

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激活、启用和配置文档 ID

首次使用文档 ID 来跟踪文档或记录时,必须执行以下包含两个步骤的过程:

激活文档 ID 网站集功能

注意: 要启用文档 ID 功能,您必须是网站集管理员。

  1. 转到顶级网站集。

  2. 单击“网站操作”,然后单击“网站设置”

  3. 在“网站集管理”下,单击“网站集功能”

  4. 在文档 ID 服务旁边,单击“激活”。活动的图标将出现在项目旁边,表明已为当前网站集激活了该功能。

在网站集中启用和配置文档 ID 的使用

当您启用任何给定网站集的文档 ID 功能时,该网站集中的所有文档都将被自动分配一个文档 ID。请记住,根据网站集中存在的文档数目,此过程可能需要一些时间才能完成。

注意: 要启用和配置文档 ID 功能,您必须是网站集管理员。

  1. 转到顶级网站集。

  2. 单击“网站操作”,然后单击“网站设置”

  3. 在“网站集管理”下,单击“网站 ID 功能”

  4. 在“文档 ID 设置”页上的“分配文档 ID”部分中,确保选中了“分配文档 ID”复选框。

注意: 当您启用分配文档 Id 网站集内的第一个时,显示一条消息: 文档 ID 功能的配置计划通过自动过程完成。这意味着计时器作业负责完成分配文档 Id 分配给网站集内的所有文档。对于此过程花费的时间取决于您的网站集内的文档数。

  1. 若要设置自动附加到每个文档 ID 开头的自定义字符或数字型字符串,在“用以下数字作为…”下输入该字符串

  2. 如果您要对网站集中的所有现有的文档 ID 自动添加前缀,请选中“将此网站集中的所有文档 ID 重置为…”复选框。

  3. 在“文档 ID 查阅搜索范围”部分中,选择要用作 ID 查阅的搜索范围的网站。

  4. 单击“确定”

    注意: 作为上面提到,为任何给定的网站集启用文档 ID 服务时某一列添加到文档和文档集内容类型为网站集级别。使用文档 ID 列显示分配给项目的 ID。

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