创建辅助工作流

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

当在一个列表运行的工作流添加或更改第二个列表项时,您可以创建该添加或更改时触发的第二个工作流。此辅助工作流可以管理添加或更改的项,或执行任何其他工作流操作 — 包括添加、 更改和删除任何列表中的其他项目。

主工作流与辅助工作流之间的关系

1.添加或更改的第一个列表或库中的项目触发主工作流 (主工作流可能还手动启动)

2.主工作流添加或更改在第二个列表或库中的项目

3.添加或更改的第二个列表或库中的项目触发辅助工作流

例如,假设一个新文档添加到文档中存在审阅库中,每次在该库上运行工作流创建任务以查看您的任务列表中的文档。在设置一个值的每个新任务的截止日期字段中的任务列表,您可以创建辅助工作流。遇到设置截止日期值,直至到达截止日期可以暂停辅助工作流。在到期日期,工作流可以检查该任务是否已完成,然后做适当的操作。

主工作流和辅助工作流的流程图

通过有效地组织多个辅助工作流,您可以创建相关扩展跨多个列表的流程。继续触发通过在单个列表; 更改每个辅助工作流但是,它可以通过创建或更改其他列表中的项目,激活一个或多个其他工作流,强大扩展在整个站点的累计效果。

警告: 创建或更改项目时自动启动的工作流可以无限循环,您希望避免在运行。例如,更改的项目时启动工作流应永远不会更改其附加到列表中的项目。时创建项目启动工作流应永远不会创建附加到列表中的项目。这是辅助工作流有问题。例如,工作流的附加到列表中,并且工作流 B 附加到列表 b。创建新项目时,这两个工作流自动启动。工作流的列表 B 中创建项目和工作流 B 在 A.列表创建项目这样的情况下创建无限循环。最佳做法是了解哪些工作流正在已上运行的任何列表或库,您的工作流创建或更改项目的位置。此外,可以通过将停止循环的条件,防止某些循环行为。例如,如果您更改了该项目的任何时候更新当前任务项的截止日期对任务列表配置辅助工作流,您可以停止循环从开发通过包括检查截止日期是否已设置为正确的值的条件。如果是,操作将停止工作流,不对项目进行任何更改。

本文介绍辅助工作流的概念,并提供有关创建一个说明。在此文章,在任务列表中创建、 截止日期值的每个新任务生成的特定工作流运行于共享文档库中,设置,然后发送提醒的邮件如果任务的截止日期未完成的示例工作流。

本文内容

如何使用辅助工作流?

什么是辅助工作流和任务列表之间的特殊关系?

有关示例工作流

步骤 1︰ 确定是否要继续在当前任务上运行

步骤 2︰ 设置截止日期值,然后单击暂停

步骤 3︰ 检查任务状态,然后相应地继续

快速参考︰ 步骤的摘要

另一个示例︰ 文档标题用作任务标题

如何使用辅助工作流?

没有任何主工作流和辅助工作流之间的功能差异。任何工作流可被视为"次要"如果启动另一个工作流的操作。

辅助工作流可用于各种用途,包括︰

  • 在主工作流创建的项目中设置的域的值

  • 创建、 更改或删除当前列表或其他列表中的项目

  • 发送提醒的电子邮件

    注释: 

    • 只能通过在Office SharePoint Designer 2007中也设计的另一个工作流操作触发辅助工作流中Office SharePoint Designer 2007设计的并不通过某个预定义工作流中包含的Microsoft Office SharePoint Server 2007,或在 Visual Studio 中创建自定义工作流。另请注意,即使在Office SharePoint Designer 2007中设计工作流,其操作仍然不会触发辅助工作流是否启动工作流的用户具有使用系统帐户登录。系统帐户运行工作流不能触发辅助工作流。

    • 只能有一个工作流实例在任何时间在任何单个列表项目上运行。如果您辅助工作流设置为项目上运行,当更改,并且一个工作流实例已在某个项目上运行,当前已暂停,该项目的其他更改将不会触发再次运行相同工作流。例如,如果 30 天暂停的第一个工作流实例,相同工作流的所有实例安静地都无法启动如果同一个列表项上触发期间这些 30 天。这是问题长时间运行工作流启动时更改了项目,但这不是辅助工作流启动只创建项目时,这是如何配置本文中的示例工作流时有问题。

    • 然后再使用工作流中的任何暂停操作,我们建议您下载.NET 3.0 更新,并在您的服务器上安装它。查找其中您可以下载此更新在另请参阅部分中的链接。

返回页首

什么是辅助工作流和任务列表之间的特殊关系?

通过三个工作流任务操作之一来创建任务列表中的项保留其不"记住"通过工作流创建任何其他类型的列表项的来源相关信息的有用的三个字段︰

  • 工作流项 ID   这是相对于其主工作流所创建的任务列表中的当前项目的原始项的唯一标识符。

  • 工作流列表 ID   这是列表中的唯一标识符原来的项所在的位置。

  • 工作流名称   这是在任务列表中创建当前项目的主要工作流的唯一标识符。

三个唯一标识符

查找正在进行针对任务列表中的项目时,您将看到定义工作流查找对话框中的以下三个字段。但是,这三个字段包含仅由三个工作流任务操作之一创建的任务项的值。

含有三个标识符域的“定义工作流查找”对话框

您可以使用以下三个标识符中的各种方式,包括︰

  • 决定要采取哪些项目   通过选中一个或多个这些字段的每个新任务项目,然后使用该信息以决定是否要立即结束,或继续运行,可以开始辅助工作流。例如,辅助工作流可以进一步执行操作仅在所创建的一个或多个指定主工作流的任务。

  • 插入电子邮件中的信息   使用这些字段,辅助工作流可以发送电子邮件,其中包含原件、 所在原来的项的列表或创建当前任务项目工作流的身份。

在其他列表和库 (例如,通知和日历) 上运行的辅助工作流不具有这些功能,因为它们到这三个字段不能访问。

下表显示了这三个值的格式。

字段

示例值

工作流项 ID

8

工作流名称

文档审阅

工作流列表 ID

{4FC00DC3-1880-4872-AC31-AA2389B201CA}

标识的特殊的三个字段的值

若要查找正确的值,这些字段的其中一个︰

  • 工作流项 ID   在浏览器中查看的列表项目的位置。如有必要,修改视图以包括 ID 列。请注意,一旦分配项目的 ID,将其永久,不会更改,而不考虑添加、 更改,并在该列表中删除其他多少个项目。

  • 工作流名称   对于每个工作流,此值是与指定的工作流设计器中的该工作流的名称相同。请注意,因为没有任何网站中的两个工作流可以具有相同的名称,此值始终在当前网站内唯一。

  • 工作流列表 ID   若要对任何列表中查找此值,在浏览器中查看的列表,然后在设置菜单上,单击列表设置文档库设置。工作流列表 ID 的 url 查询字符串中出现和关注"列表 ="文本。

为什么需要辅助工作流管理任务的截止日期

创建任务项目的主要工作流暂停一旦创建任务项目并将其分配。

在主工作流暂停时,它不能设置截止日期项的值的任务、 截止日期时,请检查该任务的完成状态或执行的任务不是完整的截止日期的项目的相应操作。

辅助工作流运行在任务列表中,但是,可以执行所有这些函数在主工作流仍暂停。

返回页首

有关示例工作流

示例辅助工作流在下面的过程,您创建其配置为在任务列表上运行︰

  1. 检查以查看哪个主工作流创建它,并仅持续该主工作流是否指定每个新任务项。

    提示: 最佳做法以使此工作流,都要避免对创建的其他工作流任务项目进行更改的第一步,因此性能的最小受到影响。

  2. 如果指定主工作流,设置任务项,截止日期值,然后暂停,直到到达截止日期。

    注意: 一次的工作流暂停,它无法恢复到已设置暂停开始时截止日期为止。如果在暂停工作流更改截止日期,则此更改具有不会影响工作流。

  3. 在到期日期,检查已完成任务项目,然后接受一个两个操作的值︰

    • 如果值为是   工作流的工作流历史记录和结束日志适当的消息。

    • 如果为否值   工作流将电子邮件发送到的人员向其分配任务的项目,它提醒这些任务的截止日期。

示例工作流包含所有三个的特殊任务项字段的建议的用途。

本文中的示例过程假定已有一个名为文档添加到共享文档库中,只要运行的文档审阅的主工作流和此主工作流创建简单的待办事项任务列表中名为审阅文档,并将该任务分配给一个或多个参与者。若要创建此主工作流,请参阅分配待办事项工作流中的文章中的步骤。

返回页首

步骤 1︰ 确定是否要继续在当前任务上运行

如果您运行多个工作流在网站中,其中每个任务列表中创建项目,您可能想要计算的截止日期 differentially,具体取决于工作流创建的每个任务。或者,您可以选择要运行辅助工作流任务的所有项的原始、 发生触发项目指定的列表或库中的位置。

在本示例中的辅助工作流启动,并在任务列表中的所有新项目上运行,但它的第一件事是检查新任务项的工作流名称值。然后使用此信息来决定是否要一次停止,或继续。在此部分中,您将配置此第一步。

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击工作流

  2. 在工作流设计器的第一页,辅助工作流命名,,然后指示工作流应附加到任务列表并开始仅当该列表中创建新项目。

    工作流设计器的第一页

  3. 单击“下一步”

  4. 在下一页上,为第一步工作流的名称 — 在此示例中,检查主工作流

  5. 单击条件,然后单击比较任务字段

  6. 在条件中,单击然后,在列表中,向下滚动并单击工作流名称

    含有条件详细信息的工作流设计器第二页

  7. 在条件中,单击等于,然后,在列表中,上,单击不等于

  8. 在条件中,单击,然后,在框中,键入名称的主工作流 (文档审阅在本示例中),然后按 ENTER。

  9. 单击操作,然后单击在列表中的停止工作流

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  10. 在操作,请单击此消息

  11. 在框中,键入一条消息记录到工作流历史记录列表,然后按 ENTER。

    现在,您的第一个工作流步骤应类似于下图中的一个。

    已完成操作的工作流设计器第二页

现在您辅助工作流将继续到第二步,仅当文档审阅工作流创建任务项。

您也可以使用工作流列表 ID 字段以配置工作流继续仅在创建的所有工作流在指定的列表; 上运行的任务项目上的第二个步骤但是,如果其他人可以创建该列表的工作流,可能很难跟踪的人员只想要在其任务项目上运行的工作流。通常是最佳做法将辅助工作流任务列表上的与这些创建的一个或多个指定主工作流的任务项目相关联。

在第二个步骤中,您将设置截止日期对任务的项目,并且然后暂停辅助工作流,直至到达时的截止日期。

返回页首

步骤 2︰ 设置截止日期值,然后单击暂停

辅助工作流确认任务项是一个文档审阅工作流创建后,您希望工作流计算项的截止日期字段的值,然后暂停该截止日期,直到到达。您将在工作流的第二步配置在这里,这些操作。

  1. 在工作流设计器中,在工作流步骤,下单击添加工作流步骤

  2. 在下一页上,命名的工作流的第二步,在此示例中,设置截止日期和暂停

  3. 单击操作,然后单击将时间添加到日期

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  4. 若要设置的每个任务项目是从该项目的创建日期的一周的截止日期,请执行下列操作︰

    1. 在操作,单击0 ,然后,在框中,将替换07,和最后按 ENTER。

    2. 单击分钟,然后单击在列表中的

    3. 单击日期,然后单击显示数据绑定 按钮图像

    4. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

      • 来源当前项目

      • 创建

    5. 单击“确定”。

    6. 单击变量,然后在列表中,单击创建新的变量

    7. 编辑变量对话框中,键入新变量 (在本示例中的截止日期) 的名称,确保类型是日期/时间,然后单击确定

      现在,您的第二步应类似于下图中的一个。

      含有“将时间添加到日期”操作的工作流设计器第三页

      现在您有一个名为通过将七天内添加到其创建和分配任务的日期计算的截止日期变量。

  5. 单击操作再次若要添加的第二个操作,然后单击设置当前项目中的域

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  6. 在操作中,单击,然后,在列表中,单击截止日期

  7. 单击值,然后单击显示数据绑定 按钮图像

  8. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    1. 来源工作流数据

    2. 变量︰ 截止日期

  9. 单击“确定”。

    现在,您的第二步应类似于下图中的一个。

    含有“设置当前项目中的域”操作的工作流设计器第三页

    现在截止日期的项目设置为七天后项目已创建和分配。

  10. 单击操作以添加第三个操作,,然后单击暂停到某个日期

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  11. 在操作,这次,然后依次单击显示数据绑定 按钮图像

  12. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    1. 来源当前项目

    2. 截止日期

  13. 单击“确定”。

    现在,您的第二步应类似于下图中的一个。

    含有“暂停到某个日期”操作的工作流设计器第三页

    现在,工作流将暂停,直到截止日期的项目。

    该日期时,工作流将检查是否任务项目标记为已完成,是否没有,发送提醒到任务的人员分配给。在下一步中,您将配置这些操作。

返回页首

步骤 3︰ 检查任务状态,然后相应地继续

在示例工作流的第三个和最后一步,在达到截止日期和工作流仍然存在,先检查任务项目中,已完成域中的值,然后做适当基于项已标记为已完成的操作。

  1. 在工作流设计器中,在工作流步骤,下单击添加工作流步骤

  2. 在下一页上,为第三个步骤的工作流命名-在此示例中,检查状态和发送提醒

  3. 单击条件,然后单击比较任务字段

  4. 在条件中,单击字段,然后在列表中,单击已完成

  5. 在条件中,单击,然后,在列表中,单击

  6. 单击操作,然后在列表中,单击记录到历史记录列表

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

    在操作,请单击此消息

  7. 在框中,键入一条消息记录到工作流历史记录中,,然后按 ENTER。

    现在,您的第三个工作流步骤应类似于下图中的一个。

    含有单个条件分支的工作流设计器第四页

    现在,如果任务已完成,将结束工作流。

  8. 单击添加 Else If 条件分支

  9. 在添加分支,单击操作,然后,在列表中,上,单击发送电子邮件

    如果此操作不会出现在列表中,单击更多操作以查看完整的列表。

  10. 在操作,请单击此消息

  11. 定义电子邮件对话框中,单击通讯簿按钮框末尾。

  12. 选择用户对话框中,该任务的人员地址的电子邮件分配以,双击或从现有用户和组中选择列表中的工作流查找

  13. 定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    • 来源当前项目

    • 分配给

  14. 单击“确定”,然后再次单击“确定”

  15. 键入消息,然后邮件正文文本,使用显示数据绑定 按钮图像添加查找正文按钮添加变量工作流查找信息如果您希望的主题行。

    含有邮件内容的“定义电子邮件”对话框

    示例邮件正文中,我们已包含使用如下图所示的工作流查找要审阅的文档的标题。

    “定义工作流查找”对话框

    该查阅说,"转到标题字段 (或列) 在共享文档库中。然后转到项目 (或行) 其 ID 匹配相对于其主工作流所创建的任务列表中的当前项目的原始项目的 ID。

    若要将此简而言之,该查阅说,"转到获取其主工作流创建当前任务项目上运行此辅助工作流的项目标题"。

  16. 当您的电子邮件所需的方式,请单击确定

    现在,您的第三个步骤应类似于下图中的一个。

    含有两个条件分支的工作流设计器第四页

遇到发送提醒的电子邮件,可以立即停止辅助工作流。或者,您可以在其中添加步骤重置任务项目的截止日期值,按指定数量的额外天以暂停到新的到期日期后,,然后再次检查是否已完成任务。如果没有,可以发送电子邮件提醒第二个,或者可以采取一些其他操作,包括向其他参与者发送电子邮件通知。

返回页首

快速参考︰ 步骤的摘要

快速参考,下面是三个以上各节提供的步骤的摘要︰

  1. 创建附加到任务列表创建新项目时自动启动工作流。

  2. 添加比较任务字段条件︰

    • 第一个链接,请单击工作流名称

    • 第二个链接,单击不等于

    • 对于第三个链接中,输入您希望在上运行辅助工作流的任务的主工作流的名称。

  3. 添加停止工作流操作。单击该链接;然后键入消息记录到工作流历史记录。

  4. 添加新的工作流步骤。

  5. 添加将时间添加到日期操作︰

    • 第一个链接,请输入您希望工作流发送任务提醒之前要等待的天数。

    • 第二个链接,单击

    • 第三个链接,单击显示数据绑定 按钮图像 。在定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    来源工作流数据

    变量︰ 截止日期

    • 第四个链接,单击创建新的变量和创建名为截止日期日期/时间类型的变量。

  6. 添加当前项目中设置域操作︰

    • 第一个链接,单击截止日期

    • 第二个链接,单击显示数据绑定 按钮图像 。在定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    来源工作流数据

    变量︰ 截止日期

  7. 添加暂停到某个日期操作︰

    • 有关链接,请单击显示数据绑定 按钮图像 。在定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    来源当前项目

    截止日期

  8. 添加新的工作流步骤。

  9. 添加比较任务字段条件︰

    • 第一个链接,请单击已完成

    • 第二个链接,将等于

    • 第三个链接,单击

  10. 添加记录到历史记录列表操作。单击该链接;然后键入消息记录到工作流历史记录。

  11. 单击添加 Else If 条件分支

  12. 添加发送电子邮件操作。在操作,请单击此消息

  13. 定义电子邮件对话框中,请执行下列操作︰

    • 单击框末尾处的通讯簿按钮。

    • 或从现有用户和组中选择列表中,双击工作流查找

    • 定义工作流查找对话框中,选择以下选项︰

    来源当前项目

    分配给

  • 添加主题行和邮件正文中,如果您希望使用查找功能。

    例如,使用以下查找包含要审阅的文档的标题。

    “定义工作流查找”对话框

返回页首

另一个示例︰ 文档标题用作任务标题

有时,您可能想要使用新名称创建的工作流的任务变量信息。例如,您可以替换原始文档标题分配的主工作流的任务名称您辅助工作流。

在此示例中,您首先在主工作流 (例如, ABC123) 中指定一个容易记住的任务标题。接下来,您添加到任务列表运行辅助工作流条件。

下图中的步骤使用比较任务字段条件来计算任务的标题。如果任务标题等于容易记住的任务名称为任务指定在主工作流,辅助工作流将使用的更新列表项操作以查找共享文档中的原始文档的标题值重置任务的标题值。

将文档标题用作任务标题时使用的对话框设置

此查找指示工作流从共享文档的标题获取触发创建此任务项目的主要工作流的项目。辅助工作流查找此项目使用工作流将项目 id。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×