创建和管理文档工作区网站

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

文档工作区网站可帮助您协调开发的一个或多个相关文档与其他人。网站提供工具共享和更新文件,并使人们了解这些文件的状态。

本文内容

概述

从文档库中创建文档工作区网站

创建一个空的文档工作区网站

添加文档

添加用户

添加任务

添加公告

向链接列表中添加链接

创建任务的电子邮件通知

将文档从文档工作区网站发布回库

删除文档工作区网站

概述

通过使用文档工作区网站,您和您的同事可以协调开发的一个或多个相关文档。网站提供工具共享和更新文件,并使人们了解这些文件的状态。您和您的同事可以协作文档工作区网站通过以下方式开发文档︰

  • 直接使用位于文档工作区网站中的副本

  • 在文档工作区网站中使用本地副本并定期更新该副本

此外,您和其他工作区成员还可以使用文档工作区网站发布通知、分配任务、共享相关链接以及接收有关网站内容更改的通知。您可以为短期项目创建文档工作区网站,然后在项目结束时删除网站或永久保留网站。

默认情况下,网站所有者具有创建现有网站中的文档工作区网站所必需的权限级别。如果您是网站所有者,并且想要使其他网站成员可以创建文档工作区网站,您可以授予权限创建网站,向团队成员属于 Microsoft Windows SharePoint Services 组。

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从库中的文档创建文档工作区网站

您可以从文档中已在网站上的库中创建新文档工作区网站。根据的程序,您或许还能够以创建新文档工作区网站从与 Microsoft Windows SharePoint Services,如Microsoft Office Word 2007兼容的程序。有关详细信息,请参阅在该程序中的帮助。

  1. 打开存储文档的文档库。

  2. 指向相应文档的名称,单击显示的箭头,指向“发送到”,然后单击“创建文档工作区”

    注意: 如果“创建文档工作区”选项不可用,则表明您没有在该网站上创建工作区所需的权限。请求网站所有者向您授予此权限或为您创建工作区网站。

  3. 单击“确定”。

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创建空文档工作区网站

如果要创建文档工作区网站,但不希望网站基于库中的现有文档,则可以先创建一个空文档工作区网站,以后再添加一个或多个文档。

  1. 打开要在其中创建文档工作区网站的网站。

    1. 单击查看所有网站内容,然后单击在所有网站内容页面上的创建

      提示: 在大多数情况下,您可以改为使用 按钮图像 网站操作菜单以完成此步骤。

    注意: 可能需要请求网站所有者向您授予创建文档工作区网站的权限。

  2. “网页”列表中,单击“网站和工作区”

  3. 输入要创建的文档工作区网站的有关信息,如网站的标题和网站地址的最后一部分。

  4. “模板选择”部分中,单击“协作”选项卡,然后单击“文档工作区”

  5. “权限”部分中,请执行下列操作之一:

    • 如果希望父网站的所有成员都成为此工作区的成员,请单击“使用与父网站相同的权限”

    • 如果只希望特定的一些人成为此工作区的成员,请单击“使用独有权限”

  6. 如果希望在新网站的页上显示父网站的顶部链接栏,请确保在“导航继承”部分选中“使用父网站的顶部链接栏”

  7. 单击“创建”

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添加文档

无论是从现有文档创建文档工作区网站还是创建空文档工作区网站,都可以随时向文档工作区网站添加新文档。

  1. 在文档工作区网站的主页上,单击“共享文档”

  2. 请执行下列操作之一:

    • 若要创建和添加新文档,请单击“新建”

    • 若要添加现有文档,请单击“上载”,然后单击“浏览”找到要添加的文件。选择该文件,然后单击“打开”。如果库中已存在具有相同文件名的文档,而您不希望覆盖现有文档,请清除“覆盖现有文件”复选框。

  3. 单击“确定”。

此外,也可以通过创建发送目标,将其他库中的链接文档副本添加到文档工作区网站的“共享文档”库中。更新原始文档或链接副本后,可以很容易地更新其他位置的相应副本。有关向其他库添加链接文档副本的详细信息,请在“请参阅”部分中查找指向这些信息的链接。

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添加用户

若要向文档工作区网站添加用户,则必须具有向父网站或文档工作区网站添加成员的权限。如果无法向文档工作区网站添加用户,请与父网站所有者联系。

  1. 在文档工作区网站的主页上,在“成员”列表中单击要向其添加用户的组名称。

  2. 新建菜单 “新建”菜单 ,单击添加用户

  3. 添加用户部分中,键入名称、 组名称或电子邮件地址的用户或您想要添加的组。如果添加多个用户,用分号 (;) 分隔每个名称。您也可以单击浏览 按钮图像 搜索并选择目录中的人员。

  4. “授予权限”部分中,单击要向其添加用户的组。

  5. 单击“确定”。

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添加任务

您可以使用文档工作区网站上的任务列表分配给您自己或其他工作区成员的工作项目。成员可以更新,然后轻松地共享其分配任务的状态。通过使用任务列表,您可以设置优先级和截止日期的任务,以及任务状态和百分比完成。作为文档工作区网站的所有者,您还可以添加自定义域到任务列表中,就像使用任何其他 SharePoint 网站上的列表。查找有关自定义另请参阅部分中的列表的详细信息的链接。

  1. 文档工作区网站,在任务下的主页页面上单击添加新任务

  2. 标题框中键入该任务的名称。

  3. 优先级列表中,单击任务的优先级。

  4. 状态列表中,单击任务的状态。

  5. 要向某人分配任务,请执行下列操作之一在分配对象部分中︰

    • 键入您要向其分配任务的人员的电子邮件地址。

    • 键入您要向其分配任务的人员的完整名称,然后单击检查姓名 按钮图像 。如果在目录中找到该人员,则该名称将解析为此人的电子邮件地址。如果在目录中找不到此人,没有精确匹配找出现错误消息。

    • 单击浏览 按钮图像 搜索并选择目录中的人员。完成后,单击确定

  6. 如有必要,请在说明框中键入该任务的简要说明。

  7. 开始日期框中,输入该任务的开始的日期。

  8. 截止日期框中,输入必须完成任务的日期。

  9. 单击“确定”。

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添加通知

使用“通知”列表可为工作组成员张贴有关项目的重要消息,例如可交付结果的截止时间和更改、新工作组成员的简介以及其他信息。

  1. 在文档工作区网站的主页上,单击添加新通知

  2. 标题框中,键入您的通知的标题。

  3. 正文框中,键入您的公告的完整文本。

  4. 如果您希望为某个特定日期之后自动过期通知,请在过期框中键入日期。

  5. 单击“确定”。

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向“链接”列表添加链接

您可以使用链接列表共享对工作组成员有用的链接。该列表可以轻松快速地访问相关的信息和资源等其他网站。

  1. 在文档工作区网站的主页上,单击添加新链接

  2. URL部分中,键入网页或其他类型的所需链接,资源的地址,然后键入链接的说明。

    类型说明框中键入的文本显示为链接列表中的链接的名称。您可以在备注部分中,包括关于链接笔记,但默认视图的显示文档工作区网站的主页的链接列表中未显示此信息。

  3. 单击“确定”。

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为任务创建电子邮件通知

在创建任务并将其分配给工作区成员后,可以选择接收电子邮件通知,以便了解有关“任务”列表中项目的所有更改。成员也可以创建自己的通知,以便接收电子邮件通知,了解感兴趣的其他项目的更改。

注意: 仅当服务器管理员已启用运行 Windows SharePoint Services 的服务器来发送电子邮件时,才能为任务创建电子邮件通知。

  1. 在文档工作区网站的主页上,单击任务

    如果未显示任务列表主页页面上,单击查看所有网站内容,然后单击任务

  2. 操作 菜单图像 菜单上,单击通知我

  3. 通知标题部分中,键入您的通知的名称。

  4. 通知发送对象部分中,默认情况下,在用户框包含您的姓名。您可以通过将其姓名添加到用户框中,用分号 (;) 分隔到其他成员发送通知。

  5. 更改类型部分中,选择您想要收到通知的更改的类型。

  6. 这些更改发送通知部分中,选择筛选器以接收根据特定条件的更改。

    提示: 您也可以选择接收通知的特定视图的任务列表中显示的项目。

  7. 当对发送通知部分中,选择您想要接收通知的频率。

  8. 单击“确定”。

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将文档从文档区工作网站发布回库中

如果文档工作区网站基于库中所存储的现有文档,则可以用对文档工作区网站上的文档副本所做的更改更新原始副本。

  1. 在文档工作区网站上,打开包含该文档的库。

  2. 指向该文档的名称,单击显示的箭头,指向“发送到”,然后单击“发布到源位置”

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删除文档工作区网站

完成后的文档项目,并最终版本文档移动到其他位置,您可以选择要删除文档工作区网站。若要删除的网站,您必须具有完全控制权限级别。默认情况下,网站所有者具有此权限级别。

重要: 请务必将所有文档都发布到另一个位置,然后再删除文档工作区网站。当您删除文档工作区网站,所有文档、 库、 列表和列表数据时,网站设置、 权限级别和包含在文档工作区网站上的安全信息都被永久删除。

  1. 在网站的主页上,单击网站操作菜单 按钮图像 ,,然后单击网站设置

    “网站操作”菜单经过自定义的网站上,指向“网站设置”,然后单击要查看的设置。

  1. “网站管理”列中,单击“删除此网站”

  2. 单击“删除”,然后单击“确定”以确认要删除该网站。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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