删除文档中的修订和批注

本文内容

我的修订正在显示

了解修订功能

如何检查文档是否有修订和批注?

如何除去修订和批注?

这些修订和批注怎么会在那里的?

如何查找隐藏的修订和批注

为什么 Microsoft Office Word 默认显示修订和批注

我可以两方面兼顾吗?

我的修订正在显示

您在同事发来的电子邮件中收到一篇文档。您可以基于它来制作所需的文档,于是您用新名称保存了它并根据您的需要进行修改。您从来没有注意到同事在原始文档中留下了批注,因为在您的副本中看不到它们。

现在您准备将文档传递给客户,但是您要发送给他们的是您的文档版本,而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。

或者,您使用了 Word 中的修订功能跟踪您对自己的求职信所做的更改。现在您要将求职信发送给招聘方,招聘方看到的应该是您编辑的结果,而不是您进行编辑的思考过程。

在上述任一情况下,当接到文档的人抱怨您的文档难于阅读,到处都是删除线、下划线和侧边批注框时,您感到很震惊。例如, 在您的求职信的一段中,有三个不同的地方带有删除线 - 而您这一次要强调的技能却是用带下划线的文本显示的。您可能得不到这份工作了。

带有修订的文档

这些文本在您发送文档的时候并不在其中。Word 怎么会找到并显示这些内容呢? 要使 Word 的表现如您所愿,应该怎么做?

页面顶端

了解修订功能

您可能正在 Word 中使用修订或批注功能,而自己却没有意识到这一点。通常,在 Word 跟踪更改时,它会在边距中的批注框中显示删除内容,而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容以及批注(或“注释”)也可以内嵌显示。

有多种方法可以隐藏修订或批注 - 然而,在修订功能打开时所做的所有修订以及插入的所有批注,将一直是文档的一部分,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)。

注意: 隐藏修订不会从文档中删除现有的修订或批注。 隐藏修订使你能够轻松查看文档,而免受删除线、下划线和批注框的干扰。

页面顶端

如何检查文档是否有修订和批注?

Word 2010 提供了一项称为“文档检查器”的功能,该功能用于检查文档中是否有修订、批注、隐藏文字和其他个人信息。要检查文档,请执行以下操作:

  1. 打开要检查是否有修订和批注的文档。

  2. 单击“文件”选项卡。

  3. 单击“信息”,单击“检查问题”,然后单击“检查文档”

  4. “文档检查器”对话框中,单击“检查”

  5. 审阅检查结果。如果文档检查器找到了批注和修订,将提示您单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全部删除”

  6. 单击“重新检查”“关闭”

页面顶端

如何除去修订和批注?

要除去修订和批注,您需要接受或拒绝修订,以及删除批注。方法如下:

  1. 在“审阅”选项卡上的“修订”组中,单击“显示标记”旁边的箭头。
    “显示标记”选项列表

  2. 确保下列每个复选框旁边都显示复选标记:

    • 注释

    • 墨迹

    • 插入和删除

    • 设置格式

    • 审阅者(指向“审阅者”,然后确保选中了“所有审阅者”。)

如果某复选框旁边未出现复选标记,请单击该项以选中它。

  1. 在“审阅”选项卡上的“更改”组中单击“下一个”或“上一个”。
    “更改”组

  2. 请执行下列操作之一:

    • “更改”组中,单击“接受”

    • “更改”组中,单击“拒绝”

    • “批注”组中,单击“删除”

  3. 重复步骤 3 和 4,直到接受或拒绝了文档中的所有修订并删除了所有批注。

    注释: 

    • 如果你知道要接受所有修订,则单击“接受”,然后单击“接受文档中的所有修订”。

    • 如果您知道要拒绝所有修订,则单击“拒绝”,然后单击“拒绝对文档的所有修订”

    • 若要除去所有批注,您必须删除它们。在“批注”组中,单击“删除”旁边的箭头,然后单击“删除文档中的所有批注”

页面顶端

这些修订和批注怎么会在那里的?

您可能以为已经除去了批注或修订,或者您可能从其他人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。Word 怎么会在您不知道的情况下存储这些项目呢?

您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注,以使文档更易于阅读。然而,隐藏修订并不会删除它们。它们仍保留在文档中,直到您对其进行处理。根据您的 Word 版本和所用的设置,修订或批注可能在您或其他人打开文档时重新出现。

如果您不希望其他人看到修订和批注,请在与其他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注。

页面顶端

如何查找隐藏的修订和批注

有几种方法可以隐藏修订和批注,这可能导致您以为文档中没有这些内容。例如:

  • “显示​​以供审阅”框   在“审阅”选项卡的“修订”组中,“显示以供审阅”框显示你所处的查看模式。它还提供用于查看文档的其他选项。如果你单击“最终状态”或“原始状态”,修订和批注会隐藏。若要显示它们,请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。
    “修订”组中的“显示以审阅”框

  • 显示标记   在“审阅”选项卡的“修订”组中,你可以使用“显示标记”列表隐藏批注和修订。在“显示标记”下具有复选标记的项目会显示;没有复选标记的项目会隐藏。若要显示某个项目,例如,“插入和删除”,请在“显示标记”菜单上单击它。
    “显示标记”选项列表

为什么 Microsoft Office Word 默认显示修订和批注

为了防止您意外发布包含修订和批注的文档,默认情况下,Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”“显示以审阅”框中的默认选项。

页面顶端

我可以两方面兼顾吗?

如果您希望保留文档中的修订或批注,同时又希望共享文档而不让他人看到修订和批注,最好的解决办法就是保留文档的不同副本。

一份公用副本用于分发,一份专用副本用于自己使用。在文档的公用版本中,按本文所述接受或拒绝所有修订并删除所有批注。在文档的专用版本中,可以在原地保留修订和批注。

页面顶端

另请参阅

插入或删除批注

显示或隐藏批注或修订

审阅、接受、拒绝和隐藏修订

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×