创建托管元数据栏

创建托管元数据栏

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托管元数据栏使您能够控制用户可以输入到栏中的信息。用户从一组预定义的托管术语中选择他们在栏中输入的术语或短语。

下图显示了其工作原理。图中的文档库具有一个名为“发现 ECM”的托管元数据栏。若要在该栏中输入值,用户需要编辑库中某一项(在本例中,该项为电子表格)的属性。托管元数据栏的名称(发现 ECM)是“属性”页上的字段标签。若要查看术语列表,用户只需单击标记图标。

托管元数据栏让用户能够使用文档属性选择要在栏中输入的预定义值。

设置托管元数据列时, 可以使用现有术语集, 也可以专门为此目的添加术语集。若要了解如何添加新术语集, 请参阅设置新术语集

创建网站、列表或库托管元数据列

重要: 您必须是网站集管理员才能创建或配置网站栏。您必须拥有“管理列表”权限级别才能为列表或库创建栏。默认情况下,网站所有者拥有“管理列表”权限。

  1. 您可以为列表和库创建栏, 也可以创建网站栏。通过选择以下过程之一来创建列:

  2. 为托管元数据创建网站栏

    1. 在主页上,选择“网站内容”。

    2. 在 "网站内容" 页面上, 单击 " Office 365“设置”按钮 设置"。

    3. 在“Web 设计器库”下面,单击“网站栏”。

    4. 在“网站栏”页上,单击“创建”。

    5. 在“新建网站栏”页上的“名称和类型”部分,键入栏的名称

  3. 为托管元数据创建列表或库列

    1. 转到要创建栏的列表或库。

    2. 在功能区的“列表”或“”选项卡上,根据需要单击“列表设置”或“库设置”。

    3. 在“”部分,单击“创建栏”。

    4. 在“创建栏”页上的“名称和类型”部分,键入栏的名称。

  4. 在“此栏中的信息类型为”部分,选择“托管元数据”。

  5. 在“”部分,为栏选择一个组或为其创建一个组。

  6. 在“其他栏设置”部分,键入说明并指定是否要求提供值。您还可以指定是否要对该栏强制使用唯一值。

  7. 在“多值字段”部分,指定是否要在该栏中允许多个值。

    重要: 如果在该栏中允许多个值,用户将无法对该栏排序。

  8. 在“显示格式”部分,指定是仅显示术语标签,还是显示术语及其在术语集层次结构中的完整路径。

  9. 在“术语集设置”部分,执行下列操作之一:

  10. 若要使用现有的术语集,请选择“使用托管术语集”,然后通过搜索或浏览找到该术语集的名称。在选择术语集名称后,可以指定是否允许用户填充值,以及设置栏的默认值。

  11. 若要为此列创建术语集, 请选择 "自定义术语集", 然后键入术语集的说明。然后, 单击 "使用术语集管理器编辑", 并按照设置新术语集中的步骤操作。

  12. 单击“确定”。

若要管理元数据列, 请按照上述步骤之一访问网站、库或列表栏网站栏页面。在该页面上, 滚动浏览已定义的列, 然后单击要修改的列。然后, 您将返回到编辑页, 您可以在其中更改或更新设置。

托管元数据栏为用户提供了他们可应用于这些栏的内容的预定义术语列表。您可以使用此功能来帮助确保用户在整个网站集内以一致的方式使用术语。此外,更新后的术语将自动可供用户使用。

托管元数据栏具有若干独一无二的特性,可帮助用户选择术语并将其应用于内容。例如,它们支持“键盘缓冲”以及术语歧义消除、说明、同义词和多语言值。此外,用户不需要记住所有的术语, 而是可以从显示术语集层次结构的树中选择术语。

  • 键入-先行   当用户开始键入值时, SharePoint 会显示关联术语集中所有符合用户键入的字符的术语的列表。你可以设置 "先行键入" 以显示术语集的名称和术语在层次结构中的位置 (除了术语本身)。

    开始键入时,将为您提供建议的术语。

    用户可将其指针移至建议的术语上方以查看说明性文字,从而帮助他们做出正确的决定。如果为某个术语指定了同义词,则用户可以输入这些同义词,系统将会自动指定正确的术语。

  • 从术语集层次结构中进行选择   当用户在托管元数据列中添加或更改信息时, 它们有多个选项。如果他们熟悉术语集, 则只需在列中键入新值即可。如果 "预先键入" 功能提供正确的值, 用户只需选择它即可。

    用户还可以通过浏览找到适当的术语。他们可以单击托管元数据字段旁边的标记图标,然后从显示术语集层次结构的树中选择一个值。

    可从树控件选取器中选择托管术语。

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