向表添加查阅字段

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可使用查询字段在一个表中查找(“查询”)可在另一个表内使用的值。查询字段可为下拉列表提供值,并使在字段中输入数据更为简单 - 无论数据位于数据表中、表单内、还是 Access Web 应用程序视图中。

例如,假设您需要美国 50 州构成的列表, 以便您的数据库用户可以从列表选取州,而不是键入州名。可使用 Access 中的“查询向导”来为州名设置查询字段。

在 Access Web 应用程序中创建查询字段

在桌面数据库中创建查询字段

创建要在查询字段中使用的值列表

在 Access Web App 中

在桌面数据库中

组合框与记忆式键入查询字段

在 Access Web 应用程序中创建查询字段

在继续之前,如果您曾使用数据库模板来创建应用程序,或曾使用模板添加表,Access 可能已经创建了表之间的一些查询关系。若要检查查询字段,请在 Access 中使用“设计”视图打开表,然后在“数据类型”列中查找“查询”数据类型。

对 Access Web 应用程序使用查询向导:

  1. 在 Access 桌面程序中,使用“设计”视图中打开表。

  2. 在字段列表的第一个空行中,键入新查询字段的名称,然后在“数据类型”列中选择“查询”。将启动查询向导。

    重要: 在 Access Web 应用程序中,您需要添加一个新字段,并立即设置该字段以使用该查询数据类型。如果您尝试将现有字段更改为查询数据类型,您将无法保存对表结构所做更改 - 即使该字段中从未包含任何值。此限制仅适用于 Web 应用程序。

  3. 单击“我希望查阅字段从另一个表或查询中获取值”。

  4. 选择要用作数据源的表或查询。

  5. 在“希望在查阅中显示哪个值?” 列表中,选择要用于查询数据的字段或查询。

  6. 在“是否希望对查阅中的项目进行排序?”列表中选择如何对值排序。

  7. 选择一个选项以处理从源表删除了记录之后发生的情况。

    注意: “如果 ... 存在对应记录则阻止删除”选项通常是最佳选择,因为有助于保持数据的完整性。请谨慎使用其他选项。

  8. 单击“确定”,然后保存表。

了解有关 Access 桌面数据库的数据类型Access 应用程序的数据类型的更多信息。

在桌面数据库中创建查询字段

  1. 在设计视图中,选择现有字段或添加新字段,然后选择查阅向导数据类型。

  2. 在向导的第一个屏幕上,选择“使用查询字段获取其他表或查询中的值”,然后单击“下一步”

  3. 在“视图”下,选择要用作数据源的表或查询。然后单击“下一步”。

  4. 单击“下一步”确认您的选择。

  5. 选择排序顺序,然后单击“下一步”

  6. 选中“隐藏键列((推荐)”框以隐藏源表的关键字字段(如果该字段不是您希望在列表中显示的字段)。例如,如果第一列中包含数字,而第二列中包含您要查看的值,您可能不希望看到第一列。

  7. 单击“下一步”。

  8. 如果您还没有为字段指定名称,则该向导将使用其他表中的字段的名称或源查询的名称。

  9. 单击“完成”,然后保存表。

    提示: 如果您将现有字段转换为查询字段,执行转换时,Access 会警告您可能丢失所有现有值。如果您需要保存这些值,请创建要更改的表的副本,包括其结构和数据。

创建要在查询字段中使用的值列表

可创建值列表,而不是将现有字段或查询用作源。

在 Access Web App 中

  1. 在 Access 桌面程序中,使用“设计”视图中打开表。

    重要: 在 Web 应用程序中,您需要使用新字段。如果您将字段的数据类型更改为“查询”,即使该字段中从未包含任何值,也不能保存对表结构所做更改。

  1. 添加一个新字段,然后选择“查询”作为数据类型。将启动查询向导。

  2. 单击“自行键入所需的值”框。

  3. 每行输入一个值,然后单击“确定”。

在桌面数据库中

  1. 在 Access 桌面程序中,使用“设计”视图中打开表。您可以添加新字段,或将现有字段转换为查询。

  2. 在“数据类型”字段中,单击“查询向导”。

  3. 单击“自行键入所需的值”按钮,然后单击“下一步”。

  4. 在网格中 Col1 的每个单元格内输入一个值(沿列向下),然后在输入了所需的全部值之后单击“下一步”。

  5. 选中“限于列表”框,以防用户输入列表中不包含的值。

  6. 选中“允许多个值”框,以便用户为字段选择多个值。

了解如何在查询字段中存储多个值

  1. 单击“完成”

组合框与记忆式键入查询字段

在下面显示的 Web 应用程序“列表”视图中,“”框是在下拉列表中显示州名的组合列表控件。开始键入州的首字母或前几个字母时,将跳至列表中的第一个匹配项。如果需要立即查看列表中的所有选项,请使用组合框。

了解如何向视图添加组合框

组合框中的选项

在此视图中,“送货区域”框连接到“送货区域”表中的“区域”字段。“送货区域”框是一个记忆式键入框控件,而不是组合框控件。开始键入之前,记忆式键入框为空 - 键入与列表中的项目匹配的字符时,将开始显示选项。如果用户已经知道要查找的内容,但是希望不必滚动较长的列表,请使用记忆式键入框。

在记忆式键入框中键入内容

了解如何向视图添加记忆式键入框

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