创建易于访问的 PDF

向 PDF 文件添加辅助功能标记使屏幕阅读器和其他辅助技术更容易使用目录、超链接、书签、替换文字等阅读和导航浏览文档。辅助功能标记还有助于在大型显示屏、个人数字助理 (PDA) 和移动手机等不同设备上阅读信息。在 Word for Windows、Word for Mac 和 Word Online 中,可在将文件保存为 PDF 格式时自动添加标记。

准备源文件。标记有助于提升 PDF 可访问性,但将源文件保存为 PDF 之前,务必对其进行检查检查。

按照以下准则,在辅助功能问题导致残障人士使用不便之前帮助找到和解决相关问题,例如缺少替换文字:

对于 Publisher 或 Visio 等其他应用,这些文章中的许多建议仍然适用。例如,务必为表和图像添加可选文字、为文本使用标题和段落样式。

在 Office 中保存易于访问的 PDF

可保存为 PDF 的文件类型取决于平台。例如在 Windows 计算机上,可以保存 Word 文档、Excel 工作簿、PowerPoint 演示文稿、Publisher 出版物或 Visio 绘图。若要查看其他平台的文件选项,请选择该平台的选项卡。

在 Windows 计算机上,可按照以下步骤将文件另存为已标记的 PDF。

Office 2016

  1. 单击“文件”>“另存为”并选择要用于保存文件的位置。

  2. 在“另存为”对话框中的“保存类型”列表中,选择“PDF”。

  3. 单击“选项”,确保已选中“辅助功能文档结构标记”复选框,然后单击“确定”。

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Office 2013

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“另存为”

  2. “选择位置”下方,选择要保存文件的位置。

  3. “选择文件夹”下方,选择您已使用的文件夹或单击“浏览其他文件夹”选择另一个文件夹。

  4. “另存为”对话框中,单击“保存类型”列表中的箭头,然后单击“PDF”

  5. 单击“选项”。

  6. 确保已选择“辅助功能文档结构标记”复选框,然后单击“确定”

  7. 单击“保存”

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Office 2010

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“另存为”

  2. “另存为”对话框中,单击“保存类型”列表中的箭头,然后单击“PDF”

  3. 单击“选项”。

  4. 确保已选择“辅助功能文档结构标记”复选框,然后单击“确定”

  5. 单击“保存”

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在 Mac 上创建 Word 文档后,可按照以下步骤将文件另存为已标记的 PDF。

使用 Mac for Office 保存易访问的 PDF

  1. 选择“文件”>“另存为”(或按 Command+Shift+S),在“另存为”文本框中键入文件名,然后选择要保存文件的位置。

  2. 在“另存为”对话框中,转到“文件格式”下拉框。使用向下键浏览文件类型,然后选择 PDF。

  3. 选择“最适合电子分发和访问(使用 Microsoft 联机服务)”单选按钮。这确保 PDF 已标记。

  4. 选择“保存”。

    注意: Microsoft 将你的安全和隐私视为至关重要。将 Word 文档转换为 PDF 时,我们会通过 Internet 将文档发送给安全的 Microsoft 服务进行转换。转换后的文件将立即发送回你的设备。Microsoft 联机服务不会在服务器上存储你的任何文件内容。可将转换后的文件保存到喜欢的位置。有关详细信息,请参阅 Microsoft 联机服务为何需要转换某些 Office 文件?

借助 Word Online,可以将文档下载为 PDF。

  1. 在功能区中,选择“文件”按钮。

  2. 选择“另存为”选项。

  3. 在“另存为”窗格中选择“下载为 PDF”,打开 Microsoft Word Online 对话框。将看到可用于下载 PDF 文档的链接。

  4. 选择“单击此处以查看文档的 PDF”,然后按 Enter。

  5. 在通知面板中的“当前下载”下查找文档名称,然后执行下列操作之一:

    • 若要保存在默认位置,请选择“保存”。

    • 若要保存在其他位置,请按“另存为”。在“另存为”对话框中,可以键入新的文件名,然后选择所需文件夹。单击“保存”按钮。

  6. 如果要打开该文档或该文件夹,请在通知栏中选择所需选项。

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