创建新的共享笔记本

多人作为一个整体记录笔记是一个相互协作的过程。与“锁定”文件一次只允许一人进行编辑的其他程序不同,Microsoft Office OneNote 2007 允许多个用户同时访问一组共享的笔记。它会自动同步每个人对笔记本所做的更改,以便笔记本始终保持最新状态。

OneNote 还在每个用户的计算机上保留了单独的笔记脱机副本。这样,即使参与者已与网络断开连接,他们仍然能够以本地方式编辑笔记。当他们下一次连接到共享的笔记本时,OneNote 会自动将他们的更改与其他每个人所做的更改进行合并。

建立共享的笔记本非常简单。新建笔记本向导将指导您完成所有步骤,在您与团队成员均可访问的网络位置中创建共享笔记本。您也可以在计算机的文件共享中创建笔记本。

创建新的共享笔记本

  1. “文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“笔记本”

  2. 在“新建笔记本向导”中,执行下列操作:

    • “名称”框中,输入共享笔记本的名称(如每周团队状态报告哲学研究小组笔记)。

    • 可以选择笔记本封面的颜色,该封面将作为图标显示在“笔记本”导航栏上。

    • 可以从“来自模板”列表中选择用于共享笔记本中各页的默认模板。

  3. 单击“下一步”

  4. “谁将使用此笔记本?”下,单击“将由多个用户共享此笔记本”,然后执行下列操作之一:

    • 如果您和将使用共享笔记本的人员有权访问和更改网络文件共享或服务器上的文件,请单击“在服务器上”

      注意: 您可能需要与网络管理员联系,以获得访问服务器上的文件共享的权限。

    • 单击“在此计算机上的共享文件夹中”以在您的计算机上创建一个其他人能够访问的文件共享。为了在硬盘驱动器上创建共享文件夹,您需要以管理员身份登录计算机。

      注意: 只有在大部分时间里可通过网络访问您的计算机时才选择此选项。如果您经常使计算机脱机,或者经常带着计算机出差,请考虑在网络文件共享上创建共享的笔记本。

  5. 单击“下一步”

  6. 为新的共享笔记本选择一个合适的位置。建议选择以下位置:

    • 公司或学校计算机网络上的内部或公共文件共享

    • 您具有管理员权限的计算机上的共享文件夹

    • Microsoft Windows SharePoint Services 网站上的文档库

    • 高存储容量 USB(通用串行总线)驱动器

      建议您不要将共享笔记本与任何其他文件共享或文件夹共享技术以及同步技术一起使用。

  7. “位置”框中,验证建议的共享笔记本位置。

    注意: 在步骤 2 中输入的笔记本名称将自动添加到位置路径中。

  8. 要创建一封包含指向共享笔记本位置的链接的电子邮件,请选中“创建包含指向此笔记本的链接的电子邮件,以便我将笔记本发送给其他用户”复选框。

    提示: 在创建了指向共享笔记本的链接之后,如果要发送此链接,请在“共享”菜单上,单击“向他人发送共享笔记本链接”

  9. 单击“创建”

    注意: OneNote 会在您指定的位置创建一个共享笔记本。根据您在新建笔记本向导中选择的选项,OneNote 可能会显示对话框和附加的帮助主题,以指导您完成为其他用户设置权限的所有步骤。

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