创建易于访问的 Office 文档

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使用Office 创建内容时, 您可以通过一些简单的调整让残疾人士可以访问它。 你可以使用多个内置的Office 功能来确保每个人都可以阅读和理解你的文档。 通过提高文档的可访问性, 您可以满足整个受众的需要, 而不仅仅是对整个受众的需要。

你可以使用辅助功能检查器确保你的内容真正易于访问。 windows 或 Mac 上的Word 、 Excel 、 Outlook 、 OneNote 和PowerPoint 以及 windows 上的Visio 均可使用免费工具。 辅助功能检查器查找文档中的任何辅助功能问题, 并说明每个问题的原因可能是残疾人士的潜在问题。 它还会就每个问题提出解决建议。

下表列出了创建残疾人士易于访问的Office 文档的一些最佳做法。 有关如何在特定Office 应用程序中查找和修复问题的详细信息, 请参阅适用说明:

要修复的内容

修复原因

颜色使用

不要仅依靠颜色来传输信息, 以防受众无法正确查看信息。 如果确切的颜色非常重要, 请注明颜色, 例如, 在 "图像" 标签中。

避免使用浅蓝色, 因为它是导致眼睛出现问题的第一种颜色, 并且失去其灵敏度。

声音使用

如果在文档中使用声音, 请确保信息可以访问, 即使您听不到它。

若要使视频和音频文件易于访问, 可以向文档添加隐藏式字幕或副标题。 他们使你的文档适用于更大的受众, 包括听力障碍的人士以及与你的媒体剪辑中的语言不同的用户。

视觉对象中缺少可选文字

如果你使用的是屏幕阅读器, 则备用 (Alt) 文本描述了无法查看它的用户的视觉元素。 始终对所有形状、图片、图表、表格和 SmartArt 图形应用有效的替换文字, 使文档更易于访问。 有关如何正确使用替换文字的详细信息, 请参阅可选文字

复杂写作风格

如果你的受众无法理解你的情况, 你的文档将自动无法通过其用途。

使用短句子和简单语法。 如果内容适合于项目符号列表, 请按此方式演示。 项目符号列表是强制执行简短句子的一种非常简单的方式。

在遇到选项时, 请始终选择最简单的可用词, 而不是使用您的词汇表 impressing 观众。

文档中的表格

如果可能, 请避免在文档中使用表格, 因为通过屏幕阅读器关注表格内容可能很困难。 如果必须使用表, 请仔细设计它, 使其尽可能简单。 始终使用标题引入表。

如果要使用 HTML 网页创建表格, 请使用相应的标签, 以允许屏幕阅读器或盲文显示在上下文中提供表格标题信息和数据。 将 <TH> 标记用于数据单元格的页眉和 <TD> 标记。 不要忘记在 <table> 标记中包含表格摘要来解释表格的用途。

基于表格的文档布局

基于表格的布局尤其适用于通过Word 和Outlook 创建的新闻稿。 通过创建带有不可见边框的表格, 并将不同的新闻稿文章放在单个单元格中, 您可以轻松地创建外观精美的文档。 但是, 具有辅助功能问题的读者不会给你表示感谢。 千万不要将表格用作布局工具。

在使用表格布局导航文档时, 屏幕阅读器和盲文显示跨列逐行读取表格: 如果您的新闻稿设计为从上到下按列阅读, 则读者将丢失。

目标是在不使用表格的情况下对文档进行布局。 有关创意和可用于不同Office 应用程序的可访问模板的集合, 请参阅使你的模板更易于访问, 并获取 Office 的易于访问的模板。 如果必须使用表布局, 请确保它设计为在列中逐行读取, 并尝试最大限度地减少到达结束时所需的 Tab 键按下或轻扫的次数。

导航和焦点顺序

屏幕阅读器用户依靠 Tab 键或轻扫在文档中导航。 每个 Tab 键按下或轻扫都会将文档中的焦点移动到下一部分, 并允许屏幕阅读器读出该部分中的内容。

若要实现易于访问的导航, 请确保文档内容中的部件已进行了逻辑排序。 如果文档内容由单独的文本和图像片段放在一起, 例如在 PowerPoint 幻灯片上, 则这一点尤其重要。 如果未对部件进行逻辑组织, 屏幕阅读器将以错误的顺序阅读它们, 从而为用户提供了解内容的极小机会。 若要测试导航, 请通过按 tab 键或在屏幕上向左或向右轻扫, 激活屏幕阅读器并在文档中移动。 确保焦点按预期方式在文档中移动。

另请参阅

视频:创建易于访问的文档

视频:在 Excel 中创建更易访问的表格

视频:在 Excel 中创建更易访问的图表

视频: 在 PowerPoint 中创建更易于访问的幻灯片

创建易于访问的 PDF

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。 如果你是残疾人士或对辅助功能存在疑问,请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训,并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站,找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户,请联系企业版辅助功能 Answer Desk

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