同步 SharePoint 2010 列表和 Access 2010

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

你可以在 SharePoint 2010 列表和 Office Access 2010 之间同步数据,并使两组数据保持最新。例如,你可能希望在 SharePoint 列表中维护销售市场活动跟踪信息,以便轻松地与团队中的其他人员协作,但同时,你还可能希望使用 Access 2010 来执行定期报告、查询和批量更改。

本文内容

与 Access 同步 SharePoint 列表简介

使用 Access 命令打开同步列表数据

通过在数据表视图中跟踪此列表命令同步列表数据

使用 Access 的 SharePoint 列表命令同步列表数据

链接到 SharePoint 列表的 Access 表的优点

查找数据

结构更改

性能

批量编辑

脱机数据和解决冲突

同步数据时的注意事项

比较与 web 数据库应用程序同步的列表

与 Access 同步 SharePoint 列表

刷新同步的数据

同步 SharePoint 列表和 Access 的简介

你可以在 SharePoint 2010 列表和 Access 2010 之间同步数据,并使两组数据保持最新。例如,你可能希望在 SharePoint 列表中维护销售市场活动跟踪信息,以便轻松地与团队中的其他人员协作,但同时,你还可能希望使用 Access 2010 来执行定期报告、查询和批量更改。

在 SharePoint 列表和 Access 2010 之间同步数据有三种方法。无论您选择哪种方法,此同步都是双向的。在 Access 中对列表数据所做的更改将上载到 SharePoint 服务器,在服务器上对 SharePoint 列表所做的更改也会下载到计算机上的 Access 中。

要同步 SharePoint 列表,您必须在客户端计算机上安装 Access 2010,并且您必须具有该列表的“参与”权限。

有关如何将 SharePoint 2010 与 Access 2010 配合使用的详细信息,请参阅“另请参阅”部分和 Access 2010 帮助系统。

注意: 不能将 SharePoint 外部列表与 Access 2010 同步。

返回页首

使用“使用 Access 打开”命令同步列表数据

通过使用 SharePoint 列表功能区中的“使用 Access 打开”命令,您可以同步 SharePoint 列表和 Access 2010 中的数据。此命令创建一个链接到 SharePoint 列表的 Access 表,以及一个包含用户名、帐户和电子邮件地址等其他信息的补充 UserInfo 表。

每次打开 SharePoint 列表或 Access 链接表时,都会显示最新数据。当 SharePoint 列表持续更新时,您还可以手动刷新 Access 链接表来获得最新的列表更改。当 Access 链接表持续更新时,您还可以手动刷新 SharePoint 列表数据来获得最新的 Access 更改。

返回页首

使用数据表视图中的“跟踪此列表”命令同步列表数据

此外,您还可以使用数据表视图任务窗格中提供的“跟踪此列表”命令从数据表视图同步 SharePoint 列表,这样也会在 Access 中创建一个链接表。通过使用任务窗格中的其他命令,您还可以同步列表数据并执行下列操作:

  • 创建 Access 报表。

  • 导出到 Access。

有关详细信息,请参阅数据表视图帮助系统(在数据表视图底部,单击“帮助”链接)。

返回页首

在 Access 中使用“SharePoint 列表”命令同步列表数据

在 Access 2010 中,您还可以使用“外部数据”选项卡上的“导入并链接”组中的“SharePoint 列表”命令将表链接到现有 SharePoint 列表。

您也可以在 Access 中创建空 SharePoint 列表。在功能区中的“创建”选项卡的“表”组中,单击“SharePoint 列表”,然后单击下列选项之一:“联系人”“任务”“问题”“事件”“自定义”

您可以在 Access 2010 帮助系统中找到有关使用 Access 的详细信息。

返回页首

将 Access 表链接到 SharePoint 列表的优势

无论您选择哪种方法同步 SharePoint 列表,Access 2010 都会创建一个反映 SharePoint 列表的结构和内容的链接表。Access 会为每个字段选择对应于列表列的正确数据类型。然后,这些链接表就像任何 Access 表一样,您可以创建查询、表单、报表、宏或代码以便使用 Access 2010 中的数据。

返回页首

查阅数据

Access 还会自动为所有查阅列表创建链接表(除非查阅列表已经链接到数据库)。如果查阅列表包含查阅其他列表的列,则在链接操作中也包括那些列表,以便每个链接表的查阅列表在数据库中都具有对应的链接表。Access 还在这些链接表之间创建关系。

返回页首

结构性更改

与其他类型的链接表一样,在 Access 中工作时,您无法添加、删除或修改链接表中的字段。如果要进行结构性更改(例如,删除或更改列),则必须在 SharePoint 网站上打开该列表。您可以从 Access 转到 SharePoint 列表设置页面以便更改列表结构。在导航窗格中右键单击 Access 表,指向“其他选项”,然后单击“修改列和设置”

对 SharePoint 列表进行的结构性更改不会自动反映在链接表中。若要通过应用最新的列表结构来更新链接表,请右键单击导航窗格中的 Access 表,指向“其他选项”,然后单击“刷新列表”

返回页首

性能

由于链接的 SharePoint 列表中的数据将自动与本地表同步,并且用户总是使用本地数据,因此同 Access 2010 以前的版本相比,链接的 Access 表的性能已得到提高。

返回页首

批量编辑

同步 SharePoint 列表和 Access 2010 可以更方便地对 SharePoint 列表数据进行批量更改。若要在 SharePoint 列表中批量添加、更新或删除数据,请在 Access 2010 中运行追加、更新或删除查询,然后打开或刷新 SharePoint 列表。

返回页首

使数据脱机并解决冲突

如果您需要在家里或旅途中处理某些工作,您可以使用 Access 2010 将链接的 SharePoint 列表脱机。例如,当您在旅途中时可能需要向客户提供零件目录。您可以在 Access 2010 中处理数据,然后在以后重新连接到 SharePoint 网站时同步所做的更改。

如果发生冲突(例如,如果其他人更新了服务器上的同一条记录或者此人同时也在脱机工作),通过使用“解决冲突”对话框,您可以在重新联机后解决冲突。该对话框显示了有关冲突的信息(例如,发生错误的原因),并提供了让您尝试再次提交数据或放弃更改的选项。如果有多条错误,则可以通过单击对话框中的“上一个”“下一个”按钮查看每条错误的详细信息。某些错误只有通过放弃更改才能解决。

返回页首

同步数据的注意事项

下表说明了在 SharePoint 列表和 Access 链接表之间同步数据时应牢记的一些注意事项。

功能

比较

Access 在一个表中无法支持 256 个以上的字段,所以链接表只包含前 256 列。

文件夹

SharePoint 列表中的每个文件夹在 Access 表中都显示为记录。文件夹内的项目也显示为记录,紧邻对应于该文件夹的记录之下。

查阅列

如果列查阅其他列表中的值,而且相关列表尚未存在于数据库中,则 Access 将自动为相关列表创建链接表。

注意: 类型为“用户”或“组”的列是特殊类型的查阅列,它查阅“用户信息”列表中的值。如果链接到一个包含“用户”或“组”列的列表,则 Access 会自动为“用户信息”列表创建一个链接表。

计算列

计算列中的结果在对应字段中显示,但是在 Access 中您无法查看或修改公式。

附件

列表的附件列显示为“附件”字段。

只读列

SharePoint 列表中的只读列在 Access 中仍是只读的。此外,在 Access 中您可能无法添加、删除或修改列。

多值列

类型为“选择”或“查阅”的列可以包含多个值。对于这样的列,链接操作将创建支持多个值的字段。如果列类型为“查阅”,则在链接表中创建多值查阅列。

不受支持的列表

不支持以下列表:

  • 调查

  • 讨论板

返回页首

比较同步列表和 Web 数据库应用程序

您可以使用 Access 2010 和访问服务,SharePoint Server 2010 的新组件生成 web 数据库应用程序。访问服务提供的服务器平台,以创建可在 Web 使用的数据库。设计和发布 web 数据库使用 Access 2010 和 SharePoint 2010 和人员然后使用 Web 浏览器中的 web 数据库。这可以帮助您安全和管理您的数据的访问权限、 在整个组织内或通过 Internet 共享数据并创建其客户端计算机不需要 Access 2010 的用户的数据库应用程序。

发布 Web 数据库应用程序时,Access Services 将创建包含 Access 数据库的自定义 SharePoint 网站。所有与 Web 兼容的数据库对象都自动转换为 SharePoint 功能(例如列表表单、网页和工作流),这些对象将移至此网站并在此网站上运行。通常,您还可以创建使用网站样式的导航按钮和选项卡的导航窗体,以使用户可以控制 Web 数据库应用程序。最后,所有与 Web 兼容的 Access 表都将复制到 SharePoint 列表中,并且每个表都将转换为链接到各 SharePoint 列表的 Access 表。

同步 SharePoint 列表和发布 Web 数据库应用程序是 Access 2010 与 SharePoint 2010 一起使用的补充方法。但是,有您应注意的重要差异︰

  • 访问服务需要 SharePoint Server 2010,企业版,而您可以与 SharePoint Foundation 2010 同步 SharePoint 列表。

  • 在 Web 数据库应用程序中,数据必须源自 Access 2010,而同步列表中的数据源自 SharePoint 列表。不过,在这两种情况下,同步过程一旦完成,同步即成为双向同步。

  • 首次创建 Web 数据库应用程序时,您还可以创建专为 Web 数据库应用程序设计的自定义 SharePoint 网站,但此网站的功能会受到限制。您不能按照在团队网站上同步 SharePoint 列表的方式来协作操作在该自定义 SharePoint 网站中创建的 SharePoint 列表。

  • 与同步 SharePoint 列表相比,Web 数据库应用程序具有重要的性能优势。所有 SQL 处理均在服务器上执行,这有助于通过限制结果集的流量来提高网络性能。在许多情况下,您无需刷新整个页面即可刷新页面上的数据。

    借助 Access Services,您还可以处理比同步 SharePoint 列表多得多的数据,同步 SharePoint 列表不使用 Access Services,并且受网站集内定义的默认 SharePoint 列表阈值 5,000 的限制。Access Services 以每次 2,000 个项目的方式成批检索数据,然后重新组合这些数据。默认限制为 50,000 个项目,不过服务器场管理员可以更改这一限制。

另请参阅部分和 Access 2010 帮助系统中找到详细信息 web 数据库应用程序。

返回页首

同步 SharePoint 列表和 Access

  1. 导航到要与电子表格程序同步的列表所在的 SharePoint 网站。

  2. 在快速启动栏上单击该列表的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的列表部分中单击该列表的名称。

    注意: SharePoint 网站的外观和导航方式可能会进行重大修改。如果找不到诸如命令、按钮或链接等选项,请与管理员联系。

  3. 在功能区中,单击“列表”选项卡,然后在“连接和导出”组中,单击“使用 Access 打开”

  4. 指定新数据库或现有数据库的位置,或者单击“浏览”找到数据库。

  5. 选择“指向 SharePoint 网站上数据的链接”,然后单击“确定”

    注意: 您也可以单击“导出此数据的副本”。导出数据与链接数据不同的是,导出数据对当前数据执行一次性复制操作,并且不会在创建的 Access 表和 SharePoint 列表之间创建同步。

  6. 如果系统提示您确认该操作,请单击“确定”

  7. “文件下载”对话框中,单击“打开”

  8. 当系统提示您是否在计算机上启用数据连接时,如果您认为到 SharePoint 网站上数据的连接可以安全启用,则单击“启用”

Access 2010 会创建一个链接到 SharePoint 列表的 Access 表、一个 UserInfo 表和其他链接表(如果 SharePoint 列表包含查阅列)。

返回页首

刷新同步数据

每次打开同步 SharePoint 列表或 Access 链接表时,都会显示最新数据。为了确保在打开 SharePoint 列表或 Access 链接表时显示最新数据,您可以手动刷新数据。

若要刷新同步数据,请执行下列操作之一:

  • 在 Access 2010 中的链接 Access 表功能区中,单击“开始”选项卡上“记录”组中的“刷新”,然后单击“刷新”

  • 在 SharePoint 列表中,请执行下列操作之一:

    • 在数据表视图的功能区中,单击“列表”选项卡,然后在“数据表”组中,单击“刷新数据”

    • 在标准视图的 Internet Explorer 地址栏中,单击“刷新”或按 F5。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×