创建和打印 Excel 中地址列表的邮件标签

创建和打印 Excel 中地址列表的邮件标签

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如果想要向 Microsoft Excel 工作表 中维护的地址列表发送大宗邮件, 您可以使用 microsoft Word 邮件合并。 邮件合并过程会创建一页可打印的邮件标签,其中的每个标签都包含列表中的一个地址。

若要创建和打印邮件标签,必须首先在 Excel 中准备工作表数据,然后使用 Word 配置、组织、检查和打印邮件标签。 如果希望使用地址标签向地址列表群发邮件,则可使用邮件合并创建地址标签表。 每个标签都包含列表中的一个地址。

邮件合并过程需要执行以下所有步骤:

  1. 在 Excel 中准备工作表数据以进行邮件合并   在开始邮件合并过程之前, 地址列表必须与邮件合并所需的表格结构相匹配。

  2. 在 Word 中设置邮件合并的标签    为邮件合并中的所有标签设置一次标签的版式。 在邮件合并中, 用于执行此操作的文档称为主文档。 在标签主文档中, 你还可以设置希望在每个标签上重复的任何内容, 如公司徽标或装运标签上的寄信人地址。

  3. 将标签连接到工作表数据    地址列表是 Microsoft Word 在邮件合并中使用的数据源。 在这种情况下, 它是包含要在标签上打印的地址的 Excel 工作表。

  4. 优化要包含在标签上的收件人的列表    Word 为邮件列表中的每个地址生成一个标签。 如果只希望为邮件列表中的某些地址生成标签,可以选择要包括的地址或记录。

  5. 向标签添加称为邮件合并域的占位符    在执行邮件合并时,邮件合并域内将填入地址列表中的信息。

  6. 预览、完成合并和打印标签    打印整个标签集之前可以预览每个标签。

  7. 保存标签以供将来使用   

提示: 如果您的计算机上安装了 Microsoft Office Access, 您可以改为将地址列表从 Excel 导出到 Access, 然后使用 Access 创建和打印邮件标签。 有关详细信息, 请参阅在 Access 中移动 Excel 中的数据以访问创建邮件标签

步骤 1:在 Excel 中准备工作表数据以进行邮件合并

在 Excel 中,地址列表必须符合邮件合并要求的表格结构。

  1. 在工作表上,执行下列操作以对地址列表进行排列:

    1. 使用明确标识每列所包含的数据类型的列标题。

      提示: 例如,请使用名字姓氏地址城市等列标题,而不要使用列 1列 2列 3列 4

    2. 对于要包含在邮件合并中的每个元素,请使用单独的列。

      提示:  如果将名字和姓氏存储在单独的列中,您还可以使用邮件合并创建依据其名字发送给每个收件人的套用信函。 还可以添加单独的称谓列,如先生 或夫人。

    3. 仅包括包含数据的行和列。 不要在地址列表中包含空行或空列,因为当您在 Word 中为邮件合并设置标签时,创建的标签列表在空行和空列范围以外可能是不完整的。

  2. 为了帮助在邮件合并过程中找到并选择地址列表,请执行下列操作,以便为地址列表定义一个名称:

    1. 在工作表上,选择整个地址列表,包括其中包含列标题的单元格。

    2. 在“公式”选项卡上的“已定义名称”组中,单击“定义名称”。

      Excel 功能区图像

    3. 在“名称”框中,为地址列表键入一个名称,例如 Holiday_Cards,然后单击“确定”。

      提示: 名称的首个字符必须是字母,并且不能在字词之间使用空格。 请使用下划线字符 (_),而不要使用空格。

  3. 保存并关闭工作簿。

步骤 2:在 Word 中为邮件合并设置标签

只需在邮件合并中为所有标签配置一次标签布局。 在邮件合并中为布局而配置的文档称为标签的主文档(或标签主文档)。 在此文档中,您还可以配置要在每个标签上重复的任何内容,例如,公司徽标或发货标签上的寄信人地址。

您可能已经拥有一包诸如 Avery、AOne 或 Formtec 等标签纸供应商提供的标签纸。 每张标签纸都有一定的尺寸,并包含一定数目的、具有特定尺寸的标签。

要配置标签主文档,请使其尺寸与计划要使用的工作表上的标签的尺寸相匹配。

  1. 启动 Word。

    默认情况下, 将打开一个空白文档。 保持打开状态。 如果将其关闭,则无法执行下一步操作。

  2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”。

    Office 2010 功能区

  3. 单击“标签”。

  4. 标签选项”对话框中提供了若干个选项。

    “标签选项”对话框

    1. 用于打印标签的打印机的类型。

    2. 生产标签纸的供应商。

    3. 与标签纸包装上列出的产品编号相对应的编号。

  5. 在“打印机信息”下,单击要用于打印标签的打印机类型。

  6. 在“标签供应商”列表中,单击生产所用标签纸的公司名称。

  7. 在“产品编号”列表中,单击标签纸框中列出的产品编号。

    标签工作表的产品编号与 "标签选项" 对话框中的任何选项都不匹配。

    仍然可以打印标签。 只是必须进行一些自定义操作。

    1. 测量标签纸上的标签,并记下测量结果以及一张标签纸上可容纳多少标签。

      注意: 请仔细测量标签尺寸。 标签实际尺寸可能比标签制造商所标明的尺寸小。 例如,1×2 英寸标签的实际尺寸可能为 15/16 英寸高、1 又 15/16 英寸宽。

    2. 在“产品编号”列表中,选择一个与您的标签尺寸接近的标签类型。

      如果没有在“产品编号”框中看到所需的标签类型,则可以使用列出的其他标签,也可以创建新的标签尺寸。

    3. 单击“详细信息”,然后比较标签尺寸以及每页的标签数量(对于用激光打印机和喷墨打印机打印的标签)或标签表单上的列数(对于用点阵打印机打印的标签)。

    4. 执行下列操作之一:

      • 如果尺寸和标签版式与您的标签相匹配,请使用所选标签。

      • 如果尺寸和标签版式与您的标签不匹配,请单击“取消”,然后继续执行步骤 5。

    5. 在“标签选项”对话框中,单击打印机类型(“连续送纸打印机”或“页式打印机”),然后单击“新建标签”。

    6. 在“标签名称”框中键入一个名称,选择标签的高度、宽度、边距和其他选项,然后单击“确定”。

    新标签显示在“其他/自定义”类别中。 下次使用自定义标签时,请确保选择“标签供应商”列表中的“其他/自定义”。

  8. 选择所需标签选项后,单击“确定”。

    Word 将创建一个使用表格来排放标签的文档。 如果没有看见布局中分隔标签的线条,请单击“表格工具”下的“布局”选项卡,然后在“表格”组中单击“查看网格线”。

中断和恢复邮件合并

如果需要停止邮件合并的工作,您可以保存正在处理的标签主文档并在以后恢复合并。 Word 会在您保存的文档内保留数据源和域信息。 如果在停止合并工作时您在使用“邮件合并”任务窗格,Word 会在您恢复合并时返回到您在该任务窗格中的相应位置。

  1. 在准备好恢复合并时,打开保存的标签主文档。

    Word 会显示一个消息框,让您确认要打开该文档并运行一条 SQL 命令(该 SQL 命令将 Word 连接到 Excel 源文件)。

  2. 单击“”连接到 Excel 源文件并检索地址列表。

    标签主文档的文本以及您插入的任何域一同显示。

  3. 单击“邮件”选项卡,恢复工作。

步骤 3:将标签连接到工作表数据

要将地址信息合并到标签中,必须将标签连接到包含地址列表的工作表。

  1. 如果这是您首次连接到工作表,请执行下列操作:

    1. 在“文件”菜单上,单击“选项”。

    2. 单击“高级”。

    3. 滚动到“常规”部分,然后选中“打开时确认文件格式转换”复选框。

    4. 单击“确定”。

  2. 打开邮件合并主文档, 在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中, 单击 "选择收件人", 然后单击 "使用现有列表"。

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  3. 在“选择数据源”对话框中找到 Excel 工作表,然后双击它。

  4. 在 "确认数据源" 对话框中, 单击 " MS Excel 工作表通过 DDE (* .xls)", 然后单击"确定"

    注意: 如果在列表中看不到MS Excel 工作表, 请选中 "全部显示" 复选框。

  5. 在“Microsoft Office Excel”对话框中,对于“请指定命名单元格或单元格区域”,选择包含要合并的信息的单元格区域或工作表,然后单击“确定”。

注意: 标签此时连接到工作表数据,但标签纸仍然空白。 如果需要,您可以按照步骤 4 中的说明定义收件人列表,或者可以按照步骤 5 中的说明开始使用地址信息占位符来填充标签。

步骤 4:优化要包含在标签上的收件人的列表

Word 为邮件列表中的每个地址生成一个标签。 如果只想为邮寄列表中的某些地址生成标签,您可以选择要包括的地址(记录)。

要缩小收件人列表的范围或者使用数据文件中的记录子集,请执行下列操作:

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“编辑收件人列表

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  2. 在“邮件合并收件人”对话框中,执行下列操作之一:

    • 选择个别记录    此方法对于短列表非常有用。 选中要包含的收件人旁边的复选框,清除要排除的收件人旁边的复选框。

      提示: 如果您知道您只想在合并中包括少数几条记录,则可以清除标题行中的复选框,然后仅选择需要的那些记录。 同样,如果要包括列表中的大部分内容,请选中标题行中的复选框,然后清除不想包括的记录的复选框。

    • 对记录进行排序    单击要作为排序依据的列标题。 Word 将按字母升序(从 A  到  Z)对列表进行排序。 再次单击该列标题,将按字母降序(从 Z  到  A)对列表进行排序。

      若要指定更高级的排序选项,请单击“调整收件人列表”下的“排序”,然后在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。 例如,可以指定收件人地址必须按照每个邮政编码内姓氏的字母顺序排列,并且邮政编码以数字顺序列出。

    • 筛选记录    如果列表中包含您不想在合并中看到或包括的记录,则此方法非常有用。 筛选列表后,您可以选中或清除复选框以包括或排除特定记录。

      若要对记录进行筛选,请执行下列操作:

      1. 在“调整收件人列表”下,单击“筛选”。

      2. 在“查询选项”对话框中的“筛选记录”选项卡上,选择要用来筛选记录的条件。

        例如,要仅为澳大利亚的地址生成标签,请单击“”列表中的“国家或地区”、“比较”列表中的“等于”以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。

      3. 要进一步调整筛选,请单击“”或者“”,然后选择更多条件。

        例如,要仅为位于慕尼黑的企业生成标签,可以指定“城市”域中包含“慕尼黑”且“公司名称”域不为空的记录。 如果您在此筛选中使用了“”而不是“”,则邮件合并将包括所有慕尼黑的地址以及其他城市所有包含公司名称的地址。

如果您的计算机上安装了地址验证软件,可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”以验证收件人的地址。

步骤 5:向标签添加占位符(邮件合并域)

将标签连接到地址列表之后,即准备就绪可以添加占位符,占位符表示每个标签上将显示地址的位置。 还可以键入要在每个标签重复的文本,如公司徽标或发货标签上的寄信人地址。

地址的占位符称为邮件合并域。 在执行邮件合并时,邮件合并域内将填入地址列表中的信息。 Word 中的邮件合并域对应于 Excel 工作表中的列标题。

包含列(类别)和行(记录)的数据文件

1. 数据文件中的列代表信息的类别。 添加到标签中的邮件合并域是这些类别的占位符。

2. 数据文件中的行代表信息的记录。 在执行邮件合并时,Word 会为每条记录生成一个标签。

通过将一个邮件合并域放入您在标签主文档中配置的原始标签中,可指示您希望某类信息(例如名称或地址)显示在该位置。

插入到 Word 文档中的域

注意: 将邮件合并域插入标签主文档时,域名称总是由尖括号 (« ») 括住。 这些尖括号在最终标签上不显示 ,它们只是帮助区分标签主文档中的域和普通文本。

合并时发生的情况    

执行邮件合并时,数据文件中第一行的信息会替换第一个标签中的域。 接着,数据文件中第二行的信息会替换第二个标签中的域,依此类推。

将数据文件中的信息合并到标签中

使用域:示例    

在设计标签时,可以将数据文件中的任何列标题链接到标签中的域。

例如,假定您的邮寄列表用于新闻稿订户,您的数据文件包含一个名为“到期日”的列,该列存储每个订阅的到期日期。 如果运行合并之前将 «到期日» 域插入到标签主文档中,则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。

您可以对域进行组合,也可以用标点符号分隔域。 例如,要创建地址,可以在标签主文档中配置域,如下所示:

«名字» «姓氏»

«街道地址»

«城市»,«省/市/自治区» «邮政编码»

对于一些常用组合,例如地址块和问候语,Word 提供了一些复合域将多个域组合在一起。 例如,地址块域是几个域的组合体,包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。

地址块域的元素

可以自定义每个复合域的内容。 例如,在地址中,您可能想选择正式的姓名格式(罗 海辉先生)。 在问候语中,您可能更倾向于使用“尊敬的”而不是“亲爱的”。

将邮件合并域映射到数据文件    

要确保 Word 能够找到数据文件中与每个地址元素相对应的列,可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到 Excel 电子表格中的列。

要映射域,请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。

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将出现“匹配域”对话框。

“匹配域”对话框

地址元素在左边列出。 数据文件中的列标题在右边列出。

Word 搜索与每个元素最匹配的列。 如图所示,Word 会自动将数据文件的“称谓”列与“尊称”相匹配,但 Word 无法匹配其他元素,如“中间名”。

在右侧的列表中,可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。 “唯一标识符”和“中间名”不匹配也无妨,因为邮件合并标签不需要使用每个域。 如果添加了一个不包含数据文件中数据的域,该域将在合并后文档中显示为空占位符 ,通常为空行或空白。

键入内容并添加占位符或域    

  1. 在设置的初始标签(标签主文档)中,键入要显示在每个标签上的任何内容。

    若要添加图片(如徽标),请单击“插入”选项卡上“插图”组中的“图片”。

  2. 单击要插入域的位置。

  3. 使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。

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  4. 添加以下任一内容:

    包含姓名、地址和其他信息的地址块

    1. 单击“地址块”。

    2. 在“插入地址块”对话框中,选择要包括的地址元素以及要应用的格式,然后单击“确定”。

    3. 如果“匹配域”对话框出现,则表示 Word 无法找到完成地址块所需的某些信息。 单击“(不匹配)”旁边的箭头,然后从数据源中选择域,此域对应于邮件合并所需的域。

    单个域

    可以插入单个域中的信息,如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。 若要将来自数据文件的域快速添加到标签主文档中,请单击“插入合并域”旁边的箭头,然后单击域名称。

    要将其他可选域插入到该文档中,请执行下列操作:

    1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,单击“插入合并域”。

    2. 在“插入合并域”对话框中,执行下列操作之一:

      • 要选择将自动对应于数据源中的域的地址域(即使这些域的名称与 Word 中的域名不同),请单击“地址域”。

      • 若要选择始终直接从数据文件中的列中获取数据的域,请单击“数据库域”。

    3. 在“”框中,单击所需的域。

    4. 单击“插入”,然后单击“关闭”。

    5. 如果“匹配域”对话框出现,则表示 Word 无法找到插入域所需的某些信息。 单击“(不匹配)”旁边的箭头,然后从数据源中选择域,此域对应于邮件合并所需的域。

      注意: 如果插入源于“数据库域”列表的域,且后来切换到不包含同名列的数据源,则 Word 将无法将该域信息插入到合并后的文档中。

    Microsoft Office Outlook 联系人中的自定义字段

    在主文档中包括自定义联系人域的唯一方法是在 Outlook 内开始邮件合并。 首先,使用要在合并中使用的域设置联系人视图。 然后,开始邮件合并。 选择所需设置后,Word 自动启动,即可完成合并。

    设置包含自定义域的联系人视图

    1. 在 Outlook 联系人的“视图”选项卡上,单击“更改视图”,然后单击“列表”。

    2. 右键单击列标题,然后单击快捷菜单上的“字段选择器”。

    3. 在“字段选择器”对话框顶部的下拉列表中,选择“文件夹中用户定义的字段”。

    4. 拖动要从对话框添加到列标题的域。 一个小红箭头会帮助您将域放置在所需位置。
      将自定义域从字段选择器拖到“联系人”文件夹视图中

      注意: 在“字段选择器”对话框中,单击底部的“新建”,即可添加新域。

    5. 在视图中将所有自定义域添加完毕后,关闭“字段选择器”对话框。

    6. 若要删除不希望包含在邮件合并中的域,请在“列表”视图的列标题中单击域名,然后将它拖出列标题。

      从 Outlook 运行邮件合并

    7. 在 Outlook 联系人中, 按住 SHIFT 并单击以选择一个区域, 或者按住 CTRL 并单击以选择 "个人", 以选择单个联系人。 如果希望包括视图中当前可见的所有联系人,则不要单击任何联系人。

    8. 在“开始”选项卡上,单击“邮件合并”。

    9. 如果选择了要包含在邮件合并中的单个联系人,请单击“选定的联系人”。 如果要包括视图中当前可见的所有联系人,则单击“当前视图中的所有联系人”。

    10. 如果已经配置了“列表”视图,使它确切显示要在邮件合并中使用的字段,请单击“当前视图中的联系人字段”。 否则,单击“所有联系人字段”,以使所有联系人字段均可用于邮件合并。

    11. 若要生成用于邮件合并的新的主文档,请单击“新建文档”。 否则,单击“现有文档”,然后单击“浏览”找到要用作主文档的文档。

    12. 如果要保存已选择的联系人和域,以便重复使用,则选中“永久文件”复选框,然后单击“浏览”保存该文件。 这些数据作为逗号分隔的数据保存在 Word 文档中。

    13. 在“文档类型”下,单击“邮件标签”。

    14. 单击“确定”。 在 Word 中打开文档时,在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组上,单击“插入合并域”旁边的箭头,然后单击要添加到标签主文档的域。

  5. 在以所需方式设置完第一个标签后,在“编写和插入域”组中,单击“更新标签”。

    Word 会将第一个标签的布局复制到其他所有标签。

  • 您无法手动键入合并域字符 («« »») 或者使用 Word 中“插入”菜单上的“符号”命令来插入该符号。 必须使用邮件合并。

  • 如果合并域显示在大括号内 (如{合并城市}), 则 Word 显示的是域代码而不是域结果 。 这不会影响邮件合并, 但如果要改为显示结果, 请右键单击域代码, 然后单击 "切换域代码"。

设置合并数据的格式    

诸如 Access 和 Excel 这样的数据库与电子表格程序,将把在单元格键入的信息存储为原始数据。 您在 Access 或 Excel 中应用的字体和颜色等格式不与原始数据一起存储。 当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时,您合并的是不带所应用格式的原始数据。

要设置文档中数据的格式,请选择邮件合并域并设置其格式,这与您设置任何文本的格式相同。 请确保选定内容包含域两侧的尖括号字符 (« »)。

步骤 6:预览和打印标签

向在标签主文档中配置的原始标签中添加了域后,您可以预览邮件合并结果。 对预览结果满意后,您可以完成邮件合并打印标签。 然后您可以保存标签主文档以供将来使用。

预览邮件合并

在实际完成邮件合并之前,可以预览标签和进行修改。

要进行预览,请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作:

Word 功能区图像

  • 单击“预览结果”。

  • 在“邮件”选项卡上,单击“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮,逐页查看每个标签。

  • 通过单击“查找收件人”,预览特定的标签文档。

注意: 单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”,以打开“邮件合并收件人”对话框。在该对话框中,您可以筛选列表;如果看到不想纳入的记录,可从合并中删除收件人。

Word 功能区图像

注意: Word 使用表格在页面中设计标签页。 逐页查看标签时,活动记录显示在表的第一个单元格中,后面的单元格显示其后的记录。

完成邮件合并

要打印标签,请执行下列操作:

  1. 在“邮件”选项卡上的“完成”组中,单击“完成并合并”,然后单击“打印文档”。

    Word 功能区图像

  2. 选择是打印整个标签集,仅打印当前可见的标签,还是打印标签的特定子集。

要更改单个标签,请执行下列操作:

  • 在“邮件”选项卡上的“完成”组中,单击“完成并合并”,然后单击“编辑单个文档”。

    Word 功能区图像

  • 选择要编辑整个标签集,仅编辑当前可见的标签,还是编辑标签的特定子集。 Word 会将你要编辑的标签保存到一个单独的文件内。

步骤 7:保存标签以供将来使用

请记住,您保存的合并标签与您在标签主文档中配置的原始标签是相互独立的。 如果计划将标签主文档用于其他邮件合并,最好保存标签主文档。

保存标签主文档时,还会保存与数据文件的连接。 在您下次打开标签主文档时,Word 将提示您选择是否再次将数据文件中的信息合并到标签主文档中。

  • 单击“”将打开包含合并的第一条记录中的信息的文档。

  • 单击“”,Word 将断开标签主文档与数据文件之间的连接,重新将标签主文档的格式设置为普通 Word 文档,并用第一条记录中的唯一信息替换掉域。

此功能在 Excel Online 中不可用。

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