创建记录中心

记录中心旨在用作中央存储库,供组织在其中存储和管理法律或财务文档等所有记录。记录中心支持整个记录管理流程,从记录收集、记录管理,直至记录处置,无一遗漏。

记录中心网站模板与其他 SharePoint 网站相似,都可以作为一般文档存储库,并支持网站用户之间的协作。但是,记录中心网站模板是一个预先配置的网站,专为帮助组织实施记录管理和保留计划而设计。版本控制、审核、元数据管理、电子数据展示和可自定义的记录传送等内置功能可以帮助您更高效地管理记录。

保留记录的工作流示例

注意: SharePoint 还提供了在现场管理记录的功能。通过现场记录管理,您可以使用记录中心提供的任意功能管理任何网站上的记录,如强制执行信息管理策略、传送和保留。

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定义记录管理计划

在最高层面上,设计记录中心网站以实施记录管理计划的过程包括两个主要步骤:

  1. 组织必须制定记录管理策略和正式的记录管理计划。这是团结协作的结果,包括记录管理人员、合规性官员、IT 专业人员和信息工作者之间的协作。

  2. 然后,组织必须配置一个或多个记录中心网站,以实施其记录管理计划。

下面各节介绍了上述每个步骤中涉及的主要元素。

记录管理规划

组织应该首先制定记录管理策略的正式计划,之后再将记录中心网站配置为其记录管理解决方案。正式记录管理计划的具体元素可能是每个组织或企业所特有的。然而,实际上所有记录管理计划都包含下列文档和流程:

文件计划     这种文件计划描述被组织确认为正式业务记录的文档或项目的类型。它表明存储这些记录的位置,并提供有关不同记录类型之间的差异的信息。文件计划可用作创建、存储和管理记录的综合策略、流程和指南集。文件计划应该涵盖所有记录,而无论记录采用的是何种媒体形式,包括纸质、博客、Wiki、电子邮件和电子文件。它还必须指定如何对每条记录进行分类、保护以及最终销毁。此外也应考虑特殊类别的记录,例如机密、重要、商业秘密或特权记录。最后,文件计划必须指定负责管理每种记录类型的人员。

记录库    记录库实际上就是您为分类和存储重要记录而创建的文档库。您可为需要保留的每种记录类型创建一个记录库。记录将根据内容管理器中配置的设置,自动传送到相应库。

内容类型    您可创建内容类型,定义组织需要存储的记录类型,并确定每种记录类型的特有属性。通过为特定类型的记录定义内容类型,组织即可确保按一致的方式管理所有这些内容组。利用您创建的内容类型,Office 文档、PDF、TIFF(扫描的图像)、电子邮件、即时消息对话、视频和实际记录均可得到分类和存储。例如,名为“合同”的所有记录在 SharePoint 记录管理系统中都将按照相同、一致的方式处理。使用内容类型分类和存储记录是使用记录库的替代方法。

保留计划     保留计划用于指定每种记录类型在文件计划中的保留时间长度(保留期限)以及此期限结束时进行处置的流程(处置流程)。保留计划中的准则通常基于法律要求、组织面临的风险以及业务需求。此外,保留计划通常描述用于确定每种记录类型的保留期限的风险管理应变方法。

合规性要求文档     合规性要求文档用于定义记录管理 IT 系统必须遵守的规则、必须具备的功能以及为确保合规性而必须支持的常规监视种类。

  • 挂起记录处置的正式流程     此流程通常被称为保留,详细说明在发生诉讼、审核或调查等事件时,组织如何挂起记录处置。

  • 监视和报告记录处理的系统     为确保员工按照指定策略和流程进行归档、访问和管理记录,记录管理计划必须具备监视和报告记录处理情况的流程或系统。

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配置记录中心网站

在组织完成记录管理的详细规划,并为记录管理制定正式计划之后,组织便可创建和配置记录中心网站以帮助其实施该计划。

为配置记录中心网站,您需要执行下列步骤:

  1. 创建记录库或列表,以管理和存储文件计划中指定的每种类型的记录。

    • 我们建议您为记录文件计划中的每种内容类型创建一个记录库。

    • 记录提交到记录中心时,它们将被传送到相关的列表或库。

  2. 为相关文档库、列表或内容类型创建栏,以包含和显示文件计划中指定的每种记录类型的元数据。

  3. 为记录中心网站中的每种记录类型指定信息管理策略。这些策略应反映您组织的文件计划和保留计划中指定的保留期限和审核要求。

  4. 配置内容管理器以将每种记录类型传送到相应位置。以手动或编程方式将记录提交到记录中心网站时,应用程序将使用此功能来确定如何在记录中心网站中对记录分类以及将记录发送到何处。

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