创建和打印标签使用邮件合并

创建和打印标签使用邮件合并

当您想要使用标签向地址列表中的人发送大宗邮件时,您可以使用邮件合并创建地址标签工作表。每个标签包含您的列表中的地址。您还可以创建和打印标签而不使用邮件合并。

注意: 如果您需要直接与信封的邮件合并,请参阅通过信封进行邮件合并

邮件合并流程中的三个文件,包括主文档和邮件列表,后者生成多组信函或电子邮件、信封或标签。

以下是创建和打印标签使用邮件合并过程中涉及的文档︰

  • 主文档中
    这是您用于设置邮件合并中的标签的布局的文档。您可以设置您希望在每个标签,如公司徽标或寄信人地址发货标签上的重复出现的任何内容。

  • 您的邮件列表
    邮件列表中的数据源的Word使用邮件合并中。它是包含在标签上要打印的地址的文件。

合并两个文档,您必须在地址标签。

步骤 1:设置邮件列表

邮件列表中可以为 Excel 电子表格Outlook 联系人的目录、 Access数据库或Office地址列表。它包含Word提取信息以生成的标签的地址的记录。

  • 如果您还没有邮件列表中,您可以创建新的列表,在 Word 中在邮件合并过程。

  • 如果您正在使用Excel电子表格,请确保,以便不会丢失任何零邮政编码或邮政编码的列的格式设置为文本。有关详细信息,请参阅准备 Excel 数据源的 Word 邮件合并

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

步骤 2︰ 准备标签主文档

  1. 在Word,选择文件>新建>空白文档

  2. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择开始邮件合并>标签

    单击开始邮件合并,然后选择要创建标签以合并到工作表的标签。

  3. 标签选项对话框中,在标签信息中,选择您在标签供应商列表中的标签供应商。

    标签供应商和产品编号选项

  4. 产品编号列表中,选择与标签包装上的产品编号相匹配的编号。

    注意: 如果您正在使用连续送纸打印机,您将具有不同的产品编号列表。请务必选择连续送纸打印机打印机信息以查看相关的列表。

  5. 选择“确定”。

    文档应显示的维度和选择标签的形状。如果没有,在布局选项卡上的表格组中,选择查看网格线

    在 Word 2016 中的空白标签的一个页面

步骤 3︰ 将邮件列表中链接到您的标签

  1. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择选择收件人、,然后选择下列选项之一:

    “键入新列表”命令

    • 如果没有邮件列表,请选择“键入新列表”进行创建。

      或者

    • 如果邮件列表位于 Excel 电子表格、Access 数据库或其他类型的数据文件中,请选择“使用现有列表”。然后浏览至相应列表并选择“打开”。

      或者

    • 如果使用 Outlook 联系人,请选择“从 Outlook 联系人中选择”。

  2. 执行下列操作之一:

    • 若要使整个邮件列表中的标签,请转到"第 4 步︰ 向标签添加的地址。"

      或者

    • 若要为仅部分在列表中,在邮件选项卡上的名称制作标签选择编辑收件人列表

      作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上,在开始合并组中,选择编辑收件人列表。

  3. 邮件合并收件人框中,选择您想要添加到您的标签的名称。

    通过选中复选框选择行

    注意: 您也可以对列表进行排序或筛选以便更容易找到姓名和地址。

步骤 4︰ 向标签添加地址

地址块是一个邮件合并域。也称为占位符,请使用合并域标记要在标签上显示地址的位置。

提示: 如果您想要添加的图片 — 徽标,例如 — 到标签并使其显示之前地址块,最好现在执行此操作。按照步骤 4 的"将图片添加到标签"小节中的准则。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上的编写和插入域组中,选择地址块。

  2. 插入地址块对话框中,选择格式收件人的姓名将显示在标签上。

    地址块选项

    注意: 选择在预览结果中,然后选择下一步 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,或选择前一节 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮来移动数据源中的记录和查看地址在标签上的显示方式。

  3. 选择确定

    提示: 若要更改地址块上标签的对齐方式,选择地址块,并在开始选项卡的段落组中,选择向左对齐居中右对齐,或两端对齐。

  4. 中的编写和插入域组中,选择更新标签将更改应用于每个标签。

    单击要将更改应用跨整个工作表的标签的功能区上的更新标签按钮。

    注意: 如果看不到您的地址,选择预览结果


向标签添加图片

您可以将图片插入 — 徽标,例如,插入标签。一旦插入,您可以处理大小、 格式和图片的样式。

  1. 插入地址块对话框中选择标签格式后,将光标左侧的 «» addressblock 域。

    布局选项中,您可以通过选择正方形紧密型图片的位置

  2. 插入选项卡上,选择图片,查找所需的文件,选择它,,然后选择插入

  3. 如有必要,执行下列操作之一来调整图像︰

    • 手动调整大小 (选择手柄),更改方向 (旋转),选择或移动 (拖动) 图片。

      或者

    • 选择布局选项 “布局选项”按钮 和处理的任何可用的选项。

  4. 选择邮件>更新标签以查看每个标签上的图片。

有关处理图片的提示,请参阅插入 Office 2013 和 Office 2016 中的图片


验证合并域的名称

确保 Word 能够找到邮件列表中的姓名和地址。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“匹配域”。

  2. 匹配域框中,在左侧列是 Word 使用地址块中的字段名称。在右侧的列,您可以对这些字段名称数据源中的字段相匹配。验证在左侧显示的字段名称匹配的列标题在您的邮件列表中的记录的名称,以便 Word 可以在您的标签在正确位置放置正确的数据。

    “匹配域”对话框
  3. 执行下列操作之一:

    • 如果显示的域名与邮件列表数据源中记录所用的列标题相匹配,则不进行任何操作。

      或者

    • 如果预期与数据源中列标题匹配的域名中显示“(不匹配)”,请选择下拉箭头,然后在邮件列表数据源中选择域名。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。

步骤 5︰ 预览和打印标签

执行最后一次检查,然后打印标签。

  1. 邮件选项卡上,选择预览结果

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择下一步 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮或上一条 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮以确保的姓名和地址的所有标签上显示正确。

    提示:  若要转到列表开头,请选择“第一条“第一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮;若要转到列表末尾,请选择“最后一条“最后一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮。

  3. 选择完成并合并>打印文档

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

步骤 6︰ 保存标签文档

保存邮件合并文档时,它会保持连接到您的邮件列表,以便您可以将其用于下一个大宗邮件。当Word提示您以保持连接,则下次打开邮件合并文档中,选择

若要更改的标签在邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档中的标签,然后选择编辑收件人列表进行排序、 筛选和选择特定的地址。

另请参阅

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注释: 

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