创建和自定义记录类型和列表

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

与Business Contact Manager for Outlook,您可以自定义您的窗体添加到您的业务相关的字段、 删除不需要的字段和移动字段,以强调对你最重要的信息。您可以创建新的窗体、 添加列表、 自定义报表、 修改销售阶段和潜在顾客评分标准、 为您的联系人卡片,选择域和自定义功能区。

本文介绍了创建和自定义窗体,并创建和编辑列表。

注意: 只有数据库所有者可以自定义窗体。

请参阅下列文章有关自定义报表; 信息修改销售阶段、 销售活动和提醒。更改潜在顾客评分 criteria;为联系人卡片; 选择字段和自定义功能区:

你想要做什么?

创建新的记录类型

自定义表单

创建新的记录类型

Business Contact Manager for Outlook包括许多不同类型的可自定义表单或记录类型,包括帐户、 业务联系人、 潜在顾客、 商机和业务项目。

您可以使用的默认窗体,而不更改它们,也可以创建新的记录类型,以满足您的业务需求。

您可以通过添加和删除字段来修改窗体。信息,请参阅本文后面的添加或删除字段

新的记录类型必须基于客户或商务联系人记录类型。如何可以链接的记录,并在它们之间共享信息保留在您创建的任何新记录类型。

示例: 自行车批发商创建自定义记录类型

自行车批发商需要创建存储和商店员工记录。

从批发商购买的每个存储具有多个员工负责购买。自行车批发商销售给大量存储,每个员工做出采购决定自己设置。批发商需要将每个商店员工使用其特定的应用商店以审阅有关存储信息时,请参阅员工和存储员工与任何通信的列表相关联。

若要执行此操作,批发商创建的基于帐户记录类型和创建基于商务联系人记录类型商店员工记录的商店记录。批发商选择商店记录基于客户记录中,因为客户记录显示相关的商务联系人和每个商务联系人的所有通信历史记录项的列表。

创建自定义记录类型

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

  3. 单击自定义按钮,然后单击自定义记录类型

  4. 自定义记录类型对话框中,执行下列操作之一:

    • 单击新商务联系人类型以创建新的窗体基于商务联系人记录类型。

    • 单击新客户类型以创建一个新的基于帐户记录类型的窗体。

      “自定义记录类型”对话框,其中突出显示了“新商务联系人类型”按钮和“新客户类型”按钮。

      • 如果您的个人需要新的记录类型,选择新商务联系人类型

      • 如果您需要的新记录类型,组织或更大的组织中的组,选择新客户类型。客户记录的通信历史记录中列出了任何链接到客户的记录中的所有通信项。有关客户记录的详细信息,请参阅存储有关客户的商务联系人管理器中的信息

  5. 新商务联系人类型新客户类型对话框中,键入您的新记录类型的单数和复数名称。

  6. 或者,单击浏览以更改将显示在该类型的每条记录的图标。

  7. 单击“确定”。

    自定义记录类型对话框中的记录类型的列表中包含新的记录类型。

    您的新记录类型中包含的所有默认页和的客户或商务联系人基于新的记录类型的字段。不包含任何自定义的页面或添加到其他窗体字段。要更改页和字段自定义窗体,请参阅下一节,自定义窗体

返回页首

自定义表单

您可以自定义窗体以多种方式。您可以添加或删除页、 分区和字段。您可以重新排列字段,为您的企业有意义的方式。

注意: 只有数据库所有者可以自定义窗体。

您可以导出您的自定义窗体,以便您可以与他人共享。有关导出的详细信息,请参阅导出商务记录从 Business Contact Manager

重要: 您对表单进行任何更改将更改该类型的所有记录。例如,如果您从商务联系人窗体中删除字段,它将删除该字段的所有商务联系人记录。

本节内容

删除窗体

创建或编辑列表

打开要进行自定义窗体

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

  3. 单击自定义按钮,然后单击自定义记录类型

  4. 从列表中,单击您想要自定义的记录类型,然后单击自定义表单按钮。

    “自定义记录类型”对话框,突出显示“自定义表单”按钮。

    您也可以自定义已打开任何窗体。在功能区上的自定义组中,单击窗体布局按钮。

打开窗体的可自定义版本。您现在可以添加或删除页、 分区和字段,或重新排列分区和窗体上的字段。

默认情况下显示常规页面。若要显示不同的页面上,在自定义选项卡的页面组中,单击显示,然后单击页面名称。

返回页首

创建新页

您可以创建任何窗体的最多四个其他页。默认情况下,大多数窗体包括的常规详细信息历史记录页面。

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 自定义选项卡的页面组中,单击显示 “显示”图标 ,然后单击用户第 1 页,或其他用户页面的。

    将显示一个空白页面。

    注意: 如果页面名称结尾(隐藏),默认情况下隐藏页面。您将需要关闭隐藏功能,能够在此页上的窗体中输入数据。

  3. 如果页面处于隐藏状态,请关闭隐藏功能,以显示的页面。在页面组中,单击隐藏 “隐藏”图标

    注意: 若要验证的页面不再隐藏,在页面组中,单击显示。如果您不再选中了页名称后包括(隐藏) ,它是页面的可见。

您现在可以重命名您的页面或添加分区和字段。本文后面的详细信息,请参阅添加或删除分区添加或删除字段

返回页首

命名或重命名页面

  1. 自定义选项卡的页面组中,单击显示,然后单击您想要重命名的页面。

  2. 页面组中,单击重命名页 “重命名”图标

  3. 页面名称框中,键入新名称,,然后单击确定

返回页首

添加或删除分区

在窗体上的信息进行组织成节的形式。例如,在商务联系人表单上,则包含不同的电话号码字段,如业务家庭电话号码部分。

商务联系人表单版式屏幕,突出显示“电话号码”部分。

新增节

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击添加分区 “添加组”图标

  3. 节名称框中,为部分中,键入一个名称,然后单击确定

    如果您想要更改某一段的宽度,请选择部分。在自定义选项卡上,单击 “宽”图标 “窄”图标

删除分区

  1. 单击要删除的部分。

    提示: 分区具有与水平线名称旁边的部分名称。若要选择一个分区,请单击打开或附近的节名称。

    选择的“电话号码”节

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击删除 删除图标

    注释: 

    • 删除此部分中的任何字段,但它们不会从 Business Contact Manager 数据库。如果您想要将字段添加回窗体,请参阅本文后面的添加域。删除字段不会删除字段或所包含的数据。在字段中输入的任何数据仍然保存在您的数据库,除非您永久删除该字段

    • 当您删除分区时,它从 Business Contact Manager 数据库中删除。以及部分中,不会删除节中所包含的字段。如果您想要添加分区再次,可以添加一个 section 具有相同名称和再将字段添加回该分区中的窗体。

返回页首

添加或删除字段

您可以在您需要为您的企业的Business Contact Manager for Outlook中添加不同类型的字段。您添加的字段的类型规定的一种可以输入或选择字段中的信息。

例如,如果您想要在文本框中键入信息,您可以添加一个文本字段;如果您想要单击列表中的某个项目,您可以添加预先填充的列表(也称为下拉列表);如果您想要链接或关联到其他记录的一条记录,则可以添加关系字段

花店可能创建一个名为"最常用的花朵"位置的人员必须在字段中,键入类型的花朵和采暖专员可能创建一个名为"Furnace 模型"字段列表可供选择的文本字段。有关列表的详细信息,请参阅本文后面的创建或编辑列表

返回页首

添加字段

  1. 打开要进行自定义窗体

    提示: 之前的下一步中,单击您要在其中添加域的部分。如果字段不在您希望其成为,您可以将其拖动到另一个分区添加了后。

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击添加字段 “添加字段”图标

  3. 添加字段对话框中,执行下列操作之一:

    • 在列表中,单击列出的字段,之一,然后单击添加到窗体

      “添加字段”对话框

    • 若要创建新字段或添加字段已创建另一个窗体中,单击新建

      创建新字段对话框中,执行下列操作之一:

      创建新字段    

      1. 字段名称框中,键入字段的名称。

      2. 数据类型列表中,单击字段将包含数据,例如,数字类型。

      对于此类型的数据

      选择此数据类型

      字词或句子最多 96 字符

      文本

      带或不带小数点的数字

      数字

      百分比

      完成百分比

      价格、 收入或任何其他货币相关的数据

      货币

      例如,是或否,打开或关闭,或 true 或 false 的简单问题的解答

      是/否

      在 Outlook 中可用格式中的任何日期或时间的信息

      日期/时间

      完整的数字

      整数

      要节省时间或保持一致性窗体之间的项目 (值) 的预先填充的列表

      下拉列表

      Web 地址

      URL

      链接到数据库中的其他记录

      关系

      注意: 创建字段后,您不能更改字段的数据类型。如果您想要更改的数据类型,删除字段,然后再添加一个新的所需的数据类型。

      1. 如有必要,在格式列表中,单击字段中的数据的格式。

        注意: 数据类型的一些有仅一种格式。

      2. 单击“确定”。

        添加字段对话框中的列表中显示您创建的字段。

      3. 若要将域添加到窗体中,在添加字段对话框中,单击域,,然后单击添加到窗体

      从其他窗体添加字段    

      1. 单击添加其他窗体中的某个字段选项。

      2. 单击列表中,一个字段,然后单击确定

        注意: 您必须创建一个用于在此列表中显示的字段。

        添加字段对话框中的列表中显示所选的字段。

      3. 若要将域添加到窗体中,在添加字段对话框中,单击域,,然后单击添加到窗体

返回页首

添加关系字段

使用关系字段相关的记录链接。在所选的记录,这称为客户记录列出所有商务联系人链接到它的方式类似的目标记录列出已链接到的特定记录的所有记录。

您可以链接的相同类型的记录,以及不同的链接记录。

例如,在示例业务数据库中,若要链接零售自行车存储与零售商店执行,您将其自行车的供应商:

  • 打开自定义的供应商记录类型。关系字段将添加到该记录类型。

    示例业务数据库中的“自定义记录类型”对话框,其中选择了供应商记录类型。

  • 添加到供应商记录类型,使用存储为目标记录类型,和目标字段名称的供应商名称调用零售商店关系字段。

    注释: 

    • 添加到来源记录类型的关系字段也会创建表,列出的目标记录中的相关的记录。在此示例中,供应商记录 (来源记录) 具有关系字段用于链接到存储记录。存储记录 (目标记录) 有一个列出的供应商记录链接到这些表。

    • 目标字段的表,不能编辑。若要更改的相关的记录,请使用关系字段。在此示例中,转到应用商店中删除或添加另一个存储的供应商记录。这将更改在相关应用商店记录的表中的供应商的列表。

    在“创建新字段”对话框中创建新关系字段。

  • 使用关系字段上要链接零售自行车的供应商记录存储到的供应商记录的记录。

    一条供应商记录,零售商店关系字段中列出了商店。

  • 检查在零售自行车的目标字段存储记录,以查看向这些商店提供自行车的供应商的列表。

    商店记录,包含向商店提供自行车的供应商的列表。

有关示例业务数据库的信息,请参阅关于嘉元实业和示例业务数据库

如何添加关系字段

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击添加字段 “添加字段”图标

  3. 添加字段对话框中,单击新建

    “添加字段”对话框

  4. 创建新字段对话框中,在字段名称框中,键入的关系字段名称。

  5. 数据类型列表中,单击关系

  6. 目标记录类型列表中,单击要链接到所选的记录的记录类型。

    注意: 如果您要自定义记录类型相同的目标记录类型,字段名称目标字段名称必须不同。

  7. 目标字段名称框中,键入目标字段的名称。

    注意: 目标字段名称是表,列出的所有相关记录链接到的目标记录类型的名称。

  8. 单击“确定”。

    添加字段对话框中的列表中显示所选的字段。

  9. 若要将域添加到窗体中,在添加字段对话框中,单击数据类型列中列出的关系的字段,然后单击添加到窗体

    注意: 在数据类型列中列出的关系的字段是数据输入字段。列出在数据类型列中的关系的目标列表的字段将自动添加到的目标记录类型,并列出所有您在关系字段中输入的相关记录的表。

返回页首

删除字段

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 单击要解除对窗体的字段。

    注意: 必填的字段,如帐户名称,不能删除。

  3. 自定义选项卡上的布局组中,单击删除 删除图标 ,或按 DELETE 键。

    注意: 因为 Business Contact Manager 数据库中仍然存储该字段,可以返回到窗体中,添加字段和包含任何数据。从添加字段对话框中也到其他窗体添加字段。

永久删除字段

警告: 如果您从添加字段对话框中删除字段,要永久删除字段,并会丢失任何数据输入该字段。如果您删除或从窗体中删除字段,仅要从窗体中删除域。如果您将域添加到表单,您可以访问数据。

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击添加字段 “添加字段”图标

  3. 添加字段对话框中,单击要删除的字段,然后单击删除

    注意: 如果不能在任何其他窗体上使用,您可以仅永久删除字段。

返回页首

重命名分区和编辑字段

您可以重命名窗体上的任何部分,但仅可以重命名您已创建的字段。

通过重命名它们,并通过更改可以字段中选定的数据的格式,您可以编辑的字段。

注意: 您不能更改字段的数据类型。可以删除该字段,然后再添加一个新的所需的数据类型。

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 单击要重命名或编辑的域的部分。

    注意: 仅可以重命名您已创建的字段。

  3. 自定义选项卡上的布局组中,单击编辑字段或节 “编辑字段或节”图标

  4. 请执行以下任一操作:

    • 重命名分区    在编辑节对话框中,键入部分中的不同名称。

    • 编辑您创建的字段名称    在编辑域对话框中,键入其他字段名称。

      如果您想要更改的字段中,在格式框中,允许的数据的格式,请单击另一种格式。某些字段类型有只有一个格式选项。

排列在窗体上的项目

可自定义窗体,可以移动页面上的部分或将其移到另一个页面,并重新排列字段。

移动分区或重新排列页面上的字段

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 单击要移动的域的部分。

    分区具有与水平线名称旁边的部分名称。若要选择一个分区,请单击打开或附近的节名称。

    选择的“电话号码”节

  3. 到新位置拖动节或字段,在页面上,或使用键盘上的箭头键移动节或字段。

返回页首

将分区移动到另一页

  1. 单击要移动的节。

    选择的“电话号码”节

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击移至 “移动”图标

  3. 移动到页对话框中,单击您要移动部分中,的页面,然后单击确定

    注意: 如果页面处于隐藏状态,您需要关闭隐藏功能,能够在页面上输入数据。在自定义选项卡中的显示组中,单击页面。在页面组中,单击隐藏 “隐藏”图标

返回页首

删除表单

警告: 如果删除的记录类型,您会丢失任何数据输入该记录类型。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击自定义按钮。

  3. 单击自定义记录类型

  4. 自定义记录类型对话框中,单击已创建的记录类型。

    注意: 您可以仅删除已创建的记录类型。不能删除默认记录类型。

  5. 单击删除记录类型

返回页首

创建或编辑列表

当您经常在表单中输入相同数据时,很方便、 更一致,来创建列表,您可以选择从。

创建列表

  1. 打开要进行自定义窗体

  2. 自定义选项卡上的布局组中,单击添加字段 “添加字段”图标

  3. 添加字段对话框中,单击新建

  4. 数据类型列表中,选择下拉列表

    注意: 对于列表中,仅格式选项也是下拉列表

  5. 单击“确定”。

  6. 将项目添加到您的列表。

    方法

    1. 编辑列表对话框中,单击添加(值) 的项目添加到列表。

    2. 添加项对话框中,在项目名称框中,键入值的名称。

    3. 单击“确定”。

      编辑列表对话框中,在列中,将显示您添加的项。

    4. 若要向列表添加另一个项目,请重复此过程。

  7. 在列表中向上或向下移动某个项,请单击您想要移动,然后单击向上或向下箭头按钮的值。

  8. 若要选择一个项目的默认值字段中,单击值,然后单击设为默认值按钮。

    如果将最常使用的一项,您可以使其以节省的时间,当您完成窗体的默认值。

  9. 单击“确定”。

编辑列表

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击自定义按钮。

  3. 单击编辑列表

  4. 编辑列表对话框中,单击要编辑的列表。

    当您选择的列表时,列表中的项目将显示在列。

    “编辑列表”对话框

  5. 执行下列操作来编辑列表任一操作:

    添加到列表的值    单击添加按钮,键入项目名称,然后单击确定

    重命名一个值    单击项目,,然后单击重命名按钮。键入新名称,然后单击确定

    删除一个值,或将其替换为另一个值    单击项目,,然后单击删除按钮。如果您想要替换的值,在列表中选择另一个值,然后单击确定。如果您想要将其删除,请单击确定

    在列表中向上或向下移动一个值    单击项目,然后单击向上或向下箭头按钮。

    将项目设置默认值    单击项,,然后单击设为默认值按钮。

  6. 当您完成所有更改,在编辑列表对话框中,单击确定

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×