向 Outlook 连接外部列表

向 Outlook 连接外部列表

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您可使用 Microsoft Outlook 2013 连接其中包含客户、任务、约会或文章的外部列表。一旦连接之后,您就可以使用熟悉的 Outlook 用户界面查看、编辑和打印数据,就像这些是本地的 Outlook 信息一样。如果数据是联系信息,例如客户,您甚至可以打电话给他们,向他们发送电子邮件,并发出会议请求。数据的同步是双向的。在 Outlook 2013 中进行的更改将自动与外部数据源同步。对外部数据源进行的更改将自动与 Outlook 2013 中的项目同步,尽管可能需要执行刷新操作。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

你想做什么?

开始之前

常见必备任务

Outlook 特定的必备任务

连接外部列表至 Outlook 2013

开始之前

处理外部数据需要先执行多项必要的任务,以允许安全访问数据。下列信息可以帮助您计划后续步骤。另外,如果您在尝试处理外部数据时遇到问题,此信息可以帮助您确定问题。要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

常见必备任务

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会泄露给不适合的人员。在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,以帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Services。

配置 Secure Store Services    管理员必须执行下列操作: 确定外部数据源、 创建目标应用程序,并设置目标应用程序的凭据的最佳访问模式。

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型有对业务数据连接元数据存储的权限和合适的用户有权访问外部列表基于的外部内容类型的用户。

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,其中包含有关连接、 access、 操作、 列、 筛选器和其他元数据用于从外部数据源检索数据的方法的信息。

创建外部列表    用户必须创建外部列表基于的外部内容类型和外部列表的一个或多个视图,根据需要。

确保 Office 产品可立即使用    若要使用 Office 产品中同步外部数据,您必须 Windows 7 或更高版本以及以下免费软件产品、 SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 和 WCF Data Services 5.0 for OData V3 在每个客户端计算机 (如有必要,则会自动提示要下载的软件)。此外,确保 Office 安装选项、 已启用 Business Connectivity Services (这是默认值)。此选项将安装种 Business Connectivity Services Client Runtime,后者执行下列操作: 缓存和同步与外部数据、 将业务数据映射到外部内容类型、 显示在 Office 产品中外部项选取器和运行 Office 产品内的自定义解决方案。

Outlook 特定的必备任务

激活外部列表功能脱机同步    服务器场和网站功能,脱机同步外部列表,也必须处于活动状态。此功能才活动默认情况下,在服务器场级别,但不是在网站级别默认情况下处于活动状态。

创建支持 Outlook 的外部内容类型     当您创建外部内容类型时,用户必须启用脱机同步支持选项,并将Office 项类型域设置为以下操作之一:联系人约会任务文章

映射对应字段    用户必须映射一个或多个外部内容类型字段到各自的 Outlook 字段。

当您映射外部内容类型,例如映射“客户”至 Outlook 项类型(例如“联系人”)时,您必须在外部内容类型中,将“客户名字”、“客户姓氏”、“客户地址”、和“客户电话”等字段映射至其各自的 Outlook 项类型字段,例如联系人的“名字”、“姓氏”、“企业地址”、和“企业电话”。

您无需映射所有的相应字段,但必须映射以下字段。

Outlook 项类型

Outlook 项字段

联系人

姓氏

任务

主题

约会

开始、结束和主题

公告

主题

取决于编号的未映射字段将显示为扩展属性,具体如下所示:

  • 相邻    附加在 Outlook 窗体的默认页底部的窗体区域(2 到 5 个字段)。

  • 单独    作为新页面添加到 Outlook 窗体 (6 个或更多字段)。

如果外部内容类型未直接映射至任何 Outlook 项类型,您可以将字段映射到“文章”Outlook 项类型,这是最通用的项目类型。

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连接外部列表至 Outlook 2013

  1. 导航至包含外部列表的 SharePoint 网站。

  2. 单击“列表”>“连接到 Outlook”。

  3. 如有必要,Outlook 2013 可在导航窗格中打开和新建 Outlook 数据文件 (BCSStorage.pst),称为“SharePoint 外部列表”,然后创建名为“<网站> - <外部列表>”的文件夹。

提示:  默认情况下,数据每隔 6 小时自动刷新,但是此值可更改。为确保您查看来自外部数据源中的的最新数据,请右键单击该文件夹,然后单击“立即同步”。

注意:  默认情况下,Outlook 2013 仅显示由外部内容类型的作者明确映射至各自 Outlook 字段的字段。此外,要查看来自外部列表的所有字段,无论是映射还是未映射,您可执行下列操作:

  • 打开某个窗格中的某个项目(在“联系人”选项卡上的“显示”组中,单击“<name>详情”。)

  • 创建自定义 Outlook 视图,并添加来自外部列表的所有字段。

在 Outlook 帮助系统中查找关于显示字段和创建自定义视图的更多信息。

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