创建和打印在 Word 2016 for Mac 中使用邮件合并信函

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当有批量邮件以发送给您的邮件列表上的用户时,可以使用邮件合并创建一批个性化信函。将产生每个字母具有相同的布局、 格式、 文本和图形。仅特定部分的字母各不相同,并进行个性化设置。

创建和打印信函使用邮件合并过程中包含有三个文件︰

  • 主文档中
    此文档中包含文本和图形 (徽标或图像,例如),为每个合并文档的版本相同。信函正文是内容的一个示例相同。

  • 您的邮件列表
    此文档包含用于填充信息字母中的数据。邮件列表中具有名称,例如,并且主文档中将发往您的列表中的名称的字母。

  • 合并的文档
    本文档是主文档和邮寄列表的组合。邮件合并将提取从邮件列表中的信息,并将其放在主文档中,导致个性化的每个人。

请按照下面的步骤来创建和打印使用邮件合并的个性化的信函。

在开始邮件合并之前,准备信函。如果您让人们知道即将到来的事件,例如,包括名称、 日期、 时间和事件的位置。很重要的信函的所有收件人的详细信息。

  1. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择开始邮件合并>字母

    套用信函

  2. 在Word,键入要向每个人发送信函的正文。

邮件列表中的数据源。 可以为Excel电子表格、 Outlook联系人目录、 Access数据库或Office地址列表。它包含的记录的Word用于提取信息构建信函。

提示

  • 如果你没有邮件列表,可以在邮件合并过程中进行创建。在开始邮件合并流程之前,请收集所有数据记录,并将其添加到数据源。

  • 如果您正在使用Excel电子表格,请确保邮政编码或邮政编码的列设置为文本格式,以便不会丢失任何零。

  • 如果您想要使用Outlook联系人,请确保Outlook默认电子邮件程序。若要执行此操作,打开 Apple 邮件,然后在邮件菜单上,选择首选项。在常规选项卡旁边默认电子邮件阅读器,选择Microsoft Outlook

  • 您还可以使用 Apple 联系人,请确保 Apple 邮件是默认邮件程序。

  • 为邮件合并 FileMake pro 数据库用作数据源。

  1. 邮件选项卡上,选择选择收件人、,然后选择选项。

    在邮件选项卡上,选择收件人已突出显示的选项列表

    选择

    若要

    创建新的列表

    在您正在设置邮件合并时启动新的地址列表

    使用现有列表

    使用Excel电子表格或其他类型的数据文件,为地址列表

    从 Outlook 联系人中选择

    直接从Outlook联系人地址列表中选择名称

    Apple 联系人

    直接从 Apple 通讯录地址列表中选择姓名

    FileMaker Pro

    从 FileMaker Pro 数据库导入数据

  2. 如果您选择创建新的列表,请按照下列步骤︰

    1. 编辑列表字段对话框中, Word自动创建一些基本信息,如名字、 姓氏和地址的字段。如果您想要添加新字段 — 例如,消息字段-现在,添加,以便您可以在键入条目时填充它。在新的字段名称下键入您想要添加,然后选择加号 (+) 域的名称。

      提示: 若要更改字段的顺序,请选择您想要移动,然后使用向上或向下箭头移动列表中的所需的字段的字段。

    2. 所有字段都设置的符合您的需求,都选择创建用于创建列表。

  3. 如果选中使用现有列表,请按照下列步骤︰

    1. 浏览到要使用,并选择打开的文件。

    2. 如果您选择打开 Excel 电子表格,在打开工作簿对话框中,选择所需的工作表,然后将单元格区域保留为空白以使用整个工作表或输入要使用的数据的单元格区域,然后选择确定

  4. 如果您选择从 Outlook 联系人中的选择Apple 联系人,请按照下列步骤︰

    1. 选择筛选收件人选择要包括的收件人。

    2. Outlook联系人,请在查询选项对话框的旁边的列表邮件合并收件人,选择完整的记录。在联系人列表中,选择您想要发送大宗邮件的联系人,然后选择确定

    3. Apple 联系人,请在查询选项对话框中的Apple 组联系人,选择所需发送大宗邮件,然后选择确定的组。

    4. 对于FileMaker Pro 数据库,在选择要用作数据源的 FileMaker Pro 数据库对话框中选择数据库文件,然后选择打开

  1. 邮件选项卡上,选择插入合并域,然后选择您想要添加的字段。

    在邮件选项卡上突出显示插入合并域

    继续添加字段,直到添加了所有信函所需的信息。

  2. 设置字母中的字段的格式,使其外观的符合您的要求您要查找的信封的其余部分。例如,包括一个空格之间名字和姓氏字段,然后按 Return 开始新行的地址字段。

    提示: 若要对您的收件人列表进行排序或删除收件人,请在邮件选项卡上,选择筛选收件人,,然后选择对记录进行排序筛选记录。完成后,选择确定

  1. 邮件选项卡上,选择查看信函外观的预览结果。使用邮件选项卡的左侧和右侧的箭头以滚动浏览每个字母。

    在邮件选项卡上突出显示预览结果

  2. 若要使其他格式更改,请选择预览结果再次,这样就可以添加或删除合并域。

  3. 如果字母看起来如何要在邮件选项卡上选择完成并合并> 完成邮件合并打印文档

    在邮件选项卡上完成时间和合并和打印文档选项已突出显示

    提示: 如果您想要查看和更新单独打印之前,请在邮件选项卡上的每个字母选择完成并合并>编辑单个文档。完成后,单击文件>打印打印信封。

保存邮件合并文档时,它会保持连接到您的邮件列表,以便您可以将其用于下一个大宗邮件。

若要重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档并Word提示保持连接时,请选择

若要更改邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档,然后选择编辑收件人列表进行排序、 筛选和选择特定的地址。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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