创建托管元数据栏

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托管元数据列是一种新的栏类型, 可将其添加到列表、库或内容类型, 使网站用户能够从特定的受管术语集中选择值并将这些值应用于其内容。你可以创建和配置托管元数据列以映射到现有术语集或术语, 也可以专门为托管元数据列创建新的术语集。

本文内容

使用托管元数据列的好处

预键入、消除歧义、说明、同义词

树选取器

创建映射到现有术语集或术语的托管元数据列

使用新术语集创建新的托管元数据列

创建和配置新术语集

相关任务

使用托管元数据列的好处

托管元数据列可促进跨网站的元数据的一致使用, 因为它们为用户提供了其内容所能应用的术语列表。这些术语来自由术语库管理员或具有管理术语权限的其他人在术语库管理工具中集中管理的术语集。

由于此术语集独立于栏本身进行更新和管理, 因此无需更新栏 (或与之关联的任何内容类型、列表或库) 以使用户可以使用更新的术语。每当将特定托管元数据列绑定到的术语集更新时, 只要托管元数据列可用, 用户就能自动变为可用的更新术语。这使得托管元数据列与选项栏之间的区别不同, 这在你每次想要更改用户可以选择的选项值列表时, 必须进行更新。

托管元数据列还具有多个独特的功能和特性, 可帮助用户选择内容并将术语应用于内容, 例如支持 "在类型前", 以及对术语、说明、同义词和多语言值的消除歧义的支持。

预键入、消除歧义、说明、同义词

当用户开始在托管元数据字段中键入值时, 它将显示关联术语集中所有以用户键入的字符开头的术语。术语集的名称和术语在层次结构中的位置可以与术语本身一起指示, 这可帮助用户选择相应的术语。

开始键入时,将为您提供建议的术语。

用户可以将指针移动到建议的术语上以查看描述性文本, 以帮助他们做出适当的决策。

说明文字可帮助用户选择正确的术语。

如果已为术语指定了同义词, 用户可以输入这些同义词, 并将分配正确的术语。

树选取器

当用户更新托管元数据列时, 他们可以键入所需的值, 也可以单击 "托管元数据" 字段旁边显示的 "标记" 图标以启动 "字词选取器" 对话框, 可使用该对话框从术语 "s" 的层次结构中选择一个值。et.这对于可能不熟悉可用术语的用户很有用。如果术语集已配置为 "打开", 并且它的托管元数据列允许填充值, 用户可以选择将新术语添加到术语集。或者他们可能只是将反馈发送给术语集的指定联系人的选项。

可从树控件选取器中选择托管术语。

创建映射到现有术语集或术语的托管元数据列

你可以将托管元数据列映射到某个术语集, 或映射到表示术语集子集的单个术语 (可能对层次术语集有用的内容)。如果将列映射到某个术语集, 它将显示该术语集下的所有可用术语。如果将列映射到某个术语集中的单个术语, 则该列将显示该术语以及层次结构中其下的任何术语。

你可以创建托管元数据列, 该列映射到网站上任何级别的现有术语集或术语 (例如作为网站栏或作为特定列表或库的本地列)。但是, 如果你希望托管元数据列可重复使用且广泛适用于可能创建新网站内容类型或配置列表和库的其他人, 则你可能希望将其创建为网站栏。如何以及在何处创建托管元数据列应考虑到组织范围内托管元数据、内容类型、文档管理和网站管理的规划。

您必须是网站集管理员才能创建或配置网站栏。您必须具有 "管理列表" 权限级别才能为列表或库创建栏。默认情况下, 网站所有者具有此权限。

若要创建映射到现有术语集的新的托管元数据网站栏, 请执行以下操作:

若要为映射到现有术语集的列表或库创建新的托管元数据列, 请执行以下操作:

  1. 在 "设置 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 " 或 "网站操作" 菜单上, 单击 "网站设置"。

  2. 在 " Web 设计器库" 或 "" 下, 单击 "网站栏"。

  3. 在 "网站栏" 中, 单击 "创建"。

  1. 转到要在其中创建新的托管元数据列的列表或库。

  2. 在功能区的“列表”或“”选项卡上,根据需要单击“列表设置”或“库设置”。

  3. 在“”部分,单击“创建栏”。

  1. 在 "新建网站" 列或 "创建列" 页 (取决于你创建的列的类型) 在 "名称和类型" 部分中, 键入希望列具有的名称。

  2. 在 "此栏中的信息类型为" 下, 单击 "托管元数据"。

  3. 在 "" 部分中, 选择或创建您要在其中组织列的组。

  4. 在 "其他栏设置" 部分中, 键入说明并指定是否需要用户提供此栏的值。你还可以指定是否要强制执行列的唯一值。

  5. 如果要向列表或库添加列, 您可能可以指定是否要将此新的托管元数据列添加到列表或库的所有内容类型 (如果为库启用了多个内容类型)。你还可以指定是否要将此栏添加到列表或库的默认视图。

  6. 在 "多值字段" 部分中, 指定是否希望在列中允许多个值。如果你允许多个值, 用户将无法对列表视图中的此列进行排序。

  7. 在 "显示格式" 部分中, 指定是希望列仅显示术语标签, 还是只显示术语集的层次结构中的术语和完整路径。
    在术语本身的上下文可能不明确的情况下, 显示完整的层次结构非常有用。

  8. 在 "术语集设置" 部分中, 选择 "使用托管术语集", 然后执行下列操作之一:

    • 若要搜索包含要使用的术语的术语集, 请键入术语的名称, 然后单击 "查找" 按钮。你可以从框中显示的结果中选择所需的术语集或术语。如果要再次搜索, 请单击 "重置" 按钮。

    • 若要浏览要映射到此列的术语集或术语, 请单击 "托管元数据服务" 应用程序左侧的箭头, 在框中显示它以将其展开并浏览所需术语集。继续展开节点, 直到找到所需的术语集或术语。单击它以选择术语集或术语。

  9. 在 "允许填充" 部分中, 指定是否希望能够允许用户向术语集添加新值。如果你选择的术语集已关闭, 你将无法允许填写。

  10. 在 "默认值" 部分中, 您可以选择指定要用作列的默认值的术语。您可以键入术语, 也可以单击 "标记" 图标以使用术语选取器浏览术语。

  11. 单击“确定”。

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使用新术语集创建新的托管元数据列

如果没有你想要使用的现有术语集, 你也可以为新的托管元数据列创建新的术语集。你创建的术语集将是 "本地" 术语集, 只能在创建它的网站集中使用。添加到本地术语集的任何术语不会作为企业关键字列中的建议提供 (与全局术语集中的术语不同)。

您必须是网站集管理员才能创建或配置网站栏。您必须具有 "管理列表" 权限级别才能为列表或库创建栏。默认情况下, 网站所有者具有此权限。

若要创建映射到现有术语集的新的托管元数据网站栏, 请执行以下操作:

若要为映射到现有术语集的列表或库创建新的托管元数据列, 请执行以下操作:

  1. 在 "设置 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 " 或 "网站操作" 菜单上, 单击 "网站设置"。

  2. 在 " Web 设计器库" 或 "" 下, 单击 "网站栏"。

  3. 在 "网站栏" 中, 单击 "创建"。

  1. 转到要在其中创建新的托管元数据列的列表或库。

  2. 在功能区的“列表”或“”选项卡上,根据需要单击“列表设置”或“库设置”。

  3. 在“”部分,单击“创建栏”。

  1. 在 "新建网站" 列或 "创建列" 页 (取决于你创建的列的类型) 在 "名称和类型" 部分中, 键入希望列具有的名称。

  2. 在 "此栏中的信息类型为" 下, 单击 "托管元数据"。

  3. 在 "其他栏设置" 部分中, 键入栏的说明, 并指定是否需要用户输入栏的值。你还可以指定是否要强制执行列的唯一值。

  4. 如果要向列表或库添加列, 您可能还可以指定是否要将此新的托管元数据列添加到列表或库的所有内容类型 (如果为库启用了多个内容类型)。你还可以指定是否要将此栏添加到列表或库的默认视图。

  5. 在 "多值字段" 部分中, 指定是否希望在列中允许多个值。如果你允许多个值, 用户将无法对列表视图中的此列进行排序。

  6. 在 "显示格式" 部分中, 指定是希望列仅显示术语标签, 还是只显示术语集的层次结构中的术语和完整路径。
    在术语本身的上下文可能不明确的情况下, 显示完整的层次结构非常有用。

  7. 在 "术语集设置" 部分中, 选择 "自定义术语集", 然后键入术语集的说明。

  8. 单击 "使用术语集管理器编辑", 然后在系统提示您保存所做的更改时单击"确定"

  9. 按照 "创建和配置新术语集" 一节中的步骤设置术语集。

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创建和配置新术语集

  1. 在术语库管理工具的 "属性" 窗格中, 指定有关新术语集的以下信息:

在此字段中

请执行以下操作:

术语集名称

键入术语集的名称。此字段应该已经填充了列的名称, 但您可以更新或更改它

说明

键入说明, 帮助用户了解它们应如何使用这些术语。

所有者

如果你希望术语集的所有者不是你本人, 你可以将所有者更改为其他人或组。只能输入一项。

联系人

如果希望网站用户能够在更新托管元数据列的值时提供术语集的反馈, 请键入电子邮件地址。

添加在对术语集进行重大更改之前应通知的用户或组的名称。

提交策略

指定是否要将术语集设置为 "关闭" 或 "打开"。

如果某个术语集已关闭, 则当用户更新绑定到此术语集的托管元数据列的值时, 用户无法向其添加新术语, 并且术语集只能由具有更新托管元数据的权限的个人进行更新。如果术语集处于打开状态, 并且列也配置为允许填充选项, 则用户可以向术语集添加新的术语。

可用于标记

选中复选框以使术语集中的术语可用于标记。如果清除该复选框, 则大多数用户将看不到此术语集。

如果术语集仍处于开发阶段, 或者没有就绪可供使用, 您可能希望清除该复选框。

  1. 单击“保存”以保存属性更新。

  2. 若要向术语集添加术语, 请指向左侧树控件中的术语集, 单击显示的箭头, 然后单击 "创建术语", 然后键入所需的术语名称。

  3. 在 "属性" 窗格中, 指定有关新术语的以下信息:

在此字段中:

请执行以下操作:

可用于标记

选中此复选框以使此术语可用于标记。如果清除该复选框, 则此术语将可见, 但在 "标记工具" 中被禁用。

语言

为此术语选择此标签的语言。

说明

键入说明以帮助用户了解如何应用此术语, 或将其区别于相似的术语。

默认标签

输入要用作此语言术语的默认标签的字词或短语。

其他标签

指定此术语的任何同义词。如果你希望将具有相同含义的多个字词或短语视为单个实体, 以便元数据管理的目的, 请执行此操作。若要添加多个同义词, 请键入一个单词, 然后按 enter 创建其他行。

例如, 如果你要创建 "blue" 颜色的术语, "blue" 是术语的默认标签, 则可以将 "azure"、"sapphire"、"靛蓝色" 和 "钴" 添加为可能的同义词。

隶属的

介绍父术语集名称、说明、所有者和其他信息。

  1. 单击“保存”

  2. 重复步骤 3-5 以添加新的术语。

  3. 若要在术语下方创建子术语, 请指向要在其下方嵌套其他术语的单个术语, 单击出现的箭头, 然后单击 "创建术语", 然后键入所需的术语名称。

  4. 重复执行步骤4和步骤5以指定子术语的属性 (选择要首先更新的术语)。

  5. 默认情况下, 术语集内的术语以该语言的默认排序顺序显示。如果要指定自定义排序顺序, 以便术语以一致的顺序显示, 而不考虑语言或术语标签的更改, 则可以通过在树控件中选择术语集, 然后单击右侧的 "自定义排序" 选项卡来执行此操作。单击 "使用自定义排序顺序", 然后使用 "列表" 框按所需的数字顺序排列术语。

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相关任务

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