创建 Visio 组织结构图

创建 Visio 组织结构图

组织结构图(组织图)是一种常用于显示雇员、职务和组之间的关系的报告层次图。

组织结构图的范围可以从简单的图表(如下图所示)到基于来自外部数据源信息的大而复杂的图。组织结构图中的形状可以显示基本信息(如姓名和职务)或详细信息(如部门和成本中心)。甚至可以将图片添加到组织结构图形状中。

组织结构图

构建简单的组织结构图

该方法最适用于创建带默认信息域的小型组织结构图。

  • 文件选项卡上,指向新建,单击组织结构图,单击组织结构图,,然后单击创建

  • 使用预先填充的层次结构组织结构图,以标识您的组织的成员。

  • 注意: 有关如何向形状添加更多数据的信息,请参阅向形状添加数据

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新数据表自动创建组织结构图

如果默认信息域不符合您的需要,并且另外的程序中也没有现成的数据,则该方法最适合。

  1. 文件选项卡上,指向新建,单击组织结构图,单击组织结构图,,然后单击创建

  2. 在向导的第一个页面上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”

  3. 选择“Excel”“以符号分隔的文本”,为新文件键入一个名称,然后单击“下一步”

    注意: 如果选择“Excel”,则会打开一个带有示例文本的 Microsoft Office Excel 工作表。如果选择“以符号分隔的文本”,则会打开一个带有示例文本的 Microsoft 记事本页。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。

    重要: 您需要保留“姓名”“隶属于”列,但可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 大多数向导页面都有相关的具体帮助。要访问帮助,请按 F1 或单击“帮助”按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已经存在于某一文档(如 Microsoft Office Excel 工作表)或 Microsoft Exchange Server 目录中,则此方法最适合。

  1. 确保您的表或工作表包含雇员姓名、唯一 ID 以及隶属关系。

    注意: 可以将列命名为您需要的任何名称。运行“组织结构图向导”时,可以标识哪些列(或域名)包含姓名、ID 和隶属关系。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符    如果每个姓名都不唯一,则包含一个带唯一标识符的列,例如每个雇员的雇员 ID 号。

    • 雇员的上级    该域必须包含每个经理的唯一标识符,此标识符可以是姓名或 ID 号。对于位于组织结构图顶端的雇员,请保留该域为空。

  2. 文件选项卡上,指向新建,单击组织结构图,单击组织结构图,,然后单击创建

  3. 在向导的第一个页面上,选择“已存储在文件或数据库中的信息”

  4. 单击“下一步”,然后执行向导的其余步骤。

    注意: 大多数向导页面都有相关的具体帮助。要访问帮助,请按 F1 或单击“帮助”按钮。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,您可以重新排列以反映虚拟工作组关系的信息。移动相关的形状彼此靠近,然后添加虚线连接线,以显示次要报告结构,或使用小组框架形状以突出显示虚拟工作组。虚线报表好比普通的连接线。小组框架基本上是您可以使用视觉分组和名称团队修改后的矩形形状。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

以反映组织结构更改,您必须手动更新组织结构图或生成新的图表。如果您生成新的图表,对早期的图表所做的任何自定义不包含在新的图表。如果向形状添加主题或照片,他们必须再次添加以使图表看起来相似。

如果形状链接到的数据,更新的数据是按正常运行时刷新数据,但只能在现有形状。刷新的数据不添加或删除形状。

构建简单的组织结构图

该方法最适用于创建带默认信息域的小型组织结构图。默认域为:

  • 部门

  • 电话

  • “名称”

  • 标题

  • 电子邮件

  • 文件选项卡上,指向新建,指向企业版,,然后单击组织结构图

  • “形状”窗口的“组织结构图形状”模具中,将您的组织的顶层形状(如“总经理”)拖动到页面中。

  • 选择该形状后,为该形状键入姓名和职务。例如,可能总经理的姓名为李小明,他的职务为“总裁”。

    注意: 有关如何向形状添加更多数据的信息,请参阅向形状添加数据

  • “形状”窗口的“组织结构图形状”模具中,将表示第一个下属人员的形状拖至上级形状上。这会自动链接一个层次中的两个形状。

    提示: 要生成链接,您需要将下属形状拖动至上级形状的中心。

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新数据表自动创建组织结构图

如果默认信息域不符合您的需要,并且另外的程序中也没有现成的数据,则该方法最适合。

  1. 文件选项卡上,指向新建,指向企业版,,然后单击组织结构图向导。

  2. 在向导的第一个页面上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”

  3. 选择“Excel”“以符号分隔的文本”,为新文件键入一个名称,然后单击“下一步”

    注意: 如果选择“Excel”,则会打开一个带有示例文本的 Microsoft Office Excel 工作表。如果选择“以符号分隔的文本”,则会打开一个带有示例文本的 Microsoft 记事本页。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。

    重要: 您需要保留“姓名”“隶属于”列,但可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 大多数向导页面都有相关的具体帮助。要访问帮助,请按 F1 或单击“帮助”按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已经存在于某一文档(如 Microsoft Office Excel 工作表)或 Microsoft Exchange Server 目录中,则此方法最适合。

  1. 确保您的表或工作表包含雇员姓名、唯一 ID 以及隶属关系。

    注意: 可以将列命名为您需要的任何名称。运行“组织结构图向导”时,可以标识哪些列(或域名)包含姓名、ID 和隶属关系。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符    如果每个姓名都不唯一,则包含一个带唯一标识符的列,例如每个雇员的雇员 ID 号。

    • 雇员的上级    该域必须包含每个经理的唯一标识符,此标识符可以是姓名或 ID 号。对于位于组织结构图顶端的雇员,请保留该域为空。

  2. 文件选项卡上,指向新建,指向企业版,,然后单击组织结构图向导。

  3. 在向导的第一个页面上,选择“已存储在文件或数据库中的信息”

  4. 单击“下一步”,然后执行向导的其余步骤。

    注意: 大多数向导页面都有相关的具体帮助。要访问帮助,请按 F1 或单击“帮助”按钮。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,您可以重新排列以反映虚拟工作组关系的信息。移动相关的形状彼此靠近,然后添加虚线连接线,以显示次要报告结构,或使用小组框架形状以突出显示虚拟工作组。虚线报表好比普通的连接线。小组框架基本上是您可以使用视觉分组和名称团队修改后的矩形形状。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

以反映组织结构更改,您必须手动更新组织结构图或生成新的图表。如果您生成新的图表,对早期的图表所做的任何自定义不包含在新的图表。如果向形状添加主题或照片,他们必须再次添加以使图表看起来相似。

如果形状链接到的数据,更新的数据是按正常运行时刷新数据,但只能在现有形状。刷新的数据不添加或删除形状。

构建简单的组织结构图

该方法最适用于创建带默认信息域的小型组织结构图。默认域为:

  • 部门

  • 电话

  • “名称”

  • 标题

  • 电子邮件

  • “文件”菜单上,指向“新建”,指向“商务”,然后单击“组织结构图”

  • “形状”窗口的“组织结构图形状”模具中,将您的组织的顶层形状(如“总经理”)拖动到页面中。

  • 选择该形状后,为该形状键入姓名和职务。例如,可能总经理的姓名为李小明,他的职务为“总裁”。

    注意: 有关如何向形状添加更多数据的信息,请参阅向形状添加数据

  • “形状”窗口的“组织结构图形状”模具中,将表示第一个下属人员的形状拖至上级形状上。这会自动链接一个层次中的两个形状。

    提示: 要生成链接,您需要将下属形状拖动至上级形状的中心。

  • 若要完成您的组织结构图,请继续向上级形状上拖动下属形状,并为每个形状键入姓名和职务。

从新数据表自动创建组织结构图

如果默认信息域不符合您的需要,并且另外的程序中也没有现成的数据,则该方法最适合。

  1. “文件”菜单上,指向“新建”,指向“商务”,然后单击“组织结构图向导”。

  2. 在向导的第一个页面上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”

  3. 选择“Excel”“以符号分隔的文本”,为新文件键入一个名称,然后单击“下一步”

    注意: 如果选择“Excel”,则会打开一个带有示例文本的 Microsoft Office Excel 工作表。如果选择“以符号分隔的文本”,则会打开一个带有示例文本的 Microsoft 记事本页。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。

    重要: 您需要保留“姓名”“隶属于”列,但可以更改、删除或添加其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

    注意: 大多数向导页面都有相关的具体帮助。要访问帮助,请按 F1 或单击“帮助”按钮。

使用现有数据源自动创建组织结构图

如果要包含在组织结构图中的信息已经存在于某一文档(如 Microsoft Office Excel 工作表)或 Microsoft Exchange Server 目录中,则此方法最适合。

  1. 确保您的表或工作表包含雇员姓名、唯一 ID 以及隶属关系。

    注意: 可以将列命名为您需要的任何名称。运行“组织结构图向导”时,可以标识哪些列(或域名)包含姓名、ID 和隶属关系。

    • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

    • 唯一标识符    如果每个姓名都不唯一,则包含一个带唯一标识符的列,例如每个雇员的雇员 ID 号。

    • 雇员的上级    该域必须包含每个经理的唯一标识符,此标识符可以是姓名或 ID 号。对于位于组织结构图顶端的雇员,请保留该域为空。

  2. “文件”菜单上,指向“新建”,指向“商务”,然后单击“组织结构图向导”。

  3. 在向导的第一个页面上,选择“已存储在文件或数据库中的信息”

  4. 单击“下一步”,然后执行向导的其余步骤。

    注意: 大多数向导页面都有相关的具体帮助。要访问帮助,请按 F1 或单击“帮助”按钮。

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使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,您可以重新排列以反映虚拟工作组关系的信息。移动相关的形状彼此靠近,然后添加虚线连接线,以显示次要报告结构,或使用小组框架形状以突出显示虚拟工作组。虚线报表好比普通的连接线。小组框架基本上是您可以使用视觉分组和名称团队修改后的矩形形状。

具有小组框架和虚线关系的组织结构图

更新生成的组织结构图

以反映组织结构更改,您必须手动更新组织结构图或生成新的图表。如果您生成新的图表,对早期的图表所做的任何自定义不包含在新的图表。如果向形状添加主题或照片,他们必须再次添加以使图表看起来相似。

如果形状链接到的数据,更新的数据是按正常运行时刷新数据,但只能在现有形状。刷新的数据不添加或删除形状。

注释: 

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