创建新数据库

创建新数据库

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

本文介绍了启动Access的基本过程,创建数据库,将使用台式计算机上不能通过 Web。它说明了如何使用模板创建桌面数据库以及如何通过创建自己的表、 窗体、 报表和其他数据库对象构建从头数据库。此外介绍您可以使用将现有数据导入到新数据库的一些技巧。

本文内容

概述

使用模板创建数据库

不使用模板创建数据库

将数据从其他源复制到 Access 表

导入、 追加,或从其他源链接到数据

添加应用程序部件

打开现有的 Access 数据库

概述

当您首次启动 Access,或者如果您关闭而不关闭 Access 数据库,则显示 Microsoft Office Backstage 视图。

Backstage 视图是从其创建新数据库、 打开现有数据库、 查看从Office.com特色的内容的起点,您可以使用 Access 数据库文件或外部的数据库,而不执行的任何内容内数据库。

创建数据库

当您打开 Access 时,Backstage 视图将显示新建选项卡。新建选项卡提供了您可以创建一个新的数据库的几种方法:

  • 空白的数据库   如果需要,您可以从头开始。如果您使用非常具体的设计要求或者有需要以适应或者整合的现有数据,这是一个好的选择。

  • 安装使用 Access 模板   请考虑使用模板,如果您要启动一个新项目,并且想要开始。Access 附带有多个默认安装的模板。

  • 从Office.com模板   除了使用 Access 附带的模板,您可以找到Office.com许多更多模板。您甚至不必打开浏览器,从新建选项卡提供了模板。

添加到数据库

一旦您正在数据库中,您可以添加字段、 表或应用程序部件。

应用程序部件是一项功能,使您可以同时使用多个相关的数据库对象,就像一个。例如,应用程序部件可能包含表和基于表的窗体。可以通过使用应用程序部件,同时添加表和窗体。

您还可以创建查询、 窗体、 报表、 宏-您习惯于使用的数据库对象。

使用模板创建数据库

Access 附带的模板,使您可以为不同的是或作为起始点。模板是现成到数据库中包含所有表、 查询、 窗体、 宏和需要执行特定任务的报表。例如,有模板可用于跟踪问题、 管理联系人,或保留记录的费用。某些模板包含一些示例记录以帮助说明其使用。

如果这些模板之一适合您的需求,使用它通常的最快方法是获取启动数据库。但是,如果您要导入 Access 的另一个程序中的数据,您可能决定最好不使用模板创建数据库。模板具有已定义的数据结构,它可能需要大量工作以适应您现有的数据对该模板的结构。

  1. 如果您有一个数据库打开,请在文件选项卡上,单击关闭。Backstage 视图中显示新建选项卡。

  2. 新建选项卡,其中一些内置 Access 提供了几组模板。您可以从Office.com下载其他模板。请参阅本文的详细信息下一步部分。

  3. 选择要使用的模板。

  4. Access 建议您在文件名框中的数据库的文件名称,您可以更改文件名,如果您希望。若要将数据库保存在文件名框下方显示从另一个文件夹中,单击 按钮图像 ,浏览到要在其中保存它,然后单击确定的文件夹。(可选) 您可以创建并链接到 SharePoint 网站的数据库。

    注意: 尽管它们都使用 SharePoint,桌面数据库链接到 SharePoint 网站不使用 Access Services web 数据库相同。若要使用桌面数据库,您必须安装 Access。使用 web 浏览器,可以使用 web 数据库。

  5. 单击“创建”。

    Access 将从您选择,并打开数据库的模板创建数据库。对于许多模板,您可以开始输入数据显示窗体。如果模板包含示例数据,您可以通过单击记录选择器 (灰色的框或记录左侧栏),然后执行下列操作来删除每条记录:

    开始选项卡,在记录组中,单击删除按钮图像

  6. 若要开始输入数据,窗体上的第一个空单元格中单击,然后开始键入。使用导航窗格浏览其他窗体或报表,您可能希望使用。某些模板包括导航窗体,以便您可以在不同的数据库对象之间移动。

有关如何使用模板的详细信息,请参阅使用模板创建 Access 桌面数据库一文。

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不使用模板创建数据库

如果您不感兴趣使用模板,您可以通过构建您自己的表、 窗体、 报表和其他数据库对象创建数据库。在大多数情况下,这包括一项或两项操作:

  • 输入、 粘贴或将数据导入的表,当您创建一个新数据库创建,然后重复该过程,使用创建选项卡上的表格命令创建的新表。

  • 从其他源导入数据,并在流程中创建新表。

创建空白的数据库

  1. 文件选项卡上,单击新建,然后单击空白数据库

  2. 文件名框中键入文件名。若要更改默认文件的位置,单击 (文件名框中) 旁边的以将您的数据库的位置中浏览 按钮图像 ,浏览到新位置,然后单击确定

  3. 单击“创建”。

    Access 将创建一个空表名为 Table1,为数据库,并在数据表视图中打开 Table1。将光标置于单击以添加列中的第一个空单元格。

  4. 开始键入要添加数据,或者您可以将数据从其他源,粘贴复制到 Access 表的另一个源中的数据的节中所述。

在数据表视图中输入数据旨在非常类似于 Excel 工作表中工作。在输入数据时创建的表格结构。将新列添加到数据表时,表中定义一个新的字段。Access 会自动将每个字段的数据类型,根据您输入的数据。

如果不想在 Table1 中的数据输入这一次,单击关闭 按钮图像 。如果您对表进行任何更改,Access 将提示您保存所做的更改。单击以保存所做的更改,单击放弃,或单击取消以使表保持打开状态。

提示: Access 将查找名为Blank.accdb位于 [安装驱动器] 文件夹中的文件: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\。如果存在, Blank.accdb是为所有新的空白数据库模板不包括 web 数据库。所有新的空白数据库继承它包含的任何内容。这是分发默认内容,如部件号或公司免责声明和策略的好办法。请记住, Blank.accdb不起作用上创建的新的空白 web 数据库。

重要: 如果您关闭 Table1 而不保存它至少一次,Access 将删除整个表格,即使您在其中输入数据。

添加表

您可以通过使用创建选项卡上的组中的命令添加到现有数据库的新表。

Access 功能区图像

创建一个表,在数据表视图中启动   在数据表视图中,您可以立即输入数据,并让 Access 生成后台表结构。(Field1、 Field2、 等),按数字顺序指定字段名称,Access 将自动设置每个字段的数据类型,根据您输入的数据。

  1. 创建选项卡的组中,单击表格按钮图像

    Access 将创建表,并选择单击以添加列中的第一个空单元格。

  2. 字段选项卡上的添加和删除组中,单击您想要添加的字段的类型。如果看不到所需的类型,请单击其他字段 按钮图像

  3. Access 会显示常用的字段类型的列表。单击所需的字段类型,Access 将新字段添加到数据表的插入点。

    您可以通过拖动来移动字段。拖动时数据表中的字段,垂直插入条形图显示字段放置的位置。

  4. 若要添加数据,开始在第一个空单元格,键入或粘贴其他来源的数据,部分中的数据复制到 Access 表的另一个源中所述。

  5. 要重命名列(字段),请双击对应的列标题,然后键入新名称。

    以便您可以辨别您在字段列表窗格中看到它时它包含的内容,应为每个字段中,有意义的名称。

  6. 要移动一列,请单击其标题以选择该列,然后再将列拖到所需的位置。您可以同时选择多个相邻的列,然后将它们拖动到新位置集中。要选择多个相邻的列,请单击列标题的第一列,然后在按住 SHIFT,同时单击最后一列的列标题。

创建一个表,在设计视图中启动   在设计视图中,您首先创建的表格结构。然后切换到数据表视图以输入数据,或使用其他方法,如粘贴或导入输入数据。

  1. 创建选项卡的组中,单击表格设计按钮图像

  2. 在表中每个字段中,在字段名称列中,键入一个名称,然后从数据类型列表中选择一种数据类型。

  3. 如果需要,您可以在说明栏中键入每个字段的说明。当光标位于该字段在数据表视图中的说明将显示在状态栏。说明也用作状态栏文本的窗体或报表,通过从字段列表窗格中,拖动字段创建的所有控件以及创建的所有控件为该域使用窗体向导或报表向导时。

  4. 添加完所有字段后,保存表:

    • 在“文件”选项卡上,单击“保存”。

  5. 您可以开始键入数据在表中随时通过切换到数据表视图中,单击第一个空单元格。复制到 Access 表的另一个源中的数据部分中所述,您还可以粘贴其他来源的数据。

设置在设计视图中的字段属性   无论您如何创建表格,最好检查并设置字段属性。同时在数据表视图中可用的某些属性,则只能在设计视图中设置某些属性。若要切换到设计视图中,右键单击导航窗格中的表,然后单击设计视图。若要查看字段的属性,单击设计网格中的字段。属性将显示下面设计网格中,在字段属性下。

若要查看每个字段属性的说明,请单击属性,然后阅读字段属性下的属性列表旁边的框中的说明。您可以通过单击帮助按钮来获得更多详细的信息。

下表介绍了一些常用调整字段属性。

属性

说明

字段大小

对于文本字段,该属性设置的最大存储在字段中的字符数。最大值为 255 个字符。对于数值字段,该属性设置将存储的数字的类型 (长整型,双,依此类推)。最有效的数据存储,建议您分配至少您认为将需要的数据的空间量。您可以调整值向上更高版本,如果需要更改。

格式

此属性设置数据的显示方式。存储在字段中,它不会影响实际数据。您可以选择预定义的格式或输入自定义格式。

输入的掩码

使用此属性指定将此字段中输入的所有数据的模式。这有助于确保所有数据都输入正确,并且包含所需的数量的字符。有关构建输入的掩码的帮助,请单击属性框右侧的 “生成器”按钮

默认值

使用此属性,以指定在此字段中的新记录添加每次将显示的默认值。例如,如果您有要在其中始终以记录添加了记录的日期的日期/时间字段,您可以输入"date ()"(不含引号) 作为默认值。

必填

此属性设置是否在此字段中需要一个值。如果您为设置此属性,访问不允许您要添加新记录,除非此字段中输入值。

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将数据从其他源复制到 Access 表

如果您的数据当前存储在其他程序,例如 Excel,您可以复制并将其粘贴到 Access 表。一般情况下,此最适合您的数据已分隔到列,如果跟它们在 Excel 工作表中。如果您的数据在 word 处理程序,最好使用选项卡上,分隔的数据列,或将数据转换为表格中的文字处理程序之前复制的数据。如果您的数据需要任何编辑或操作 (例如,将全名分隔成名字和姓氏),您可能希望执行此操作之前复制数据,尤其是您尚不熟悉 Access。

将数据粘贴到一个空表,Access 将设置根据哪种类型的数据发现的每个字段的数据类型。例如,如果粘贴的字段包含日期值,则 Access 应用日期/时间数据类型设置为该字段。如果粘贴字段中包含字词"是"和"否",Access 会将应用是/无数据类型的字段。

访问名称取决于它所查找的粘贴数据的第一行中的字段。如果粘贴数据的第一行的行,请按照类型类似,Access 将确定第一行的数据的一部分,赋予该字段 (F1、 F2 等) 的一般名称。如果粘贴数据的第一个行不是类似于后面的行,Access 将确定第一行包含字段名称。访问相应地名称字段,并且不包括数据中的第一行。

如果 Access 赋予通用字段名称,则应重命名字段越早越好为了避免混淆。使用以下过程:

  1. 按 CTRL + S 以保存表。

  2. 在数据表视图中,双击每个列标题,,然后键入每个列的描述性的字段名称。

  3. 再次保存表。

注意: 您也可以通过切换到设计视图和编辑的字段名称重命名字段。要切换到设计视图,请右键单击导航窗格中的表,然后单击设计视图。若要切换回数据表视图,请双击导航窗格中的表。

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导入、 追加,或从其他源链接到数据

您可能具有数据存储在其他程序中,并且您想要将数据导入到一个新表或将其追加到现有表在 Access 中。您可能会在其他程序中,使其数据的人员使用,而您想要处理它在 Access 中链接到它。两种方法,Access 中轻松处理来自其他来源的数据。从 Excel 工作表、 另一个 Access 数据库中的表、 从 SharePoint 列表,或从各种其他源,您可以导入数据。您使用的过程稍有,不同,具体取决于您的源,但以下过程将引导您入门。

  1. 在 Access 中,在外部数据选项卡上的导入和链接组中,单击您要导入的文件类型的命令。

    “外部数据”选项卡上的“导入和链接”组

    例如,如果您从 Excel 工作表导入数据,请单击Excel。如果看不到您需要的程序类型,请单击更多

    注意: 如果在导入和链接组中,无法找到正确的格式类型,您可能需要启动最初创建数据的程序,然后使用该程序中常见的文件格式 (如带分隔符的文本文件) 之前的数据保存可以 import 该数据导入到 Access。

  2. 获取外部数据对话框中,单击浏览以查找数据源文件,,或在文件名框中键入的源数据文件的完整路径。

  3. 单击所需的选项 (所有程序都允许您导入,和一些都让您追加或链接) 在指定要存储当前数据库中的数据的方式和位置下。您可以创建一个使用导入的数据的新表或者 (与某些程序) 您可以将数据追加到现有表或创建链接的表来保持源应用程序中的数据的链接。

  4. 如果启动向导,请按照下一步几页上的向导中的说明。在向导的最后一页上,单击完成

    如果您从 Access 数据库导入对象或链接表,将显示导入对象链接表对话框。选择您希望,然后单击确定的项目。

    准确的流程取决于您选择导入、 追加,或将数据链接。

  5. Access 将提示您是否希望保存您刚刚完成导入操作的详细信息。如果您认为,您将执行相同导入操作以后,单击保存导入步骤,然后输入详细信息。您可以通过单击外部数据选项卡上的导入和链接组中保存的导入 按钮图像 轻松重复将来的操作。如果您不想要保存该操作的详细信息,请单击关闭

如果您选择要导入的表,Access 将数据导入新表,然后在导航窗格中显示在组下的表。如果您选择要将数据追加到现有的表,则将数据添加到该表。如果您选择要链接到数据,Access 将创建在导航窗格中的组中的下一个链接的表。

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添加应用程序部件

您可以使用应用程序部件添加到现有数据库的功能。应用程序部件可以很简单,只需为单个表,或者它可以包含多个相关的对象,例如表格和绑定窗体。

例如,批注应用程序部件包含 ID 自动编号字段、 日期字段中和备注字段的表。您可以将其添加到任何数据库并将其用作-,或使用最少自定义。

  1. 打开要向其中添加应用程序部件的数据库。

  2. 单击“创建”选项卡。

  3. 模板组中,单击应用程序部件。可用的部分的列表将打开。

  4. 单击您想要添加的应用程序部件。

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打开现有的 Access 数据库

  1. “文件”选项卡上,单击“打开”

  2. 打开对话框中,浏览到要打开的数据库。

  3. 执行下列操作之一:

    • 双击该数据库,在Access 选项对话框中或管理策略设置模式中指定的默认模式中打开它。

    • 单击打开以在多用户环境中打开共享的 access 数据库,以便您和其他用户可以读取和写入到数据库。

    • 单击打开按钮旁边的箭头,然后单击以只读方式打开以打开只读 access 数据库,以便您可以查看,但不能对其进行编辑。其他用户仍然可以读取和写入数据库。

    • 单击打开按钮旁边的箭头,然后单击以独占方式打开要使用的独占访问权打开数据库。当有具有独占访问权打开数据库时,尝试打开该数据库的任何其他人收到"已在使用的文件"消息。

    • 单击打开按钮旁边的箭头,然后单击以独占只读方式打开数据库以只读方式访问。其他用户仍然可以打开数据库,但仅限于只读模式。

注意: 在外部文件格式,如 dBASE、 Microsoft Exchange 或 Excel 中,可以直接打开数据文件。您可以直接打开任何ODBC 数据源,如 Microsoft SQL Server。Access 自动为该数据文件,同一文件夹中创建新的 Access 数据库,并将链接添加到每个表中的外部数据库。

提示

  • 以打开一个最近打开的数据库,在文件选项卡上,单击最近,然后单击该数据库的文件名。Access 将使用相同的选项设置已打开它的上次打开数据库。如果未显示最近使用的文件列表中,在文件选项卡上,单击选项。在Access 选项对话框中,单击客户端设置。在显示下输入要显示在最近使用的文档列表中,最多 50 的文档数。

    您还可以在导航栏中的 Backstage 视图中,两次单击访问显示最近的数据库: 1)文件选项卡,2) 您要打开的最近的数据库。底部附近的最近选项卡,选择快速访问此数目的 ' 最近的数据库复选框,然后调整数据库以显示数。

  • 如果您打开数据库,通过单击文件选项卡上的打开命令,您可以查看先前已通过单击打开对话框中的最近使用的文档打开的数据库的快捷方式列表。

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你要做什么?

了解开始使用 Microsoft Office Access 页

使用模板创建数据库

不使用模板创建数据库

将数据从其他源复制到 Access 表

导入、 追加,或从其他源链接到数据

打开现有的 Access 数据库

创建自定义的空白模板

了解开始使用 Microsoft Office Access 页

当您首次启动 Access,或者如果您关闭而不关闭 Access 数据库,则显示开始使用 Microsoft Office Access页。

“开始使用 Microsoft Office Access”页

此页面是从其创建新数据库、 打开现有数据库,或查看特色从 Microsoft Office Online 的内容的起点。

使用模板创建数据库

Access 提供了各种各样的模板,您可以使用可以加快数据库创建过程。模板是包含所有表、 查询、 窗体和报表执行特定任务所需的现成到数据库。例如,有模板可用于跟踪问题、 管理联系人,或保留记录的费用。某些模板包含一些示例记录以帮助说明其使用。可以使用模板数据库,它们是,或者您可以自定义它们以更好地满足您的需求。

如果这些模板之一适合您的需求,使用它通常的最快方法是获取启动数据库。但是,如果您要导入 Access 的另一个程序中的数据,您可能决定最好不使用模板创建数据库。模板具有已定义的数据结构,它可能需要大量工作以适应您现有的数据对该模板的结构。

  1. 如果您有打开的数据库,单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,然后单击关闭数据库 按钮图像 以显示开始使用 Microsoft Office Access页面。

  2. 多个特色的模板显示在开始使用 Microsoft Office Access页上,中间和详细信息变为可用时单击模板类别窗格中的链接。您可以从 Office Online 网站下载其他模板。请参阅本文的详细信息下一步部分。

  3. 单击要使用的模板。

  4. Access 建议您在文件名框中的数据库的文件名称,您可以更改文件名,如果您希望。若要将数据库保存在文件名框下方显示从另一个文件夹中,单击 按钮图像 ,浏览到要在其中保存它,然后单击确定的文件夹。(可选) 您可以创建并链接到 SharePoint 网站的数据库。

  5. 单击创建(或下载,适用于 Office 的联机模板)。

    Access 将创建或下载数据库并将其打开。显示窗体时您可以开始输入数据。如果模板包含示例数据,您可以通过单击记录选择器 (灰色的框或记录左侧栏),然后执行下列操作来删除每条记录:

    开始选项卡,在记录组中,单击删除按钮图像

  6. 若要开始输入数据,窗体上的第一个空单元格中单击,然后开始键入。使用导航窗格浏览其他窗体或报表,您可能希望使用。

从 Office Online 下载模板

如果找不到开始使用 Microsoft Office Access页适合您的需求的模板,您已连接到 Internet,您可以浏览 Office Online 网站的较大的选定内容。

  1. 开始使用 Microsoft Office Access页上,在更多 Office Online 上,下单击模板

    Office Online 上的模板主页上将显示在浏览器窗口中。

  2. 使用 Office Online 的导航和搜索工具以找到您想要使用,并按照说明进行操作以下载它的 Access 模板。当您下载模板时,一个数据库文件下载到您的计算机,在 Access 的新实例中打开。在大多数情况下,该模板设计打开数据输入窗体,以便您可以立即开始输入数据。

有关如何使用模板的详细信息,请参阅Access 2007 模板指南一文。

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不使用模板创建数据库

如果您不感兴趣使用模板,您可以通过构建您自己的表、 窗体、 报表和其他数据库对象创建数据库。大多数情况下,这通常涉及以下一项或两项操作:

  • 输入、 粘贴或将数据导入的表,当您创建一个新数据库创建,然后重复该过程,使用创建选项卡上的表格命令创建的新表。

  • 从其他源导入数据,并在流程中创建新表。

创建空白的数据库
  1. 开始使用 Microsoft Office Access页上,在新的空白数据库下单击空白数据库

    “空白数据库”按钮

  2. 空白数据库窗格中,键入文件名框中的文件名。如果不提供文件扩展名,Access 将自动添加它。若要更改默认文件的位置,单击 (文件名框中) 旁边的以将您的数据库的位置中浏览 按钮图像 ,浏览到新位置,然后单击确定

  3. 单击“创建”。

    Access 将创建一个空表名为 Table1,为数据库,并在数据表视图中打开 Table1。将光标置于添加新字段列中的第一个空单元格。

  4. 开始键入要添加数据,或者您可以将数据从其他源,粘贴复制到 Access 表的另一个源中的数据的节中所述。

在数据表视图中输入信息旨在非常类似于Microsoft Office Excel 2007工作表中使用。同时输入数据创建表结构,的只要将新列添加到表中,定义一个新字段。Access 会自动将每个字段的数据类型,根据您输入的数据。

如果不想此时在 Table1 中输入信息,请单击关闭 按钮图像 。如果您对表进行任何更改,Access 将提示您保存对表的更改。单击以保存所做的更改,单击放弃,或单击取消以使表保持打开状态。

重要: 如果您关闭 Table1 而不保存它至少一次,Access 将删除整个表格,即使您在其中输入数据。

添加表

您可以通过使用创建选项卡上的组中的命令添加到现有数据库的新表。

Access 功能区图像

创建一个表,在数据表视图中启动   在数据表视图中,您可以立即输入数据,并让 Access 生成后台表结构。(Field1、 Field2、 等),按数字顺序指定字段名称,Access 将自动设置每个字段的数据类型,根据您输入的数据。

  1. 创建选项卡的组中,单击表格按钮图像

    Access 将创建表,并选择添加新字段列中的第一个空单元格。

    注意: 如果看不到添加新字段列,则您可能在设计视图,而不是数据表视图中。若要切换到数据表视图,请双击导航窗格中的表。Access 将提示您保存新的表,然后切换到数据表视图。

  2. 数据表选项卡上的字段和列组中,单击新域按钮图像

    Access 将显示字段模板窗格,其中包含常用的字段类型的列表。如果双击或将这些字段拖动到数据表,Access 按该名称将添加一个字段,并将其属性设置为这种类型的字段的相应值。以后,如果需要,您可以更改属性。如果拖动字段,必须将其拖拖动到数据表中包含数据的区域。将出现一个垂直插入栏,显示您字段放置的位置。

  3. 若要添加数据,开始在第一个空单元格,键入或粘贴其他来源的数据,部分中的数据复制到 Access 表的另一个源中所述。

  4. 要重命名列(字段),请双击对应的列标题,然后键入新名称。

    很好的做法有意义的名称为每个字段,以便您可以辨别您在字段列表窗格中看到它时它包含的内容。

  5. 要移动一列,请单击以选择该列,其标题,然后将列拖到所需的位置。

    您可以同时选择多个相邻的列,然后将它们拖动到新位置集中。要选择多个相邻的列,请单击列标题的第一列,然后在按住 SHIFT,同时单击最后一列的列标题。

创建一个表,在设计视图中启动   在设计视图中,您首先创建新的表格结构。然后切换到数据表视图以输入数据,或使用其他方法,如粘贴或导入输入数据。

  1. 创建选项卡的组中,单击表格设计按钮图像

  2. 在表中每个字段中,在字段名称列中,键入一个名称,然后从数据类型列表中选择一种数据类型。

    注意: 如果看不到字段名称数据类型列,则您可能在数据表视图,而不是在设计视图中。若要切换到设计视图中,右键单击导航窗格中的表,然后单击设计视图 按钮图像 。Access 会提示您输入的新表的名称,然后切换到设计视图。

  3. 如果需要,您可以在说明栏中键入每个字段的说明。当光标位于该字段在数据表视图中的说明将显示在状态栏。说明也用作状态栏文本的窗体或报表,通过从字段列表窗格中,拖动字段创建的所有控件以及创建的所有控件为该域使用窗体向导或报表向导时。

  4. 添加完所有字段后,保存表:

    • 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击保存或按 CTRL + S 按钮图像

  5. 您可以开始键入数据在表中随时通过切换到数据表视图中,单击第一个空单元格。复制到 Access 表的另一个源中的数据部分中所述,您还可以粘贴其他来源的数据。

创建一个表,使用模板   Access 提供了常用类型的表模板。单击一次鼠标,可以使用已配置的字段创建一个完整的表格结构,并准备使用。如果需要然后添加或删除字段,以便该表适合您的需求。

  1. 创建选项卡的组中,单击表格模板,然后从列表中选择其中一个可用的模板。

  2. 若要添加数据,开始在第一个空单元格中键入或粘贴其他来源的数据复制到 Access 表的另一个源中的数据的节中所述。

    • 若要删除列   

      1. 右键单击列标题中,,然后单击删除列 按钮图像

    • 若要添加新列   

      1. 数据表选项卡上的字段和列组中,单击新域按钮图像

      2. Access 将显示字段模板窗格,其中包含常用的字段类型的列表。如果双击或将这些字段拖动到数据表,Access 按该名称将添加一个字段,并将其属性设置为这种类型的字段的相应值。以后,如果需要,您可以更改属性。如果拖动字段,必须将其拖拖动到数据表中包含数据的区域。将出现一个垂直插入栏,显示您字段放置的位置。

  3. 保存表:

    • 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击保存或按 CTRL + S 按钮图像

设置在设计视图中的字段属性   无论您如何创建表格,最好检查并设置字段属性。这仅可在设计视图中完成。若要切换到设计视图中,右键单击导航窗格中的表,然后单击设计视图。若要查看字段的属性,单击设计网格中的字段。属性将显示下面设计网格中,在字段属性下。

若要查看每个字段属性的说明,请单击属性,然后阅读字段属性下的属性列表旁边的框中的说明。您可以通过按 F1 获取更多详细的信息。

下表介绍了一些常用调整字段属性。

属性

说明

字段大小

对于文本字段,该属性设置的最大存储在字段中的字符数。最大值为 255 个字符。对于数值字段,该属性设置将存储的数字的类型 (长整型,双,依此类推)。最有效的数据存储,建议您分配至少您认为将需要的数据的空间量。您可以调整值向上更高版本,如果需要更改。

格式

此属性设置数据的显示方式。存储在字段中,它不会影响实际数据。您可以选择预定义的格式或输入自定义格式。

输入的掩码

使用此属性指定将此字段中输入的所有数据的模式。这有助于确保所有数据都输入正确,并且包含所需的数量的字符。有关构建输入的掩码的帮助,请单击属性框右侧的 “生成器”按钮

默认值

使用此属性,以指定在此字段中的新记录添加每次将显示的默认值。例如,如果您有要在其中始终以记录添加了记录的日期的日期/时间字段,您可以输入"date ()"(不含引号) 作为默认值。

必填

此属性设置是否在此字段中需要一个值。如果您为设置此属性,访问不允许您要添加新记录,除非此字段中输入值。

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将数据从其他源复制到 Access 表

如果您的数据将当前存储在其他程序,如Office Excel 2007,您可以复制并将其粘贴到 Access 表。一般情况下,此最适合您的数据已分隔到列,如果跟它们在 Excel 工作表中。如果您的数据在 word 处理程序,最好使用选项卡上,分隔的数据列,或将数据转换为表格中的文字处理程序之前复制的数据。如果您的数据需要任何编辑或操作 (例如,将全名分隔成名字和姓氏),您可能希望执行此操作之前复制数据,特别是当您还不熟悉 Access。

将数据粘贴到一个空表,Access 将设置根据哪种类型的数据发现的每个字段的数据类型。例如,如果粘贴的字段包含日期值,则 Access 应用日期/时间数据类型设置为该字段。如果粘贴字段中包含字词"是"和"否",Access 会将应用是/无数据类型的字段。

访问名称取决于它所查找的粘贴数据的第一行中的字段。如果粘贴数据的第一行的行,请按照类型类似,Access 将确定第一行的数据的一部分,赋予该字段 (F1、 F2 等) 的一般名称。如果粘贴数据的第一个行不是类似于后面的行,Access 将确定第一行包含字段名称。访问相应地名称字段,并且不包括数据中的第一行。

如果 Access 赋予通用字段名称,则应重命名字段越早越好为了避免混淆。使用以下过程:

  1. 保存表。

    • 单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后单击保存或按 CTRL + S 按钮图像

  2. 在数据表视图中,双击每个列标题,,然后键入每个列的有效的字段名称。它可能像您正在键入数据,但列标题行包含字段名称,而不是数据。

  3. 再次保存表。

注意: 您也可以通过切换到设计视图和编辑的字段名称重命名字段。要切换到设计视图,请右键单击导航窗格中的表,然后单击设计视图。若要切换回数据表视图,请双击导航窗格中的表。

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导入、 追加,或从其他源链接到数据

您可能具有数据存储在其他程序中,并且您想要将数据导入到一个新表或将其追加到现有表在 Access 中。您可能会在其他程序中,使其数据的人员使用,而您想要处理它在 Access 中链接到它。两种方法,Access 中轻松处理来自其他来源的数据。从 Excel 工作表、 另一个 Access 数据库中的表、 从 SharePoint 列表,或从各种其他源,您可以导入数据。您使用的过程稍有,不同,具体取决于您的源,但以下过程将引导您入门。

  1. 在 Access 中,在外部数据选项卡上的导入组中,单击您要导入的文件类型的命令。

    Access 功能区图像

    例如,如果您从 Excel 工作表导入数据,请单击Excel。如果看不到您需要的程序类型,请单击更多

    注意: 如果无法找到正确的格式类型在导入组中,您可能需要启动最初创建数据的程序,然后使用该程序将数据保存在常见的文件之前,您可以导入的数据格式 (如带分隔符的文本文件) 到 Access。

  2. 获取外部数据对话框中,单击浏览以查找数据源文件,,或在文件名框中键入的源数据文件的完整路径。

  3. 单击所需的选项 (所有程序都允许您导入,并且一些都允许追加或链接) 在指定要存储当前数据库中的数据的方式和位置下。您可以创建一个使用导入的数据的新表或者 (与某些程序) 您可以将数据追加到现有表或创建链接的表来保持源应用程序中的数据的链接。

  4. 如果启动向导,请按照下一步几页上的向导中的说明。在向导的最后一页上,单击完成

    如果您从 Access 数据库导入对象或链接表,将显示导入对象链接表对话框。选择的项目,然后单击确定

    准确的流程取决于您选择导入、 追加,或将数据链接。

  5. Access 将提示您是否希望保存您刚刚完成导入操作的详细信息。如果您认为,您将执行相同导入操作以后,单击保存导入步骤,然后输入详细信息。您可以通过单击外部数据选项卡上的导入组中保存的导入 按钮图像 轻松重复以后操作。如果您不想要保存该操作的详细信息,请单击关闭

如果您选择要导入的表,Access 将数据导入新表,然后在导航窗格中显示在组下的表。如果您选择要将数据追加到现有的表,则将数据添加到该表。如果您选择要链接到数据,Access 将创建在导航窗格中的组中的下一个链接的表。

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打开现有的 Access 数据库
  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打开”。

  2. 打开对话框中,浏览到要打开的数据库。

  3. 执行下列操作之一:

    • 双击该数据库,在Access 选项对话框中或管理策略设置模式中指定的默认模式中打开它。

    • 单击打开以在多用户环境中打开共享的 access 数据库,以便您和其他用户可以读取和写入到数据库。

    • 单击打开按钮旁边的箭头,然后单击以只读方式打开以打开只读 access 数据库,以便您可以查看,但不能对其进行编辑。其他用户仍然可以读取和写入数据库。

    • 单击打开按钮旁边的箭头,然后单击以独占方式打开数据库以独占访问。当有具有独占访问权打开数据库时,尝试打开该数据库的任何其他人收到"已在使用的文件"消息。

    • 单击打开按钮旁边的箭头,然后单击以独占只读方式打开数据库以只读方式访问。其他用户仍然可以打开数据库,但仅限于只读模式。

如果找不到您要打开的数据库   

  1. 打开的对话框中,单击我的计算机查找范围下拉列表中单击我的电脑

  2. 在驱动器列表中,右键单击您认为驱动器可能包含该数据库,然后单击搜索

  3. 搜索结果对话框中,键入您的搜索条件,然后单击搜索要搜索的数据库。

  4. 如果找到该数据库,则双击它以将其打开。

  5. 您必须单击数据库以打开打开对话框中的取消。然后,关闭搜索结果对话框。

注意: 在外部文件格式,如 dBASE、 困境、 Microsoft Exchange 或 Excel 中,可以直接打开数据文件。您可以直接打开任何ODBC 数据源,如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 自动为该数据文件,同一文件夹中创建新的 Access 数据库,并将链接添加到每个表中的外部数据库。

提示
  • 若要打开最近打开的数据库之一,单击开始使用 Microsoft Office Access页上的打开最近的数据库列表中该数据库的文件名称。Access 将使用它了最后一次打开它的相同的选项设置打开数据库。如果未显示最近使用的文件列表中,单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,然后单击Access 选项。在Access 选项对话框中,单击高级。在显示下输入要显示在最近使用的文档列表中,最多为 9 个的文档数。

  • 如果您打开数据库,通过单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,然后使用打开命令,您可以查看先前已通过单击最近使用的文档在打开的数据库的快捷方式列表打开对话框。

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创建自定义的空白模板

当您创建新的空白数据库时,Access 将打开一个新表,在其中您可以输入数据,但它在数据库中创建任何其他对象。如果需要其他对象,如窗体、 报表、 宏或其他表格,显示在您创建的所有新数据库中,您可以创建自定义的空白模板包含这些对象。然后下, 一次您创建新的数据库,它将已包含您的模板中的这些对象。除了这些对象,该模板可以包含数据,以及任何特殊的配置设置、 数据库属性、 引用或您想要在所有新数据库中的代码预先设置的表。

例如,假设您有您要使用的所有项目中的宏的集合。如果您创建空白模板包含这些宏,Access 将包含它们在您创建的任何新数据库。

您可以在Office Access 2007文件格式、 Access 2002-2003年文件格式或 Access 2000 文件格式创建空白模板。模板必须命名 Blank.accdb Office Access 2007文件格式,以及 Blank.mdb 早期文件格式。

  • 如果默认文件格式设置为 Access 2000 或 Access 2002-2003 中,Access 将使用 Blank.mdb 为空白模板文件的名称。在与 Blank.mdb 相同的文件格式创建新数据库。例如,即使您的默认文件格式是 Access 2000 模板,命名为 Blank.mdb Access 2002-2003年文件格式时,您创建的任何新数据库将 Access 2002-2003年格式。

  • 如果 Access 2007 中设置默认文件格式,Access 将使用 Blank.accdb 作为空白模板文件名称。

如何更改默认文件格式?

  1. 单击“Microsoft Office”按钮 Office 按钮图像 ,然后单击“Access 选项”。

  2. Access 选项对话框中,单击常用

  3. 创建数据库默认文件格式下拉列表中选择所需的格式。

若要创建空白模板,请执行下列操作之一:

  • 创建新数据库 (可以其命名为空白或为其临时名称),然后导入或创建要包含在模板中的对象。

  • 创建现有数据库已经包含要在模板中,这些对象的副本,然后删除不希望任何的对象。

要在模板中的对象后,您必须将其保存到的特定位置。

  1. Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 中,单击,然后指向另存为

  2. 保存在另一种格式的数据库,请在下单击所需的模板的文件格式。

  3. 另存为对话框中,通过浏览找到以下两个模板文件夹之一:

    • 系统模板文件夹   例如,C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • 用户模板文件夹   例如:

      • 在Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • 在 Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中   C:\Documents 和 Settings\user name\Application Data\Microsoft\Templates

        注意: 在系统模板文件夹中的空白模板将覆盖任何用户模板文件夹中的空白模板。

  4. 文件名框中,键入Blank.accdb (或Blank.mdb,如果您正在创建的早期版本的模板),然后单击保存

既然新模板后,当您创建新的空白数据库时,默认情况下模板中的对象包含在您创建的任何新数据库中。您不使用模板创建新的空白数据库时,access 将在数据表视图中打开一个新表。

若要停止使用空白模板,删除或重命名文件命名为 Blank.accdb (或 Blank.mdb,为早期版本的 Access)。

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