同步 SharePoint 内容和 SharePoint 工作区

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借助 Microsoft SharePoint Workspace 2010,无论你是在办公室中还是在旅途中,都可以在台式机或便携式计算机上使用 SharePoint 2010 网站、库和列表。在你的计算机和 SharePoint 服务器之间同步更改可顺利、高效地进行。使用 SharePoint Workspace 2010 有助于节省你的时间,并且可帮助你更有效地管理协作工作。

本文内容

同步 SharePoint 2010 内容和 SharePoint Workspace 2010 的简介

什么是同步?

使用 SharePoint 库中的文档

使用列表数据

搜索 SharePoint Workspace 2010 内容

限制、例外情况和解决方法

同步 SharePoint 工作区和 SharePoint 网站

同步 SharePoint 工作区和特定库或列表

同步 SharePoint 2010 内容和 SharePoint Workspace 2010 的简介

借助 Microsoft SharePoint Workspace 2010,无论你是在办公室中还是在旅途中,都可以在台式机或便携式计算机上使用 SharePoint 2010 网站、库和列表。在你的计算机和 SharePoint 服务器之间同步更改可顺利、高效地进行。使用 SharePoint Workspace 2010 有助于节省你的时间,并且可帮助你更有效地管理协作工作。

建立连接之后,可在后台自动执行同步,但您可以根据需要进行手动更改。如果未建立连接(在家、在路上或飞机上),您可以继续在自己的计算机上工作。当重新联机后,SharePoint Workspace 2010 将同步在您脱机时由您和他人所做的更改。

例如,乘坐商务航班时,你可以在脱机情况下在自己的计算机上编辑文档、演示文稿、文件和列表(本机的和外部的均可)。可以使用标准 Office 产品和功能(如 Office Word 2010、Office Excel 2010 和 Office InfoPath 2010)来执行此操作。当你重新联机到 SharePoint 2010 网站时,可自动同步所有更改,并顺利地解决所有冲突。

若要同步 SharePoint 网站、库或列表,您必须在客户端计算机上安装 SharePoint Workspace 2010,且必须具有该网站、库或列表的“参与讨论”权限。

你可以在“另请参阅”部分和 SharePoint Workspace 2010 帮助系统中找到有关结合使用 SharePoint 2010 和 SharePoint Workspace 2010 的详细信息。

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什么是同步?

简言之,同步表示在您的计算机或 SharePoint 服务器上所做的所有更改将持续协调一致,以使两台计算机上的内容保持相同。此同步是双向同步。在您的计算机上所做的更改将上载到服务器,而在服务器上所做的更改将下载到您的计算机。此外,SharePoint Workspace 2010 同步的效率非常高;仅同步对文件或列表所做的更改,而不会同步整个文件或列表。

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使用 SharePoint 库中的文档

通过 SharePoint Workspace 2010,你可以在自己的计算机上使用 SharePoint 库中的文件。SharePoint Workspace 2010 中的库视图与 SharePoint 2010 技术中的视图非常相似。支持自定义列、视图和内容类型。这包括公共库视图和专用库视图。

标题、优先级和关键字等自定义属性显示在 Word、Excel 和 PowerPoint 文档信息面板中。甚至具有任何已定义内容类型的“新建”命令也按类似方式工作。

您还可以使用熟悉的 Office“打开”“保存”对话框在本地工作区中打开和保存文档、电子表格和演示文稿等 Office 文件,甚至可以将文件从 Windows 资源管理器拖放到 SharePoint 工作区中。

此外,还支持签入、签出以及创建主要和次要版本。当您处于联机状态时,SharePoint Workspace 功能区上将启用相关命令,但脱机工作时将无法使用这些命令。

请注意,SharePoint Workspace 2010 处理 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿等 Office 文件的方式与它处理从浏览器直接打开的文件的方式相同,SharePoint Workspace 2010 甚至还会保存 URL,您可以在 Backstage 视图中查看和复制 URL。

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使用列表数据

通过 SharePoint Workspace 2010,你可以在自己的计算机上使用本机的和外部的 SharePoint 列表。SharePoint Workspace 2010 还支持大多数列类型、元数据和内容类型。这包括公共列表视图和专用列表视图。

如果在两名或多名人员编辑同一列表项目时偶尔发生冲突,你可以使用冲突解决对话框解决冲突并以你的方法编辑列表项目。即使在服务器上更改了列表元数据,也可以在你的计算机上同步新的列表元数据。例如,如果在 SharePoint 2010 上添加了计算列,SharePoint Workspace 2010 则会在下次执行同步时获取所做的更改。

此外,还支持通过使用 SharePoint Designer 2010 中的 Business Connectivity Services (BCS) 创建的外部列表。 外部列表可以包含对来自诸如 SQL Server 或 SAP 等数据源的业务线数据的读/写访问。 这意味着你可以在 SharePoint Workspace 2010 中联机或脱机处理你的外部列表数据,并顺利地将你所做的更改直接同步到外部数据源。

您会发现,使用 SharePoint Workspace 2010 在本地计算机上添加和编辑列表项目数据和元数据要比使用浏览器在 SharePoint 网站上添加和编辑列表项目数据和元数据更简单、更快捷。您可以在类似于网格的视图中查看列表数据,并在窗体中编辑数据。分割窗体功能为您提供了一种独一无二、切实可行的方法来查看数据。

如果 InfoPath 表单设计器已经将一个 InfoPath 2010 表单与该列表关联,您可以同步该表单并在 SharePoint Workspace 2010 中使用它。这意味着您可以利用 InfoPath 的拼写检查、文件附件、格式文本、字段验证和业务规则等表单功能。

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搜索 SharePoint Workspace 2010 内容

搜索 SharePoint Workspace 2010 内容可通过智能、可靠的方式进行:

  • 如果在工作区中或从启动栏进行搜索,则可以查找所有网站工作区中的内容。

  • 如果使用 Microsoft Windows 7 的“开始”按钮进行搜索,将搜索桌面和从 SharePoint Workspace 2010 下载的所有内容。系统自动编制工作区索引。本地搜索的速度非常快,并且无论您处于脱机状态还是联机状态,都可以运行本地搜索。

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限制、例外情况和解决方法

使用 SharePoint Workspace 2010 处理 SharePoint 2010 内容时存在一些限制和例外情况。请注意,SharePoint Workspace 2010 的导航窗格显示指向不支持的列表和库的链接,如果你处于联机状态,可以方便地单击这些链接以便在 SharePoint 2010 中使用,从而实现完全支持。

在 SharePoint Workspace 2010 中工作时,请注意以下限制和例外情况:

  • 所有 SharePoint 工作区可存储的文件总数约为 10,000 个。

    注意:  如果你尚未更新到 Microsoft Office 2010 Service Pack 1,则只能在 SharePoint 工作区中存储大约 500 个文档,超过此数目会看到有关文档限制的警告消息。 此外,在 SharePoint 工作区中一旦超过 1,800 个文档后,就会显示一条警告消息,告知你只会将文档属性将下载到工作区中。

  • 每个列表包含的项目不能超过 30,000 个。

  • 在 SharePoint Workspace 2010 中,您可以创建、更新和删除库中的文件和列表中的新项目,但无法创建新网站、库和列表。

  • 不支持基于 Access Web 数据库模板的网站。

  • 不支持下列列表:日历、Wiki 网页和调查。

  • 不支持下列视图:甘特视图形式的项目任务列表、样式、内嵌文件夹(显示为组)和项目限制。

  • 不支持人员选取器控件。

  • 不支持编辑网页库中的网页。

  • 不支持编辑列表附件(但可以只读方式打开附件)。

  • 不支持同步对 OneNote 笔记本所做的更改。

  • 受信息权限管理 (IRM) 保护的列表或库不受支持。

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同步 SharePoint 工作区和 SharePoint 网站

  1. 在浏览器中,导航到要同步的 SharePoint 网站。

  2. 单击“网站操作”菜单,然后单击“同步到 SharePoint Workspace”

  3. 若要选择性地控制下载的库和列表,请执行下列操作:

    1. 单击“配置”

    2. 对于每个列表或库,请将其选中,然后在“下载”框中选择“仅限邮件头”(仅限库)或“无内容”。您可以在以后根据需要下载完整内容。

首次同步整个网站时,可能需要几分钟的时间将所有文件下载到您的计算机,但此过程将在后台执行,因此您可以继续处理其他任务。

注意: 如果网站包含子网站,则不会下载这些子网站,但你可以根据需要单独下载这些子网站。

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同步 SharePoint 工作区和特定库或列表

如果您只需要使用网站中的某个特定库或列表,则可以选择此库或列表。为了节省个人计算机上的空间,或者由于您没有同步网站其余部分的权限,您可能希望能选择要下载的内容。

  1. 在浏览器中,导航到包含要同步的列表或库的 SharePoint 网站。

  2. 在快速启动栏上单击列表或库的名称,或者依次单击“网站操作”“查看所有网站内容”,然后在相应的列表或库部分中单击该列表或库的名称。

    注意: SharePoint 网站的外观和导航方式可能会进行重大修改。如果找不到诸如命令、按钮或链接等选项,请与管理员联系。

  3. 在功能区中的“列表”“库”选项卡上,单击“连接和导出”组中的“同步到 SharePoint Workspace”

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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