向数据库中添加一个或多个记录

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文介绍如何可以插入Access数据库中,输入数据,并提供了解各种数据输入过程所需的背景信息。本文还介绍如何在 Access 中使用多个数据输入技术。

本文内容

添加记录的基础知识

直接向数据表视图中的表中添加记录

使用窗体中添加记录

编辑查阅字段中的项目

输入零长度字符串

通过导入或链接到数据中添加记录

输入数据时保存的方法

添加记录的基础知识

要在 Access 数据库中快速准确地输入数据,它有助于理解几个有关数据库的工作原理的基本知识。以下各节中的信息介绍一些基本控制如何输入数据的结构和设计原则。

数据库设计如何影响数据输入

Access 数据库不可意义与 Microsoft Word 文档或 Microsoft PowerPoint 幻灯片平台中的文件。相反,Access 数据库是对象的集合,表、 窗体、 报表、 查询和等等 —,必须为数据库正常协同工作。

此外,这些对象必须遵守设计原则一组或数据库将正常工作,甚至完全失败。反过来,这些设计原则影响输入数据的方式。执行操作时,请记住下列事实有关数据库对象和设计。

  • 访问存储在一个或多个表中的所有数据。设计和复杂程度数据库取决于您使用的表的数目。虽然在窗体、 报表,或通过查询返回的结果中,您可以查看数据,Access 存储的数据仅在表中,并且这些表基于构建数据库中的其他对象。

  • 每个表都应接受只是一种数据类型。例如,业务联系人信息的表格不应包含销售信息。如果是这样,查找正确的信息可以变得困难,无法完成。

  • 通常情况下,每个表中的字段接受只是一种数据类型。例如,不能设置为接受数字字段中存储的笔记。如果您尝试在此类字段中输入文本时,Access 会显示一条错误消息。但是,这不是硬、 快速规则。例如,您可以设置为文本数据类型,字段中存储 (如邮政编码) 的数字,但不能对这些数据执行计算。

  • 一些例外情况,一条记录中的字段应只接受一个值。例如,不可以在地址字段中输入多个地址。这是与 Microsoft Excel 中,这样,默认情况下,在单个单元格中输入任意数量的姓名、 地址或图像,除非您设置该单元格以接受数量有限的数据类型。

    但是,您可以设置为文本或备注数据类型的字段中输入分隔的项目列表。此外, Access提供了称为多值的字段的功能。若要将多个数据附加到一条记录,并创建接受多个值的列表,您可以使用多值的字段。例如,您可以附加 Microsoft PowerPoint 幻灯片平台和任意数量的图像到记录数据库中。您也可以创建列表的名称,并根据需要选择尽可能多的那些名称。使用多值字段看起来中断数据库设计规则,因为您可在其中存储多个记录,每个表字段,但实际上不,因为 Access 将强制执行"后台,"规则,可通过特殊的隐藏表中存储的数据。

  • 在较早版本中的访问权限 (2007 年) 之前,您必须设计和创建至少一个表,您可以输入数据之前。您必须确定哪些字段将添加到表中,并且已设置为每个字段的数据类型。在较新版本的Access中,您现在可以打开一个空白表并开始输入数据。Access 将推断基于您所输入的字段的数据类型。

更多信息

本部分中的信息涉及数据库设计、 表设计和称为多值的字段的功能。

以下链接可转到文章提供了有关这些主题的详细信息。

数据类型如何影响方式输入数据

设计数据库表时,您将选择该表,有助于确保数据输入更准确流程中的字段的每个数据类型。例如,假设您打开一个空白表,并输入一组的销售额。然后,access 会推断出数字数据类型的字段。如果有人试图在该字段中输入文本时,Access 会显示错误消息,并且不允许该用户保存更改的记录,该步骤可帮助保护您的数据。

显示如何查看数据类型

在导航窗格中,执行下列操作之一:

  • 双击所需调查,以在数据表视图中打开的表的表。在字段选项卡的格式组中,查看数据类型列表中的值。请注意,如果您使用 Access 2007 中,您将找到此列表在数据表选项卡的数据类型和格式组。值更改时将光标放在表格中的各个字段。下图显示列表:

    数据类型列表

  • 右键单击您想要调查并单击设计视图的表。

    Access 在设计网格中,打开表,然后网格的上半部分显示每个表字段的名称和数据类型。此图显示了在设计网格中的一个典型的表。

    设计视图中的字段

为每个表字段设置数据类型提供控制和不能在字段中输入的第一级。在某些情况下,如时使用的备注字段,您可以输入所需的任何数据。在其他情况下,例如,使用自动编号字段时, 的数据类型字段设置阻止您输入的任何信息根本。下表中的数据类型该Access提供,并说明它们对数据输入有何影响。

数据类型

在数据输入的效果

文本

文本字段接受文本或数字字符,包括分隔的项目列表。文本字段接受备忘录字段相比较小的字符数,从 0 到 255 个字符。在某些情况下,您可以使用转换函数执行计算的文本字段中的数据。请注意,在 Access 2013 中,文本数据类型已经重命名为短文本的开头。

备注

您可以在这种类型的字段中输入大量文本和数值数据。此外,如果数据库设计器设置为支持格式文本设置格式的字段,您可以应用文字处理程序 (如 Word) 的格式类型。例如,可以对特定字符应用不同的字体和字号,在您的文本,并使其加粗或倾斜,等等。您可以对数据来添加超文本标记语言 (HTML) 标记。

此外,备注域有一个名为仅追加属性。当启用该属性时,可以将新数据追加到备注字段,但不是能更改现有数据。此功能用于问题跟踪数据库,您可能需要保持不可更改的永久记录等应用程序。当光标放在启用,默认情况下,仅追加属性备注字段中的字段中的文本将消失。不能对文本应用格式设置或其他的任何更改。

请注意,在 Access 2013 中,备注数据类型已经重命名为长文本的开头。

类似于文本字段,您还可以对备注字段中的数据运行转换函数。

数字

您可以在这种类型的字段中,输入数字和您可以执行计算数字字段中的值。

大数

您可以在这种类型的字段中,输入数字和您可以执行计算数量众多字段中的值。请注意,仅在 Office 365 订阅版本的 Access 提供了大量数据类型。

日期/时间

您可以在这种类型的字段中输入仅日期和时间。根据数据库设计器将字段的设置,您可能会遇到以下情况:

  • 如果数据库设计器设置输入的掩码的字段 (一系列的文字和占位符选择字段时显示的字符),您必须输入数据的空间和掩码提供的格式。例如,如果您看到的掩码类似于 mmm_dd_yyyy 格式,您必须提供的空白处键入 Oct 11 2017年。不能输入完整的月份名称或两位数年份值。

  • 如果设计器没有创建输入的掩码来控制如何输入日期或时间,您可以输入使用任何有效的日期或时间格式的值。例如,您可以在其中键入 11 日 2017年、 10/11/17,10 月 11 2017年,依此类推。

  • 数据库设计器可能会应用于字段的显示格式。在这种情况下,如果没有输入的掩码,则您可以输入的值几乎任何格式,但 Access 显示根据显示格式的日期。例如,您可以输入 10/11/2017,但可能设置显示格式,以便将值显示为 11-Oct-2017。

货币

您可以在这种类型的字段中输入仅货币值。此外,您不必手动输入货币符号。默认情况下,Access 应用在 Windows 区域设置中指定的货币符号 (¥、 £、 $、 等)。

自动编号

您可以输入或随时更改此类型字段中的数据。向表添加新记录时,access 递增自动编号字段中的值。

计算

您可以输入或随时更改此类型字段中的数据。此域的结果取决于您定义的表达式。添加或编辑转换成表格的新记录时,access 将更新计算字段中的值。请注意,计算数据类型已添加到 Access 2010 中的 Access 开头。

是/否

单击设置为此数据类型的字段时,Access 将显示复选框或下拉列表中,具体取决于您设置域的格式。如果设置以显示的列表的字段的格式,您可以从列表中,再次根据应用于字段的格式选择TrueFalse,或关闭。无法在列表中输入值,或直接从窗体或表中更改列表中的值。

OLE 对象

如果您希望显示与另一个程序中创建的文件中的数据,您可以使用这种类型的字段。例如,您可以 OLE 对象字段中显示文本文件、 结构图 Excel 或 PowerPoint 幻灯片平台。

附件提供更快、 更轻松,并更灵活的方式查看其他程序中的数据。查看更高版本中此表的详细信息附件条目。

超链接

You can enter any data in this type of field, and Access wraps it in a Web address. For example, if you type a value in the field, Access surrounds your text with http://www.your_text.com. If you enter a valid Web address, your link will work. Otherwise, your link will result in an error message. Also, editing existing hyperlinks can be difficult because clicking a hyperlink field with your mouse starts your browser and takes you to the site specified in the link. To edit a hyperlink field, you select an adjacent field, use the TAB or arrow keys to move the focus to the hyperlink field, and then press F2 to enable editing.

附件

You can attach data from other programs to this type of field, but you cannot type or otherwise enter text or numeric data.

有关使用附件字段的信息,请参阅文章附加文件和图形到数据库中的记录

查阅向导

查阅向导不是一种数据类型。相反,使用向导创建两种类型的下拉列表: 值列表和查阅字段。值列表使用分隔使用查阅向导时手动输入的项目列表。这些值可以独立于数据或数据库中的对象。

相反,查阅字段使用查询从一个或多个其他表在数据库中,或在另一个位置,如运行 SharePoint 服务器检索数据。查阅字段然后在下拉列表中显示的数据。默认情况下,查阅向导将表字段设置为数字的数据类型。

您可以使用查阅字段直接在表中,以及在窗体和报表。默认情况下,值的查阅字段中显示在名为组合框的列表控件的类型,使用下拉箭头的列表: 空白查阅列表 。根据如何设置了数据库设计器的查阅字段和组合框中,可以编辑列表中的项目并将项目添加至列表。若要执行此操作,数据库设计器必须设置查阅字段的属性 (属性被称为限于列表中,和设计者必须将其关闭)。

如果您不能直接编辑查阅列表中的值,您需要添加或更改预定义的值,列表中或用作查阅字段的源的表中的数据。有关执行此操作的信息,请参阅本文后面的编辑查阅字段中的项目

最后,当您创建查阅字段时,您可以选择设置以支持多个值。执行此操作时的结果列表中显示每个列表项,旁边的复选框,您可以选择或清除为许多根据需要的项目。下图显示了一个典型的多值的列表:

复选框列表。

有关创建多值的查阅字段和使用结果列表的信息,请参阅文章使用存储多个值的列表多值字段指南

注意: 附件、 计算和大量数据类型中不可用.mdb 文件格式。

表字段属性影响方式输入数据

除了控制数据库和控制您可以在给定的字段中输入的内容的数据类型的结构设计原则,多个字段属性也会影响到 Access 数据库中输入数据的方式。

为表字段的视图属性

Access 提供了两种方法可以查看表字段的属性。您可以使用数据表选项卡上的控件,或者您可以在设计视图中打开表。以下几组步骤介绍如何使用这两种方法。

在数据表选项卡上查看表属性

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。

  2. 单击字段选项卡,然后使用格式组中的控件以查看每个表字段的属性。请注意,如果您使用 Access 2007 中,您将找到此列表在数据表选项卡的数据类型和格式组。

在设计视图中查看表属性

  1. 在导航窗格中,右键单击的表,然后单击快捷菜单上的设计视图 按钮图像

    Access 将在设计网格中打开表。

  2. 在网格下半部分中,单击常规选项卡,如果尚未选中。

    -或-

    To see the properties for a lookup field, click the Lookup tab.

    A lookup field is a table field that uses a query to retrieve values from one or more tables in a database. By default, the lookup field presents those values to you in the form of a list. Depending on how a database designer sets the lookup field, you can select one or more items from that list.

下表列出了在数据输入具有的影响最大的属性,并说明了它们对数据输入有何影响。

属性

Location in table design grid

Possible values

当您尝试输入数据时的行为

字段大小

常规”选项卡

0-255

字符限制仅适用于设置为文本数据类型的字段。如果您尝试输入多个指定的字符数,该字段剪切其。

必需

常规”选项卡

是/否

打开时,此属性,则必须在字段中,输入一个值,Access 将不允许您保存任何新数据,直到完成必填的字段。关闭时,该字段将接受空值,表示该字段可以保留为空。

注意: Null 值不等于零值。零是数字,并且"空"缺少、 未定义或未知的值。

允许零长度字符串

常规”选项卡

是/否

打开时,您可以输入零长度字符串,不包含字符的字符串。要创建零长度字符串,可以在字段中输入一对双引号引起来 ("")。

Indexed

常规”选项卡

是/否

当索引的表字段时,Access 会阻止您添加重复值。您也可以从多个字段创建索引。如果执行此操作,您可以复制一个字段,而不是中两个字段的值。

Input Mask

常规”选项卡

Predefined or custom sets of literal and placeholder characters

An input mask forces you to enter data in a predefined format. The masks appear when you select a field in a table or a control on a form. For example, suppose you click a Date field and see this set of characters: MMM-DD-YYYY. That is an input mask. It forces you to enter month values as three-letter abbreviations, such as OCT, and the year value as four digits — for example, OCT-15-2017.

注意: Remember that input masks only control how you enter data, not how Access stores or displays that data.

For more information about creating and using input masks, see the article Control data entry formats with input masks. For more information about how Access stores and displays Date/Time data, see the article Enter a date or time value.

Limit to List

Lookup tab

是/否

Enables or disables changes to the items in a lookup field. New Access users sometimes try to change the items in a lookup field manually. When Access prevents you from changing the items in a field, this property is set to Yes. If this property is enabled and you need to change the items in a list, you must open the list (if you wan to edit a value list) or the table that contains the source data for the list (if you want to edit a lookup field) and change the values there. For more information about using lookup fields, see Edit the items in a lookup field, later in this article.

允许编辑值列表

查找选项卡

是/否

Enables or disables the Edit List Items command for value lists, but not for lookup fields. To enable that command for lookup fields, enter a valid form name in the List Items Edit Form property. The Allow Value List Edits command appears on a shortcut menu that you open by right-clicking a list box or combo box control. When a you run the command, the Edit List Items dialog box appears. Alternately, if you specify the name of a form in the List Items Edit Form property, Access starts that form instead of displaying the dialog box.

注意: You can run the Edit List Items command from list box and combo box controls located on forms, and from combo box controls located in tables and query result sets. Forms must be open in either Design view or Browse view; tables and query result sets must be open in Datasheet view.

列表项目编辑窗体

查找选项卡

Name of a data entry form

If you enter the name of a data entry form as the value in this table property, that form opens when a user runs the Edit List Items command. Otherwise, the Edit List Items dialog box appears when users run the command.

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直接向数据表视图中的表中添加记录

A table open in Datasheet view resembles an Excel worksheet, and you can type or paste data into one or more fields — the equivalent of a cell in a worksheet.

执行操作时,请记住下列事实。

  • 您不需要显式保存您的数据。Access 表提交您的更改,或将光标移动到另一行时将光标移动到同一行中的新字段。

  • 默认情况下,Access 数据库中的字段设置以接受特定类型的数据,例如文本或数字。必须输入域设置为接受的数据的类型。如果您未,Access 将显示一条错误消息:

    无效值错误消息

  • A field may have an input mask applied. An input mask is a set of literal and placeholder characters that force you to enter data in a specific format.

    For more information about input masks, see the article Control data entry formats with input masks.

  • With the exception of attachments and multivalued lists, you can enter only one record in most fields. If you don't know whether a field accepts attachments, you can check the field's properties. To do so, see the steps in View properties for a table field, earlier in this article. You can always identify a multivalued list because Access displays a check box next to each list item.

Enter data in a table

  1. In the Navigation Pane, double-click the table that you want to use.

    By default, Access opens the table in Datasheet view — a grid that resembles an Excel worksheet.

  2. Click or otherwise place the focus on the first field that you want to use, and then enter your data.

  3. To move to the next field in the same row, press TAB, use the Right or Left arrow keys, or click the cell in the next field.

    When you press TAB, by default, Access uses your Windows regional settings to determine whether it moves the cursor to the left or to the right. If the computer uses a language that reads from left to right, the cursor moves to the right when you press the TAB key. If the computer uses a language that reads from right to left, the cursor moves to the left.

    To move to the next cell in a column, use the Up or Down arrow keys, or click the cell you want.

Apply rich-text formatting to data in a Long Text (Memo) field

  1. With the table open in Datasheet view, select a Long Text field. If you're using Access 2007 or Access 2010 that would be a Memo field.

    Typically, Long Text fields contain comments or notes, so you can look for a field named "Comments" or "Notes." If you still can't find the Long Text field, see the steps in View properties for a table field, earlier in this article.

  2. On the Home tab, in the Font group, use the buttons and menus to format the text.

    Access 功能区图像

    You can apply different fonts and sizes, make text bold or italic, change colors, and so on.

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使用窗体中添加记录

数据输入窗体可以提供更轻松、 更快和更准确地进行方式输入数据。当您需要一次为多个表中输入数据时,您通常会创建窗体。当您想要隐藏的某些字段中的表,您想要使数据库更易于使用 (可以减少培训成本步骤),以及您想要帮助确保用户准确输入数据时,也可以创建窗体。

How you use a form to edit data depends on the design of the form. Forms can contain any number of controls, such as lists, text boxes, buttons, and datasheets — grids that look like Excel worksheets. In turn, each of the controls on the form either reads data from or writes data to an underlying table field. What you do with a given control depends on the data type you have set for the underlying table field, any properties set for that field, and possibly on several properties that the database designer sets for each control. For more information about how data types and field properties affect data entry, see the sections How data types affect the way you enter data and How table field properties affect the way you enter data, earlier in this article.

The following sections explain how to use the most common data entry controls. If you have questions about your specific database, contact your system administrator or the database designer.

Add or edit text in a text box

当您添加或编辑文本的文本框中时,您可使用文本或长文本 (备注) 域中的数据。执行操作时,请记住,可以将长文本字段 (或控件绑定到长文本字段) 设置为支持格式文本格式,然后再将不同的字体、 大小、 样式和颜色应用于文本。

Edit text in a text box

  • Place the cursor in the text box and change your data. Remember that you cannot perform calculations on numbers in a Text or Long Text (Memo) field.

Apply rich text formatting

注意: You can follow these steps only when a text box is bound to a Long Text (Memo) field. See the steps in View properties for a table field, earlier in this article.

  1. With the form open in Form or Layout views, or the table open in Datasheet view, select the Long Text (Memo) field.

  2. On the Home tab, in the Font group, use the buttons and menus to format the text.

    Access 功能区图像

    You can apply different fonts and sizes, make text bold or italic, change colors, and so on.

Enter data by using a list

You can use lists in forms, and in tables and query result sets open in datasheet view — a grid that resembles an Excel worksheet.

在窗体上使用列表时,您可能会看到一个组合框控件或列表框控件。下图显示了组合框和列表框控件,分别。

空白查阅列表

窗体上的基本列表框控件

当您使用的表或查询结果集中的列表时,Access 将使用默认的组合框。

此外,列表可以支持多个值。如果您看到带有每个列表项旁边的复选框的列表,您可以选择在该列表的多达 100 个项目。您可以创建无需编程的多值的列表可以解决常见的业务问题。例如,假设您使用 Access 数据库来跟踪客户支持问题。如果您需要将多个用户分配给某个问题,您可以使用多值的列表。下图显示典型的多值的列表。

处于打开状态的复选框下拉列表。   复选框列表。

您还可以编辑列表中的项目。如果您或您的数据库设计器启用命令,您可以添加、 更改和直接从列表中删除列表项。但是,数据库设计者可以选择要禁用的命令,,因此不是可用于所有数据库。

以下各节中的步骤解释如何使用和编辑列表。

从下拉列表中选择项目

  1. 打开窗体、 表或查询结果集,其中包含列表中。

    注意: 您必须在窗体视图或布局视图中打开窗体。您必须打开表和查询结果集在数据表视图中。

  2. 单击列表旁边的下拉箭头,然后选择所需的项目。

  3. 若要向数据库提交您的选择,请将光标移动到另一个字段。

从列表框中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体。

  2. 向下滚动列表框中的项目的列表,然后选择所需的项目。

  3. 若要向数据库提交您的选择,请将光标移动到另一个字段。

从复选框下拉列表中选择项目

  1. 打开窗体、 表或查询结果集,其中包含列表中。

    注意: 您可以使用复选框下拉列表在窗体、 表格和查询结果集。若要执行此操作,必须打开窗体的窗体视图或浏览视图中,必须打开表和查询结果集在数据表视图中。

  2. 单击列表旁边的向下箭头。

  3. 选择最多 100 个复选框,然后再单击确定

从复选框列表中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体。

    注意: 您必须在窗体视图中打开窗体或浏览视图。

  2. 单击列表旁边的向下箭头。

  3. 选择多达 100 个复选框,然后再单击确定

编辑列表中的项目

注意: 您可以编辑任何类型的列表中的窗体、 表或查询结果集。请记住,您必须在窗体视图或浏览视图中打开窗体和必须打开表在数据表视图中的查询结果集。此外,请记住,数据库设计器或 IT 部门可以禁用此命令,以便它可能不可用在任何时间。

  1. 打开窗体、 表或查询结果集,其中包含列表中。

  2. 右键单击要编辑的列表,然后单击编辑列表项目

    将显示一个对话框或在数据输入窗体。您看到屏幕取决于您要编辑的列表的类型。Access 将使用两种基本类型的列表-列表和查阅列表的值。值列表显示的项目,您手动输入,和查阅列表使用查询检索一个或多个表中的数据集。请执行下列操作之一。

    • 如果您正在编辑值列表,使用编辑列表项目对话框中编辑列表数据,并完成后,然后单击确定

    • 如果您正在编辑查阅列表,将显示在数据输入窗体。使用该窗体编辑列表数据。

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编辑查阅字段中的项目

查阅字段呈现数据,用户可以使用若要选择一个或多个项目的列表。您可以创建两种类型的查阅列表。

  • 值列表   这些包含一组硬编码手动输入的值。值位于查阅字段的行来源属性。

  • 查阅列表   这些查询用于检索另一个表中的值。行来源属性的字段包含,而不是硬编码的值列表的查询。

默认情况下,Access 会查找数据显示在下拉列表中,但您可以指定列表框控件。下拉列表会打开以显示列表,然后关闭后进行选择。列表框中,与之相反,保持打开任何时候都。

您可以运行编辑列表项目命令,也可以编辑直接在行来源属性或源表中的数据。有关使用编辑列表项目命令的信息,请参阅上文的使用列表中的输入数据。本部分中的步骤解释如何编辑直接在行来源属性或源表中的项目。过程大致分为几个主要步骤。

  • 确定查阅字段。使用比包含表格的窗体时,您可以按照过程稍有不同。

  • 标识类型的查阅字段,值列表或查阅列表。如果您使用的查阅列表,您标识为查阅字段提供数据的源表。

  • 编辑值列表中的项目。

    打开查找列表的源表和编辑该表格中的数据。

确定查阅字段从窗体

  1. 在导航窗格中,右键单击窗体,然后单击设计视图

    如果已打开窗体,您可以右键单击窗体选项卡,单击快捷菜单上的设计视图

    -或-

    开始选项卡,在视图组中,单击视图按钮,可用视图之间切换。或者,可以单击在视图中,下的箭头,然后从菜单中选择其中一个可用的视图.

    Access 功能区图像

  2. 右键单击列表框或组合框控件,然后单击属性

  3. 在属性表中,单击全部选项卡,然后找到行来源类型行来源属性。行来源类型属性应包含值列表表/查询,并且行来源属性必须包含用分号或查询分隔的项目列表。根据需要放大属性表,以便您可以阅读列表中的项目或查询。

    值列表通常情况下,使用此基本语法: "项目";"项目";"项目"

    在此例中,列表是一套项目用双引号括起来,用分号隔开。

    选择查询中使用此基本语法:选择 [table_or_query_name]。 [field_name] FROM [table_or_query_name]

    在这种情况下,该查询包含两个子句 (选择和 FROM)。第一个子句引用表或查询和表或查询中的字段。第二个子句只引用的表或查询。下面是要记住的要点: SELECT 子句不能包含名称的表或查询,尽管它们包含至少一个域的名称。不过,所有 FROM 子句必须引用表或查询。因此,您始终可以找到源表或源查询的查阅字段阅读 FROM 子句。

  4. 执行下列操作之一。

    • 如果您使用的值列表,编辑列表中的项目。确保括起双引号括起来,与每个项目,用分号分隔每个项目。

    • 如果查阅列表中的查询引用另一个查询,在导航窗格中,在设计视图中打开第二个查询 (右键单击查询,然后单击设计视图)。记下显示的查询设计器的上半部分中的表的名称,然后转到下一步。

      如果查阅字段中的查询引用的表,请注意表的名称,然后转到下一步。

  5. 双击表中的导航窗格中,在数据表视图中打开它,然后编辑列表项,根据需要。

确定查阅字段从一个表

  1. 在导航窗格中,右键单击表,然后单击设计视图

  2. 数据类型列中,在查询设计网格的上半部分中单击或将焦点放在任何文本、 数字或是/否字段。

  3. 在表设计网格下半部分中,单击查阅选项卡,,然后查看行来源类型行来源属性。

    行来源类型属性必须为值列表表/查询行来源属性必须包含值列表或查询。

    值列表采用以下基本语法: "项目";"项目";"项目"

    在此例中,列表是一套项目用双引号括起来,用分号隔开。

    通常情况下,选择查询使用此基本语法:选择 [table_or_query_name]。 [field_name] FROM [table_or_query_name]

    在这种情况下,该查询包含两个子句 (选择和 FROM)。第一个子句引用表或查询和表或查询中的字段。第二个子句只引用的表或查询。下面是要记住的要点: SELECT 子句不能包含名称的表或查询,尽管它们包含至少一个域的名称。不过,所有 FROM 子句必须引用表或查询。因此,您始终可以找到源表或源查询的查阅字段阅读 FROM 子句。

  4. 执行下列操作之一。

    • 如果您使用的值列表,编辑列表中的项目。确保括起双引号括起来,与每个项目,用分号分隔每个项目。

    • 如果查阅字段中的查询引用另一个查询,在导航窗格中,在设计视图中打开第二个查询 (右键单击查询,然后单击设计视图)。记下显示的查询设计器的上半部分中的表的名称,然后转到下一步。

      如果查阅字段中的查询引用的表,请注意表的名称,然后转到下一步。

  5. 双击表中的导航窗格中,在数据表视图中打开它,然后编辑列表项,根据需要。

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输入零长度字符串

Access 允许您区分两种类型的空值: Null 值和零长度字符串。空值指示未知的值,并且零长度字符串指示包含空格的字段。例如,假设有客户数据的表,该表包含传真号码字段。如果您不确定的客户的传真号码,您可以将该字段留空。在本例中,将字段留空输入空值,这意味着您不知道值是什么。如果您以后确定客户没有传真机,您可以指示您知道没有值的字段中输入零长度字符串。

注意: 请记住,您可以设置防止字段接受空值的属性。有关设置该属性的详细信息,请参阅本文的早期版本中的数据类型如何影响输入数据的方式

  1. 在数据表视图或窗体视图或浏览视图中的窗体中打开表。

  2. 选择所需的字段,然后键入不带空格它们之间的两个双引号引起来 ("")。

  3. 将光标移动到另一个记录提交到数据库所做的更改。默认情况下,双引号将消失。

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通过导入或链接到数据中添加记录

您可以导入或链接到的数据位于不同的源,包括其他 Access 数据库、 Excel 工作簿、 文本文件和 Word 文档和运行 Microsoft SharePoint 服务的服务器上的列表。

说明如何导入和链接到这些数据源是超出了本文的范围。以下链接可转到有关导入和链接到数据的信息。

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输入数据时保存的方法

Access 提供多种方法来使数据输入过程更快。以下各节中的步骤介绍如何在表单中设置默认值的字段和列表以及如何使用快捷键来重复使用的值,当您对数据进行排序。

设置默认值的字段或控件

如果大量记录共享相同的值给定的字段,如城市或国家/地区,您可以通过设置控件绑定到该字段的默认值来节省时间。当您打开该窗体或创建新记录时,默认值显示在该控件中,默认情况下。

为控件设置默认值

  1. 在设计视图中打开窗体。

  2. 右键单击您想要使用,然后单击属性的控件。

  3. 数据选项卡上将默认值属性设置到所需的值。

  4. 重复步骤 1-3 设置新的默认值。

指定不同的值

  • 在文本框中的值,输入新数据。您可以随时覆盖默认值。

    -或-

  • 在列表中的值,从列表中选择新值。

重复使用的值进行排序时

在记录之间移动时,您可能需要对每条记录使用相同的值进行排序。执行操作时,您可以使用快捷键重复节省时间,对值进行排序。例如,假设您进行排序的产品类型的订单列表。在第一条记录中,键入柔化饮料订单客户购买柔化饮料进行排序。移动到下一条记录时,您可以复制并重复使用该排序值。

注意: 这些步骤假定您已在窗体视图中打开窗体。

  1. 移到上一条记录中的相应字段中的值重复使用的字段。

  2. 按 CTRL +' (单引号)。

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