创建目录的姓名、 地址和其他信息

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您可以将数据合并到单个文档,如成员目录、 目录或部件列表中,在 Word 中使用目录功能。

  1. 邮件选项卡上,单击开始邮件合并,然后单击分步邮件合并向导

    启动邮件合并向导

  2. 在右侧的屏幕中,选择文档类型,在邮件合并任务窗格中,单击目录

  3. 邮件合并窗格的底部,单击下一步︰ 正在启动文档

    步骤 6 邮件合并过程中通过单击

  4. 选择开始文档中,下中,您将看到以下选项︰

    • 使用当前文档︰在屏幕上用作主文档中的当前文档。

    • 从模板开始︰选择已准备好使用邮件合并模板之一。

    • 从现有文档开始︰打开现有文档用作邮件合并主文档。

      选择选项,然后单击下一步︰ 选择收件人

  5. 当您打开或通过使用邮件合并向导中,要告诉 Word 用于合并的一组特定的变量信息来创建数据源。使用下列方法之一附加到数据源的主文档中。

    1. 邮件合并任务窗格中,单击选择收件人中的使用现有列表

    2. 使用现有列表下单击浏览

    3. 选择数据源对话框中,选择包含您要使用的变量信息的文件,然后单击打开

    4. 邮件合并收件人对话框中,选择您想要包括的名称。

      如何?

      1. 执行下列操作之一:

        使用复选框来指定名称

        此方法是非常有用,如果简短列表。选择所需的名称旁边的复选框,然后清除要排除的用户名旁边的。

        提示: 如果您知道您想要包括在目录中的列表中的大部分,请单击选择所有第一次可以轻松清除特定记录。同样,如果您想要仅包含几个记录列表中,单击全部清除,然后选择所需的记录。

        在列表中的项目进行排序

        这是您想要按字母顺序或数字顺序查看项目的情况下非常有用。单击要作为排序依据的项目的列标题。例如,如果您想要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击姓氏列标题。

        筛选列表中的项目

        这是该列表包含您知道您不想查看或包含在目录中的记录的情况下非常有用。当您已筛选列表时,您可以使用对应的复选框包括或排除记录上, 一节中所述。

        单击要作为筛选依据,该项目的列标题旁边的箭头,然后单击以下任一︰

        • “(空白)”显示对应字段为空白的所有记录。

        • “(非空白)”显示对应字段中包含信息的所有记录。

        • 如果数据源包含共享相同信息的记录,并且列中包含十个或更少的单独数值,则您可根据特定的信息进行筛选,例如,如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚,可根据“澳大利亚”进行筛选。

          邮件合并收件人对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击 (全部)。

          提示: 

          • 对于高级排序和筛选,单击任何列名称旁边的箭头,然后单击(高级)。使用筛选记录排序记录选项卡上的排序或筛选的查询所需设置。

          • 如果您已经安装了地址验证软件,您可以单击验证地址邮件合并收件人对话框中要验证列出的地址。

      2. 单击确定以返回到邮件合并任务窗格。为目录,Word 将使用您指定的名称。

    1. 邮件合并任务窗格中,在选择收件人下单击从 Outlook 联系人中选择

    2. 从 Outlook 联系人中选择中,单击选择联系人文件夹

    3. 选择 Outlook 联系人文件夹,在您希望在对话框中,单击确定

    4. 邮件合并收件人对话框中,选择您想要包括的名称。

      如何?

      1. 执行下列操作之一:

        使用复选框来指定名称

        此方法是非常有用,如果简短列表。选择所需的名称旁边的复选框,然后清除要排除的用户名旁边的。

        提示: 如果您知道您想要包括在目录中的列表中的大部分,请单击选择所有第一次可以轻松清除特定记录。同样,如果您想要仅包含几个记录列表中,单击全部清除,然后选择所需的记录。

        在列表中的项目进行排序

        这是您想要按字母顺序或数字顺序查看项目的情况下非常有用。单击要作为排序依据的项目的列标题。例如,如果您想要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击姓氏列标题。

        筛选列表中的项目

        这是该列表包含您知道您不想查看或包含在目录中的记录的情况下非常有用。当您已筛选列表时,您可以使用对应的复选框包括或排除记录上, 一节中所述。

        单击要作为筛选依据,该项目的列标题旁边的箭头,然后单击以下任一︰

        • “(空白)”显示对应字段为空白的所有记录。

        • “(非空白)”显示对应字段中包含信息的所有记录。

        • 如果数据源包含共享相同信息的记录,并且列中包含十个或更少的单独数值,则您可根据特定的信息进行筛选,例如,如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚,可根据“澳大利亚”进行筛选。

          邮件合并收件人对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击 (全部)。

          提示: 

          • 对于高级排序和筛选,单击任何列名称旁边的箭头,然后单击(高级)。使用筛选记录排序记录选项卡上的排序或筛选的查询所需设置。

          • 如果您已经安装了地址验证软件,您可以单击验证邮件合并收件人对话框中要验证列出的地址。

      2. 单击确定以返回到邮件合并任务窗格。为目录,Word 将使用您指定的名称。

    1. 邮件合并任务窗格中,单击选择收件人中的键入新列表

    2. 键入新列表,下单击创建

    3. 新建地址列表对话框中,键入您想要包括的第一个条目的信息。不需要填写每个字段。

    4. 要完成第一个条目,移动到一个新条目,请单击新建条目

    5. 一直添加条目,直到您完成后,,然后单击关闭

    6. 保存地址列表对话框中,在文件名框中键入地址列表的名称,然后选择要保存该列表中的文件夹。

      默认情况下,地址列表被保存在我的数据源文件夹中。最好是要保留的地址列表,因为这也是 Word 查找数据源的默认文件夹。如果您想要在以后的邮件合并中使用此地址列表,因此不会有浏览文件和文件夹以找到它。

    7. 单击“保存”。

    8. 邮件合并收件人对话框中,选择您想要包括的名称。

      如何?

      1. 执行下列操作之一:

        使用复选框来指定名称

        此方法是非常有用,如果简短列表。选择所需的名称旁边的复选框,然后清除要排除的用户名旁边的。

        提示: 如果您知道您想要包括在目录中的列表中的大部分,请单击选择所有第一次可以轻松清除特定记录。同样,如果您想要仅包含几个记录列表中,单击全部清除,然后选择所需的记录。

        在列表中的项目进行排序

        这是您想要按字母顺序或数字顺序查看项目的情况下非常有用。单击要作为排序依据的项目的列标题。例如,如果您想要按姓氏的字母顺序显示列表,请单击姓氏列标题。

        筛选列表中的项目

        这是该列表包含您知道您不想查看或包含在目录中的记录的情况下非常有用。当您已筛选列表时,您可以使用对应的复选框包括或排除记录上, 一节中所述。

        单击要作为筛选依据,该项目的列标题旁边的箭头,然后单击以下任一︰

        • “(空白)”显示对应字段为空白的所有记录。

        • “(非空白)”显示对应字段中包含信息的所有记录。

        • 如果数据源包含共享相同信息的记录,并且列中包含十个或更少的单独数值,则您可根据特定的信息进行筛选,例如,如果多个地址列出的国家/地区为澳大利亚,可根据“澳大利亚”进行筛选。

          邮件合并收件人对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击 (全部)。

          提示: 

          • 对于高级排序和筛选,单击任何列名称旁边的箭头,然后单击(高级)。使用筛选记录排序记录选项卡上的排序或筛选的查询所需设置。

          • 如果您已经安装了地址验证软件,您可以单击验证邮件合并收件人对话框中要验证列出的地址。

      2. 单击确定以返回到邮件合并任务窗格。为目录,Word 将使用您指定的名称。

  6. 单击下一步︰ 选取目录

  7. 如果尚未这样做,请在文档窗口中,键入您想要在目录中的每个项重复的文本。例如,包括标签,如名称︰地址︰

    注意: 此时,不包含您想要只打印一次生成目录文档中的文本。

  8. 插入合并域要合并姓名、 地址和其他数据源中的数据的位置。例如,一个合并域之后插入项目标签,如公司: «公司»

    操作方法

    1. 在主文档中,单击希望插入域的位置。

    2. 插入下列任一操作︰

      包含姓名、地址和其他信息的地址块

      1. 单击“地址块”

      2. 插入地址块对话框中,选择您想要包括的地址元素和所需的格式,然后单击确定

        如果出现匹配域对话框中,可能是信息的 Word 无法找到某些地址块需要。单击(不可用)旁边的箭头,然后选择从数据源中对应字段所需的邮件合并的字段。

      信息的其他字段

      1. 单击更多项目,然后执行下列操作之一︰

        • 若要选择自动对应于您的数据源中的字段的地址字段,即使数据源的字段不具有相同的名称与您的域,请单击地址域

        • 若要选择始终直接从提取数据列在数据库中的字段,请单击数据库域

      2. “域”框中,单击所需的域。

      3. 单击“插入”,然后单击“关闭”

        如果出现匹配域对话框中,可能是信息的 Word 无法找到某些插入字段所需。单击(不可用)旁边的箭头,然后选择从数据源中对应字段所需的邮件合并的字段。

        注意: 如果插入了“数据库域”列表中的域,然后切换到没有相同列名的数据源,则 Word 不能将该域信息插入合并文档。

    3. 重复步骤和 b 为您想要插入的所有字段。

      注释: 

      • 不能键入合并域字符 («») 手动或使用插入菜单上的符号命令。您必须使用邮件合并任务窗格。

      • 如果合并域出现在大括号 {MERGEFIELD 城市},如 Word 正在显示域代码,而不是域结果。这不会影响合并,但如果您想要显示结果,请右键单击域代码,,然后单击快捷菜单上的切换域代码

    4. 如果需要,您可以更改合并数据的格式。

      操作方法

      若要设置合并的数据的格式,必须设置主文档中的合并域的格式。不中设置数据格式的数据源,因为您的数据合并到文档时不保留其格式。

      1. 在主文档中,选择包含要设置格式,的信息的字段包括周围的合并域字符 («»)。

      2. 根据需要更改字体或其他格式。

  9. 您已完成主文档并插入合并域的所有后,单击另存为文件菜单上。该文档,命名,然后单击保存

  10. 单击下一步︰ 预览目录

  11. 若要预览所项目进行排序,请单击后退前进箭头按钮。或者,若要查找并预览特定项目,单击查找收件人,然后在查找条目对话框中输入搜索条件。

  12. 如有必要,微调收件人列表。请执行下列操作之一︰

    • 若要从合并中排除特定收件人,请单击“排除此收件人”

    • 若要更改收件人列表,请单击“编辑收件人列表”,然后在“邮件合并收件人”对话框中进行更改。

  13. 单击下一步︰ 完成合并

  14. 合并中,单击为新文档

  15. 合并到一个新文档对话框中,执行下列操作之一,然后单击确定

    • 若要合并的所有记录,请单击所有

    • 若要合并仅在文档窗口中查看的记录,请单击当前记录

    • 要合并区域的记录,,单击,然后在框中键入记录编号。

      Word 会打开一个新文档包含所有记录。

  16. 添加页眉、 页脚和所需的任何其他文本。

    例如,如果合并的数据的格式设置为表格,列标题添加到表后的数据合并。

  17. 保存或打印目录,就像常规文档一样。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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