向形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象中添加替换文字

你可以针对形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形和 Office 文档中的其他对象创建 可选文字(替换文字)。替换文字可以帮助使用屏幕阅读器的用户了解图片的内容。使用屏幕阅读器查看文档或者将文档另存为 HTML 或 DAISY(数字无障碍信息系统,Digital Accessible Information System)等文件格式时,在大多数浏览器中,将指针移到图片上方时就会出现替换文字。

本文讨论向形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象中添加替换文字的相关事项,并向你演示如何让“替换文字”命令始终可用。

添加替换文字

您使用的是哪种 Office 程序?

Excel

Outlook

PowerPoint

Word

Excel

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“替换文字”。

      单击对象窗格中的替换文字

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是表格,右键单击该表格,单击“表格”,然后单击“替换文字”。

    • 如果是数据透视表,右键单击该表,指向“数据透视表选项”,然后单击“替换文字”。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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Outlook

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“替换文字”。

      单击对象窗格中的替换文字

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是表格,右键单击该表格,单击“表格属性”,然后单击“替换文字”选项卡。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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PowerPoint

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“替换文字”。

      单击对象窗格中的替换文字

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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Word

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”、“设置图片格式”、“设置图表​​区域格式”或其他,然后单击“替换文字”。

      单击对象窗格中的替换文字

      注意: 在其中单击“替换文字”的窗格是动态的,标题和列表会根据所单击的对象而有所变化。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是表格,右键单击该表格,单击“表格属性”,然后单击“替换文字”选项卡。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

    提示: 如果不需要替换文字,请从替换文字“标题”和“说明”框中删除文字,或者不要在框中填写文字。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助, 这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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让“替换文字”命令随时可用

如果经常需要向形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象中添加替换文字,可以将“替换文字”命令添加到快速访问工具栏中,以便为其创建 快捷方式。

  1. 在功能区的左上角,单击“自定义快速访问工具栏按钮图像

  2. 单击“更多命令”,然后在“从下列位置选择命令”下,单击“命令不在功能区”。

  3. 单击“替换文字”。然后单击“添加”。

若要对“快速访问工具栏”使用“替换文字”命令,在单击工具栏按钮之前,选择形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象,然后添加替换文字。

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添加替换文字

您使用的是哪种 Office 程序?

Excel

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PowerPoint

Word

Excel

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”,然后单击“替换文字”窗格。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是表格,右键单击该表格,单击“表格”,然后单击“替换文字”。

    • 如果是数据透视表,右键单击该表,指向“数据透视表选项”,然后单击“替换文字”。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、数据透视表、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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Outlook

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象, 右键单击该对象,单击“设置对象格式”,然后单击“替换文字”窗格。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是表格,右键单击该表格,单击“表格属性”,然后单击“替换文字”选项卡。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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PowerPoint

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”,然后单击“替换文字”窗格。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助,这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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Word

  1. 执行下列操作之一:

    • 如果是形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他 对象,右键单击该对象,单击“设置对象格式”,然后单击“替换文字”窗格。

      若要向整个 SmartArt 图形或图表中添加替换文字,则单击 SmartArt 图形或图表的边框,而不是单个的形状或块。

    • 如果是表格,右键单击该表格,单击“表格属性”,然后单击“替换文字”选项卡。

  2. 在“说明”框中,输入形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象的解释。此框为必填项。

  3. 如果需要,请在“标题”框中输入简短摘要。仅当要在“说明”框中输入详细或较长的解释时,才应填写此框。

    注意: 除非图表或表格很复杂,否则通常只需在“说明”框中输入文本。当需要说明复杂的内容时,填写“标题”字段就很有帮助, 这样除非需要,一般无需阅读整个说明。

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让“替换文字”命令随时可用

如果经常需要向形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象中添加替换文字,可以将“替换文字”命令添加到快速访问工具栏中,以便为其创建 快捷方式。

  1. 在功能区的左上角,单击“自定义快速访问工具栏按钮图像

  2. 单击“更多命令”,然后在“从下列位置选择命令”下,单击“命令不在功能区”。

  3. 单击“替换文字”。然后单击“添加”。

若要对“快速访问工具栏”使用“替换文字”命令,在单击工具栏按钮之前,选择形状、图片、图表、表格、SmartArt 图形或其他对象,然后添加替换文字。

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