更新数据的设计注意事项

禁止在窗体视图中编辑值列表

1. 在导航窗格中右键单击窗体，然后单击“设计视图”或“布局视图”。

2. 单击控件进行选择，然后按 F4 显示属性表。

3. 在属性表的“数据”选项卡上，将“允许编辑值列表”属性设置为“否”。

4. 单击“ 文件 ”，然后单击“ 保存”，或按 Ctrl+S 。

指定其他窗体以编辑值列表

默认情况下，Access 提供了内置窗体来实现编辑值列表的目的。 如果您希望使用所拥有的其他窗体来实现此目的，则可以在“列表项目编辑窗体”属性中输入窗体的名称，如下所示：

1. 在导航窗格中右键单击窗体，然后在快捷菜单上单击“设计视图”或“布局视图”。

2. 单击控件进行选择，然后按 F4 显示属性表。

3. 在属性表的“数据”选项卡上，单击“列表项目编辑窗体”属性框中的下拉箭头。

4. 单击要用于编辑值列表的窗体。

5. 单击“ 文件 ”，然后单击“ 保存”，或按 Ctrl+S 。

检查窗体中的查阅字段

1. 在 布局 或 设计视图中打开窗体。

2. 右键单击列表框或组合框控件，然后单击“ 属性”。

3. 在属性表中，单击“ 全部 ”选项卡，找到“ 行源类型 ”和“ 行源” 属性。 “行源类型”属性应包含“值列表”或“表/查询”，“行源”属性应包含用分号分隔的项列表或查询。 若要获取更多空间，请右键单击属性，然后选择“ 缩放 ”或按 Shift+F2。

   通常，值列表使用此基本语法： “item”;”item“;”item”

   在本例中，列表是一组用双引号括起来并用分号分隔的项。

   选择查询使用以下基本语法： SELECT [table_or_query_name].[field_name] 从 [table_or_query_name]。

   在这种情况下，查询包含两个子句（SELECT 和 FROM）。 第一个子句引用表或查询以及该表或查询中的字段。 第二个子句仅引用表或查询。 以下是需要记住的一个关键点：SELECT 子句不必包含表或查询的名称，尽管建议这样做，并且它们必须包含至少一个字段的名称。 但是，所有 FROM 子句都必须引用表或查询。 因此，始终可以通过读取 FROM 子句来查找查找字段的源表或源查询。

4. 执行下列操作之一。

   • 如果使用值列表，请编辑列表中的项。 确保用双引号将每个项括起来，并用分号分隔每个项。

   • 如果查阅列表中的查询引用了另一个查询，请在 设计视图中 打开第二个查询 (右键单击导航窗格中的查询，然后单击“ 设计视图 ”) 。 记下查询设计器上半部分中显示的表的名称，然后转到下一步。

     否则，如果“查找”字段中的查询引用了表，请记下表的名称，然后转到下一步。

5. 在 数据表视图中打开表，然后根据需要编辑列表项。

检查表中的查阅字段

1. 在“设计视图”中打开表。

2. 在查询设计网格的上半部分中，在“ 数据类型” 列中，单击或以其他方式将焦点放在任何“文本”、“数字”或“是/否”字段上。

3. 在表设计网格的下半部分，单击“查找”选项卡，然后查看“行源类型和行源”属性。

   “行源类型”属性必须读取 Value List 或 Table/Query。 “行源”属性必须包含值列表或查询。

   值列表使用以下基本语法： “item”;”item“;”item”

   在本例中，列表是一组用双引号括起来并用分号分隔的项。

   通常，选择查询使用以下基本语法： SELECT [table_or_query_name].[field_name] 从 [table_or_query_name]。

   在这种情况下，查询包含两个子句（SELECT 和 FROM）。 第一个子句引用表或查询以及该表或查询中的字段。 第二个子句仅引用表或查询。 以下是需要记住的一个关键点：SELECT 子句不必包含表或查询的名称，尽管建议这样做，并且它们必须包含至少一个字段的名称。 但是，所有 FROM 子句都必须引用表或查询。 因此，始终可以通过读取 FROM 子句来查找查找字段的源表或源查询。

4. 执行下列操作之一。

   • 如果使用值列表，请编辑列表中的项。 确保用双引号将每个项括起来，并用分号分隔每个项。

   • 如果“查找”字段中的查询引用了另一个查询，请在导航窗格中，在“设计”视图中打开第二个查询 (右键单击该查询，然后单击“ 设计视图 ”) 。 记下查询设计器上半部分中显示的表的名称，然后转到下一步。

     否则，如果“查找”字段中的查询引用了表，请记下表的名称，然后转到下一步。

5. 在 数据表视图中打开表，然后根据需要编辑列表项。

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从值列表中删除数据

1. 在“设计视图”中打开表。

2. 在设计网格的上半部分，选择包含值列表的表字段。

3. 在网格的下半部分，单击“查阅”选项卡，然后找到“行来源”属性。

   默认情况下，值列表中的项目用双引号括起，用分号分隔每个项目："Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

4. 根据需要，从列表中删除项目。 请记得删除每个已删除项目两侧的引号。 另外，不要保留前导分号，不要将分号堆叠在一起 (;;)，如果删除列表中的最后一个项目，请删除最后一个分号。

   重要提示    如果从值列表中删除一个项目，并且表中的记录使用了该已删除的项目，那么删除的项目将保留在记录中，直到对其进行更改。 例如，假设你的公司在 A 市有一个仓库，然后出售了该建筑物。 如果从仓库列表中删除“A 市”，你会在表中看到“A 市”，直到更改这些值。

从查阅字段中删除数据

1. 在“设计视图”中打开表。

2. 在设计网格的上半部分中，选择查阅字段。

3. 在设计网格的下半部分中，单击“查阅”选项卡，找到“行来源类型”和“行来源”属性。

   “行类型”属性应显示“表/查询”，“行来源”属性必须包含引用表或其他查询的查询。 查找字段的查询始终以 单词 SELECT 开头。

   通常（但不总是），选择查询使用这种基本语法：SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

   在这种情况下，查询包含两个子句（SELECT 和 FROM）。 第一个子句引用一个表和该表中的一个字段；相反，第二个子句仅引用表。 有一点需要记住：FROM 子句总包含源表或查询的名称。 SELECT 子句总包含至少一个字段的名称，但不一定包含表或查询的名称。 但是，所有 FROM 子句都必须引用表或查询。

4. 执行下列操作之一：

   • 如果“查找”字段中的查询引用了另一个查询，请单击“ 生成 ”按钮 (属性表的“ 数据 ”选项卡上，单击“下一) ”以在“设计”视图中打开查询。 请记下查询设计器上半部分显示的表的名称，然后继续执行步骤 5。

   • 如果查阅字段中的查询引用表，请记下表的名称，然后继续执行步骤 5。

5. 在 数据表视图中打开源表。

6. 找到包含查阅列表中所用数据的字段，然后根据需要编辑该数据。

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查看数据类型

执行下列操作之一：

使用数据表视图

1. 在“数据表视图”中打开表。

2. 在“ 字段 ”选项卡上的“ 格式设置” 组中，查看“数据类型”列表中的值。 将光标置于表中的各个字段中时，值会更改：

   

使用设计视图

1. 在“设计视图”中打开表。

2. 查看设计网格。 网格的上半部分显示每个表字段的名称和数据类型。

   

数据类型如何影响数据输入

为每个表字段设置的数据类型提供对允许进入字段的数据类型的第一级控制。 在某些情况下，例如长文本字段，可以输入所需的任何数据。 在其他情况下，例如“自动编号”字段，字段的数据类型设置会阻止你输入任何信息。 下表列出了 Access 提供的数据类型，并介绍了它们如何影响数据输入。

有关详细信息，请参阅 Access 桌面数据库的数据类型 和 修改或更改字段的数据类型设置。

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查看表字段的属性

Access 提供了两种查看表字段属性的方法。

在数据表视图中

1. 在“数据表视图”中打开表。

2. 单击“ 字段 ”选项卡，并使用 “格式” 组中的控件查看每个表字段的属性。

在设计视图中

1. 在“设计视图”中打开表。

2. 在网格的下半部分，单击“ 常规 ”选项卡（如果尚未选中）。

3. 若要查看查阅字段的属性，请单击“ 查找 ”选项卡。

属性如何影响数据输入

下表列出了对数据输入影响最大的属性，并说明了它们如何影响数据输入。

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创建关系

1. 在“数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“关系”。

2. 在“ 设计 ”选项卡上的“ 关系 ”组中，单击“ 添加表 (在 Access 2013 ) 中 显示表 ”。

3. 选择“ 表 ”选项卡，选择要更改的表，单击“ 添加”，然后单击“ 关闭”。

   可以按 Shift 选择多个表，也可以单独添加每个表。 仅选择关系“一”和“多”端上的表。

4. 在 “关系” 窗口中，从关系“一”侧的表拖动主键，并将其放在关系“多”侧表的外键字段上。

   将显示“编辑关系”对话框。 下图显示了对话框：

   

5. 选中“强制引用完整性检查”框，然后单击“创建”。

在主键中启用级联更新

1. 在“数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“关系”。

2. 此时会显示“ 关系” 窗口，并显示联接 (显示为数据库中表之间的连接线) 。 下图显示了一个典型关系：

3. 右键单击父表和子表之间的联接线，然后单击“ 编辑关系”。

   

   将显示“编辑关系”对话框。 下图显示了对话框：

   

4. 选择“级联更新相关字段”，确保选中“强制引用完整性检查”框，然后单击“确定”。

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