同步 SharePoint 列表和电子表格程序

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您可以在 SharePoint 列表和电子表格程序之间同步数据,并使两组数据保持最新。例如,您可能希望在 SharePoint 列表中维护产品库存,以便共享和更新产品库存,但同时还希望使用 Microsoft Excel 2010 等电子表格程序来执行定期库存分析。

本文内容

同步 SharePoint 列表和电子表格程序的简介

使用“导出到电子表格”命令同步列表数据

使用数据表视图中的“用 Excel 查询列表”命令同步列表数据

在 Excel 中使用“导出表”命令同步列表数据

同步 SharePoint 列表和电子表格程序

同步 SharePoint 列表和电子表格程序的简介

您可以在 SharePoint 列表和兼容的电子表格程序之间同步数据,并使两组数据保持最新。例如,您可能希望在 SharePoint 列表中维护产品库存,以便共享和更新产品库存,但同时还希望使用 Excel 2010 等电子表格程序来执行定期库存分析。

在 SharePoint 列表和电子表格程序之间同步数据有三种方法。无论您选择哪种方法,此同步都是单向的。在 SharePoint 列表中所做的更改可更新到电子表格程序中,而在电子表格程序中所做的任何更改均不能写入到 SharePoint 列表中。

若要同步 SharePoint 列表,您必须在客户端计算机上安装兼容的电子表格程序(如 Excel 2010),且必须具有该列表的读取权限。

您可以在“请参阅”部分和 Excel 2010 帮助系统中找到有关结合使用 SharePoint 2010 和 Excel 2010 的详细信息。

注意:  不能将 SharePoint 外部列表与电子表格程序同步。

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使用“导出到电子表格”命令同步列表数据

使用 SharePoint 列表功能区中的“导出到电子表格”命令,您可以同步 SharePoint 列表和兼容电子表格程序中的数据。随着 SharePoint 列表的持续更新,您还可以根据自己的电子表格程序使用电子表格程序中的命令以最新数据手动更新电子表格。

例如,在 Excel 2010 中,您可以刷新数据连接,这将使用最新列表数据替换并覆盖 Excel 数据。如果 SharePoint 列表包含文件夹,文件夹结构不会在生成的 Excel 表中显示。不过,系统将在 Excel 表中添加“项目类型”列和“路径”列,这样您便可以根据数据类型和位置(或列表的子文件夹)对数据进行筛选和排序。

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使用数据表视图中的“用 Excel 查询列表”命令同步列表数据

如果您在客户端计算机上安装了 Excel 2010,您还可以使用数据表视图任务窗格中提供的“用 Query 查询列表”命令,从数据表视图同步 SharePoint 列表。通过使用任务窗格中的其他命令,您还可以同步列表数据并执行下列操作:

  • 创建 Excel 图表

  • 创建 Excel 数据透视表

  • 从 Excel 打印列表

有关详细信息,请参阅数据表视图帮助系统(在数据表视图底部,单击“帮助”链接)。

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在 Excel 中使用“导出表”命令同步列表数据

在 Excel 2010 中,您还可以使用“将表导出为 SharePoint 列表”向导将现有 Excel 表导出为新的 SharePoint 列表。当 Excel 表已包含数据,并且您希望在同步过程期间创建 SharePoint 列表时,此方法非常有用。

您可以在 Excel 2010 帮助系统中找到有关导出 Excel 表的详细信息。

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同步 SharePoint 列表和电子表格程序

注意: 下面的说明采用 Excel 2010 作为示例。如果你使用不同的电子表格程序,请查阅该程序的帮助信息。

  1. 导航到包含要与电子表格程序同步的列表的 SharePoint 网站。

  2. 在快速启动栏上单击 SharePoint 列表的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的列表部分中单击该列表的名称。

    注意: SharePoint 网站的外观和导航方式可能会进行重大修改。如果找不到诸如命令、按钮或链接等选项,请与管理员联系。

  3. 在功能区中,单击“列表”选项卡,然后在“连接和导出”组中,单击“导出到电子表格”

  4. 如果系统提示您确认该操作,请单击“确定”

  5. “文件下载”对话框中,单击“打开”

  6. 当系统提示您是否在计算机上启用数据连接时,如果您认为到 SharePoint 网站上数据的连接可以安全启用,则单击“启用”

Excel 将根据 Web 查询文件创建带数据连接的 Excel 表。

若要在电子表格程序中查看对 SharePoint 列表所做的更多更改,必须手动更新数据。例如,在 Excel 2010 中,在连接到 SharePoint 列表的 Excel 表中的“设计”选项卡上的“外部表数据”组中,单击“刷新”

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