同步 SharePoint 2010 内容和 Outlook 2010

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

你可以将 SharePoint 库、联系人列表、任务列表、项目任务列表和特定类型的 SharePoint 外部列表与 Microsoft Outlook 2010 同步。由于许多 SharePoint 2010 用户还使用 Outlook 2010 来协作和协调活动和项目,因此,同步这些库和列表的功能有助于提高你的效率,特别是在脱机工作或并非始终能够方便地访问 SharePoint 网站时。

本文内容

同步 SharePoint 2010 内容和 Outlook 2010 的简介

使用同步文档库

使用同步联系人列表

使用同步任务列表

使用同步的外部列表

其他集成点

同步 SharePoint 库和 Outlook 2010

同步 SharePoint 联系人列表和 Outlook 2010 联系人

同步 SharePoint 任务列表和 Outlook 2010 任务

同步 SharePoint 2010 内容和 Outlook 2010 的简介

你可以将 SharePoint 库、联系人列表、任务列表、项目任务列表和特定类型的 SharePoint 外部列表与 Outlook 2010 同步。由于许多 SharePoint 2010 用户还使用 Outlook 2010 来协作和协调活动和项目,因此,同步这些库和列表的功能有助于提高你的效率,特别是在脱机工作和并非始终能够方便地访问 SharePoint 网站时。

若要同步这些库和列表,您必须在客户端计算机上安装 Outlook 2010,且必须具有库或列表的“协作”权限。

您可以在“请参阅”部分和 Outlook 2010 帮助系统中找到有关结合使用 SharePoint 2010 和 Outlook 2010 的详细信息。

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使用同步文档库

您可以在 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间同步 SharePoint 库。同步库之后,该库作为文件夹显示在 Outlook 导航窗格的“SharePoint 列表”下。

使用即时搜索时,Outlook 会搜索所有同步 SharePoint 文档。Outlook 阅读窗格中的文档预览使您能够轻松浏览搜索结果。您将发现从 Outlook 打开 SharePoint 文档和保存对 SharePoint 文档的更改更加方便快捷。然后,您可以从 Outlook 中预览、编辑和管理 SharePoint 库中的文档。您还可以使库脱机,使用库中的 Office 文件,重新将库联机,然后同步更改。

对于 Office 文件,此同步是单向同步。对 SharePoint 库中文件所做的更改可下载到 Outlook,但无法在 Outlook 中对非 Office 文件进行更改并将这些更改重新上载到 SharePoint 库。如果脱机使用 Outlook,您可以编辑 Office 文件,如 Word 文档、Excel 电子表格和 PowerPoint 演示文稿。重新联机后,您可以将所做的更改上载到 SharePoint 库。但是,Outlook 不会跟踪对 SharePoint 库中的这些 Office 文件所做的更改。如果您打算在 Outlook 中脱机更改文件,为了获得最佳结果,请先签出这些文件。

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使用同步联系人列表

您可以在 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间同步 SharePoint 联系人列表。这样,您就可以在 Outlook 中更有效地存储、共享和管理 SharePoint 联系人。您还可以使联系人列表脱机,使用联系人,重新将联系人列表联机,然后从 Outlook 2010 或 SharePoint 2010 中同步联系人列表。

在 Outlook 2010 中,同步 SharePoint 联系人列表的工作方式与其他 Outlook 联系人文件夹类似。使用 Microsoft Office Communicator,您可以查看、编辑、打印甚至呼叫这些联系人。您可以向这些联系人发送电子邮件和会议请求,使用颜色类别,存储多个电话号码和电子邮件地址,并包含联系人照片、电子名片以及生日和纪念日信息。

此联系人列表同步是双向同步。在 Outlook 中对这些联系人所做的更改自动与 SharePoint 联系人列表同步。对 SharePoint 联系人列表所做的更改自动与 Outlook 中的联系人同步。

在 Outlook 中打开 SharePoint 联系人或在 SharePoint 2010 中打开联系人列表时,会显示最新更改。如果 SharePoint 联系人列表处于打开状态时在 Outlook 中对联系人进行了更改,必须刷新浏览器才能查看 SharePoint 列表中的最新更改。如果联系人在 Outlook 中处于打开状态时对 SharePoint 联系人列表进行了更改,必须使用“发送/接收”命令才能查看 Outlook 联系人中的最新更改。

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使用同步任务列表

您可以在 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间同步 SharePoint 任务列表。您可以使用标准任务列表和项目任务列表,后者类似于标准任务列表,区别在于项目任务列表提供任务项目的图形显示(称为甘特视图)。您还可以使任务列表脱机,使用列表中的任务,重新将任务列表联机,然后从 Outlook 中同步任务列表。

同步任务列表的内容显示在导航窗格的“其他任务”下,且合并在待办事项栏中。若要跟踪项目的状态、进度和历史记录,您和团队成员在各自的 Outlook 文件夹中工作时可以创建、分配、更新、响应和删除任务。

您还可以按照对 Outlook 任务的处理方式,对同步任务应用标志和类别。标志和类别不会在 SharePoint 网站上显示,但在 Outlook 中使用同步任务时,您可以使用这些标志和类别。此外,SharePoint 任务通知还与任务和日历完全集成,您可以选择相应设置来自动生成通知电子邮件和提醒。

此任务列表同步是双向同步。在 Outlook 中对这些任务所做的更改自动与 SharePoint 任务列表或项目任务列表同步。对 SharePoint 任务列表或项目任务列表所做的更改自动与 Outlook 中的任务同步。在 Outlook 中打开任务或在 SharePoint 2010 中打开 SharePoint 任务列表或项目任务列表时,会显示最新更改。

如果在 SharePoint 任务列表处于打开状态时在 Outlook 中对任务进行了更改,必须刷新浏览器才能查看列表中的最新更改。如果任务在 Outlook 中处于打开状态时对 SharePoint 任务列表进行了更改,必须使用“发送/接收”命令才能查看 Outlook 任务中的最新更改。

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使用同步的外部列表

你可以在 Outlook 2010 和 SharePoint 2010 之间同步 SharePoint 外部列表。 SharePoint 外部列表是使用 SharePoint Designer 2010 中的 Business Connectivity Services (BCS) 创建的,并且可以包含 SQL Server 或 SAP 等数据源中的业务线数据的读/写访问权。

在 SharePoint Designer 2010 中创建外部内容类型时,可以将它映射到联系人或任务等固有的 Office 项类型,以便外部数据的外观和行为与 Outlook 中的联系人或任务项类似。例如,假定你的外部数据是一个客户列表,你希望在 Outlook 中显示这些外部数据。由于客户数据与 Outlook 中的联系人十分相似,因此可以将该外部内容类型映射到 Outlook 中的联系人项。在使用“连接到 Outlook”命令将外部列表连接到 Outlook 后,你可以直接从 Outlook 中创建、更新和删除外部数据,就像创建和更新 Outlook 联系人和任务一样。

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其他集成点

Outlook 2010 和 SharePoint 2010 还具有其他集成点,其中包括:

  • 通过使用电子邮件参与在线讨论

  • 并排显示 SharePoint 2010 和 Outlook 2010 日历

  • 管理 SharePoint 警报和 RSS 源

  • 创建会议工作区

  • 在 SharePoint 2010 中使用 Outlook Web 部件(例如,以便显示 Outlook 邮件)

  • 使用 Outlook Social Connector 加载项管理来自同事的社交数据源。

您可以在 Outlook 2010 和 SharePoint 帮助系统中找到有关上述其他集成点的详细信息。

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同步 SharePoint 库和 Outlook 2010

  1. 在浏览器中,导航到包含要同步的库的 SharePoint 网站。

  2. 在快速启动栏上单击该库的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的库部分中单击该库的名称。

    注意: SharePoint 网站的外观和导航方式可能会进行重大修改。如果找不到诸如命令、按钮或链接等选项,请与 SharePoint 管理员联系。

  3. 在功能区中,在“库”选项卡上的“连接和导出”组中,单击“连接到 Outlook”

  4. 当系统提示您在计算机上打开程序时,单击“允许”

  5. 如果系统提示您确认该操作,请单击“是”

在 Outlook 中,该库将添加到导航窗格的“SharePoint 列表”下。该库中的文件的行为与电子邮件类似。对于 Office 文件,单击可在阅读窗格中预览文件,或双击文件可打开文件。右键单击文件可查看更多选项。

注意: 

  • 如果库包含子文件夹,并且您希望在 Outlook 中访问所有文件,请从库的顶层查看库,然后将库连接到 Outlook。默认情况下,如果您位于库的子文件夹中,然后将库连接到 Outlook,则仅连接该文件夹的内容。

  • 若要在 Outlook 中仅访问一个文件夹的内容,有两种方法可供选择。如果未打开要在 Outlook 中访问的文件所在的文件夹,请指向该文件夹,单击出现的“打开菜单”箭头,然后单击“连接到 Outlook”。如果要连接的文件夹已打开,请按照连接库的步骤操作。

  • 将库连接到 Outlook 之后,您可以邀请其他团队成员连接该库。在 Outlook 中右键单击该库的名称,然后单击“共享此文件夹”

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同步 SharePoint 联系人列表和 Outlook 2010 联系人

  1. 在浏览器中,导航到包含要同步的联系人列表的 SharePoint 网站。

  2. 在快速启动栏上单击联系人列表的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的列表部分中单击该联系人列表的名称。

    注意: SharePoint 网站的外观和导航方式可能会进行重大修改。如果找不到诸如命令、按钮或链接等选项,请与 SharePoint 管理员联系。

  3. 在功能区中,在“列表”选项卡上的“连接和导出”组中,单击“在 Outlook 中打开”

  4. 在提示您将 SharePoint 联系人与 Outlook 连接时,单击“确定”

在 Outlook 2010 中,系统会将联系人添加到导航窗格的“联系人”下。

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同步 SharePoint 任务列表和 Outlook 2010 任务

  1. 在浏览器中,导航到包含要同步的任务列表或项目任务列表的 SharePoint 网站。

  2. 在快速启动栏上单击任务列表或项目任务列表的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的列表部分中单击任务列表或项目列表的名称。

    注意: SharePoint 网站的外观和导航方式可能会进行重大修改。如果找不到诸如命令、按钮或链接等选项,请与管理员联系。

  3. 在功能区中,在“列表”选项卡上的“连接和导出”组中,单击“在 Outlook 中打开”

  4. 当系统提示您将 SharePoint 联系人列表与 Outlook 连接时,单击“确定”

在 Outlook 2010 中,系统会将任务添加到导航窗格的“其他任务”下和待办事项栏中。

注意: 可以像处理 Outlook 任务那样处理 SharePoint 网站中的任务。还可以在 Outlook 文件夹和 SharePoint 网站之间来回拖动或复制任务。但是,Outlook 中的定期任务和任务要求将转换为 SharePoint 网站中的常规任务。

提示: 将任务列表或项目任务列表连接到 Outlook 之后,您可以向其他团队成员发送共享邮件,邀请他们与任务建立连接。在 Outlook 中右键单击列表名称,然后单击“共享任务列表名称”,这将创建包含连接列表的链接和命令的电子邮件。

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