创建文档工作区网站

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果组织中有多人协同处理文件,版本、注释和电子邮件有时会分散在不同位置。使用文档工作区网站,有助于提高人们的协同工作效率。

注意: 若要创建文档工作区网站,您必须具备在文档工作区网站所在的 Microsoft Windows SharePoint Services 网站上创建工作区网站的权限。有关详细信息,请与管理员联系。

本文内容

文档工作区网站概述

更新文件

创建文档工作区网站的方法

从 Office 文件中创建文档工作区网站

通过发送电子邮件创建文档工作区网站

从库中文件创建文档工作区网站

从 Web 浏览器中创建文档工作区网站

将成员添加到文档工作区网站

文档工作区网站概述

文档工作区网站是 SharePoint 网站,它有助于您与他人协作开发一个或多个相关文档。这种网站提供了一些工具,使用这些工具可以共享和更新文件,并随时了解这些文件的状态。

如果要创建的网站所基于的文件是在下列任一 2007 Microsoft Office 系统 程序中创建的,则可以直接处理文档工作区网站上的文件,也可以处理您自己的副本:Word、Excel、PowerPoint 或 Visio。您可以定期用服务器上的更改更新自己的副本,也可以用副本上的更改更新服务器。  

创建文档工作区网站后,您的文件存储在网站的文档库中,成员可以在此使用 Microsoft Office 程序处理文件,也可以在 Web 浏览器中查看文件。成员还可以将相关文件添加到库中。库是 SharePoint 网站上的一个位置,您可以在此与团队成员一起创建、收集、更新和管理文件。库可以跟踪文件的版本,以便人们查看更改的历史,如有必要,还可以恢复早期版本。库还可以要求批准文件和要求签出文档,以防止人们同时进行互相冲突的更改。

文档工作区网站还提供列表,可帮助团队交流和跟踪任务(如通知和链接)。例如,您可能希望介绍一位参与项目的新团队成员,或共享一个到相关网站的链接。您还可以注册获得文档或工作区的通知,注册后,如果有人更改了文档或添加了新内容,您将收到电子邮件通知。

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更新文件

您可以使用文档管理工具(例如,向网站添加成员的工具或更新任务的工具),这些工具位于 Web 浏览器中的文档工作区中,或文件的“文档管理”任务窗格中。

“文档管理”任务窗格

当使用 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 打开文档工作区网站所基于的文档的本地副本时,Microsoft Office 程序会定期从文档工作区网站获得更新,并提示用这些更改更新您的副本。例如,如果文档工作区网站上的副本发生了更改,您可能希望在自己的副本中查看并处理这些更新。

如果更改自己的副本,则可以定期更新文档工作区网站上的副本,以便这些更改对其他网站成员可用。如果文档工作区网站副本的更改与您对自己的副本所做的更改相冲突,您可以选择保存哪个副本。您还可以更改更新设置,如提示更新文件的时间。

只有下列文件类型才能使用文档更新:

  • Word 文档

  • Word XML 文件

  • Word 单个文件网页 (MHTML)

  • Excel 工作簿

  • Excel 单个文件网页 (MHTML)

  • Excel XML 文件

  • PowerPoint 演示文稿

  • Visio 绘图

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创建文档工作区网站的方式

创建文档工作区网站后,即可开始使用网站,向其添加其他列表或库,或按照特定需要对网站进行自定义。

如果文档工作区网站是通过从 Microsoft Office Outlook 2007 发送电子邮件设置的,则电子邮件的“收件人”“抄送”框中的人将自动添加为网站成员。如果使用其他方式创建工作区,则可在创建网站后添加其他成员。

可以使用以下方法创建文档工作区网站:

  • “文档管理”任务窗格    使用以下任一 2007 Office 版本程序时,以这种方式创建文档工作区网站是可以实现文件共享的一种途径:Word、Excel、PowerPoint 或 Visio。如果已经在处理文件,希望不退出程序就创建工作区,这是最佳方法。

  • 通过发送电子邮件    在电子邮件中将文件作为共享附件发送时,可以创建文档工作区网站。作为共享附件的发件人,您就是工作区的管理员。邮件的所有收件人都是文档工作区网站的成员,他们具有向网站提供内容的权限。如果希望在创建工作区时邀请网站成员,请使用此方法。

  • 从 SharePoint 库中的现有文档    如果文件已存储在 SharePoint 网站的库中,请使用此方法。在更新文档工作区网站的文件时,可以用您的更改更新库中的原始副本。

  • 从 SharePoint 网站    在 Web 浏览器中处理 SharePoint 网站时,可采用此方法创建文档工作区网站。采用此方法,您可以在创建网站时选择更多详细信息,如说明、用户权限以及网站 Web 地址的最后部分。

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从 Office 文件创建文档工作区网站

  1. 在以下 2007 Office 版本程序中,请执行下列操作:

    Word、Excel 或 PowerPoint

    • 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,单击发布,然后单击创建文档工作区

      Visio

    • “工具”菜单上,单击“文档管理”

  2. “文档管理”任务窗格的“文档工作区”下,键入工作区名称。

    如果已经保存过文件,则默认名称为文档的名称,您可以更改此名称。

  3. “新工作区位置”列表中,输入要在其中创建工作区的 SharePoint 网站的位置。

    如果以前访问过您的 SharePoint 网站,则其名称会显示在列表中。如果看不到网站的名称,请单击“键入新 URL”,然后键入网站的 Web 地址。

  4. 单击“创建”

  5. 如果未保存过此文件,请在提示保存时单击“是”

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通过发送电子邮件创建文档工作区网站

通过将文件作为共享附件发送,可以从 Office Outlook 2007 创建文档工作区网站。电子邮件的“收件人”“抄送”框中包含的人将成为网站的成员。收件人会收到文档工作区网站所基于的文件的副本,以及对工作区的访问邀请。

  1. 在 Office Outlook 2007 的“文件”菜单上,单击“新建”,然后单击“邮件”

  2. 在电子邮件的“收件人”“抄送”框中,输入要添加为文档工作区网站成员的人的姓名。

  3. “邮件”选项卡上的“包括”组中,单击“附加文件”,然后单击“文件”

  4. 通过浏览找到并选择要附加的文件,然后单击“插入”

  5. “邮件”选项卡上的“包括”组中,单击“附加文件”,然后单击“附件选项”

  6. “附件选项”任务窗格中,单击“共享附件”

    文档工作区网站的访问邀请和链接被添加到电子邮件的正文中。

  7. “创建文档工作区位置”列表中,输入要在其中创建工作区的 SharePoint 网站的位置。

    如果以前访问过您的 SharePoint 网站,则其名称会显示在列表中。如果看不到网站的名称,请单击“键入新 URL”,然后键入网站的 Web 地址。

  8. 如果要个性化此邮件,可更改或添加需要的任何文字或图形。

  9. 单击“发送”

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从库中的文件创建文档工作区网站

使用此方法可从 SharePoint 网站的库中已存在的文件创建文档工作区网站。

  1. 在 Web 浏览器中,打开 SharePoint 网站上包含您的文件的库。

    如果库的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 指向文件,单击出现的箭头,指向“发送到”,然后单击“创建文档工作区”

  3. 单击“确定”

注意: 对文档工作区网站的文件进行更改后,可以将这些更改发布回库中文件的原始副本。在 Web 浏览器中打开 SharePoint 网站上的文档工作区网站。在包含文档的工作区库中,指向文件,单击出现的箭头,指向“发送到”,然后单击“发布到源位置”

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从 Web 浏览器创建文档工作区网站

使用此方法,可以不基于特定文件创建文档工作区网站,并在以后向其添加文件。您必须具有 SharePoint 网站权限才能创建文档工作区网站。

  1. 在 Web 浏览器中,打开要在其中创建文档工作区网站的 SharePoint 网站。

  2. 网站操作菜单 按钮图像 中,单击创建

  3. “网页”列表中,单击“网站和工作区”

  4. “标题和说明”部分中,输入文档工作区网站的标题和说明。

    标题显示在网站每页的导航中,如顶部链接栏,说明则显示在每页的顶部。

  5. “模板选择”部分中,单击“协作”选项卡,然后单击“文档工作区”

  6. “网站地址”部分中,输入文档工作区网站的 Web 地址的最后部分。

  7. “权限”部分中,请执行下列操作之一:

    • 如果希望父网站的所有成员都成为此工作区的成员,请单击“使用与父网站相同的权限”

    • 如果只希望特定的一些人成为此工作区的成员,请单击“使用独有权限”

      如果单击“使用独有权限”,则可以在输入当前页的设置后对权限进行设置。

  8. 若要在父网站的快速启动上添加到此工作区的链接,请确保在“导航”部分选中“是”

  9. 如果希望在新网站的页上显示父网站的顶部链接栏,请确保在“导航继承”部分选中“使用父网站的顶部链接栏”

  10. 单击“创建”

  11. 如果出现“为此网站设置用户组”页,请设置该网站的访问者、成员和所有者。

  12. 单击“确定”

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向文档工作区网站添加成员

如果具有向文档工作区网站添加用户的权限,而网站是采用独有权限建立的,则可以向工作区添加成员,方法是从 Microsoft Office 文件中的“文档管理”任务窗格,或 Web 浏览器中的文档工作区网站添加。

重要: 如果文档工作区网站继承其父网站的权限,您就不能选择添加到网站的成员。有关网站访问权限的详细信息,请与网站所有者或管理员联系。

  • 请执行下列操作之一:

    • 从 Microsoft Office 文件    执行下列操作,从“文档管理”任务窗格添加成员。“文档管理”任务窗格通常显示在文件的一侧。如果看不到该任务窗格,请参阅此过程后面的注释。

      1. 文档管理任务窗格中,单击成员 成员

      2. 在该任务窗格的底部,单击“添加新成员”,然后按照说明操作。

    • 从浏览器中的文档工作区网站    在“成员”下,单击“添加新用户”

注意: 若要在 Word、 Excel 或 PowerPoint 中打开文档管理任务窗格中,单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,单击服务器任务,然后单击文档管理信息。若要在 Visio 中打开文档管理任务窗格,在工具菜单上,单击文档管理

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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