创建和配置 SharePoint 库指南

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库是工作组成员可以协同工作的网站来创建、 更新和管理文件上的位置。设置库的最佳方式取决于将如何使用库和多少人将使用它。

需要设置基本库,以帮助管理某些工作组文档的几个步骤。如果您的组织具有开发及其文档的定义的流程或多人处理同一文档,请考虑浏览更高级的文档管理功能,如内容类型和工作流。

本指南面向谁正在创建和配置库Microsoft Office SharePoint Server 2007网站但不是 IT 专业人员的人员。如果您是一名 IT 专业人员, TechNet可能更好地满足您的需求。

概念和规划

如果您的组织使用的大量的文档,要制定策略用于组织和管理您的文档的人员在开始添加内容之前。例如,您可以使用列和视图来帮助限制的上一次显示的文档数。

库也可以是关键文档管理过程,使用工具提供的一致性、 管理大量内容,并控制内容开发的工作流的一部分。

了解库

在 SharePoint 网站,例如工作组文档、 网页库、 演示文稿的幻灯片库和图片库的照片和其他图像的一个或多个库,您的组织可能有几个库。

概念

描述

库简介

阅读有关优点、 类型和功能的库。

组织库中的文件

了解策略之前创建您的库中组织库中的文件。

SharePoint 文档库培训指南

在文档库中查看五种不同的课程的指南。

规划如何组织和管理文件

SharePoint 库具有许多功能可帮助团队管理和组织其文档。一些规划可以帮助您设置最适合您的组织结构。

组织库中的文件的方式取决于您的组的需求以及希望如何存储和搜索您的信息。视图和文件夹可以帮助您的工作组保持有序。

签出是一种工具,使您的团队成员能够以独占方式处理文件,并避免文件冲突。您的团队可能还想要使用版本控制,在其中创建文件的版本历史记录。版本控制所需的更多的服务器空间,但使团队可以还原早期版本的文件,如果他们发生误操作。

例如,您的组织可以使用签出文档和版本控制以帮助管理用户如何处理文件。以独占方式处理文件,用户将其签出,以便其他人可以意外覆盖更改。使用版本控制,团队可以跟踪版本历史记录,并且可以还原以前版本,如果某人发生错误。

概念

描述

版本控制在列表或库中如何工作

了解有关版本控制,这使您可以跟踪版本历史记录和查看和还原以前版本的文档。

组织库中的文件

阅读有关组织库中的文件的不同方法。最好之前创建并将其配置规划您的库的结构。

向用户授予对网站和网站内容的访问权限的指南

请参阅管理访问网站和网站内容,包括是否继承权限的子网站或应用独有权限的概述。

评估是否使用高级的文档管理

如果组织中的位置不具有任何类型的正式文档管理系统,内容经常创建和托管和分散的方式保存在分散的文件共享和单个硬盘驱动器上。这使得努力让员工查找、 共享和协作处理内容的有效。这也是很难组织内容中使用的重要业务信息和数据。

Office SharePoint Server 2007支持您的组织的文档管理需要通过提供更广泛的文档管理功能,使您可以执行下列操作︰

  • 存储、组织和定位文档。

  • 确保文档之间的一致性。

  • 管理文档的元数据。

  • 帮助防止文档受到未授权的访问或使用。

  • 确保按一致的业务流程(工作流)处理文档。

概念

描述

文档管理简介

了解您可以使用文档管理您的组织中管理内容和流程的不同方法。

SharePoint 工作流简介

阅读有关工作流,以及如何帮助用户实现业务流程,如管理任务和协作、 文档和列表项上。

内容类型简介

了解如何内容类型启用企业管理元数据、 模板和项目的行为,以及文档以一致的方式。内容类型在网站级别定义和使用列表和库。

管理大型库

SharePoint 库旨在处理的文件,最多 5 万汇总大容量,如果您使用文件夹组织,但有的策略,您应使用以获得最佳性能。

典型的客户在其中使用标准的 SharePoint Server 2007 基于浏览器的用户界面的情况下,建议是单个列表不应具有每个列表容器的超过 2000 个项目。容器在此例中表示的根的列表,列表中的任何文件夹。文件夹是容器,因为其他列表项存储在其中。

例如,AdventureWorks 公司使用不同类型的文档,如手册或价格列表,请在其库内的文件夹。视图和索引还可用来提高性能和用户浏览体验。以下文章将帮助您规划大型列表和库的策略。

概念

描述

规划企业内容存储

获得指导配置和管理与大量文件的库。

使用文档中心管理大量文件

阅读有关优点、 类型和文档中心的功能。

管理具有许多项列表和库

了解容量建议,包括如何优化列表通过数目的项目,将出现,并通过选择最适合方法检索内容的限制的性能。

创建和配置库

若要创建一个库,您需要是网站名称所有者组的成员,或者有特定网站设计或创建列表和库的权限。创建库,您可以应用稍后从库中的设置菜单上的其他设置,您可以应用某些设置。

创建库

任务

描述

创建库

了解如何创建库来创建、 收集、 更新和管理与工作组成员的文件。

创建表单库

了解如何创建专门针对表单,例如费用报表库。

配置库

任务

描述

添加或更改列表、 库或内容类型的工作流

使用的默认工作流或自定义以及设置用于管理自己的文档和业务流程。

启用和配置版本控制列表或库

启用用于跟踪版本中的版本历史记录和还原以前版本的库。

创建或更改视图

创建视图以使用户可以查看最重要或它们与相关项目。

要求签出库中的文件

了解如何,您可以要求签出文件之前处理它们,如果您想要设置这一要求所有用户。要求签出防止多个用户同时,就可以创建冲突更改并产生混淆进行更改。

更改列表或库的内容类型

了解如何配置内容类型,并将其添加到库中。

设置库模板

如果不使用内容类型,请了解如何向库中,添加模板。

提供对库的访问

您可以自定义列表或库中的网站以扩大或限制哪些用户可以访问的列表或库,以及用户可以对列表或库的内容执行的操作。

默认情况下,为列表或库继承权限的网站。位于列表或库的网站称为父网站。在父网站的权限的更改将应用于所有列表、 库和其他从此父项继承权限的内容。

您可以停止从 SharePoint 父网站继承权限,并为列表或库创建独有权限。例如,您可能希望拥有包含员工记录或产品规划不最终文档的列表的唯一权限。您也可以扩大或限制对特定文件夹和列表项,如薪金或个人信息的访问。

概念

描述

自定义用户访问列表或库

了解有关自定义用户访问权限的分步流中的库,或了解更多自定义单个的详细的步骤。

自定义文件夹、 列表项和库文件的用户访问

如果您的组织需要自定义特定内容的访问,请阅读有关如何扩大或限制对特定文件或文件夹,请访问。

向用户授予对网站和网站内容的访问权限的指南

请参阅管理访问网站和网站内容,包括是否继承权限的子网站或应用独有权限的概述。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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