协作处理 PowerPoint 演示文稿

协作处理 PowerPoint 演示文稿

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将演示文稿保存到 OneDriveSharePoint Online for Office 365 后,可以与同事同时协作处理演示文稿。

处理同时演示文稿,以便所有作者都需要使用PowerPoint、 PowerPoint 2013或更高版本 (在 Windows), PowerPoint 2016 for Mac,在订阅版或最新版本的PowerPoint Online

与他人共享演示文稿,同时协作处理演示文稿

  1. 打开 PowerPoint 演示文稿,当准备好进行协作时,选择功能区右上角的“共享”。

    共享
  2. 在“邀请他人”框中,输入要与之共享演示文稿的人员的电子邮件地址。如果已存储此人的联系人信息,只需输入姓名即可。可使用下拉列表确定被邀请者“可编辑”文件还是仅“可查看”文件。

    显示 PowerPoint 中的“共享窗格”对话框
  3. 单击“共享”。如果已将文件保存到云,则将向被邀请者发送电子邮件邀请。如果尚未将演示文稿保存到 OneDriveSharePoint Online for Office 365,PowerPoint 将提示立即执行该操作。执行操作后,将发送电子邮件邀请。

    如果尚未将演示文稿保存到 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 将提示立即执行该操作。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

  1. 打开演示文稿并开始处理。

    如果其他人正在查看或处理演示文稿,功能区的右上角将显示其缩略图。当有人员进入或离开你的演示文稿时,PowerPoint 会提醒你。

    用户及聊天
  2. 还将在“共享”窗格中看到正在查看或编辑该演示文稿的任何人的姓名。在幻灯片的缩略图和实际的幻灯片上还有一个指示器,显示其他人在演示文稿中进行处理的位置。将鼠标悬停在指示器上方或选择指示器可了解谁在编辑。

    显示图标,该图表表示其他人正在同时使用 PowerPoint 2016 中的幻灯片

    (PowerPoint 辅助功能可自动显示编辑者的姓名。打开此功能的方式是单击“文件”>“选项”>“高级”>“显示”>“显示选定项目的状态标志”。)

    显示一个图标,它展示了某位用户正在使用 PowerPoint 2016 for Windows 中幻灯片部分
  3. 完成工作后,保存文件。

    如果其他作者进行了更改,则在保存时将看到以下内容。

    显示 PowerPoint 中的已同步更改消息

    如果你的更新与其他作者的更新不冲突,它们将自动合并,不需要执行其他操作。

使用聊天或批注进行沟通

可以与正在处理存储于 OneDrive for Business 或 SharePoint Online 上的演示文稿的其他人员进行即时聊天。选择“聊天”按钮 PowerPoint 2016 中的群组聊天按钮 即可与正在处理文档的每个人开始群组聊天。

  • 聊天历史记录不会保留,因此,如果关闭文档并在稍后重新打开,这将打开一个空白聊天重新开始。如果需要更持久的讨论,请考虑改为使用“批注”。

  • 如果其他人打开文件进行编辑,他们也可加入聊天,但是他们不会看到打开该文件之前的任何聊天历史记录。他们只会看到自他们打开文件后的新消息。

选择“批注注释 进行批注或查看批注。此外,还可以回复或解决批注,然后将它们标记为完成。请参阅添加批注,了解详细信息。

打开已更改文件时的通知

其他人已更改共享的演示文稿文件后,PowerPoint for Office 365 将在你重新打开该文件时进行通知。小型横幅将告诉你在你离开时谁更改了你的演示文稿。

Office 365 适用的 PowerPoint 会显示在你离开时谁更改了你的共享文件

跟踪更改:突出显示他人进行的修订

PowerPoint for Office 365 会自动跟踪联机文档中的更改。

只有在你具有 Office 365 订阅时,此功能才可用。如果你是 Office 365 订阅者,请确保你具有最新版本的 Office

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  1. 重新打开更改后的演示文稿(或正在由其他人编辑的文件)时,将在缩略图窗格中以青绿色突出显示更改的幻灯片。

    PowerPoint 缩略图窗格中的修订突出显示
  2. 选择要全尺寸查看的幻灯片的缩略图。将看到幻灯片中更改后的部分以青绿色显示。随附的标注表示更改者和更改时间。

    (某些情况下会突出显示修订后的幻灯片,单张幻灯片上不显示此类更改。此类更改包括:备注窗格中的更改、删除形状、添加批注、动画更改等。)

    关于更改者和更改时间的修订突出显示标注

决定是否突出显示更改的因素:

  • 此功能适用于 OneDrive 和 SharePoint 中存储的共享文档。

  • 仅当进行更改的人员使用 PowerPoint Online 或 PowerPoint for Office 365 时,更改才突出显示 - 至少为每月频道 1707 版或半年频道 1803 版。查找你的 Office 版本

  • 如果 信任中心 隐私选项中的文档修订数据已关闭,则不会突出显示更改:

    如果启用隐私选项,用户名(以及其上次对对象进行编辑的时间)存储在演示文稿中以支持此修订突出显示功能。必要时,可使用文档检查器删除此类信息。(有关使用文档检查器的指南,请参阅通过检查演示文稿删除隐藏数据和个人信息一文。)

    如果启用隐私选项,则此修订突出显示功能会关闭,这意味着不会存储任何个人数据(上文提到的用户名和时间)。

    为实现突出显示修订,PowerPoint 会单独存储各个幻灯片的已读/未读状态数据。存储数据的位置取决于你所使用的 PowerPoint 的版本和频道。我们正在将存储位置转到专门用于保护用户设置的联机 Microsoft 服务中,但此转变尚未全部完成。

    下表列出了 PowerPoint 的每个相关版本,以及它存储有关每个打开该文件的人员的已读/未读状态数据的位置:

    对于此版本号(或更高版本)

    状态数据存储于

    每月频道中的 PowerPoint for Office 365

    1707 到 1710 之间

    在电脑磁盘上,在以下路径下:

    %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState

    此位置受 Windows 用户文件夹保护;如果需要,可手动删除记录你自己的已读/未读状态的文件。

    每月频道中的 PowerPoint for Office 365

    1711

    Microsoft Online Services

    半年频道中的 PowerPoint for Office 365

    1803

    Microsoft Online Services

    Office 365 适用的 PowerPoint for Mac

    16.x

    Microsoft Online Services

    PowerPoint for Android

    16.0.9001.2077

    Microsoft Online Services

    PowerPoint for iOS

    2.9.108.0

    Microsoft Online Services

    PowerPoint Mobile

    17.8827

    Microsoft Online Services

    查找你的 Office 版本

  • 如果文件已加密或受密码保护,不突出显示所作的更改。

  • 如果文件是 .odp 格式或较早版本的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,则不突出显示所作的更改。

解决冲突更改

如果更改存在冲突,则当选择“保存”时,会弹出你所做的更改与其中一个协作者的冲突更改之间的直观比较。你可以选择要保留的更改。

显示 PowerPoint 中的“冲突更改”对话框

比较中仅显示其他人所作的、直接与你所作更改发生冲突的更改。非冲突更改会在保存时自动合并到演示文稿中,并在“我的更改”视图中显示。

  1. 选择“我的更改”或“其他人的更改”。

  2. 如果有多个冲突需要解决,请执行下列操作之一:

    • 选择“下一步”继续解决冲突。选择“上一步”重新访问以前的冲突。

    • 如果对于所有其余冲突想要选择相同的一组更改,请选中“对剩余冲突执行此操作”复选框。

      显示 PowerPoint 中的“对剩余冲突执行此操作”复选框

  3. 解决完冲突后,选择“完成”。

文档活动

通过“活动”窗格,可查看到目前为止所做更改的完整列表。通过它还可以访问早期版本。在功能区中选择“活动版本历史记录 以查看“活动”窗格。

活动窗格

实时协作并自动保存

注意: 只有拥有 Office 365 订阅,才可使用此功能。如果你是 Office 365 订阅者,请确保拥有最新版的 Office

如果拥有 Office 365 订阅,则可使用实时协作和自动保存功能。此功能构建在本文所述的其他协同作业功能之上,允许在其他用户操作时查看其操作的内容(例如键入字词),并可自动保存所做的全部编辑。特定框中一次仅允许一名用户操作。(其他用户正在处理的框的周围将显示颜色鲜明的框,且显示一个铅笔图标和有关当前编辑者的标注。)

打开此功能的方式是转到“文件”>“选项”>“常规”,然后选择实时协作选项下的选项。

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