利用 SharePoint Server 2007 展开协作之简介

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多数人在大部分工作时间内都在参与合作任务。他们共享信息,在团队中协作,管理项目。如果没有用来在一大群人之间方便地通信、共享信息以及协调项目细节和最后期限的工具,要想有效地合作,可能会非常困难。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 可以帮助您更加高效地完成工作,因为它为组织提供了一个在团队中共享信息及进行合作的平台。SharePoint 网站提供了特定种类的工具和工作区,可以使用它们与团队成员通信,跟踪项目,协调最后期限,以及相互合作创建和编辑文档。

提高团队工作效率

Office SharePoint Server 2007 包含多种不同类型的、可用来创建网站的网站模板。

注意: 本文是指由猎奇制造商自行车、 自行车组件和 bicycling 配件虚构公司创建示例 SharePoint 网站。

例如,猎奇公司的营销部门使用一个用“工作组网站”模板创建的网站来管理一系列团队项目和文档相关项目。营销部门的成员每天都在使用他们的工作组网站创建和管理文档,跟踪问题和任务,以及共享链接和联系人。由于有一个集中的位置可以进行这些活动,营销部门的成员可以节省时间并享受工作效率提高所带来的乐趣。

适用于工作组网站的网站模板包括:

  • “共享文档”库

  • “通知”列表

  • 日历

  • “工作组讨论”列表

  • “任务”列表

  • “链接”列表

如果想强化您的团队并使其快速运营,您可以使用工作组网站的网站模板轻松地创建一个网站。这种通用模板可以满足各种需要,它可以存储某一部门的长期常规信息,或者存储涉及几个部门的特别项目的短期信息。通过创建用作合作工作区的工作组网站,将使团队的效率和生产率同时得到提高,并最终取得更好的业务成效。还可以通过添加列表、库或其他功能来自定义您的网站,以满足团队或项目的需求。

更加高效地管理项目

Office SharePoint Server 2007 网站包括了一些功能,您可以使用它们来管理项目并在人员之间协调任务和最后期限。猎奇公司营销团队网站上有一个日历,可供团队成员用来跟踪重要会议、业界大事和展销会。营销团队的成员将该日历链接到 Microsoft Office Outlook 2007 中他们的个人日历,这样他们就可以查看此信息及其个人日历信息了。营销部门还使用“项目任务”列表来显示和跟踪营销项目的重要阶段。

可以通过多种不同的方法使用工作组网站更加高效地管理项目:

  • 使用“项目任务”列表模板等内置功能,可以让您利用自动化甘特图来显示任务关系和项目状态。

  • 利用共享的日历、通知和通告来协调团队工作。可以将 SharePoint 网站上的日历连接到您在 Office Outlook 2007 中的日历,使您可以像对个人日历一样查看和更新网站上的日历。

  • 创建会议工作区网站来收集与会议有关的资料和文档。

创建、审阅和共享文档

Office SharePoint Server 2007 网站还可以帮助多个用户组相互合作创建和编辑文档。例如,猎奇公司的营销团队使用两种不同的库来管理该团队创建的内容:

  • 团队成员将普通的营销和预算文档保存到“共享文档”库内,使其他团队成员可以方便地阅读这些文档或将它们签出进行编辑。

  • 团队使用幻灯片库保存并重复使用各类演示文稿的幻灯片。

对于仅涉及少数人员的特别项目,团队成员有时会在工作组网站上创建文档工作区子网站。文档工作区网站可以帮助您协调有关单个文档或一组文档的工作。

可以使用多种不同方法保存和处理工作组网站上的文档和其他文件:

  • 使用文档库存储和管理重要文档。版本控制等功能帮助您跟踪对文档的修订。或者您还可以要求将库内的文档签出,防止多个用户同时进行更改。

  • 创建文档工作区网站来协调特定文档的开发。

  • 使用幻灯片库在一个中心位置共享和重复使用 Microsoft Office PowerPoint 2007 幻灯片。

  • 在 Office Outlook 2007 中使文档库脱机,让用户在未连接到网络时可以查看和编辑文档。

  • 使用工作流管理文档审阅或审批等合作任务。若要详细了解工作流,请参阅本培训课程的企业内容管理部分。

捕获和共享社区知识

Office SharePoint Server 2007 网站为组织提供了一个中心位置,用来捕获最佳做法,共享信息以及推广标准化业务流程。猎奇公司的营销部门同时使用 Wiki 网站和博客网站来捕获和传达该团队感兴趣的信息。营销团队的成员使用 Wiki 来收集将对新的团队成员有所帮助且与公司及团队流程有关的普通信息。任何团队成员都可以向 Wiki 添加信息或者更新 Wiki 文章。

一些团队成员还要定期向博客网站发布与行业相关或与营销相关的信息,而其他团队成员则可以在博客上阅读文章并发表评论。营销博客为团队成员提供了一个共享新鲜想法、意见或灵感的论坛。

可以通过一些方法使用工作组网站来捕获和共享合作团队的知识或重要信息:

  • 使用通知或真正简单的整合 (RSS) 来跟踪更新和信息。

  • 使用博客来共享或推广信息。

  • 使用 Wiki 来捕获社区知识或文档内部流程。

  • 使用调查或讨论来收集信息或鼓励对话。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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