向数据库中添加一个或多个记录

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文介绍如何可以插入Access数据库中,输入数据,并提供了解各种数据输入过程所需的背景信息。本文还介绍如何在 Access 中使用多个数据输入技术。

本文内容

添加记录的基础知识

直接向数据表视图中的表中添加记录

使用窗体中添加记录

编辑查阅字段中的项目

输入零长度字符串

通过导入或链接到数据中添加记录

输入数据时保存的方法

有关添加记录的基础知识

要准确而迅速地在 Access 数据库中输入数据,了解一些有关数据库工作方式的基础知识很有帮助。以下各节中的信息介绍数据库的某些基础结构和设计原则,它们控制您的数据输入方式。

数据库设计如何影响数据输入方式

Access 数据库不可意义与 Microsoft Word 文档或 Microsoft PowerPoint 幻灯片平台中的文件。相反,Access 数据库是对象的集合,表、 窗体、 报表、 查询和等等 —,必须为数据库正常协同工作。

此外,这些对象必须遵守若干设计原则,否则数据库将无法正常工作,甚至完全失败。这些设计原则又会影响数据的输入方式。在进行操作时,请牢记以下有关数据库对象和设计的事实。

  • Access 将所有数据存储在一个或多个表中,使用的表数目取决于数据库的设计和复杂程度。虽然在窗体、报表或查询返回的结果中都可以查看数据,但 Access 只将数据库存储在表中,且数据库中的其他对象构建于这些表之上。

  • 每个表应只接受一种类型的数据。例如,业务联系人信息表中不应当包含销售信息,否则将很难找到正确的信息,甚至无法查找。

  • 通常,表中的每个字段只接受一种类型的数据。例如,不能将注释存储在设置为接受数字的字段中。如果尝试在这样的字段中输入文本,Access 就会显示一条错误消息。不过,此规则也不是一成不变。例如,您可以将数字(如邮政编码)存储在设置为“文本”数据类型的字段中,但不能对这些数据执行计算。

  • 一些例外情况,一条记录中的字段应只接受一个值。例如,不可以在地址字段中输入多个地址。这是与 Microsoft Excel 中,这样,默认情况下,在单个单元格中输入任意数量的姓名、 地址或图像,除非您设置该单元格以接受数量有限的数据类型。

    但是,您可以设置为文本或备注数据类型的字段中输入分隔的项目列表。此外, Access提供了称为多值的字段的功能。若要将多个数据附加到一条记录,并创建接受多个值的列表,您可以使用多值的字段。例如,您可以附加 Microsoft PowerPoint 幻灯片平台和任意数量的图像到记录数据库中。您也可以创建列表的名称,并根据需要选择尽可能多的那些名称。使用多值字段看起来中断数据库设计规则,因为您可在其中存储多个记录,每个表字段,但实际上不,因为 Access 将强制执行"后台,"规则,可通过特殊的隐藏表中存储的数据。

  • 在较早版本中的访问权限 (2007 年) 之前,您必须设计和创建至少一个表,您可以输入数据之前。您必须确定哪些字段将添加到表中,并且已设置为每个字段的数据类型。在较新版本的Access中,您现在可以打开一个空白表并开始输入数据。Access 将推断基于您所输入的字段的数据类型。

其他信息

本部分中的信息涉及数据库设计、 表设计和称为多值的字段的功能。

以下链接所指向的文章提供了有关这些主题的详细信息。

  • 数据库设计基础

    本文介绍一些基础概念,如规划数据库、设计数据和规范化(即将数据拆分到多个相关表中并去除冗余数据的过程)。 

  • 在数据库中创建表

    本文介绍如何创建表、添加主键(唯一标识表中每一行或每个记录的字段)以及如何设置数据类型和表属性。

  • 将文件附加到数据库中的记录

    本文介绍如何将一个或多个数据附加到“附件”字段。

  • 使用存储多个值的列表

    本文介绍如何使用复选框列表和复选框下拉列表存储多个值。

数据类型如何影响数据输入方式

在设计数据库表时,需要为表中的每个字段选择一个数据类型,该过程有助于确保数据输入更为准确。例如,假设您打开一个空白表,并输入一组销售数据。Access 随后推断字段的数据类型为“数字”。如果有人试图在该字段中输入文本,Access 会显示错误消息,并且禁止该用户保存所更改的记录,该步骤可帮助您保护数据。 

显示如何查看数据类型

在导航窗格中,执行下列操作之一:

  • 双击所需调查,以在数据表视图中打开的表的表。在字段选项卡的格式组中,查看数据类型列表中的值。请注意,如果您使用 Access 2007 中,您将找到此列表在数据表选项卡的数据类型和格式组。值更改时将光标放在表格中的各个字段。下图显示列表:

    数据类型列表

  • 右键单击要查看的表,然后单击“设计视图”

    Access 将在设计网格中打开表,网格的上半部分显示了每个表字段的名称和数据类型。下图显示设计网格中一个典型的表。

    设计视图中的字段

为每个表字段设置数据类型提供控制和不能在字段中输入的第一级。在某些情况下,如时使用的备注字段,您可以输入所需的任何数据。在其他情况下,例如,使用自动编号字段时, 的数据类型字段设置阻止您输入的任何信息根本。下表中的数据类型该Access提供,并说明它们对数据输入有何影响。

数据类型

对数据输入的影响

文本

文本字段接受文本或数字字符,包括分隔的项目列表。文本字段接受备忘录字段相比较小的字符数,从 0 到 255 个字符。在某些情况下,您可以使用转换函数执行计算的文本字段中的数据。请注意,在 Access 2013 中,文本数据类型已经重命名为短文本的开头。

备注

在这种类型的字段中可以输入大量文本和数字数据。此外,如果数据库设计者将字段设置为支持 RTF 格式,则可以应用字处理程序(如 Word)中常用的格式类型。例如,可以对文本中的特定字符应用不同的字体和字号、将它们加粗或倾斜,等等。还可以向数据添加超文本标记语言 (HTML) 标记。

此外,备注域有一个名为仅追加属性。当启用该属性时,可以将新数据追加到备注字段,但不是能更改现有数据。此功能用于问题跟踪数据库,您可能需要保持不可更改的永久记录等应用程序。当光标放在启用,默认情况下,仅追加属性备注字段中的字段中的文本将消失。不能对文本应用格式设置或其他的任何更改。

请注意,在 Access 2013 中,备注数据类型已经重命名为长文本的开头。

“备注”字段类似于文本字段,您还可以对其中的数据运行转换函数。

数字

在此类型字段中只能输入数字,而且可以对“数字”字段中的值执行计算。

大数

您可以在这种类型的字段中,输入数字和您可以执行计算数量众多字段中的值。请注意,仅在 Office 365 订阅版本的 Access 提供了大量数据类型。

日期/时间

在此类型字段中只能输入日期和时间。根据数据库设计者对字段的设置方式的不同,您可能会遇到以下情况:

  • 如果数据库设计器设置输入的掩码的字段 (一系列的文字和占位符选择字段时显示的字符),您必须输入数据的空间和掩码提供的格式。例如,如果您看到的掩码类似于 mmm_dd_yyyy 格式,您必须提供的空白处键入 Oct 11 2017年。不能输入完整的月份名称或两位数年份值。

  • 如果设计器没有创建输入的掩码来控制如何输入日期或时间,您可以输入使用任何有效的日期或时间格式的值。例如,您可以在其中键入 11 日 2017年、 10/11/17,10 月 11 2017年,依此类推。

  • 数据库设计器可能会应用于字段的显示格式。在这种情况下,如果没有输入的掩码,则您可以输入的值几乎任何格式,但 Access 显示根据显示格式的日期。例如,您可以输入 10/11/2017,但可能设置显示格式,以便将值显示为 11-Oct-2017。

货币

在此类型字段中只能输入货币值。此外,无需手动输入货币符号。默认情况下,Access 会应用在 Windows 区域设置中指定的货币符号(¥、£、$ 等)。

自动编号

任何时候在此类型字段中都无法输入或更改数据。只要向表添加了新记录,Access 就会递增“自动编号”字段中的值。

计算

您可以输入或随时更改此类型字段中的数据。此域的结果取决于您定义的表达式。添加或编辑转换成表格的新记录时,access 将更新计算字段中的值。请注意,计算数据类型已添加到 Access 2010 中的 Access 开头。

是/否

在单击设置为该数据类型的字段时,根据您设置字段格式的方法,Access 会显示一个复选框或一个下拉列表。如果将字段格式设置为显示一个列表,则同样根据应用于字段的格式,可以从该列表中选择“是”/“否”、“真”/“假”或“开”/“关”。不能在该列表中输入值,也不能直接从窗体或表中更改该列表中的值。

OLE 对象

如果要显示用其他程序创建的文件中的数据,可以使用此字段类型。例如,可以在“OLE 对象”字段中显示文本文件、Excel 图表或 PowerPoint 幻灯片。

附件为查看其他程序中的数据提供了一种更加方便快捷和灵活的方法。有关详细信息,请参阅本表后面的“附件”部分。

超链接

您可以在这种类型的字段中,输入任何数据和访问包装该 Web 地址。例如,如果在字段中键入一个值,Access 在文本周围添加http://www。your_text.com。如果您输入有效的 Web 地址,请将工作您的链接。否则,您的链接会导致错误消息。此外,编辑现有超链接很难因为单击超链接字段,用鼠标启动浏览器并转到链接中指定的网站。若要编辑超链接字段,您选择相邻的字段,使用 TAB 或箭头键将焦点移动到超链接字段中,,然后按 F2,以启用编辑。

附件

可以将其他程序中的数据附加到该类型字段,但不能键入或以其他方式输入文本或数字数据。

有关使用附件字段的信息,请参阅文章附加文件和图形到数据库中的记录

查阅向导

查阅向导不是数据类型。您可以使用该向导创建两种类型的下拉列表:值列表和查阅字段。值列表使用在查阅向导中手动输入的分隔项目列表。这些值可以与数据库中的其他任何数据或对象无关。

相反,查阅字段使用查询从一个或多个其他表在数据库中,或在另一个位置,如运行 SharePoint 服务器检索数据。查阅字段然后在下拉列表中显示的数据。默认情况下,查阅向导将表字段设置为数字的数据类型。

您可以使用查阅字段直接在表中,以及在窗体和报表。默认情况下,值的查阅字段中显示在名为组合框的列表控件的类型,使用下拉箭头的列表: 空白查阅列表 。根据如何设置了数据库设计器的查阅字段和组合框中,可以编辑列表中的项目并将项目添加至列表。若要执行此操作,数据库设计器必须设置查阅字段的属性 (属性被称为限于列表中,和设计者必须将其关闭)。

如果您不能直接编辑查阅列表中的值,您需要添加或更改预定义的值,列表中或用作查阅字段的源的表中的数据。有关执行此操作的信息,请参阅本文后面的编辑查阅字段中的项目

最后,在创建查阅字段时,可以将其设置为支持多个值。如果这么做,结果列表会在每个列表项目旁显示一个复选框,您可以根据需要选中或清除任意多个项目。下图说明一个典型的多值列表:

复选框列表。

有关创建多值的查阅字段和使用结果列表的信息,请参阅文章使用存储多个值的列表多值字段指南

注意: 附件、 计算和大量数据类型中不可用.mdb 文件格式。

表字段属性如何影响数据输入方式

除了控制数据库结构的设计原则以及控制在给定字段中可以输入哪些内容的数据类型之外,还有多个字段属性也会影响向 Access 数据库中输入数据的方式。

为表字段的视图属性

Access 提供了两种方法可以查看表字段的属性。您可以使用数据表选项卡上的控件,或者您可以在设计视图中打开表。以下几组步骤介绍如何使用这两种方法。

在“数据表”选项卡上查看表属性

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。

  2. 单击字段选项卡,然后使用格式组中的控件以查看每个表字段的属性。请注意,如果您使用 Access 2007 中,您将找到此列表在数据表选项卡的数据类型和格式组。

在设计视图中查看表属性

  1. 在导航窗格中,右键单击的表,然后单击快捷菜单上的设计视图 按钮图像

    Access 将在设计网格中打开该表。

  2. 在网格的下半部分中,单击“常规”选项卡(如果尚未选中)。

    –或–

    若要查看查阅字段的属性,请单击“查阅”选项卡。

    查阅字段是使用查询从数据库中一个或多个表中检索值的表字段。默认情况下,查阅字段以列表的形式显示值。根据数据库设计者设置查阅字段的方法不同,您可以从该列表中选择一个或多个项目。

下表列出了对数据输入影响最大的属性,并说明了它们对数据输入有何影响。

属性

在表设计网格中的位置

可能的值

试图输入数据时的行为

字段大小

“常规”选项卡

0-255

该字符限制仅适用于设置为文本数据类型的字段。如果尝试输入的字符数超过了指定的字符数,该字段会截去多余的字符。

必填字段

“常规”选项卡

是/否

如果为某一字段启用该属性,则该属性会强制您在字段中输入值,且在您完成必需字段之前,Access 不会让您保存任何新的数据。如果为某一字段关闭该属性,该字段将接受空值,这表示该字段可以保留为空。

注意: Null 值不同于零值。零是数字,而“Null”是缺少的、未定义的或未知的值。

允许空字符串

“常规”选项卡

是/否

如果启用该属性,则可以输入零长度字符串(即不包含字符的字符串)。要创建零长度字符串,可以在字段中输入一对双引号 ("")。 

索引

“常规”选项卡

是/否

如果对表字段进行索引,Access 会禁止添加重复的值。您还可以从多个字段创建索引,此时,一个字段中可以包含重复的值,但两个字段之间不能包含重复的值。

输入掩码

“常规”选项卡

一组预定义或自定义的文字和占位符字符

输入的掩码强制您输入的预定义格式的数据。当您选择的字段的表或窗体上的控件中显示掩码。例如,假设您单击日期字段,请参阅此设置的字符: MMM-日-年。这是输入的掩码。它强制您输入为四位数字的三个字母缩写,如日、 月值和年份值-例如,是 2017 15 OCT。

注意: 请记住,输入掩码控制的只是输入数据的方式,而不是 Access 存储或显示数据的方式。

有关创建和使用输入的掩码的详细信息,请参阅文章使用输入掩码控制数据输入格式。有关 Access 如何存储和显示日期/时间数据的详细信息,请参阅文章输入日期或时间值

限于列表

“查阅”选项卡

是/否

启用或禁用的查阅字段中的项目的更改。Access 的新用户有时尝试手动更改查阅字段中的项目。当 Access 禁止更改字段中的项目时,此属性设置为是。如果启用了此属性,您需要更改列表中的项目,您必须打开列表 (如果您要编辑值列表) 或 (如果您要编辑查阅字段) 包含列表的源数据的表和更改值。有关使用查阅字段的详细信息,请参阅本文后面的编辑查阅字段中的项目,。

允许编辑值列表

“查阅”选项卡

是/否

为值列表(而不是查阅字段)启用或禁用“编辑列表项目”命令。若要为查阅字段启用该命令,请在“列表项目编辑窗体”属性中输入有效的窗体名称。在右键单击列表框或组合框控件所打开的快捷菜单上,将显示“允许编辑值列表”命令。运行此命令时,将显示“编辑列表项目”对话框。或者,如果在“列表项目编辑窗体”属性中指定了窗体的名称,则 Access 会启动该窗体,而不会显示该对话框。

注意: 可以从位于窗体的列表框和组合框控件或位于表和查询结果集的组合框控件中运行“编辑列表项目”命令。窗体必须在设计视图或“浏览”视图中打开;查询结果集必须在数据表视图中打开。

列表项目编辑窗体

“查阅”选项卡

数据输入窗体的名称

如果将数据输入窗体的名称作为值输入此表属性,则当用户运行“编辑列表项目”命令时将打开该窗体。否则,在用户运行该命令时,会打开“编辑列表项目”对话框。

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在数据表视图中向表内直接添加记录

在数据表视图中打开的表类似于 Excel 工作表,您可以向一个或多个字段(相当于工作表中的单元格)中键入或粘贴数据。 

操作时请牢记下列事项。

  • 无需显式地保存数据。当您将光标移动到同一行中的新字段或另一行时,Access 会将所做的更改提交给表。

  • 默认情况下,Access 数据库中的字段设置为接受特定类型的数据,如文本或数字。输入的数据必须是该字段设置为接受的数据类型。如果未这样做,Access 就会显示一条错误消息:

    无效值错误消息

  • 字段可能会应用输入掩码。输入掩码是一组文字和占位符,用于强制您以特定格式输入数据。

    关于输入掩码的详细信息,请参阅文章使用输入掩码控制数据输入格式

  • 除附件和多值的列表,您可以在大多数字段中输入只有一个记录。如果您不知道某一字段是否接受附件,您可以检查该字段的属性。若要执行此操作,请参阅在查看表字段的属性,本文前面的步骤。您始终可以识别多值的列表,因为 Access 将显示每个列表项旁边的复选框。

在表中输入数据

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。

    默认情况下,Access 在数据表视图(类似 Excel 工作表的网格)中打开表。 

  2. 单击要使用的第一个字段或将焦点放在该字段上,然后输入数据。

  3. 要移动到同一行中的下一个字段,请按 Tab,然后使用向右键或向左键,或者单击下一个字段中的单元格。

    默认情况下,按 Tab 时,Access 会使用 Windows 区域设置来确定是向左还是向右移动光标。如果计算机使用从左向右阅读的语言,则按 Tab 键时光标向右移动。如果计算机使用从右向左阅读的语言,则光标向左移动。

    要移动到列中的下一个单元格,请使用向上键或向下键,或者单击所需的单元格。

格式文本将格式应用于长文本 (备注) 字段中的数据

  1. 在数据表视图中打开表后,选择长文本字段。如果您正在使用 Access 2007 或将备注字段的 Access 2010。

    通常,长文本字段包含批注或笔记,以便您可以查找名为"注释"字段或"便笺"。如果仍找不到长文本字段,请参阅在查看表字段的属性,本文前面的步骤。

  2. 开始选项卡上,在字体组中,使用按钮和菜单的文本格式。

    Access 功能区图像

    可以应用不同的字体和字号、为文本设置加粗或倾斜样式及更改颜色等。

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使用窗体添加记录

数据输入窗体为数据的输入提供了一种更为简便、快捷和准确的方式。通常,如果您需要同时在多个表中输入数据,则可以创建窗体。如果您希望隐藏表中的某些字段,或者希望数据库更易于使用(从而降低培训费用),或者希望帮助用户准确输入数据,也可以创建窗体。

如何使用窗体以编辑数据取决于表单的设计。窗体可以包含的任意数量的控件,例如列表、 文本框、 按钮和数据表 — 类似于 Excel 工作表的网格。反过来,每个窗体控件从读取数据或者将数据写入基础的表字段。您与给定控件所执行的操作取决于您已经设置为基础表字段,为该字段,设置的任何属性的数据类型以及可能是多个数据库设计器设置为每个控件的属性。有关数据类型和字段属性是如何影响数据输入的详细信息,请参阅上文的数据类型如何影响输入数据的方式表字段属性影响方式输入数据,部分。

下面各部分说明如何使用最常用的数据输入控件。如果您对特定数据库有什么问题,请与系统管理员或数据库设计者联系。

在文本框中添加或编辑文本

当您添加或编辑文本的文本框中时,您可使用文本或长文本 (备注) 域中的数据。执行操作时,请记住,可以将长文本字段 (或控件绑定到长文本字段) 设置为支持格式文本格式,然后再将不同的字体、 大小、 样式和颜色应用于文本。

在文本框中编辑文本

  • 将光标放在文本框中,并更改数据。请记住,不能对文本或长文本 (备注) 中的数字执行计算字段。

应用 RTF 格式

注意: 仅当文本框绑定到长文本 (备注) 字段时,您可以按照以下步骤。请参阅在查看表字段的属性,本文前面的步骤。

  1. 在窗体或布局视图或在数据表视图中打开的表中打开窗体,选择长文本 (备注) 域。

  2. 开始选项卡上,在字体组中,使用按钮和菜单的文本格式。

    Access 功能区图像

    可以应用不同的字体和字号、为文本设置加粗或倾斜样式及更改颜色等。

使用列表输入数据

在窗体中以及在数据表视图(类似 Excel 工作表的网格)中打开的表和查询结果集中,可以使用列表。 

在窗体上使用列表时,可以看到一个组合框控件或列表框控件。下图分别显示了组合框控件和列表框控件。

空白查阅列表

窗体上的基本列表框控件

在表或查询结果集中使用列表时,Access 默认使用组合框。

此外,列表可以支持多个值。如果您看到带有每个列表项旁边的复选框的列表,您可以选择在该列表的多达 100 个项目。您可以创建无需编程的多值的列表可以解决常见的业务问题。例如,假设您使用 Access 数据库来跟踪客户支持问题。如果您需要将多个用户分配给某个问题,您可以使用多值的列表。下图显示典型的多值的列表。

处于打开状态的复选框下拉列表。   复选框列表。

您还可以编辑列表中的项目。如果您或数据库设计者启用该命令,则可以直接从列表中添加、更改或删除列表项目。不过,数据库设计者可以选择禁用此命令,因此不是所有数据库都可使用此命令。

以下各节中的步骤介绍如何使用和编辑列表。

从下拉列表中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体、表或查询结果集。

    注意: 必须在窗体视图或布局视图中打开窗体。必须在数据表视图中打开表和查询结果集。

  2. 单击列表旁的下箭头,然后选择所需的项目。

  3. 要将选中的项目提交给数据库,请将光标移动到其他字段。

从列表框中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体。

  2. 在列表框中向下滚动项目列表,然后选择所需的项目。

  3. 要将选中的项目提交给数据库,请将光标移动到其他字段。

从复选框下拉列表中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体、表或查询结果集。

    注意: 可以在窗体、表和查询结果集中使用复选框下拉列表。若要执行此操作,必须在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体,必须在数据表视图中打开表和查询结果集。

  2. 单击列表旁的下箭头。

  3. 最多选择 100 个复选框,然后单击“确定”

从复选框列表选择项目

  1. 打开包含列表的窗体。

    注意: 必须在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体。

  2. 单击列表旁的下箭头。

  3. 最多选择 100 个复选框,然后单击“确定”

编辑列表中的项目

注意: 在窗体、表或查询结果集中,可以编辑任何类型的列表。请记住,必须在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体,必须在数据表视图中打开表和查询结果集。此外,还要记住,数据库设计者或 IT 部门可以禁用此命令,因此不是随时都可使用此命令。

  1. 打开包含列表的窗体、表或查询结果集。

  2. 右键单击要编辑的列表,然后单击“编辑列表项目”

    将显示对话框或数据输入窗体。显示哪个屏幕取决于要编辑的列表的类型。Access 使用两种基本类型的列表,即值列表和查阅列表。值列表显示手动输入的项目集,而查阅列表使用查询从一个或多个表中检索数据。执行下列操作之一。 

    • 如果要编辑值列表,则使用“编辑列表项目”对话框来编辑列表数据,完成后单击“确定”

    • 如果要编辑查阅列表,则将显示数据输入窗体。请使用该窗体编辑列表数据。

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编辑查阅字段中的项目

查阅字段呈现一个数据列表,用户可使用该列表选择一个或多个项目。可以创建两种类型的“查阅”列表。

  • 值列表    包含手动输入的硬编码值集。值位于查阅字段的“行来源”属性中。

  • 查阅列表    使用查询从其他表中检索值。字段的“行来源”属性中包含查询而不是值的硬编码列表。

默认情况下,尽管您可以指定列表框控件,Access 还是在下拉列表中显示查阅数据。下拉列表会打开以显示列表,在您作出选择后便关闭。而列表框则随时保持打开状态。

您可以运行编辑列表项目命令,也可以编辑直接在行来源属性或源表中的数据。有关使用编辑列表项目命令的信息,请参阅上文的使用列表中的输入数据。本部分中的步骤解释如何编辑直接在行来源属性或源表中的项目。过程大致分为几个主要步骤。

  • 确定查阅字段。如果使用的是窗体而不是表,则过程稍有不同。

  • 确定查阅字段的类型,即为值列表还是查阅列表。如果使用的是查阅列表,应确定为查阅字段提供数据的源表。 

  • 编辑值列表中的项目。

    - 或 -

    打开查阅列表的源表并编辑该表中的数据。

从窗体中确定查阅字段

  1. 在导航窗格中,右键单击窗体,然后单击“设计视图”

    - 或 -

    如果窗体已打开,则可以右键单击窗体选项卡,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

    –或–

    开始选项卡,在视图组中,单击视图按钮,可用视图之间切换。或者,可以单击在视图中,下的箭头,然后从菜单中选择其中一个可用的视图.

    Access 功能区图像

  2. 右键单击列表框控件或组合框控件,然后单击“属性”

  3. 在属性表中,单击“全部”选项卡,然后找到“行来源类型”“行来源”属性。“行来源类型”属性应包含“值列表”“表/查询”,且“行来源”属性必须包含用分号分隔的项目列表或查询。可以根据需要放大属性表,以便读取项目列表或查询。

    值列表通常情况下,使用此基本语法: "项目";"项目";"项目"

    在这种情况中,列表由用双引号括起且用分号分隔的项目组成。

    选择查询中使用此基本语法:选择 [table_or_query_name]。 [field_name] FROM [table_or_query_name]

    在此例中,查询包含两个子句(SELECT 和 FROM)。第一个子句引用表或查询以及该表或查询中的字段。第二个子句只引用表或查询。请记住以下重要概念:尽管 SELECT 子句至少包含一个字段的名称,但它可能不包含表或查询的名称。但是,所有 FROM 子句必须引用表或查询。因此,您总是可以通过读取 FROM 子句查找查阅字段的源表或源查询。

  4. 执行下列操作之一。

    • 如果使用值列表,则编辑列表中的项目。请确保用双引号括起每一项,并用分号分隔每一项。

    • 如果查阅列表中的查询引用了另一个查询,则在导航窗格中,在设计视图中打开第二个查询(右键单击该查询并单击“设计视图”)。记下查询设计器上半部出现的表的名称,然后转到下一步。

      - 或 -

      如果查阅字段中的查询引用了表,则记下表名称,然后转到下一步。

  5. 在导航窗格中双击该表,以在数据表视图中打开它,然后根据需要编辑列表项目。

从表中确定查阅字段

  1. 在导航窗格中,右键单击表,然后单击“设计视图”

  2. 在查询设计网格上半部的“数据类型”列中,单击任意文本字段、数字字段或是/否字段,或将焦点放在该字段上。

  3. 在表设计网格的下半部中,单击“查阅”选项卡,然后查看“行来源类型”“行来源”属性。

    “行来源类型”属性必须为“值列表”“表/查询”“行来源”属性必须包含值列表或查询。

    值列表采用以下基本语法: "项目";"项目";"项目"

    在这种情况中,列表由用双引号括起且用分号分隔的项目组成。

    通常情况下,选择查询使用此基本语法:选择 [table_or_query_name]。 [field_name] FROM [table_or_query_name]

    在此例中,查询包含两个子句(SELECT 和 FROM)。第一个子句引用表或查询以及该表或查询中的字段。第二个子句只引用表或查询。请记住以下重要概念:尽管 SELECT 子句至少包含一个字段的名称,但它可能不包含表或查询的名称。但是,所有 FROM 子句必须引用表或查询。因此,您总是可以通过读取 FROM 子句查找查阅字段的源表或源查询。

  4. 执行下列操作之一。

    • 如果使用值列表,则编辑列表中的项目。请确保用双引号括起每一项,并用分号分隔每一项。

    • 如果查阅字段中的查询引用了另一个查询,则在导航窗格中,在设计视图中打开第二个查询(右键单击查询并单击“设计视图”)。记下查询设计器上半部出现的表的名称,然后转到下一步。

      - 或 -

      如果查阅字段中的查询引用了表,则记下表名称,然后转到下一步。

  5. 在导航窗格中双击该表,以在数据表视图中打开它,然后根据需要编辑列表项目。

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输入零长度字符串

使用 Access 可以区分两种类型的空值:Null 值和零长度字符串。Null 值指示未知的值,而零长度字符串指示包含空格的字段。例如,假设您有一个客户数据表,该表包含一个传真号码字段。如果不知道某位客户的传真号码,则可以将该字段保留为空。在这种情况下,保留字段为空将输入一个 Null 值,这表示您不知道该值为多少。如果您后来确定该客户没有传真机,则可以在该字段中输入一个零长度字符串,指示您知道该字段中没有值。

注意: 请记住,您可以设置防止字段接受空值的属性。有关设置该属性的详细信息,请参阅本文的早期版本中的数据类型如何影响输入数据的方式

  1. 在数据表视图中打开表,或者在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体。

  2. 选择所需的字段,然后键入中间没有空格的两个双引号 ("")。

  3. 将光标移动到其他记录中,以向数据库提交更改。默认情况下,不显示引号。

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通过导入或链接数据添加记录

您可以导入或链接到的数据位于不同的源,包括其他 Access 数据库、 Excel 工作簿、 文本文件和 Word 文档和运行 Microsoft SharePoint 服务的服务器上的列表。

本文不介绍如何导入和链接这些数据源。您可以通过以下链接了解有关导入和链接数据的信息:

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输入数据时节省时间的方法

Access 提供了多种方式来加快数据输入过程。以下各节中的步骤介绍如何在窗体中为字段和列表设置默认值,以及在对数据进行排序时如何使用快捷键以重复使用值。

为字段或控件设置默认值

如果有很多记录的给定字段(如城市或国家/地区)使用相同的值,则可以为绑定到该字段的控件设置一个默认值,以节省时间。设置默认值后,在打开窗体或创建新记录时,默认值将默认显示在该控件中。

为控件设置默认值

  1. 在设计视图中打开窗体。

  2. 右键单击要使用的控件,然后单击“属性”

  3. “数据”选项卡上,将“默认值”属性设置为所需的值。

  4. 重复第 1-3 步,设置新的默认值。

指定不同的值

  • 对于文本框中的值,可以输入新的数据。可以随时覆盖默认值。

    –或–

  • 对于列表中的值,可以从列表中选择新的值。

排序时重复使用值

在记录之间移动时,您可能需要对每条记录使用相同的值进行排序。执行操作时,您可以使用快捷键重复节省时间,对值进行排序。例如,假设您进行排序的产品类型的订单列表。在第一条记录中,键入柔化饮料订单客户购买柔化饮料进行排序。移动到下一条记录时,您可以复制并重复使用该排序值。

注意: 以下步骤假设您已在窗体视图中打开窗体。

  1. 移动到要重复使用上一个记录中相应字段的值的字段。

  2. 按 Ctrl+'(撇号)。

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