创建数据透视表以分析工作表数据

创建数据透视表以分析工作表数据

能够快速分析数据,帮助你制定更佳的业务决策。但有时很难知道从何处着手,尤其是有大量数据时。数据透视表是汇总、分析、浏览和呈现数据的好方法。只需单击几下即可创建。数据透视表灵活度高,并且可根据所需的结果显示方式快速调整。也可根据数据透视表创建数据透视图,此类图将自动随附数据透视表一并更新。

例如,下面是一张简单的家庭开支列表和基于该列表的数据透视表:

家庭开支数据

对应的数据透视表

采用示例家庭费用数据,创建包含月份,类别和金额的数据透视表



示例数据透视表,其中行部分为“类别”,列部分为“月份”

接着是数据透视图:

Excel 数据透视图示例

注意: 本文的屏幕截图取自 Excel 2016。如果使用其他版本,视图可能会略有不同,但功能相同,除非另有说明。

开始之前

  • 应将数据整理为表格格式,且没有任何空白行或空白列。理想情况下,可使用类似上述示例的 Excel 表格

  • 表格是很棒的数据透视表数据源,因为刷新数据时,添加到表中的行会自动包含到数据透视表中,且所有新列均包含到“数据透视表字段”列表中。否则,需要手动更新数据源区域或使用动态命名区域公式

  • 列中的数据类型应相同。例如,同一列中不得混合使用日期和文本。

  • 数据透视表处理数据的快照(称为缓存),因此不会以任何方式更改实际数据。

创建数据透视表

如果在数据透视表方面经验欠缺或不确定如何开始,“推荐的数据透视表”会是一个不错的选择。使用此功能时,Excel 将通过在数据透视表中使数据与最合适的区域相匹配,确定有意义的布局。这可为你进行其他实验提供一个起点。创建好推荐的数据透视表后,可尝试不同的方向,并重新排列字段来达到特定结果。Excel 2013 增添了“推荐的数据透视表”功能,因此若使用较早版本,请按照以下说明,了解如何手动创建数据透视表。

推荐的数据透视表

手动创建数据透视表

  1. 单击源数据或表格区域的单元格。

  2. 转到“插入”>“表格​​”>“推荐的数据透视表”。

    转到“插入”>“推荐的数据透视表”,让 Excel 为你创建数据透视表

  3. Excel 可分析数据并显示若干选项,例如在本例中使用家庭开支数据。

    Excel​​“推荐的数据透视表”对话框
  4. 选择最适合你的数据透视表,然后按“确定”。Excel 将在新工作表上创建数据透视表,并显示“数据透视表字段”列表。

  1. 单击源数据或表格区域的单元格。

  2. 转到“插入”>“表格”>“数据透视表”。

    转到“插入”>“数据透视表”,插入空白数据透视表

    如果使用的是 Excel for Mac 2011 及更低版本,则数据透视表按钮位于“分析”组中的“数据”选项卡上。

    "数据"选项卡,"分析"组

  3. Excel 将显示“创建数据透视表”对话框,区域或表名称处于选中状态。此情况下,将使用名为“tbl_HouseholdExpenses”的表。

    Excel“创建数据透视表”对话框
  4. 在“选择放置数据透视表的位置”部分,选择“新工作表”或“现有工作表”。对于“现有工作表”,需要选择希望放置数据透视表的工作表和单元格。

  5. 如果要在数据透视表中包含多个表或数据源,请单击“将此数据添加到数据模型”复选框。

  6. 单击“确定”,Excel 就会创建空的数据透视表并显示“数据透视表字段”列表。

使用“数据透视表字段”列表

在顶部的“字段名称”区域,选择要添加到数据透视表的任何字段的复选框。默认情况下,非数值字段添加到“”区域,日期和时间字段添加到“”区域,数值字段添加到“”区域。也可将任意可用项手动拖放到任意数据透视表字段,或者,如果不再需要数据透视表中的某个项,只需将其拖出字段列表或取消选中该项。数据透视表的一项功能是能够重新排列字段项,便于快速轻松更改其外观。

数据透视表字段列表

数据透视表中的对应字段

Excel​​“数据透视表字段列表”对话框示例



数据透视表和“字段”如何关联到“字段列表”的示例。

数据透视表值

  • 默认情况下,“”区域下的数据透视表字段显示为 SUM。如果 Excel 将数据解释为文本,则会显示为 COUNT。这就是为何需要确保不混合使用值字段的数据类型。可以先单击字段名称右侧的箭头,然后选择“值字段设置”选项来更改默认计算。

    Excel“值字段设置”对话框

    接着,更改“汇总值依据”部分的计算。请注意,更改计算方法时,Excel 会自动将其附加到“自定义名称”部分(如“字段名求和”),但可进行更改。如果单击“数字格式”按钮,可更改整个字段的数字格式。

    “按值汇总“选项的 ​​Excel“值字段设置”对话框

    提示: 由于更改“汇总值依据”部分的计算会更改数据透视表字段名称,因此完成数据透视表设置前,最好不要重命名数据透视表字段。一个技巧:使用“查找和替换”(Ctrl+H) >“查找内容”>“总和”,然后将“替换为”留空,一次性替换所有内容,而不是手动重新键入。

  • 值显示方式

    还可将其显示为字段的百分比,而不是使用计算进行数据汇总。下例中,更改了家庭开支金额,使其显示为“总计 %”,而不是值的总和。

    数据透视表示例,其中各值显示为总计的百分比

    打开“值字段设置”对话框后,可从“值显示方式”选项卡进行选择。

    “数据透视表值字段设置”>“值显示方式”对话框
  • 将值同时显示为计算和百分比。

    只需将项两次拖到“”部分,然后为每个项设置“汇总值依据”和“值显示方式”选项。

刷新数据透视表

如果向数据透视表数据源添加新数据,需要刷新基于该数据源生成的所有数据透视表。若要只刷新一张数据透视表,可右键单击数据透视表区域的任意位置,然后选择“刷新”。如果有多个数据透视表,首先在任意数据透视表中选择任意单元格,然后在“功能区”上转到“数据透视表工具”>“分析”>“数据”,然后单击“刷新”按钮下的箭头并选择“全部刷新”。

从“功能区”>“数据透视表工具”>“分析”>“数据”,单击“刷新”按钮下的箭头,然后选择“全部刷新”,刷新所有数据透视表。

删除数据透视表

如果创建了数据透视表但不再需要它,只需选择整个数据透视表区域,然后按“删除”。不会对周围的其他数据、数据透视表或图表产生任何影响。如果数据透视表位于单独工作表上,里面没有你想要保留的数据,则快速删除数据透视表的方法是删除该工作表

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