协作处理 PowerPoint 演示文稿

协作处理 PowerPoint 演示文稿

将演示文稿保存到 OneDriveSharePoint Online for Office 365 后,可以与同事同时处理演示文稿。

为了同时处理演示文稿,Windows 上的所有作者都需要使用 PowerPoint 2010 或更高版本,或使用最新版本的 PowerPoint Online

与他人共享演示文稿,同时协作处理演示文稿

  1. 打开 PowerPoint 演示文稿,当准备好进行协作时,选择功能区右上角的“共享”。

    共享
  2. 在“邀请他人”框中,输入要与之共享演示文稿的人员的电子邮件地址。如果已存储此人的联系人信息,只需输入姓名即可。可使用下拉列表确定被邀请者“可编辑”文件还是仅“可查看”文件。

    显示 PowerPoint 中的“共享窗格”对话框
  3. 单击“共享”。如果已将文件保存到云,则将向被邀请者发送电子邮件邀请。如果尚未将演示文稿保存到 OneDriveSharePoint Online for Office 365,PowerPoint 将提示立即执行该操作。执行操作后,将发送电子邮件邀请。

    如果尚未将演示文稿保存到 OneDrive 或 SharePoint,PowerPoint 将提示立即执行该操作。

查看他人在共享演示文稿中正在处理的位置

  1. 打开演示文稿并开始处理。

    如果其他人正在查看或处理演示文稿,功能区的右上角将显示其缩略图。当有人员进入或离开你的演示文稿时,PowerPoint 将提醒你。

    用户及聊天

    可通过使用 Skype for Business 与正在处理演示文稿的人员进行即时聊天。这将打开一个即时对话聊天窗口。选择“聊天”按钮 PowerPoint 2016 中的群组聊天按钮 即可与正在处理文档的每个人开始群组聊天。

    选择“批注注释 进行批注或查看批注。此外,还可以回复或解决批注,然后将它们标记为完成。

  2. 还将在“共享”窗格中看到正在查看或编辑该演示文稿的任何人的姓名。在幻灯片的缩略图和实际的幻灯片上还有一个指示器,显示其他人在演示文稿中进行处理的位置。将鼠标悬停在指示器上方或选择指示器可了解谁在编辑。

    显示图标,该图表表示其他人正在同时使用 PowerPoint 2016 中的幻灯片

    (PowerPoint 辅助功能可自动显示编辑者的姓名。打开此功能的方式是单击“文件”>“选项”>“高级”>“显示”>“显示选定项目的状态标志”。)

    显示一个图标,它展示了某位用户正在使用 PowerPoint 2016 for Windows 中幻灯片部分
  3. 完成工作后,选择“文件”>“保存”。

    如果其他作者进行了更改,则在保存时将看到以下内容。

    显示 PowerPoint 中的已同步更改消息

    如果你的更新与其他作者的更新不冲突,它们将自动合并,不需要执行其他操作。

突出显示其他人所作的更改

对于 Office 365 订阅者,PowerPoint 2016 会自动跟踪联机文档中的更改。

只有在你具有 Office 365 订阅时,此功能才可用。如果你是 Office 365 订阅者,请确保你具有最新版本的 Office

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  1. 重新打开更改后的演示文稿(或正在由其他人编辑的文件)时,将在缩略图窗格中以青绿色突出显示更改的幻灯片。

    PowerPoint 缩略图窗格中的修订突出显示
  2. 选择要全尺寸查看的幻灯片的缩略图。将看到幻灯片中更改后的部分以青绿色显示。随附的标注表示更改者和更改时间。

    (某些情况下会突出显示修订后的幻灯片,单张幻灯片上不显示此类更改。此类更改包括:备注窗格中的更改、删除形状、添加批注、动画更改等。)

    关于更改者和更改时间的修订突出显示标注

决定是否突出显示更改的因素:

  • 此功能适用于 OneDrive 和 SharePoint 中存储的共享文档。

  • 更改者使用 PowerPoint 2016 版本 8403 或更高版本时,才突出显示更改。

  • 如果 信任中心 隐私选项中的文档修订数据已关闭,则不会突出显示更改:

    如果启用隐私选项,用户名(以及其上次对对象进行编辑的时间)存储在演示文稿中以支持此修订突出显示功能。必要时,可使用文档检查器删除此类信息。(有关使用文档检查器的指南,请参阅通过检查演示文稿删除隐藏数据和个人信息一文。)

    如果启用隐私选项,则此修订突出显示功能会关闭,这意味着不会存储任何个人数据(上文提到的用户名和时间)。

    有关单张幻灯片的已读/未读状态的数据存储在电脑磁盘上 %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState 路径下的单独文件中。此位置受 Windows 用户文件夹保护。如果需要,可手动删除记录你自己的已读/未读状态的文件。

  • 如果文件已加密或受密码保护,不突出显示所作的更改。

  • 如果文件是 .odp 格式或较早版本的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,则不突出显示所作的更改。

解决冲突更改

如果更改存在冲突,则当选择“保存”时,会弹出你所做的更改与其中一个协作者的冲突更改之间的直观比较。你可以选择要保留的更改。

显示 PowerPoint 中的“冲突更改”对话框

比较中仅显示其他人所作的、直接与你所作更改发生冲突的更改。非冲突更改会在保存时自动合并到演示文稿中,并在“我的更改”视图中显示。

  1. 选择“我的更改”或“其他人的更改”。

  2. 如果有多个冲突需要解决,请执行下列操作之一:

    • 选择“下一步”继续解决冲突。选择“上一步”重新访问以前的冲突。

    • 如果对于所有其余冲突想要选择相同的一组更改,请选中“对剩余冲突执行此操作”复选框。

      显示 PowerPoint 中的“对剩余冲突执行此操作”复选框

  3. 解决完冲突后,选择“完成”。

文档活动

通过“活动”窗格,可查看到目前为止所做更改的完整列表。通过它还可以访问早期版本。在功能区中选择“活动版本历史记录 以查看“活动”窗格。

活动窗格

实时协作并自动保存

注意: 只有拥有 Office 365 订阅,才可使用此功能。如果你是 Office 365 订阅者,请确保拥有最新版的 Office

如果拥有 Office 365 订阅,则可使用实时协作和自动保存功能。此功能构建在本文所述的其他协同作业功能之上,允许在其他用户操作时查看其操作的内容(例如键入字词),并可自动保存所做的全部编辑。特定框中一次仅允许一名用户操作。(其他用户正在处理的框的周围将显示颜色鲜明的框,且显示一个铅笔图标和有关当前编辑者的标注。)

打开此功能的方式是转到“文件”>“选项”>“常规”,然后选择实时协作选项下的选项。

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