创建表单库

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窗体库提供简单的方式,您可以共享和跟踪用于收集信息的基于 XML 的表单。例如,您可以创建您的团队费用报表表单的表单库。

概述

创建表单库

编辑表单模板

指定自定义模板

概述

表单基于模板。假设您设计了一个费用报表模板供工作组使用。用户填写好的每个费用报表就是一个表单。

用户填写好的表单只是一个包含表单中所输入数据(仅包含数据)的 .xml 文件,例如费用日期和金额。构成费用报表的其他所有内容都由表单模板提供。用户填写完表单后,可以合并表单数据或将其导出以进行分析。

在表单库中,您可以使用版本控制和审批功能以管理您的窗体,就像您管理其他类型的库中的文件。您可以跟踪的版本,以便您可以查看版本历史记录并根据需要还原以前版本。您还可以指定窗体处于挂起状态,直到它们被批准或拒绝具有权限来执行此操作的人。

表单库是一种简便方法将表单存储在一个位置,但您可以在其他类型的库,例如文档库中存储窗体。您可以使用内容类型使窗体在其他库,例如工作组文档库中可用。在另请参阅部分找到有关内容类型的详细信息的链接。

为表单库附带的占位符文件,您需要替换为您的模板。要创建或自定义模板,请使用基于 XML 的表单设计程序,如Microsoft Office InfoPath 2007或 XML 编辑器与Windows SharePoint Services 3.0兼容。

向表单库发布模板时,库中的栏将基于模板中的栏。

虽然表单库可以存储其他类型的文件,但使用兼容程序处理 XML 文件和自定义模板有很多好处。可以合并表单中的数据,在模板中指定的标题或字段将显示为表单库中的栏。

注意: 要创建表单库,您必须在要在其上创建表单库的网站上具有管理列表的权限。

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创建表单库

某些基于 XML 的表单设计程序,如Office InfoPath 2007,使您能够发布表单设计程序中的表单模板时,SharePoint 网站上创建一个库。在大多数情况下,您首先保存模板的副本,并将其发布到库。关于发布表单模板的详细信息,请参阅在您的基于 XML 的表单设计程序或 XML 编辑器中的帮助。

如果表单设计程序为您创建了库,您不需要执行此步骤可以从Windows SharePoint Services 3.0创建库。程序为您创建了库后,您可以更改任何设置所需的 SharePoint 网站上的库。

您的表单设计程序可能还提供用于将模板发布到现有库的选项。使用此过程之前发布的模板创建表单库。例如,您可能希望创建库、 更改其设置,并向其添加用户和组,发布表单模板之前。

  1. 单击查看所有网站内容,然后单击在所有网站内容页面上的创建

    提示: 在大多数情况下,您可以改为使用 按钮图像 网站操作菜单以完成此步骤。

  1. “库”下,单击“表单库”

    1. “名称”框中,键入库的名称。库名称是必填的。

      该名称出现在库页面顶部,成为库页面地址的一部分,此外还出现在可以帮助用户查找和打开库的导航元素中。

    1. “说明”框中,键入对库用途的说明。该说明是可选的。

      该说明将显示在库页面顶部的库名称下面。如果计划允许该库通过电子邮件来接收内容,则可以将该库的电子邮件地址添加到其说明中,以便用户可以轻松地找到电子邮件地址。

  2. 若要在“快速启动”上添加指向此库的链接,请确认在“导航”部分中选择“是”

  3. 如果显示“传入电子邮件”部分,则说明管理员已经启用网站通过电子邮件来接收内容。如果希望用户通过电子邮件发送表单,从而将表单添加到表单库中,则请在“启用此文档库以接收电子邮件”下单击“是”。然后,在“电子邮件地址”框中,键入希望用户用作表单库地址的前半部分。

  4. 要在每次将文件签入到表单库中时都创建一个版本,请在“‘文档’版本记录”部分中单击“是”

    您可在以后选择是否要同时存储主要版本和次要版本以及您希望跟踪每个库的版本数。

  5. “文档模板”部分中,选择要指定为库中所有表单的表单类型的表单模板。

  6. 单击“创建”

注意: 当用户创建表单时,它将默认情况下,如果在用户硬盘上安装的其中一个与Windows SharePoint Services 3.0,兼容的窗体编辑程序中打开。如果已安装程序不兼容,窗体将在浏览器中打开。您可以指定表单打开浏览器中随时通过更改库高级的设置。

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编辑表单模板

某些 XML 编辑器或与 Windows SharePoint Services,如Office InfoPath 2007,兼容的基于 XML 的表单设计程序编辑和发布表单模板从 XML 编辑器或表单设计程序。

某些表单设计程序可能要求您可以编辑该模板的本地版本和再重新发布到库从该程序。关于发布表单模板的详细信息,请参阅在您的基于 XML 的表单设计程序或 XML 编辑器中的帮助。

如果没有模板的本地副本并且需要从 SharePoint 网站获取副本,请执行以下过程。根据您的表单设计程序,模板可能会以只读方式打开。您可能首先需要将修订后的模板保存到硬盘中,然后再重新发布该模板。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 设置菜单 设置菜单 中,单击表单库设置

  3. 常规设置中,单击高级的设置

  4. “文档模板”部分的“模板 URL”框下,单击“编辑模板”

  5. 模板将 XML 编辑器或与 Windows SharePoint Services,如Office InfoPath 2007兼容的基于 XML 的表单设计程序中打开。

  6. 进行所需的更改,然后保存模板。

    根据您的表单设计程序,可能需要使用该程序将模板重新发布到 SharePoint 网站上的库中。

  7. 在 SharePoint 网站中,请在“表单库高级设置”页的底部单击“确定”

注意: 如果网站上的用户已经填写完基于原始模板的表单,则请考虑对模板的任何更改会如何影响这些表单。例如,添加用户必须填写的字段可能会导致在原来的表单中出现错误,因为这些表单在添加字段前就已经填写完毕。

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指定自定义模板

若要自定义表单库的表单模板,请使用 XML 编辑器或与 Windows SharePoint Services 兼容的基于 XML 的表单设计程序。您的程序可能会建议您自定义模板,并将其从该程序重新发布。例如,您将对Office InfoPath 2007中的模板的本地副本进行更改,然后将其重新发布到 SharePoint 网站。您不需要从 SharePoint 网站自定义模板到指定的路径。有关详细信息,请参阅在程序中的帮助。

下面的过程向您介绍如何从 SharePoint 网站指定自定义模板。要指定自定义模板,首先必须将自定义模板发布或复制到库的 Forms 文件夹中,然后使该库指向模板位置。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 操作菜单 菜单图像 中,单击使用 Windows 资源管理器打开

  3. 在 Windows 资源管理器中,通过浏览找到已创建的自定义模板。

  4. 右键单击该文件,然后单击快捷菜单上的“复制”

  5. 单击“后退”按钮,直至返回到库,然后单击“Forms”文件夹将其打开。

  6. 右键单击文件夹窗口中的空白区域,然后单击快捷菜单上的“粘贴”

  7. 关闭 Windows 资源管理器并返回到网站上的库。

  8. 设置菜单 设置菜单 中,单击表单库设置

  9. 常规设置中,单击高级的设置

  10. 文档模板部分中,键入您希望在模板 URL框中使用的模板的地址。位于 SharePoint 网站上,相对于网站的名称中的模板的 Web 地址。例如,如果您的模板称为 Orders.xml,并将其添加到共享文档库的 Forms 文件夹,您将在模板 URL框中键入共享 Documents/Forms/Orders.xml

    如果文档模板部分中的设置不可用,则可能启用多个内容类型。若要查看是否启用了多个内容类型,请验证在下选择允许管理内容类型?内容类型部分中。如果是,您必须编辑内容类型,该模板,如果您有权更改库的设置。

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