创建目录合并

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Publisher 具有连接到数据源(例如数据库、电子表格或文本文件)并使用数据轻松创建产品或服务的目录的功能。您还可以使用目录合并创建目录、相册或者在每页显示一项或多项的任何其他类型的出版物。

目录合并的工作原理

规划您的目录

创建模板出版物

连接到数据源

插入合并域

完成、 打印和保存出版物目录

目录合并的工作原理

目录合并类似于邮件合并。使用目录合并时,需创建一个目录合并模板出版物,然后将该模板与数据源中的信息合并,从而生成合并页。

数据源与合并模板合并以生成目录页

1 的数据源与记录的信息,如项目名称和说明。

2 目录合并模板出版物与目录合并区,并且合并域占位符的记录的信息。

3 生成合并显示每页的多条记录的页面。

可以将目录合并另存为新出版物,也可以将其添加到现有出版物的末尾。每次更新数据源中的信息时,您还可以保存目录合并模板并重新使用它,以便创建更多组合并页。

开始前

下面的提示将帮助您创建成功的目录合并:

  • 在新出版物中开始目录合并。

  • 除了封面、目录和订单之类的页面以外,即使您的目录在您创建合并文档后可能具有多个页面,也会为您提供一个用于合并域的页面。

  • 使用想用于最终合并页的页尺寸设置目录合并模板。

  • 如果计划将创建的合并页添加到现有出版物的末尾,请确保目录合并模板与现有出版物在以下方面匹配:

    • 页面尺寸(高度和宽度)

    • 页面视图(单页或跨页)

    • 出版物类型(Web 或打印)

    • 页面顺序(从左向右或从右向左)

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规划目录

开始目录合并之前,应考虑要在最终合并页上列出的信息类别。

  • 要列出项名称和价格吗?

  • 要包含对每一项的说明吗?

  • 要包含每一项的图片吗?

规划数据源

确定要在目录中包含的信息类别后,您可以创建将要用于目录合并的数据源。如果您已经有一个数据源,则可以确保该数据源中包含您要在合并中包括的所有信息。

Publisher 的目录合并可以使用多种数据源格式。如果您还没有要用于合并的数据源,则可以在 Publisher 中生成一个数据源。也可以在 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Word 表格内创建数据源。

数据字段包含在数据源中对应插入目录合并模板合并域。

设置数据源时,请为每一类信息创建一列,例如项名称、物料编号和价格。每一行或每条记录对应于每一项的信息。

重要 请确保您的数据源包括数据字段或列中,对于每种将合并的信息。根据您的数据源的类型,您可能能够对数据进行一些更改之后您连接到其在 Publisher 中,但最好是在开始之前确定最终信息。

如果您打算照片合并到目录页面,您需要包含您打算如何使用每个图片文件路径的栏。在数据源中不要包括实际图片或图像。

如果计划在 Publisher 中创建数据源,则可以在创建模板出版物后执行该操作。

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创建模板出版物

现在,您可以创建目录合并模板出版物,在该出版物中,可以设计最终合并页的版式。完成合并后,您可以使用此目录合并模板生成合并页,可以将此合并页另存为新出版物或者添加到现有出版物的末尾。

目录合并模板应具有相同的布局 (页面大小和方向) 所需的最终合并页。此外,它应包含任何文本或图形,您希望显示在最终出版物中,每个页面上,例如、 背景图像或您的公司名称和电话号码。 这是最佳完成合并模板的这些元素使用母版页。

如果计划将合并页添加到现有出版物的末尾,请确保目录合并模板与现有出版物在以下方面匹配:

  • 页面尺寸(高度和宽度)

  • 页面视图(单页或跨页)

  • 出版物类型(Web 或打印)

  • 页面顺序(从左向右或从右向左)

创建目录合并模板

  1. 选择适合您的目录的出版物模板。

  2. 在插入选项卡上,单击目录页。
    开始目录页合并

  3. 将使用默认目录合并区域创建目录页面和目录工具选项卡将显示在功能区上。此时,你可以将目录合并区域随着您希望在页面上,并添加任何文本或您希望在您的目录的每一页上显示的图像。小合并区、 多个目录项可以合并到的页面。例如,2"x 2"合并区域将重复多次比 4"x 4"合并区域。不必担心太多获取完全正确,您可以返回并在任何时间进行编辑这些项目。

    提示 不在此时间,等到就可以插入合并字段并从布局库使用预制设计方案之一配置目录合并区。

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连接到数据源

设置了目录合并模板页的格式后,下一步是创建或定位到数据源并与之连接。接下来选择的选项取决于您是已经有一个数据源,还是要在 Publisher 中创建一个新列表。

  1. 在目录工具选项卡,单击添加列表,然后执行下列操作之一︰

    • 如果您需要创建合并的数据源,请选择键入新列表。

    • 如果您已有您要使用的数据源,请单击使用现有列表。

    • 如果您想要创建您的联系人的目录,请单击选择从 Outlook 联系人。

键入新列表

  1. 在新的产品列表对话框中,键入第一个项目或您想要包括在目录中的记录的信息。

    如果您想要添加或删除列 — 例如,如果未包括的图片,单击自定义列,然后进行所需的更改。

  2. 键入您的第一条记录的所有信息后,单击新建条目,,然后都键入下一条记录的信息。继续操作,直到您键入了为您想要包括的所有记录的信息。

  3. 完成您的新列表时,单击确定。

  4. 在保存地址列表对话框中,为新的列表中,键入一个名称,然后单击保存。

使用现有列表

  1. 在选择数据源对话框中,找到,然后单击所需的数据源。

    默认情况下,Publisher 在我的数据源文件夹中保存数据源。您可能需要通过浏览找到我的数据源文件夹以查找您的数据源。

  2. 单击“打开”。

    根据所选数据源的类型,可能出现其他对话框请求特定信息。例如,如果您的数据源是 Excel 工作表中包含多个选项卡的信息,必须选择包含所需的信息的选项卡,然后单击确定。

从 Outlook 联系人中选择

  1. 请执行下列操作之一:

    • 在选择联系人对话框中,单击要使用的联系人列表中。

    • 在选择配置文件对话框中,选择要使用的联系人的正确配置文件。

  2. 单击“确定”。

添加更多列表

如果希望在目录合并中使用多个列表,您可以添加列表。

  1. 单击编辑列表,然后在目录合并产品列表中,单击下添加到产品列表中,选择从 Outlook 联系人中选择现有列表 ,或键入新列表。
    Publisher 将提示您通过打开产品列表中的对话框中添加不同的源列表中的字段之间修复不匹配。

  2. 在添加到产品列表中的对话框中,匹配列中选择一个字段,未选中,选择要使其在产品列表字段与匹配的字段列表中对应的字段,然后单击匹配。

  3. 在匹配域对话框中,验证所选的字段下列出匹配到产品列表字段或选择另一个,然后单击确定。

  4. 如果您需要向收件人列表进行匹配,请选择您想要添加新列表 (在添加到收件人列表对话框左侧的列表) 中的字段添加新字段,单击添加,然后单击确定。
    添加字段在新域下显示要添加到收件人列表

选择要包括的记录

  1. 单击编辑列表。

  2. 在目录合并产品列表对话框中,执行下列操作之一︰

    • 选中要包括的记录旁边的复选框,并清除要排除的记录旁边的复选框。

      提示 如果您想要仅包含几个记录列表中,单击全部清除,然后选择所需的记录。

    • 按照特定条件对列表进行筛选,具体方法是单击要作为筛选依据的项的列标题旁边的箭头,然后单击要作为筛选器的值。

      • (空白)显示对应的域为空白的所有记录。

      • “(非空白)”显示对应字段中包含信息的所有记录。

        注意 如果您的数据源包含共享相同的信息,记录,并且有 10 个或更少的唯一值的列中,您可以筛选按特定信息。例如,如果您的数据源是销售的属性的列表,并且有多个属性记录北京市/县为该列表,您可以筛选北京。

        目录合并产品列表对话框中显示指定的记录。若要再次显示所有记录,请单击 (全部)。

    • 通过单击列标题中您想要作为排序依据的项目排序列表中的项目。例如,如果您想要按市/县按字母顺序显示列表,请单击城市中的位置列标题。

  3. 单击“确定”。

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插入合并域

现在,可以排列您要在出版物中显示的信息了。要设置页面版式,可以向目录合并区中添加合并域。每个合并域都表示数据源中的一列,目录合并区显示将如何显示一条记录中的信息。

可以按照需要的方式排列目录合并区,然后指定合并区在每一页上的重复次数。例如,您可能想在每一页显示 4 项。根据您的目录合并区排列方式,每一项都将按照相同方式显示。您可以调整每一项的大小,并且可以更改目录合并区的大小。

重要  如果插入目录合并区之外的合并域时,它们不会重复当您完成合并。

选择合并区版式

  1. 在“版式”组中,执行下列操作之一:

    • 选择从一个预制的设计库。
      目录合并版式选项

    • 行和列下拉列表中选择每一页上行和列的数。
      目录页版式行和列

将文本合并域插入目录合并区中

  1. 单击文本字段按钮,然后单击要插入的第一个合并域。
    在目录合并中插入文本域

  2. 在目录合并区中选择合并域,然后通过执行下列操作移动合并域并调整其大小:

    • 若要移动的合并域,直到指针变为移动指针 移动指针 ,将鼠标指针置于合并域,然后拖动合并域到新位置。

    • 若要调整大小的合并域,在其中一个尺寸控点上的文本或图片框将鼠标指针,直到指针变为调整指针 移动标尺指针 ,然后拖动鼠标,直到文本或图片框是所需的大小。

  3. 单击合并域的外部,使其不再处于选中状态。

  4. 重复步骤 1-3,直到从数据源中插入所有需要的域。

重要  在当前插入点 (插入点闪烁光标) 插入字段。如果没有插入点,将创建一个新的文本框,然后合并域放置在此新文本框。

设置文本合并域的格式

可以通过设置目录合并模板中合并域的格式来设置合并目录数据的格式。可以将这些域视为任何文本框,可以包括非合并文本和格式以及合并项。

  1. 在目录合并模板中,选择包含要设置格式的信息的域,包括两边的合并域字符 («« »»)。

  2. 在文本框工具选项卡上,选择所需的选项。

将图片合并域插入目录合并区中

  1. 单击图片域按钮,然后单击要插入的第一个合并域。

  2. 在目录合并区中选择合并域,然后通过执行下列操作移动合并域并调整其大小:

    • 若要移动的合并域,直到指针变为移动指针 移动光标 ,将鼠标指针置于合并域,然后拖动合并域到新位置。

    • 若要调整大小的合并域,对文本或图片框上的控点之一将鼠标指针,直到指针变为调整指针 调整大小光标 ,然后拖动鼠标,直到文本或图片框是所需的大小。

  3. 单击合并域的外部,使其不再处于选中状态。

  4. 重复步骤 1-3,直到从数据源中插入所有需要的域。

重要  在当前插入点 (插入点闪烁光标) 插入字段。如果没有插入点,将创建一个新的文本框和合并域放置在此新文本框。

移动目录合并区或者调整其大小

如果设置了格式的合并域不再适合目录合并区,可以调整目录合并区的大小。

注意 如果增加的大小,您可能需要在每页上适合较少的项目或记录。

  1. 单击目录合并区域,以将其选中。

  2. 将鼠标指针置于目录合并区上的控点之一,然后拖动鼠标。

  3. 指定多少个项目应显示在每一页上键入所需的页面向下和目录合并版式工具栏上的页面跨项目的数字。

完成并预览模板

  1. 单击“预览结果”。

  2. 单击箭头以查看合并数据的每一页。
    目录预览组

    如果您决定不包括的项,请单击预览的项目,,然后单击预览页面组中的排除的项。

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完成、打印和保存目录出版物

要完成合并,您有以下三种选择:

  • 可以直接打印合并出版物。

  • 可以创建和打印包含合并内容的新出版物。正如您可以在 Publisher 中更改任何其他出版物一样,您可以对此出版物的内容进行更改。

提示 如果您想要包括在出版物中的多个目录合并,您需要创建一个新的出版物合并页,如只能有一个组的每个发布的目录页面。

  • 可以将合并内容添加到现有出版物中。

如果要向出版物添加封面和封底,或者如果要添加任何其他页面,您需要创建一个新出版物或者将内容添加到现有出版物。

合并到新出版物

如果您想要编辑合并的页面、 将其保存以备将来使用,或将在以后它们打印出来,您可以收集和将所有合并页面另存为一个新合并的出版物所包含的实际数据 — 例如,产品名称和价格,而不是合并域。

  1. 在合并组中,单击新建合并。
    目录合并至新出版物
    publisher 创建一个新的出版物,您可以保存和编辑。您甚至可以添加前端和后封面。
    注意如果您打算打印您的目录为小册子,请确保总页数 4 的倍数。

  2. 在目录合并任务窗格中,单击保存此发布。

  3. 在文件名框,为新出版物中,键入一个名称,然后单击保存。

  4. 如有必要,还可以保存对目录合并模板所做的任何更改。每次在更新数据源中的信息时,您都可以再次使用此目录合并模板创建更多合并页。

添加到现有出版物

如果已经在另一出版物内设置了封面,或者想将目录放置在一个更长出版物的末尾,您可以直接添加合并内容。

在向现有出版物的末尾添加合并页之前,请确保目录合并模板与现有出版物在以下方面匹配:

  • 页面尺寸(高度和宽度)

  • 页面视图(单页或跨页)

  • 出版物类型(Web 或打印)

  • 页面顺序(从左向右或从右向左)

注意 Publisher 无法将合并的页面添加到打开的出版物。如果您正在处理您想合并的出版物,请确保保存并完成合并之前将其关闭。

  1. 在合并组中,单击添加到现有。
    目录合并至现有出版物

  2. 在打开出版物对话框中,找到并选择您要向其添加合并的页中,的发布,然后单击打开。

    Publisher 会将合并页添加到现有出版物的末尾。

    提示 若要重新排列中更新后的出版物的页面,请单击您想要移动页面导航窗格中,在任何页上,然后将其拖到所需的位置。

  3. 在现有出版物中,单击保存以保存您的更新。

  4. 如有必要,还可以保存对目录合并模板所做的任何更改。每次在更新数据源中的信息时,您都可以再次使用此目录合并模板创建更多合并页。

打印合并出版物

  • 在合并组中,单击打印。
    目录合并到打印机

    Publisher 将在 BackStage 视图中打开打印页。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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