创建和管理文档集

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将文档集内容类型添加到文档库中后,可以使用该内容类型创建新的多文档工作产品。另外,当单击某一文档集的文件夹以打开它时,将转到“欢迎页面”,可以用于管理文档集中的内容。

本文内容

有关如何使用文档集

创建文档集的新实例

添加或将文档上载到现有的文档集

管理文档集的权限

管理版本

共享文档集的链接

相关的任务

关于使用文档集

如果正在使用的库中同时包含文档和文档集,可以通过查找文档集的唯一文件夹图标在文档库中找到文档集。

文档库中的文档集文件夹

在使用文档集时,可以使用“文档集”功能区的“管理”选项卡(该选项卡显示在文档集的“欢迎页面”上)执行常见任务。

管理文档集功能区

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创建文档集的新实例

  1. 转到已被配置为支持文档集的文档库。

  2. 单击“库工具”功能区的“文档”选项卡。

  3. 单击新建文档,然后单击文档集或您想要创建 (如果您的组织已创建自定义的文档集内容类型时可能具有唯一的名称) 的文档集的名称。如果库支持创建单个文档和文档集,您可以确定文档集寻找文件夹图标。
    “文档集”图标突出显示的“新建文档”菜单

  4. “新建文档集”对话框中,为创建的文档集键入名称和说明,再单击“确定”。创建文档集后,浏览器将显示该文档集的“欢迎页面”。

    如果将此文档集配置为在创建该文档集的新实例时自动创建文档,则这些文档将显示在“欢迎页面”的“Web 部件”中。如果尚未为此文档集指定默认内容,将创建一个空的文档集文件夹,并且可将文件添加或上载到该文件夹,以使这些文件成为该文档集的组成部分。只能添加内容类型与该文档集中允许的内容类型相同的文件。

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将文档添加或上载到现有文档集

如果正在使用的文档集未被配置为在创建文档集的新实例时自动创建默认内容,可将文件手动添加到该文档集。只能添加该文档集允许的内容类型的文件。

  1. 转到包含要更新的文档集的文档库,然后单击该文档集的名称,以转到其“欢迎页面”。

  2. 在该文档集的“欢迎页面”上,单击该功能区的“文档”选项卡,然后执行下列操作之一:

    • 若要将新文件添加到该文档集,请单击“新建文档”,然后单击要创建的文档的类型。

    • 若要将一个文档上载到该文档集,请单击“上载文档”旁边的箭头,然后选择用于上载单个文档的相应选项。浏览到所需的文件位置,然后单击“确定”。在出现提示时,指定提示的所有属性信息,然后单击“保存”

    • 若要将多个文档上载到该文档集,请单击“上载文档”旁边的箭头,再单击“上载多个文档”。拖放或浏览到所需文件,然后单击“确定”,在出现提示时单击“完成”

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管理文档集的权限

默认情况下,文档集将从所在的库继承权限。如果需要限制或更改谁有权限访问某一文档集中的文档,可以选择为文档集指定独特的权限。

在项目级或文件夹级管理独特的权限可能非常复杂并且非常耗时。如果需要让多个相似的组能够访问大多数文档集,则在库级进行权限管理可能更加方便。

若要管理文档集的权限,必须至少拥有“设计”或“完全控制”权限级别。

  1. 在文档集的“欢迎页面”上,单击“文档集”功能区的“管理”选项卡,再单击“权限”

  2. 请执行下列操作之一:

    • 若要更改文档库自身的权限设置,请单击“管理父级”

    • 若要停止从文档库继承权限,并为此文档集单独创建独特的权限,请单击“停止继承权限”

    • 若要查看个人拥有的特定权限,请单击“检查权限”,然后键入要检查的用户或组的名称。

    • 若要从父级文档库继承权限(如果文档集先前已被配置为停止继承这些权限),请单击“继承权限”

有关使用权限的详细信息,请参阅“另请参阅”下的链接。.

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管理版本

如果对其中保存有文档集的文档库启用了“版本控制”,则您有几种不同选择使用该文档集或该文档集中各个文档的版本历史记录。

在该文档集的“欢迎页面”上,单击“文档集”功能区的“管理”选项卡,然后执行下列操作之一:

目的:

操作:

获取文档集中当前属性和文档的快照

单击“获取版本”,键入对所获取版本所做更改的说明,然后单击“确定”

察看文档集的版本历史记录

单击“文档集”功能区“管理”选项卡上的“版本历史记录”

将文档集还原为早期版本

  • 单击“文档集”功能区“管理”选项卡上的“版本历史记录”

  • 指向要还原的版本的日期和时间信息,单击出现的箭头,再单击“还原版本”

这会将整个文档集还原为所选的已保存版本。在此版本之后对文档集所做的所有更改都将被还原。

删除文档集先前版本的快照

单击“版本历史记录”,再单击“删除所有版本”。此操作将删除文档集的版本历史记录快照,但不会删除文档集自身。

查看文档集中各个文件的版本历史记录

指向要查看其版本历史记录的文档,单击出现的箭头,再单击“版本历史记录”

将单个文档还原为先前版本。

  • 指向要查看其版本历史记录的文档,单击出现的箭头,再单击“版本历史记录”

  • 指向要还原的版本的日期和时间信息,单击出现的箭头,再单击“还原”

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共享指向文档集的链接

如果您使用的与Microsoft SharePoint Server 2010,如Microsoft Outlook 2010,兼容的电子邮件程序您可以快速发送文档集的欢迎页面的链接。

  1. 在文档集的“欢迎页”上,单击“文档集”功能区的“管理”选项卡,再单击“通过电子邮件发送链接”

  2. 在提示允许 Outlook 打开 Web 内容时,单击“允许”

  3. 在 Microsoft Outlook 电子邮件的“收件人”行,键入所需收件人的姓名,在“主题”行中指定主题,然后键入您要包括在电子邮件中的任何附加信息。

  4. 如果需要,可在“发件人”行中指定自己的电子邮件地址,以使该邮件不会看起来是从服务器发送的,这样收件人就不会忽略该邮件。单击“收件人”旁边的向下箭头,再单击“其他电子邮件地址”。键入或选择您的电子邮件地址。

  5. 撰写完邮件后,单击 Outlook 中的“发送”

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相关任务

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