创建和管理文档集

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文档集内容类型添加到文档库后,可用于创建新的多文档工作产品。此外,当您单击文档集以将其打开文件夹,您将进入欢迎页面,您可用于管理文档集中的内容。

如果您正在使用的库包含文档和文档集,您可以通过查找其唯一文件夹图标标识文档库中的文档集。 文档集图标

当您正在使用文档集时,可用于管理选项卡上的文档集功能区 (其中文档设置为显示在欢迎页上) 执行常见任务。

管理选项卡

  1. 转到已配置为支持文档集的文档库。

  2. 单击“文件”选项卡。

    注意: 如果您使用的 SharePoint 2010,请单击文档选项卡。

  3. 单击新建文档旁边的箭头,然后单击文档集或您想要创建的文档集的名称 (如果您的组织已创建自定义的文档集内容类型,它们可能具有唯一的名称)。如果库支持创建单个文档和文档集,您可以确定文档集寻找文件夹图标。 文档集图标

  4. 新建文档集对话框中,键入名称和描述要创建文档集,然后单击确定保存。创建文档集后,在浏览器将显示文档集的欢迎页。

    如果此文档集配置为自动创建的文档,当您创建的新实例,这些文档会显示在欢迎页上的 Web 部件。如果没有默认内容被指定为此文档集,创建一个空的文档集文件夹,并且您可以添加或将文件上载到的文件夹,以使其文档集的一部分。您可以添加相同的内容类型的文档集中允许的文件。

如果您正在处理的文档集未配置为自动创建的默认内容创建文档集的新实例时,您可以手动向文档集添加文件。仅允许的内容类型的文档集可添加文件。

  1. 转到包含您想要更新,文档集的文档库,然后单击以转到其欢迎页面上的文档集的名称。

  2. 在文档集欢迎页上,单击文件选项卡。

    注意: 如果您使用的 SharePoint 2010,请单击文档选项卡。

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要添加到文档集的新文件,请单击新建文档,然后单击您想要创建的文档的类型。

    • 若要将文档上载到文档集,单击上载文档,然后浏览到所需的文件的位置。选择文件,单击打开,然后单击确定。如果系统提示您,,然后单击保存,指定任何所需的属性信息。

    • 若要将多个文档上载到文档集,在文件资源管理器中,找到您想要上载,然后按 Ctrl + 单击每个文件的文件。拖放到欢迎页上选定的文件。(将文件拖动到页上时,您将看到一个框包含拖放到此处的消息)。

默认情况下,文档集的库,它们位于从继承权限。您可以选择指定文档集的独有权限,如果您需要限制或更改谁可以访问文档中的单个文档集。

管理项目级或文件夹级别的唯一权限可能会非常复杂、 更加耗时。如果大多数文档集需要能够访问类似的组,则可能更方便地管理库级别的权限。

若要管理文档集的权限,您必须至少设计或完全控制权限级别。

  1. 在文档集欢迎页上,单击管理选项卡,然后单击权限

  2. 执行下列操作之一:

    • 若要更改的文档库自身的权限设置,请单击管理父级

    • 若要停止继承权限的文档库,单独创建此文档设置独有权限,请单击停止继承权限

    • 若要查看特定个人具有的权限,请单击检查权限,然后键入的用户或组中要检查的名称。

    • 若要继承权限从父文档库 (如果文档集以前配置为停止继承它们),请单击继承权限

如果已在其中保存您的文档集的文档库已启用版本控制,则可以通过多种不同的选项,用于处理您的文档集或组中的单个文档的版本历史记录。

在文档集欢迎页上,单击管理选项卡,,然后执行下列操作之一。

目的:

操作:

捕获的当前属性和文档集中的文档的快照

单击捕获版本键入,捕获的版本中所做的更改的说明,然后单击确定

查看文档集的版本历史记录

单击版本历史记录

还原到早期版本的文档集

  1. 单击版本历史记录

  2. 指向要还原单击出现的箭头,然后单击还原版本的版本的日期和时间信息。

这将还原整个文档设置为所选的已保存的版本。将恢复此版本后对文档集所做的任何更改。

删除以前版本的文档集的快照

单击版本历史记录,,然后单击删除所有版本。此操作将删除文档集的版本历史记录的快照。它不会删除文档集本身。

查看文档集内的个别文件的版本历史记录

指向您想要查看版本历史记录,请单击出现箭头,然后单击版本历史记录的文档。

还原到早期版本的单个文档。

  1. 指向您想要查看的版本历史记录,请单击出现箭头,然后单击版本历史记录的文档。

  2. 指向要还原单击出现的箭头,然后单击还原版本的日期和时间信息。

如果您使用的与Microsoft SharePoint Server 2010,如Microsoft Outlook 2010,兼容的电子邮件程序您可以快速电子邮件链接到欢迎页的文档集。

  1. 在文档集欢迎页上,单击管理选项卡,然后单击电子邮件链接

  2. 当系统提示您允许 Outlook 打开 Web 内容时,请单击允许

  3. 在 Microsoft Outlook 电子邮件行中,键入所需的收件人的姓名,在主题行中指定一个主题,然后键入您想要的电子邮件的正文中包含的任何其他信息。

  4. 如果需要,您可以行中指定您自己的电子邮件地址,以便不显示该消息从服务器,发送,收件人不忽略它。单击,旁边的下拉箭头,然后单击其他电子邮件地址。键入或选择您的电子邮件地址。

  5. 完成草拟您的消息,请单击在 Outlook 中发送

另请参阅

文档集简介

创建和配置新的文档集内容类型

自定义文档集的欢迎页面

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