创建联系人并将以电子名片的形式共享联系人

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

电子名片 电子名片是 Microsoft Office Outlook 2007 中的一项新增功能,它简化了联系人创建和共享任务。电子名片是另一种联系人视图,它捕获联系人的特定信息并允许您与其他人以一种辨识度极高的形式共享该信息。

创建新的联系人将同时创建一个与该联系人关联的电子名片,反之亦然。此外,对联系人进行的任何更改也会反映在电子名片中,反之亦然。

电子名片的外观与纸质名片类似,并且可轻松地进行共享。

本文内容

电子名片的优点

以电子名片的方式查看联系人

电子名片对收件人的显示方式

创建电子名片

保存联系人或电子名片

向其他人发送电子名片

设计电子名片

在电子邮件签名中包含电子名片

电子名片的优点

  • 使用共享信息字段,可以快速创建和保存新联系人,同时也减少了出错机会。虽然联系人窗体包含有关联系人的所有信息,但电子名片仅显示针对特定群体或用途的联系人信息。

  • “联系人”中的“名片”视图增加了公司徽标、照片和颜色等视觉元素,便于浏览和识别联系人。

  • 可以在发送给其他人的邮件中包含电子名片,以一种熟悉、直观的方式轻松共享联系人信息。

  • 使用各种设计选项,可以对名片版式、文本大小和文本颜色进行多种自定义操作,并且可以使用照片和公司徽标。

  • 可以在电子邮件签名中包含电子名片,以便自动或有选择地将联系人信息发送给其他人。

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以电子名片形式查看联系人

Outlook 提供多种“联系人”视图,以便您能采用最适合自己工作风格的方法,查找和查看信息。在 Office Outlook 2007 中,默认的视图是“名片”视图。在该视图中,Outlook 窗口以传统纸质名片的外观显示所有联系人。利用按字母顺序排列的索引,可快速查找所需联系人。

本节内容

在“名片”视图中查看联系人的更多信息

更改“名片”视图中显示的名片数量

在“名片”视图中更改名片大小

更改为“名片”视图

更改“联系人”中的默认视图

在“名片”视图中查看联系人的更多信息

“名片”视图可显示联系人的公司徽标和设计、个性化背景和布局及照片或其他图像。在需要查找联系人时,这些设计功能将有助于快速识别联系人。您可以确定一次能够查看的名片数量;当然,这也取决于 Outlook 窗口的大小。

通过在编辑名片时手动定位字段,您可以选择在“名片”视图中显示名片上的哪些信息。您可以修改自己名片的信息,也可以修改从其他人那里收到的名片的信息。如果联系人信息太多,“名片”视图无法将它们全部显示出来,请双击名片以查看联系人窗体,然后就可以获得完整的联系人信息。

更改“名片”视图中显示的名片数量

要更改在“名片”视图中一次显示的电子名片数量,可以更改名片的大小。如果您尝试查看尽可能多的名片,可以尽量扩大您的 Outlook 窗口。

在“名片”视图中更改名片大小

  1. “联系人”“导航窗格”中,单击“自定义当前视图”

  2. “自定义视图: 名片”对话框中,单击“其他设置”

  3. “卡片字段”下,更改“卡片大小百分比”框中的数字。数字越小,显示的名片越多;数字越大,显示的名片越少。

  4. 单击“确定”

    也可以转到“视图”菜单上的“其他设置”。指向“当前视图”,然后单击“自定义当前视图”

如果您使用 Microsoft 智能鼠标定点设备,则可以通过按住 Ctrl 同时滚动智能鼠标滚轮来更改显示的名片数量。向前滚动滚轮可以看到更少更大的名片,向后滚动滚轮可以看到更多更小的名片。

现在,刚才创建的视图成为默认“名片”视图,即使在退出并重新启动 Office Outlook 2007 之后也是如此,直到您更改视图为止。

您还可以通过滚动名片列表和使用名片右侧按字母顺序排列的索引,在“联系人”的“名片”视图中查看名片。

更改为“名片”视图

虽然“名片”视图是“联系人”中的默认视图,但您可能在其他“联系人”视图中工作时退出了 Outlook。当您退出时,Outlook 将保存最后一个活动视图;在做出更改之前,该视图将成为重新启动 Outlook 时显示的视图。

  • 在 Office Outlook 2007 中,在“联系人”“导航窗格”中的“当前视图”下,单击“名片”

    我看不到导航窗格

    导航窗格可能已关闭或最小化。

    • “视图”菜单上,指向“导航窗格”,然后单击“普通”

更改“联系人”中的默认视图

在退出 Outlook 时,Outlook 将保存最后一个活动视图,这将成为您重新启动 Outlook 时看到的视图。通常,会将最常使用的视图作为默认视图,直到您在退出 Outlook 之前更改它为止。

  1. “联系人”“导航窗格”中的“当前视图”下,单击所需视图。

  2. 退出并重新启动 Outlook。

    我看不到导航窗格

    导航窗格可能已关闭或最小化。

    • “视图”菜单上,指向“导航窗格”,然后单击“普通”

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如何向收件人显示电子名片

电子名片可以包含在电子邮件中,以便发送要共享的联系人信息和直观地显示公司或个人身份。根据收件人使用的电子邮件应用程序,他们可能看到电子名片,也可能仅仅收到名片中附加的 .vcf 文件中包含的信息。

邮件头中的 .vcf 附件

双击附加的 .vcf 文件会打开联系人窗体,之后就可以将其中的信息保存到收件人的联系人列表中。

使用 Office Outlook 2007 的收件人    在邮件中看到的电子名片具有与发送时相同的外观。收件人可以右键单击该名片,将其中的信息保存到自己的“Outlook 联系人”中。

使用早期版本的 Outlook 或其他以 HTML 格式查看电子邮件的电子邮件应用程序的收件人    也能看到邮件中的电子名片。这些名片仅仅是图像,不可单击。收件人还会收到附加的 .vcf 文件,其中包含电子名片中的信息。收件人可以打开该 .vcf 文件,然后将所含信息保存在自己的联系人列表中。

以纯文本格式查看电子邮件的收件人    不会在邮件中看到电子名片的图像,但他们会收到 .vcf 文件附件,其中所含联系人信息可以保存到联系人列表中。

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创建电子名片

在联系人窗体中创建新联系人或保存其他人发送的联系人信息时,可以以电子名片的形式显示相同的信息。您依然可以单独创建和编辑各个视图。无论在哪种情况下,都可以将联系人的基本信息添加到联系人窗体和电子名片中。由于信息只输入一次(或直接从其他名片中保存信息),因此可以减少错误。

例如,在收到某人发来的电子名片并将其保存到“Outlook 联系人”中时,也可以在联系人窗体或其他“联系人”视图中查看该名片中包含的信息。在一个视图中更新信息时,除非您有其他选择,否则其他视图中的信息也会随之更新。

在通过打开新的联系人窗体并键入联系人的信息创建新联系人时,会在该联系人的电子名片视图中自动填写相应字段。

电子名片显示相关联系人窗体内的信息的子集

1. 包含吴建刚相关信息的联系人窗体。

2. “编辑名片”对话框的视图,其中填写了吴建刚的电子名片中的相应字段。

根据以下电子名片创建新的电子名片:

本节内容

在邮件中收到的电子名片

现有的或空白的电子名片

在邮件中收到的电子名片

这是一种向 Outlook 中快速添加新联系人信息的方法。从电子邮件中保存电子名片时,将创建一个新联系人。如果已经有同名的联系人,则可以将重复的联系人另存为新联系人或更新原始联系人。

要对保存后的名片进行更改,请参阅下节中有关根据现有的或空白的电子名片创建新电子名片的说明。

  1. 在打开的邮件中,右键单击名片,然后单击快捷菜单上的“添加到 Outlook 联系人”。新联系人将在联系人窗体中打开。

  2. “联系人”选项卡上的“操作”组中,单击“保存并关闭”

  3. 如果已有同名的联系人,则 Outlook 会检测到重复的联系人。请执行下列操作之一:

    • 选择“添加新联系人”

      将创建一个重复联系人,包括联系人窗体和电子名片。

    • 选择“更新所选联系人的信息”

      将列出现有的重复联系人。双击该联系人进行更新,然后更新联系人窗体上的信息并保存这些信息。

新联系人信息现在保存在“联系人”中,可用作电子名片,也可在其他视图中使用。在保存联系人信息之前和之后,您都可以对其进行更改。

  • 您也可以右键单击邮件头中附加的 .vcf 文件以打开快捷菜单,然后添加联系人或选择其他选项。

  • 如果您单击联系人窗体中的“保存并新建”选项,会保存打开的联系人并打开新的空白联系人窗体。

现有的或空白的电子名片

从空白名片创建新电子名片,或者使用现有名片作为“模板”来创建另一个相似的名片。您可以更改任何信息,也可以更改版式和设计元素。根据其他名片创建新名片,可以快速创建用途不同、但共享某些共同联系人信息的电子名片。例如,您可能希望拥有三张名片,一张用于工作,一张用于家庭,一张用于俱乐部成员。

创建新电子名片时,也会创建新联系人。在保存新的名片时,Outlook 会在您的“联系人”列表中创建一个新联系人。您可以有同名的联系人。在保存名称相同的新名片时,名片会添加到您的“联系人”中,并列出名称相似的名片。

电子名片视图能够提供充分的信息,使您能轻松地区分多个同名联系人。

可以首先在现有联系人窗体中编辑联系人信息,然后在“编辑名片”对话框中确定文本位置并设置文本格式。也可以在“编辑名片”对话框中编辑所有信息。无论采用哪种方法,都可以在工作过程中随时添加新的信息。如果选择第一种方法,请在开始下列步骤之前进行上述更改。

“编辑名片”对话框

1. 在添加或更改联系人信息之前,请选择名片的布局和背景。可添加任何图片或其他图形。每个元素都会在您开始添加信息时帮助确定文本的位置。

2. 单击“添加”会显示一个标准字段列表。选择字段后,该字段将添加到“字段”列表。另外,还提供了四个自定义字段。

3. 选择字段后,在“编辑”下的框中键入该字段的文本。随着您的键入,文本会出现在名片预览中。

4. 可以选择为住宅电话或商务地址之类的信息分配标签。可以使用字段名称,也可以键入自己的标签。

5. “空白行”字段使您能够在名片上包含空行。

6. 单击箭头按钮可在名片上向上或向下移动选中的字段。

要更改现有电子名片或从空白名片创建电子名片,请执行下列操作:

  • 选择版式和背景   

    1. “联系人”中,单击“新建”

    2. 在联系人窗体中,单击名片以打开“编辑名片”框。

    3. “卡片设计”部分的“版式”列表中,选择一个版式。“纯文本”版式适用于不带图片、徽标或其他图像的名片。

      开始时,默认的 Outlook 名片版式显示在“名片设计”部分旁的预览框中。您也可以将此图像和版式选项用于您的名片。

    4. 如果需要对名片使用背景色,请单击“背景”,然后单击一种颜色。

      注意: 如果以一个图像作为名片的背景,为消除失真,该图像应与名片表面同样大小,即 248 x 148 像素。(名片本身在四周有一个宽度为一个像素的边框。)

    5. 如果要添加图像(如图片或公司徽标),请使用图像选项来查找、添加和定位图像。

      要删除名片上的默认图像或其他图像,必须选择“版式”列表中的“纯文本”

  • 添加联系人信息   

    1. “字段”列表中,选择要在其上方显示文本的字段或空白行空间。

    2. 单击“添加”,指向“姓名”,然后单击“全名”

      提示: “字段”列表中只显示信息类型。在输入信息文本后,该文本将显示在预览框中的“字段”列表的上方。

    3. “编辑”下,键入名片所属人的姓名。

    4. 如果希望姓名使用称谓,请在称谓列表中选择“左”“右”

      称谓可以说明名片上信息的类型,“左”“右”表示将称谓置于信息左侧或右侧。例如,在电子名片项吴建刚,业主中,吴建刚是姓名,业主是姓名的称谓。

    5. “标签”框中,键入姓名的称谓。

      字段名称也是一种方便、常用的标签。

    6. 按照步骤 1 至 5,继续向名片中添加信息。

    7. 要删除名片中的某字段,请单击该字段,然后单击“删除”

    8. 要添加空白行,请单击要在其上方添加空白的字段,单击“添加”,然后单击“空白行”

      默认情况下,名片上的空行显示为“空白行”字段。向名片添加信息时,您可以在“空白行”字段之间添加新的信息字段。例如,单击“空白行”,单击“添加”,然后单击一个字段。该字段将显示在空白行的下方。

    9. 要设定文本在名片上的位置,请单击一个字段;然后在“字段”列表下,使用“向上”“向下”箭头移动这些字段。

    10. 如果要设置文本的格式,请使用“编辑”下的格式和样式按钮。 “编辑名片”对话框中的文本格式设置工具栏

      包括以下选项:

      • 调整文本大小

      • 使用带颜色文本

      • 使文本左对齐、右对齐或居中

    11. 向名片中添加完信息后,请单击“确定”

      如果您单击“重置卡片”,名片将还原为默认的 Outlook 设计以及在联系人窗体的默认字段中输入的信息。



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保存联系人或电子名片

当您在电子邮件中收到电子名片或联系人窗体(作为 .vcf 文件)形式的联系人信息时,可以右键单击该名片或 .vcf 文件附件,然后从快捷菜单中选择选项。如果已存在同名联系人,系统会提示您选择如何处理重复联系人,可更新以前的联系人或创建新的联系人。 

保存收到的电子名片

  1. 在邮件中,右键单击该名片,然后单击快捷菜单上的“添加到 Outlook 联系人”。即可在联系人的联系人窗体中打开该名片。

  2. “联系人”选项卡上的“动作”组中,单击“保存并关闭”

    • 如果已存在同名联系人,则在单击“保存并关闭”时,会出现一个对话框,其中提供添加新联系人或更新所选联系人信息的选项。

    • “操作”组中,还可以单击“保存并新建”;这将保存该联系人,然后打开一个新的空白联系人窗体。

保存收到的 .vcf 文件

  1. 在邮件头中,双击 .vcf 文件附件。即可在联系人的联系人窗体中打开该名片。

  2. “联系人”选项卡上的“动作”组中,单击“保存并关闭”

    • 如果已存在同名联系人,则在单击“保存并关闭”时,会出现一个对话框,其中提供添加新联系人或更新所选联系人信息的选项。

    • “动作”组中,也可以单击“保存并新建”,该操作可保存联系人,并打开一个新的、空联系人窗体。

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向其他人发送电子名片

电子名片可以帮助您更加轻松地共享联系人信息。可将电子名片快速插入到发送的邮件中,收件人马上就能认出您。可以发送企业电子名片或自定义的个人电子名片,或者以电子名片的形式发送其他人的联系信息。也可以转发这些名片。无论选择何种方式,收到您邮件的人都可以在基于 HTML 的邮件中看到一个视觉化的身份标识,并可快速地将其另存为联系人。

邮件头中的 .vcf 附件

双击附加的 .vcf 文件会打开联系人窗体,之后就可以将其中的信息保存到收件人的联系人列表中。

本节内容

如何向其他人显示电子名片?

在邮件中插入电子名片

如何向其他人显示电子名片?

使用 Office Outlook 2007 的用户     在邮件中看到的电子名片具有与发送时相同的外观。收件人可以右键单击名片并将其中的信息保存到 Outlook 联系人。

使用早期版本的 Outlook 的用户,或使用以 HTML 格式查看电子邮件的其他电子邮件应用程序的用户    收件人可以在邮件中看到电子名片。不过,这些名片仅仅是图像。收件人还会收到附加的 .vcf 文件,其中包含名片信息。收件人可以打开 .vcf 文件,并将这些信息保存到联系人列表中。

查看其电子邮件以纯文本格式的人    可视看电子名片的不可用在邮件中,但他们收到.vcf 文件附件,其中包含他们可以保存到其联系人列表的联系人信息。

在邮件中插入电子名片

  1. 在新邮件中,在“邮件”选项卡的“包括”组中,单击“名片”,然后单击列表中的姓名。

  2. 如果看不到所需的姓名,请单击“其他名片”,再单击“表示为”列表中的姓名,然后单击“确定”

    • “名片”菜单将显示最后 10 个作为电子名片插入邮件中的联系人姓名。

    • 可以在邮件中插入多个电子名片。

    • 要区分“名片”菜单上重复的姓名,请单击“其他名片”。您将在“插入名片”对话框中看到更多信息,包括名片预览。

    • 如果将名片从名片视图拖动到新邮件中,则在发送邮件时仅包含 .vcf 文件。此附加的 .vcf 文件可以打开联系人窗体,收件人可以将其中全部信息保存到自己的联系人列表中。如果收件人使用的是 Office Outlook 2007,则可以在联系人窗体中看见电子名片。

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设计电子名片

现在是否精美的专业公司卡,每个人都可以有名片,指示的设计,或其他特殊效果的创造力一个更非正式的反映了您的个性。无论您的选择,您可以设计电子名片表示最适合您或您的组织。然后,您可以有多个设计针对商务、 个人版或其他目的。

在组织范围内共享一个设计

为了确保准确、统一地展示业务或部门形象,组织可以创建电子名片“模板”,可采用全新的设计,也可照搬现有的印刷名片。然后,员工或其他组织成员便可以根据需要个性化这些名片。

下面是一些可用于电子名片的设计功能和选项。您可以在前面的部分中查找创建名片的分步说明。

设计布局

  • 可从六种不同的名片版式中进行选择。将图像置于(或者默认的 Office Outlook 2007 徽标)右侧、左侧、顶部或底部,或者使用纯文本设计,还可以将图像用作背景。

  • 背景色可以使您的名片更加醒目。可在各种调色板颜色中进行选择,或定义自定义颜色。

  • 可以将以大多数图形格式(例如 .bmp、.jpg 和 .wmf)保存的照片或其他图像添加到名片。公司徽标和个人照片等图像可使您的名片更易于识别。

  • 添加图像之后,即可精确地设置图像大小和位置,进一步自定义名片。

设计信息

  • 信息类型字段包括传统名片上最常使用的字段,如业务电话、组织、电子邮件和职务等。

  • 还可以为所选信息创建自己的自定义字段。

  • 某些字段包含多行信息,例如地址行。自定义字段也可包含多行。

  • 标签帮助识别信息。可用标签列在信息类型的“添加”菜单上。还可以创建自定义标签。

  • 空白行用于添加空行,这不仅可增加名片的可读性,而且有助于组织和组合相关信息。例如,如果名片上有多个电话号码,可以在电话号码的上面和下面使用空白行,以帮助读者快速找到电话号码并将其与其他信息区分开。

  • 不同的字体颜色和字号可以用来进一步微调视觉效果和空间。

    注意: 电子名片不一定显示所有联系人信息,即使联系人窗体上包含所有信息。在设计名片的信息内容时,可以在预览框中看到名片上信息的外观。

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在电子邮件签名中包含电子名片

通过在电子邮件签名中添加电子名片,可以在发送的每封邮件中自动包含联系人信息。也可以仅在签名中包含电子名片。收件人可以右键单击签名中的名片(或右键单击 .vcf 文件),直接将其保存到自己的联系人列表中。

包含电子名片的签名在邮件中如何显示

1. 当发送带有包含电子名片的签名的邮件时,会附加一个 .vcf 文件,该文件包含所有联系人信息。这样,使用其他电子邮件应用程序的收件人就可以查看和保存联系人信息。

2. 电子名片显示在签名部分中。

3. 当您收到在签名部分中带有卡片的邮件时,右键单击签名部分中的名片图像,然后单击“添加到联系人”,这将打开该联系人的联系人窗体。然后,您可以查看或者保存该窗体。

例如,贵公司的策略可能规定,所有员工都必须在公司电子邮件中包括自己的基本联系信息。公司指定了名片样式后,员工可以填写个人联系信息,在其正式公司签名中包括名片,将签名自动添加到从业务电子邮件帐户发出的每封邮件中。

如果需要,您可以创建任意数量的签名和电子名片,因此可针对不同用途(如商务、家庭通信等)创建多个签名。

要在邮件中包含带有电子名片的签名,必须首先创建签名,然后将其插入到邮件中。您可以手动在每封邮件中插入签名,也可以指定在发送的每封邮件中自动插入默认签名。

本节内容

创建签名并在其中包括电子名片

在邮件中插入签名

创建签名并在其中包括电子名片

  1. 在新邮件中,在“邮件”选项卡的“包括”组中,单击“签名”,然后单击“签名”

  2. “电子邮件签名”选项卡上,单击“新建”

  3. 键入签名的名称,然后单击“确定”

  4. “编辑签名”框中,键入要包含在签名中的文本。

  5. 要设置文本格式,请选择文本,然后使用样式和格式设置按钮选择所需的选项。

    注意: 如果使用纯文本作为默认邮件格式,则这些选项不可用。

  6. 要添加电子名片,请将插入点放置在该名片要在签名文本中出现的位置,单击“名片”,然后单击“表示为”列表上的一个联系人姓名。然后单击“确定”

  7. 要添加图片,请将插入点放置在该图片要在签名文本中出现的位置,单击“图片”,选择一个图像,然后单击“确定”

  8. 要添加超链接,请将插入点放置在该超链接要在签名文本中出现的位置,单击“超链接”,选择一个超链接,然后单击“确定”

  9. “选择默认签名”下的“电子邮件帐户”列表中,单击希望签名始终与其关联的电子邮件帐户。

  10. “新邮件”列表中:

    • 如果希望在所选电子邮件帐户发出的每封邮件中自动插入签名,请在列表中选择签名。

    • 如果不希望签名自动插入发送的每封邮件中,请选择列表中的“无”

      您还可以在单个邮件中手动插入签名。

  11. 如果希望在邮件答复和转发邮件中包含签名,请在“答复/转发”列表中选择签名。否则,请选择“无”

  12. 创建完签名后,请单击“确定”

在邮件中插入签名

可以设置要在所有待发邮件中插入的默认签名,也可以分别在每个待发邮件中手动插入签名。

请执行下列操作之一:

  • 自动插入签名   

    1. 在新邮件中,在“邮件”选项卡的“包括”组中,单击“签名”,然后单击“签名”

    2. “电子邮件签名”选项卡上的“选择要编辑的签名”列表中,选择所需签名。

    3. “新邮件”列表中的“选择默认签名”下,选择所需签名。

    4. 如果希望在邮件答复和转发邮件中包含签名,请在“答复/转发”列表中选择签名。否则,请选择“无”

    5. 单击“确定”

  • 手动插入签名   

    1. 在新邮件中,在“邮件”选项卡的“包括”组中,单击“签名”,然后选择所需签名。

      在打开的邮件中,在单击“答复”“全部答复”“转发”后,也可以访问“插入”选项卡上的签名选项。

    2. 如果看不到所需签名,请单击“签名”,在“选择要编辑的签名”列表中选择签名名称,然后单击“确定”

    3. 在邮件中,单击“签名”,然后选择签名的名称。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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