创建 Visio 组织结构图

创建 Visio 组织结构图

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组织结构图 (组织结构图) 是一个报表层次结构的图表, 它通常用于显示员工、职务和组之间的关系。

组织结构图的范围可以从简单的图表中, 如下图所示, 到基于外部数据源中的信息的大型复杂图表。组织结构图中的形状可以显示姓名和职务等基本信息, 或 "部门和成本中心" 等详细信息。您甚至可以将图片添加到组织结构图形状。

组织结构图

创建简单的组织结构图

当您想要创建包含默认信息字段的小型组织结构图时, 请按照下列步骤操作:

  1. 在 "文件" 选项卡上, 依次指向 "新建"、"组织结构图"、"公制单位" 或 "美制单位", 然后单击 "创建"。

  2. 如果只希望使用 "默认信息" 字段创建简单的组织结构图, 请在看到 "组织结构图向导" 对话框时单击 "取消"。

  3. "组织结构图" 选项卡上的选项显示各种类型的形状, 可基于其职位将其用于组织成员。

    注意: 有关如何向形状添加更多数据的信息, 请参阅向形状添加数据

  4. 若要自动连接形状, 请根据你的组织层次结构将下属形状拖到上级形状上, 或者你可以选择使用连接线形状手动连接。键入每个名称和标题, 如果需要, 还可以添加成员的图片。

  5. 您可以使用 "组织结构图" 选项卡上的各种命令和选项, 排列组织结构图的布局、形状之间的间距、形状的高度和宽度。

从新的模拟运算表自动创建组织结构图

如果你想要更改或添加详细信息 (即默认信息字段), 并且你的数据不在其他程序文件中, 则可以使用此方法。

  1. 在 "文件" 选项卡上, 依次指向 "新建"、"组织结构图"、"公制单位" 或 "美制单位", 然后单击 "创建"。

  2. 在 "组织结构图向导" 的第一页上, 选择"使用向导输入的信息", 然后单击 "下一步"。

  3. 选择 " Excel " 或 "带分隔符的文本", 键入新文件的名称, 然后单击 "下一步"。

    注意: 如果选择 " Excel", 将打开一个 Microsoft Office Excel 工作表, 其中包含示例文本。如果选择 "带分隔符的文本", 将打开 "Microsoft 记事本" 页面, 其中包含示例文本。

  4. 当 Excel 或记事本打开时, 请使用示例文本作为要包含的信息类型的示例, 然后键入您的信息, 并将其键入到 "内容" 中。

    重要: 不要删除 "名称" 和 " Reports_to " 列, 但您可以更改、删除或添加您的组织结构图可能需要的其他列。

  5. 添加完信息后退出 Excel 或记事本文件, 然后单击 "下一步" 以继续。

  6. 若要在组织结构图上包括图片, 请选择"在我的组织结构图中不包含图片", 否则选择"查找包含您的组织图片的文件夹"。按照此页上的其余说明操作, 然后单击 "下一步" 以继续。

  7. 在向导的最后一页上, 您可以指定每页上显示的组织数量。你可以选择 "我想要指定每页上显示的组织数量", 也可以让向导自动定义每个页面, 方法是选择"我希望向导自动将组织结构图拆分为多个页面"。

  8. 如果想要超链接并将员工形状同步到页面, 请在页面上选择 "超链接员工" 形状, 然后在页面上同步员工形状

  9. 完成所有选择后, 单击 "完成"。

    注意: 有关详细信息, 请访问大多数向导页面。若要访问帮助, 请按 F1 或单击 "帮助" 按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已位于文档 (如 microsoft Office Excel 工作表、microsoft Exchange Server 目录、符合 ODBC 的数据源, 或组织加文本文件) 中, 则此方法最适合使用。

  1. 请确保您的表格或工作表包含 "雇员姓名"、"唯一标识号" 和 "谁向谁报表" 的列。

    注意: 你可以为任何所需的列命名。当你运行组织结构图向导时, 你可以确定哪些列 (或字段名称) 包含名称、ID 和报表。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符   如果每个名称不唯一, 请为每个员工包含一个具有唯一标识符的列, 如雇员 ID 号。

    • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

  2. 在 "文件" 选项卡上, 依次指向 "新建"、"组织结构图"、"公制单位" 或 "美制单位", 然后单击 "创建"。

  3. 在向导的第一页上, 选择已存储在文件或数据库中的信息, 然后单击 "下一步" 以继续。

  4. 通过单击 "浏览", 然后通过浏览找到该文件的位置, 选择存储组织信息的文件类型。在 "图表向导" 中选择要使用的语言, 然后单击 "下一步" 以继续。

  5. 在向导的下一页上, 选择数据文件中的列 (字段), 其中包含定义您的组织的信息, 如姓名、隶属于和名字。单击 "下一步" 以继续。

  6. 在向导的下一页上, 你可以使用 "添加" 和 "删除" 按钮以及使用 "向上" 和 "向下" 按钮的字段的显示顺序来定义要显示的特定字段。单击 "下一步" 以继续。

  7. 在向导的下一页上, 您可以从数据文件中选择要添加到组织结构图形状作为形状数据字段的字段。单击 "下一步" 以继续。

  8. 若要在组织结构图上包括图片, 请选择"在我的组织结构图中不包含图片", 否则选择"查找包含您的组织图片的文件夹"。按照此页上的其余说明操作, 然后单击 "下一步" 以继续。

  9. 在向导的最后一页上, 您可以指定每页上显示的组织数量。你可以选择 "我想要指定每页上显示的组织数量", 也可以让向导自动定义每个页面, 方法是选择"我希望向导自动将组织结构图拆分为多个页面"。

  10. 如果想要超链接并将员工形状同步到页面, 请在页面上选择 "超链接员工" 形状, 然后在页面上同步员工形状

  11. 完成所有选择后, 单击 "完成"。

    注意: 有关详细信息, 请访问大多数向导页面。若要访问帮助, 请按 F1 或单击 "帮助" 按钮。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后, 您可以重新排列信息以反映虚拟团队关系。将相关形状彼此相邻移动, 然后添加虚线连接线以显示辅助报告结构, 或使用 "团队框架" 形状突出显示虚拟团队。虚线报表的行为类似普通连接线。团队框架基本上是一个已修改的矩形形状, 可用于直观地分组和命名团队。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构中的变化, 您必须手动更新组织结构图或生成新图表。如果生成新图表, 则新图表中将不包含对早期图表所做的任何自定义。如果已将主题或照片添加到形状, 则必须将其重新添加以使图表外观相似。

如果形状链接到数据, 则在运行刷新数据时, 数据会正常更新, 但仅在现有形状内进行更新。刷新数据并不会添加或删除形状。

创建简单的组织结构图

此方法最适合用于创建包含默认信息字段的小型组织结构图。默认字段是:

  • 部门

  • 电话

  • 姓名

  • 职务

  • 电子邮件

  • 在 "文件" 选项卡上, 指向 "新建", 指向 "商务", 然后单击 "组织结构图"。

  • 在 "形状" 窗口中的 "组织结构图形状" 模具中, 将您的组织的 "顶层" 形状 (如 "总经理") 拖到页面上。

  • 选中形状后, 键入形状的名称和标题。例如, 你可能会有一个总经理, 其名称 Tosh Meston 包含总统的头衔。

    注意: 有关如何向形状添加更多数据的信息, 请参阅向形状添加数据

  • 在 "形状" 窗口中的 "组织结构图形状" 模具中, 将第一个下属人员的形状拖到上级形状上。这将自动链接层次结构中的两个。

    提示: 若要生成链接, 需要将下属形状拖到上级形状的中心。

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新的模拟运算表自动创建组织结构图

如果默认信息域不符合您的需要, 并且您的数据不在其他程序中, 则此方法最适合。

  1. 在 "文件" 选项卡上, 指向 "新建", 指向 "商务", 然后单击 "组织结构图向导"。

  2. 在向导的第一页上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”。

  3. 选择 " Excel " 或 "带分隔符的文本", 键入新文件的名称, 然后单击 "下一步"。

    注意: 如果选择 " Excel", 将打开一个 Microsoft Office Excel 工作表, 其中包含示例文本。如果选择 "带分隔符的文本", 将打开 "Microsoft 记事本" 页面, 其中包含示例文本。

  4. 当 Excel 或记事本打开时, 请使用示例文本作为要包含的信息类型的示例, 然后键入您的信息, 并将其键入到 "内容" 中。

    重要: 您需要将名称和报表保留"列", 但您可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 有关详细信息, 请访问大多数向导页面。若要访问帮助, 请按 F1 或单击 "帮助" 按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已经位于 microsoft Office Excel 工作表或 microsoft Exchange Server 目录等文档中, 则此方法最适合。

  1. 请确保您的表格或工作表包含 "雇员姓名"、"唯一标识号" 和 "谁向谁报表" 的列。

    注意: 你可以为任何所需的列命名。当你运行组织结构图向导时, 你可以确定哪些列 (或字段名称) 包含名称、ID 和报表。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符   如果每个名称不唯一, 请为每个员工包含一个具有唯一标识符的列, 如雇员 ID 号。

    • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

  2. 在 "文件" 选项卡上, 指向 "新建", 指向 "商务", 然后单击 "组织结构图向导"。

  3. 在向导的第一页上, 选择已存储在文件或数据库中的信息

  4. 单击 "下一步", 然后执行向导的其余步骤。

    注意: 有关详细信息, 请访问大多数向导页面。若要访问帮助, 请按 F1 或单击 "帮助" 按钮。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后, 您可以重新排列信息以反映虚拟团队关系。将相关形状彼此相邻移动, 然后添加虚线连接线以显示辅助报告结构, 或使用 "团队框架" 形状突出显示虚拟团队。虚线报表的行为类似普通连接线。团队框架基本上是一个已修改的矩形形状, 可用于直观地分组和命名团队。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构中的变化, 您必须手动更新组织结构图或生成新图表。如果生成新图表, 则新图表中将不包含对早期图表所做的任何自定义。如果已将主题或照片添加到形状, 则必须将其重新添加以使图表外观相似。

如果形状链接到数据, 则在运行刷新数据时, 数据会正常更新, 但仅在现有形状内进行更新。刷新数据并不会添加或删除形状。

创建简单的组织结构图

此方法最适合用于创建包含默认信息字段的小型组织结构图。默认字段是:

  • 部门

  • 电话

  • 姓名

  • 职务

  • 电子邮件

  • 在 "文件" 菜单上, 依次指向 "新建" 和 "业务", 然后单击 "组织结构图"。

  • 在 "形状" 窗口中的 "组织结构图形状" 模具中, 将您的组织的 "顶层" 形状 (如 "总经理") 拖到页面上。

  • 选中形状后, 键入形状的名称和标题。例如, 你可能会有一个总经理, 其名称 Tosh Meston 包含总统的头衔。

  • 在 "形状" 窗口中的 "组织结构图形状" 模具中, 将第一个下属人员的形状拖到上级形状上。这将自动链接层次结构中的两个。

    提示: 若要生成链接, 需要将下属形状拖到上级形状的中心。

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新的模拟运算表自动创建组织结构图

如果默认信息域不符合您的需要, 并且您的数据不在其他程序中, 则此方法最适合。

  1. 在 "文件" 菜单上, 指向 "新建", 指向 "商务", 然后单击 "组织结构图向导"。

  2. 在向导的第一页上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”。

  3. 选择 " Excel " 或 "带分隔符的文本", 键入新文件的名称, 然后单击 "下一步"。

    注意: 如果选择 " Excel", 将打开一个 Microsoft Office Excel 工作表, 其中包含示例文本。如果选择 "带分隔符的文本", 将打开 "Microsoft 记事本" 页面, 其中包含示例文本。

  4. 当 Excel 或记事本打开时, 请使用示例文本作为要包含的信息类型的示例, 然后键入您的信息, 并将其键入到 "内容" 中。

    重要: 您需要将名称和报表保留"列", 但您可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 有关详细信息, 请访问大多数向导页面。若要访问帮助, 请按 F1 或单击 "帮助" 按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已经位于 microsoft Office Excel 工作表或 microsoft Exchange Server 目录等文档中, 则此方法最适合。

  1. 请确保您的表格或工作表包含 "雇员姓名"、"唯一标识号" 和 "谁向谁报表" 的列。

    注意: 你可以为任何所需的列命名。当你运行组织结构图向导时, 你可以确定哪些列 (或字段名称) 包含名称、ID 和报表。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符   如果每个名称不唯一, 请为每个员工包含一个具有唯一标识符的列, 如雇员 ID 号。

    • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

  2. 在 "文件" 菜单上, 指向 "新建", 指向 "商务", 然后单击 "组织结构图向导"。

  3. 在向导的第一页上, 选择已存储在文件或数据库中的信息

  4. 单击 "下一步", 然后执行向导的其余步骤。

    注意: 有关详细信息, 请访问大多数向导页面。若要访问帮助, 请按 F1 或单击 "帮助" 按钮。

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使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后, 您可以重新排列信息以反映虚拟团队关系。将相关形状彼此相邻移动, 然后添加虚线连接线以显示辅助报告结构, 或使用 "团队框架" 形状突出显示虚拟团队。虚线报表的行为类似普通连接线。团队框架基本上是一个已修改的矩形形状, 可用于直观地分组和命名团队。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

若要反映组织结构中的变化, 您必须手动更新组织结构图或生成新图表。如果生成新图表, 则新图表中将不包含对早期图表所做的任何自定义。如果已将主题或照片添加到形状, 则必须将其重新添加以使图表外观相似。

如果形状链接到数据, 则在运行刷新数据时, 数据会正常更新, 但仅在现有形状内进行更新。刷新数据并不会添加或删除形状。

另请参阅

视频: 创建组织结构图

从员工数据自动创建组织结构图

不使用外部数据的情况下创建组织结构图

显示或隐藏 Visio 组织结构图中的信息

排放组织结构图中的形状

关于将组织结构图拆分到多个页面

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