创建外部列表

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外部列表是基于外部数据的 SharePoint 解决方案的关键构建基块。您可以通过使用 SharePoint 列表的熟悉体验读取和写入外部数据。外部列表的外观和行为有些类似于本机列表,但是在行为方面存在一些差异。例如,您可以创建视图,并使用计算的值和公式,但是不能附加文件或跟踪版本。

注意: 您可以通过使用SharePoint Designer 2010,使您能够用 InfoPath 表单替换默认表单来创建外部列表。

有关详细信息,请参阅查找有关外部数据的内容

你想做什么?

开始之前

创建外部列表

创建外部列表的视图

开始之前

处理外部数据需要先执行多项必要的任务,以允许安全访问数据。下列信息可以帮助您计划后续步骤。另外,如果您在尝试处理外部数据时遇到问题,此信息可以帮助您确定问题。要访问外部数据,您或管理员必须执行以下操作:

准备外部数据源    管理员可能需要创建帐户并提供数据源权限,以确保合适的人员具有访问数据的权限且数据不会泄露给不适合的人员。在外部数据库中,管理员可能还需要创建特定的表格、视图、查询等,将结果限制为所需内容,以帮助提高性能。

配置 SharePoint 服务和帐户    管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

配置 Secure Store Services    管理员必须执行下列操作: 确定外部数据源、 创建目标应用程序,并设置目标应用程序的凭据的最佳访问模式。

配置 Business Data Connectivity Services    管理员必须确保创建外部内容类型有对业务数据连接元数据存储的权限和合适的用户有权访问外部列表基于的外部内容类型的用户。

创建外部内容类型    用户必须定义外部内容类型,其中包含有关连接、 access、 操作、 列、 筛选器和其他元数据用于从外部数据源检索数据的方法的信息。

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创建外部列表

注意:  若要创建外部列表,您必须具有该网站的“参与”权限。

  1. 在设置菜单 Office 365“设置”按钮 中,单击查看所有网站内容,然后单击创建

  2. 在“筛选依据”目录下,单击“列表”,然后单击“外部列表”,再单击“创建”。

  3. 键入列表的“名称”。“名称”是必需的。

    在大多数视图中,名称显示在列表顶部,成为列表页的 Web 地址的一部分,并且出现在网站导航中以帮助用户查找列表。您可以更改列表名称,但是 Web 地址将保持不变。

  4. 键入列表的“说明”。“说明”为选填项。

    在大多数视图中,说明显示在名称下面。

  5. 若要在“快速启动”栏上添加链接,请确认在“导航”部分中选择“是”

  6. 在“数据源配置”部分,选择作为此外部列表数据源的“外部内容类型”,可执行以下操作之一:

    • 如果您输入该列表的名称,请单击“检查外部内容类型是否存在”,确保您输入了正确的名称。

    • 如果您不确定“外部内容类型”的名称,或者是否有许多外部内容类型可供选择,请单击“选择外部内容类型”。

  7. 单击“创建”

注意:  还可通过使用 SharePoint Designer 2013 创建外部列表,使您能够用 InfoPath 表单替换默认表单。

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创建外部列表的视图

  1. 在“快速启动”上,单击要为其创建视图的外部列表的名称。

  2. 单击“列表”>“创建视图”。

  3. 单击视图选项,例如“标准视图”或希望新视图所基于的现有视图。

  4. 在“视图名称”框中,输入视图的名称。

  5. 如果您希望此视图成为外部列表的默认视图,请选择“将此项设为默认视图”。仅公共视图可以是默认视图。

  6. 在“访问群体”部分中的“查看访问群体”下,选择“创建个人视图”或“创建公共视图”。

    如果已禁用“创建公共视图”,您可能没有为此外部列表创建公共视图所需的权限。

  7. 在“”部分中,选择要添加到视图中的栏并清除不需要的栏。在所选栏旁边的下拉列表中,选择视图中的栏顺序。

  8. 外部内容类型作者可能已定义了一个或多个数据源筛选器,用于筛选外部数据源的数据以帮助提高性能。如果可用,请在“数据源筛选器”部分中输入值。

  9. 配置视图的其他设置,例如本地排序或筛选操作、分组依据或汇总,然后单击“确定”。

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