向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其它对象添加替换文字

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你可以针对形状、图片、图表、SmartArt 图形或 Office 文档中的其他对象创建可选文字(替换文字)。替换文字可帮助有视觉障碍的用户了解图片和其他图形内容。当有人使用屏幕阅读器查看文档时,就会听到替换文字;如果没有替换文字,他们将会仅知道有一个图片,但不知道图片显示的是什么。

利用本文中的步骤,了解如何向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字。

本主题内容

Excel 365、Outlook 365、PowerPoint 365 和 Word 365

添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字”。

      Excel Win32 中针对形状的“编辑替换文字”菜单
    • 选择相应对象。选择“格式”>“替换文字”。

      Outlook for Windows 功能区上的“替换文字”按钮。

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    Word for Windows 中的“替换文字”对话框

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。你可以在 Excel、PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中“装饰”复选框。文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

开启和关闭自动替换文字

如果不希望将自动生成的替换文字添加到插入的图片中,可以关闭自动替换文字选项。如果以后改变了主意,你可以轻松地将其重新打开。

  1. 选择“文件”>“选项”>“轻松访问”。

  2. 在“自动替换文字”部分中,选择或取消选择“自动为我生成替换文字”选项,然后选择“确定”。

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Excel 2019、Outlook 2019、PowerPoint 2019 和 Word 2019

添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字”。

      Excel Win32 中针对形状的“编辑替换文字”菜单
    • 选择相应对象。选择“格式”>“替换文字”。

      Outlook for Windows 功能区上的“替换文字”按钮。

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    Word for Windows 中的“替换文字”对话框

    提示: 节省时间并向对象添加系统生成的替换文字。在“替换文字”窗格中,选择“为我生成说明”。在“让 Office 更加智能”对话框中,选择“开启”。然后,编辑自动替换文字,使其更加适合所对应的内容。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中“装饰”复选框。文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

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Excel 2016/2013、Outlook 2016/2013、PowerPoint 2016/2013 和 Word 2016/2013

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,请右键单击该对象,再单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“可选文字”。

      单击对象窗格中的替换文字

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是 Excel 数据透视表,右键单击该表,指向“数据透视表选项”,然后单击“替换文字”。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文字。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

注意: 

  • 如果经常需要向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字,可将“替换文字”命令添加到快速访问工具栏,以为其创建快捷方式。

  • 若要通过“快速访问工具栏”使用“替换文字”命令,请选择形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,单击该工具栏按钮,然后添加替换文字。

  1. 在功能区的左上角,单击“自定义快速访问工具栏按钮图像

  2. 单击“其他命令”>“从下列位置选择命令”>“不在功能区中的命令”。

  3. 单击“替换文字”>“添加”。

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Excel 2010、Outlook 2010、PowerPoint 2010 和 Word 2010

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形对象,请右键单击该对象,再单击“设置对象格式”,然后单击“替换文字”窗格。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是 Excel 数据透视表,右键单击该表,指向“数据透视表选项”,然后单击“替换文字”。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文字。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

注意: 

  • 如果经常需要向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替换文字,可将“替换文字”命令添加到快速访问工具栏,以为其创建快捷方式。

  • 若要通过“快速访问工具栏”使用“替换文字”命令,请选择形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,单击该工具栏按钮,然后添加替换文字。

  1. 在功能区的左上角,单击“自定义快速访问工具栏按钮图像

  2. 单击“其他命令”>“从下列位置选择命令”>“不在功能区中的命令”。

  3. 单击“替换文字”>“添加”。

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另请参阅

编写有效的替换文字所需了解的所有内容

本主题内容

Excel 365、Outlook 365、PowerPoint 365 和 Word 365 for Mac

在 Excel 365、PowerPoint 365 和 Word 365 for Mac 中添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字...”。此时会打开“替换文字”窗格。

      PowerPoint for Mac 中上下文菜单中的“编辑替换文字”选项
    • 选择一个对象。在功能区中,选择该对象的“格式”选项,然后选择“替换文字”。

      PowerPoint for Mac 功能区上的“替换文字”按钮

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    PowerPoint for Mac 中的替换文字

在 Outlook 365 for Mac 中添加替换文字

  1. 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字...”。此时会打开“替换文字”窗格。

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    Outlook for Mac 中的替换文字。

向 Excel 数据透视表添加替换文字

  1. 右键单击数据透视表,然后选择“数据透视表选项...”。

  2. 在“数据透视表选项...”对话框中,选择“替换文字”。

    Excel for Mac 上下文菜单中的“数据透视表选项”。
  3. 在“替换文字”选项卡上的“标题”文本框中,为数据透视表键入标题。

  4. 在“说明”文本框中,键入 1-2 句话,向看不到该表格的人描述该表格及其上下文。完成后,请选择“确定”。

Excel 数据透视表的“替换文字”对话框。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。你可以在 Excel、PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中“装饰”复选框。文本输入框将会灰显。

    已在 Word for Mac“替换文字”窗格中选中“标记为装饰”复选框。

开启和关闭自动替换文字

如果不希望将自动生成的替换文字添加到插入的图片中,可以在 PowerPoint 和 Word 中关闭自动替换文字选项。如果以后改变了主意,你可以轻松地将其重新打开。

  1. 按 Command+,(逗号)。此时将打开首选项窗口。

  2. 选择“常规”。

  3. 在“自动替换文字”部分中,选择或取消选择“自动为我生成替换文字”选项。

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Excel 2019、Outlook 2019、PowerPoint 2019 和 Word 2019 for Mac

添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 右键单击相应对象,然后选择“编辑替换文字...”。此时会打开“替换文字”窗格。

      PowerPoint for Mac 中上下文菜单中的“编辑替换文字”选项
    • 选择一个对象。在功能区中,选择该对象的“格式”选项,然后选择“替换文字”。

      PowerPoint for Mac 功能区上的“替换文字”按钮

    注意: 若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“替换文字”窗格中的文本框内键入 1-2 句话,来向无法看到该对象的人描述该对象及其上下文。

    PowerPoint for Mac 中的替换文字

    提示: 节省时间并向对象添加系统生成的替换文字。在“替换文字”窗格中,选择“为我生成说明”。在“使用智能服务?”对话框中,选择“开启”。

向 Excel 数据透视表添加替换文字

  1. 右键单击数据透视表,然后选择“数据透视表选项...”。

  2. 在“数据透视表选项...”对话框中,选择“替换文字”。

  3. 在“替换文字”选项卡上的“标题”文本框中,为数据透视表键入标题。

  4. 在“说明”文本框中,键入 1-2 句话,向看不到该表格的人描述该表格及其上下文。完成后,请选择“确定”。

Excel 数据透视表的“替换文字”对话框。

将视觉对象标记为装饰

如果视觉对象完全是装饰性的,旨在增加视觉趣味而非提供信息,那么你可以如此标记这些对象,而无需编写任何替换文字。应该标记为装饰的对象的例子是样式边框。使用屏幕阅读器的人将听到这些对象是装饰性的,这样他们便知道他们没有错过任何重要信息。你可以在 Excel、PowerPoint 和 Word 中将视觉对象标记为装饰。

  1. 若要打开“替换文字”窗格,请执行下述操作之一:

    • 右键单击图像,然后选择“编辑替换文字”。

    • 选择图像,选择“格式”>“替换文字”。

  2. 选中“装饰”复选框。文本输入框将会灰显。

    已在 Word for Mac“替换文字”窗格中选中“标记为装饰”复选框。

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Excel 2016、Outlook 2016、PowerPoint 2016 和 Word 2016 for Mac

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象,请右键单击该对象,再单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“可选文字”。

      单击对象窗格中的替换文字

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表添加替换文字,请单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是 Excel 数据透视表,右键单击该表,指向“数据透视表选项”,然后单击“替换文字”。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文字。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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