创建易于访问的 Office 文档

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当创建Office内容,您可以使对通过一些简单调整残障人士辅助功能。您可以使用几种内置Office功能以确保每个人都可以阅读和理解您的文档。通过增加您的文档中的辅助功能,您可以满足您的整个访问群体,并不只是它的一部分。

您可以使用辅助功能检查器以确保您的内容是真正具有辅助功能。中Word、 Excel、 Outlook、 OneNote,和 Windows 或 Mac 上的PowerPointVisio Windows 上提供了免费的工具。辅助功能检查器在文档中的查找任何辅助功能问题,并说明了为什么每可能是残障人士某人潜在问题。它还提供了有关如何解决每个问题的建议。

下表中包含创建易于访问,方便残障人士使用Office文档的一些最佳做法。如何查找并修复在特定Office应用程序的问题的详细信息,请参阅适用的说明进行操作:

要修复的内容

修复原因

颜色使用

从不依赖颜色来传输的信息,,以防您与观众看不正确。精确的颜色,请务必知道,如果将提及,如存在图像标签的颜色、。

避免使用淡蓝色,因为它是第一种颜色的眼睛年龄导致问题,并将丢失其区分大小写。

声音的使用

如果您在文档中使用声音,请确保的信息具有辅助功能,即使您无法听到声音。

若要使视频和音频文件的访问,可以向文档添加隐藏的字幕或副标题。它们使文档合适到较大的访问群体,包括具有听觉障碍和媒体剪辑中的一个以外的语言的那些用户。

缺少可视化对象的可选的文本

如果您使用的将屏幕阅读器,可选文本 (可选) 将介绍为那些用户看不到它的可视元素。始终应用于所有形状、 图片、 图表、 表格和 SmartArt 图形,使文档更易于访问的有效的替换文本。正确使用替换文字的详细信息,请参阅可选文字

复杂写作风格

如果您与观众不能理解您,文档将自动失败其用途。

使用短句子和简单的语法。如果内容适合于项目符号列表,显示这种方法。项目符号列表是方法的一个非常简单强制简短的句子。

当面对选项,务必选择可用,而不是来说服词汇观众最简单的 word。

在文档中的表

避免使用表在文档中,如果可能,因为很难通过屏幕阅读器的表格内容。如果必须使用一个表,请将其仔细将尽可能简单设计。始终使用标题引入表。

如果您正在为网页的 HTML 与创建表格,使用相应添加标签以允许屏幕阅读器或盲文显示提供的表头信息和上下文中的数据。用于标题和数据的单元格 < TD > 标记 < TH > 标记。然后,不要忘记包括摘要 < 表 > 标记要说明的用途的表中的表。

基于表的文档布局

基于表的布局是常用尤其是在使用Word和Outlook创建新闻稿。通过使用不可见的边框,创建一个表,并将不同的新闻稿文章放在单个单元格内,您可以轻松地创建令人印象深刻查找文档。但是,读者辅助功能问题将不感谢。从不为布局工具中使用表格。

当导航表格布局具有的文档,屏幕阅读器和盲文显示器阅读表行跨列: 读者如果新闻稿旨在读取从顶部到底部列,将会丢失。

旨在排放文档而不使用的表。想法,您可以使用不同Office应用程序与具有辅助功能的模板的集合,请参阅让您更易于访问的模板,并可以访问 Office 模板。如果必须使用表格布局,请确保它可以读取跨列,然后重试最小化的选项卡上的按键或扫到达结束所需的行的行。

导航和焦点的顺序

屏幕阅读器用户依赖于 Tab 键或向轻扫浏览文档。每个选项卡上的按键或轻扫将焦点在文档中移动到下一部分中,并允许屏幕阅读器读出该部分中的内容。

若要实现访问导航,确保已逻辑订购文档内容中的部分。这是特别重要信息: 如果文档内容的单独的文本和下一步或彼此,如放置 PowerPoint 幻灯片上的图像部分组成。如果部件不逻辑组织,屏幕阅读器读出它们按错误顺序,为用户提供几乎没有机会了解的内容。若要测试导航,激活屏幕读取器,并在文档中通过按 Tab 键,或在屏幕上刷左或向右移动。请确保焦点移动到文档中,按预期。

另请参阅

视频:创建易于访问的文档

视频:在 Excel 中创建更易访问的表格

视频:在 Excel 中创建更易访问的图表

视频: 在 PowerPoint 中创建更易于访问的幻灯片

创建易于访问的 PDF

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。如果你是残疾人士或对辅助功能存在疑问,请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训,并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站,找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户,请联系企业版辅助功能 Answer Desk

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