创建和应用信息管理策略

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利用信息管理策略,您的组织可以控制内容的保留期限、审核人员对内容的执行的操作以及为文档添加条码或标签。 策略有助于使人们强制遵守法律和政府法规或内部业务流程。 作为管理员,您可以通过设置策略来控制如何跟踪文档以及文档的保留期限。

您可以在从最广到最窄范围的网站层次结构中的三个不同位置创建信息管理策略:

  • 为网站集内的多种内容类型创建策略。

  • 为网站内容类型创建策略。

  • 为列表或库创建策略通知。

有关详细信息,请参阅信息管理策略简介

为网站集内的多种内容类型创建策略

为确保将信息策略应用于网站集内特定类型的所有文档,请考虑在网站集级别创建策略,然后将该策略应用到内容类型。此类策略称为网站集策略。

  1. 在网站集的主页上 >设置 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 >网站设置

    在SharePoint组连接网站,单击设置,单击网站内容,,然后单击网站设置

  2. 在“网站设置”页面上的“网站集管理”下,单击“内容类型策略模板”。
    “网站设置”页面上的“内容类型策略模板”链接

  3. 在“策略”页面上,选择“创建”。

  4. 输入策略名称和说明,然后编写向用户说明策略用途的简短策略声明。

  5. 请参阅下一节中关于为网站内容类型创建策略的内容,了解如何设置要与策略关联的功能。

  6. 选择“确定”。

为网站内容类型创建策略

通过向内容类型添加信息管理策略,即可轻松将策略功能与多个列表或库相关联。您可选择向内容类型添加现有信息管理策略,也可以创建特定于各个内容类型的独特策略。

您还可以向特定于列表的内容类型添加信息管理策略。此操作等同于仅向使用该内容类型的列表中的项目应用策略。

  1. 在网站集的主页上 >设置 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 >网站设置

    在SharePoint组连接网站,单击设置,单击网站内容,,然后单击网站设置

  2. 在“网站设置”页面的“Web 设计器库”下,单击“网站内容类型”。
    “网站设置”页面上的“网站内容类型”链接

  3. 在“网站内容类型设置”页中,选择您希望为其添加策略的内容类型。

  4. 在“网站内容类型”页上的“设置”下,单击“信息管理策略设置”。

  5. 在“编辑策略”页上,输入策略的名称和说明,然后编写向用户说明策略用途的简要说明。

  6. 在接下来的部分中,选择要添加到信息管理策略中的各项策略功能。
    内容策略的类型

  7. 若要指定受该策略制约的文档和项目的保留期,请选择“启用保留”,然后指定保留期以及在项目到期时要执行的操作。

    指定保留期

1.

选择“添加记录的保留阶段…

2.

选择一个保留期选项,以指定将文档或项目设置为过期的时间。请执行下列操作之一:

  • 若要基于日期属性设置过期日期,在“事件”下单击“此阶段基于项目的日期属性”,然后选择要在项目过期时执行的文档或项目操作(例如,已创建或已修改),以及执行该操作后的时间增量(例如,天数、月数或年数)。

  • 若要使用自定义的保留公式来确定过期日期,请选择“通过安装在此服务器上的自定义保持公式进行设置”。

注意: 仅当管理员已设置自定义公式后,才能使用此选项。

3.

仅当您为已具有关联工作流的列表、库或内容类型定义策略时,才可使用“启动工作流”选项。使用此选项后,您可以从一系列工作流中进行选择。

4.

在“重复”部分中,选择“重复此阶段的操作...”,然后输入您希望该操作重复的频率。

注意: 仅当您选定的操作可重复时,才能使用此选项。例如,您无法为“永久删除”操作设置重复。

5.

选择“确定”。

  1. 要启用对受该策略制约的文档和项目的审核,请选择“启用审核”,然后指定要审核的事件。

    启用审核

1.

在“编辑策略”页 审核”下方,选择启用审核,然后选中要为其保留审核跟踪的事件旁边的复选框。

2.

若要提示用户将这些条码插入到文档中,请 选择提示用户在保存或打印前插入条码

3.

选择确定将审核功能应用于策略。

利用审核策略功能,组织可以创建并分析文档和列表项目(如任务列表、问题列表、讨论组或日历)的审核记录。这种策略功能可提供用于记录事件的审核日志,例如内容被查看、编辑或删除的时间。

将审核作为信息管理策略的一部分启用时,管理员可以查看以 Microsoft Excel 格式显示的策略使用情况报告中的审核数据,该报告汇总了当前的使用情况。 管理员可以使用这些报告来确定信息在组织内的使用情况。这些报告还可以帮助组织确认并记录其法规合规性,或是研究潜在的问题。

审核日志可记录以下信息:事件名称、事件的日期和时间以及执行操作的用户的系统名称。

  1. 将条码作为策略的一部分启用时,它们将被添加到文档属性中,并显示在应用条码的文档的页眉区域。与标签相似,条码也可以手动从文档中删除。您可以指定是否应在打印或保存项目时提示用户添加条码,或者是否应使用 2010 Office 发行版程序中的“插入”选项卡手动插入条码。

    启用条码

1.

在“编辑策略”页的“条码”下,选择“启用条码”。

2.

若要提示用户将这些条码插入到文档中,请选择“提示用户在保存或打印前插入条码”。

3.

单击“确定”将条码功能应用于策略。

条码策略会生成 Code 39 标准条码。每个条码图像的条码符号下都附有文本,用于表示条码值。通过这种方式,即使在扫描硬件不可用的情况下,也可以使用条码数据。用户可以在搜索框中手动键入条码编号,以在网站上查找项目。

  1. 如果要求受该策略制约的文档使用标签,请选择“启用标签”,然后指定所需的标签设置。

    启用标签

1.

如果要求用户为文档添加标签,请选择“在保存或打印前,提示用户插入标签”。

注意: 如果您希望标签为可选,请不要选中此复选框。

2.

要在插入标签后将其锁定以防止被更改,请选择“添加标签后禁止更改标签”。

在客户端应用程序(如 Word、Excel 或 PowerPoint)的项目中插入标签后,此设置可防止标签文本被更新。如果您希望在更新该文档或项目的属性时更新标签,请勿选中此复选框。

3.

在“标签格式”框中,输入要显示的标签文本。标签最多可以包含十栏引用,其中每栏引用的长度不得超过 255 个字符。要为标签创建格式,请执行下列操作:

键入您希望在标签中包含的栏名称,请按照所需显示顺序依次键入。用大括号 ({}) 括住栏名称,如“编辑策略”页面中的示例所示。

在括号外键入可标识栏的单词,如“编辑策略”页面中的示例所示。

4.

若要添加换行符,请在希望显示换行符的位置输入 \n

5.

选择所需字体大小和样式,并指定希望将标签置于文档的左侧、中间还是右侧。

请选择用户计算机上可用的字体和样式。字体的大小将影响标签上可显示的文本数量。

6.

输入标签的高度和宽度。标签的高度和宽度都介于 0.635 厘米到 50.8 厘米之间。标签文本始终在标签图像内保持垂直居中。

7.

选择“刷新”可预览标签内容。

  1. 选择“确定”。

为列表、库或文件夹创建策略(基于位置的保留策略)

您可定义仅应用于特定列表、库或文件夹的保留策略。然而,如果您通过这种方式创建保留策略,则您无法将该策略重用于其他列表、库、文件夹或网站,并且不能对基于位置的策略应用网站集策略。

如果您希望对一个位置的所有内容类型应用同一个保留策略,则最有可能要使用的是基于位置的保留策略。 在大多数其他情况下,您要确认是否已为所有内容类型指定了保留策略。

除非您选择中断继承并在子级别定义新的保留策略,否则每个子文件夹都将继承其父文件夹的保留策略。

如果您希望为某一列表或库定义信息管理策略而不是保留策略,则需要为与该列表或库相关联的每个列表内容类型定义信息管理策略。

在任何时候,如果您决定将列表或库的策略从内容类型切换为基于位置的策略,则只能将保留策略用作基于位置的策略。所有其他管理策略(审核和条码)都将从相关联的内容类型继承。

通过停用“基于库和文件夹的保留”功能,即可为网站集禁用基于位置的策略。这样,网站集管理员就可以确保其内容类型策略不会被列表管理员的基于位置的策略所覆盖。

您至少需要“管理列表”权限才能更改列表或库的信息管理策略设置。

  1. 导航到您希望为其指定信息管理策略的列表或库。

  2. 在功能区上,选择“”或“列表”选项卡 >“库设置”或“列表设置”。

    在 SharePoint Online 中,单击设置,然后单击列表设置库设置

  3. 在“权限和管理”下,单击“信息管理策略设置”。
    文档库的“设置”页面上的信息管理策略链接

  4. 在信息管理策略设置页面上,确保的列表或库的保留源设库和文件夹。

    如果用作源出现内容类型,请单击更改源,然后单击库和文件夹。提醒您内容类型保留策略将被忽略。选择“确定”。

  5. 在“编辑策略”页的“基于库的保留计划”下,为您正在创建的策略输入简短的说明。

  6. 选择“ 添加保留阶段...

    请注意,在“记录”下,您可通过选择“为记录定义不同的保留阶段”选项来选择为记录定义不同的保留策略。

  7. 在“阶段”属性对话框中,选择一个保留期选项,以指定将文档或项目设置为过期的时间。请执行下列操作之一:

    • 若要基于日期属性设置过期日期,在“事件”下单击“此阶段基于项目的日期属性”,然后选择要在项目过期时执行的文档或项目操作(例如,已创建或已修改),以及执行该操作后的时间增量(例如,天数、月数或年数)。

    • 若要使用自定义的保留公式来确定过期日期,请选择“通过安装在此服务器上的自定义保持公式进行设置”。

      注意: 仅当管理员已设置自定义公式后,才能使用此选项。

    • 在“操作”下,指定希望在文档或项目过期时执行的操作。若要启用对文档或项目执行特定操作(比如删除),请从列表中选择一项操作。

  8. 仅当您为已具有关联工作流的列表、库或内容类型定义策略时,才可使用“启动工作流”选项。使用此选项后,您可以从一系列工作流中进行选择。

  9. 在“重复”下,选择“重复此阶段的操作...”,然后输入您希望该操作重复的频率。

    注意: 仅当您选定的操作可重复时,才能使用此选项。例如,您无法为“永久删除”操作设置重复。

  10. 选择“确定”。

对内容类型应用网站集策略

如果已为网站创建了作为网站集策略的信息管理策略,则可将其中某一策略应用于内容类型。这样,即可对父内容类型不同的网站集中的多个内容类型应用相同的策略。

如果您希望对网站集中的多个内容类型应用策略,且已配置了 Managed Metadata Service,则可使用“内容类型发布”将信息管理策略发布到多个网站集。有关详细信息,请参阅在网站集之间对内容类型应用策略

  1. 导航到包含有您要对其应用策略的内容类型的列表或库。

  2. 在功能区上,选择“”或“列表”选项卡 >“库设置”或“列表设置”。

    在 SharePoint Online 中,单击设置,然后单击列表设置库设置

  3. 在“权限和管理”下,单击“信息管理策略设置”。
    文档库的“设置”页面上的信息管理策略链接

  4. 验证策略源已设置为“内容类型”,在“内容类型策略”下选择您要对其应用策略的内容类型。

  5. 在“指定策略”下,单击“使用网站集策略”,然后从列表中选择要应用的策略。

    注意: 如果“使用网站集策略”选项不可用,则表明尚未对网站集定义网站集策略。

  6. 选择“确定”。

    如果您使用的列表或库支持管理多个内容类型,则可在“内容类型”下单击您要为其指定信息管理策略的内容类型。这将带您直接转到上面的步骤 5。

在网站集之间应用策略

通过使用 Managed Metadata Service 应用程序设置内容类型发布,即在网站集之间共享内容类型。内容类型发布可帮助您在各个网站之间一致地管理内容和元数据,这是因为您可以集中创建和更新内容类型,而且可以将更新发布至多个订阅网站集或 Web 应用程序。

从现有策略创建模板以在所有网站集使用

您可定义一项信息管理策略,然后利用它创建模板,以根据需要在多个网站集之间使用。在您希望备份信息策略时可以使用此方法,要在多个网站集之间应用同一项策略时,也可将此方法作为使用内容类型发布的替代方法。您可创建一个策略模板或备份,方法是从一个网站集导出策略然后将其导入到已保存的位置或另一个网站集。

重要: 如果您使用导出/导入功能来创建一组策略模板,请务必牢记,策略的 .xml 文件中存在唯一标识符。因此,在未更改此唯一标识符的情况下,无法将策略多次导入到某一网站。

导出策略

  1. 在网站集的主页上,选择“设置“设置”小齿轮代替“网站设置”。 >“网站设置”。

    在SharePoint组连接网站,单击设置,单击网站内容,,然后单击网站设置

  2. 在“网站设置”页面上的“网站集管理”下,单击“内容类型策略模板”。
    “网站设置”页面上的“内容类型策略模板”链接

  3. 选择要导出的策略,滚动到底部,然后单击“导出”。

  4. 在出现询问您保存还是打开文件的提示时,选择“保存”,然后选择用于保存此文件的位置。请务必选择对于要导入策略的网站集而言可用的位置。

  5. 显示“下载已完成”对话框时,选择“关闭”。

将策略导入到另一个网站集

通过导入信息管理策略,可在任何给定网站集中将其应用于网站级或列表级的多个内容类型。这样做有两种好处:首先,无需为每个内容类型重新定义和应用策略;其次,您可通过在一个位置更改策略来更轻松地管理策略修改。

  1. 在您要对其应用策略的网站集的主页上,选择“设置“设置”小齿轮代替“网站设置”。 >“网站设置”。

    在SharePoint组连接网站,单击设置,单击网站内容,,然后单击网站设置

  2. 在“网站设置”页面上的“网站集管理”下,单击“内容类型策略模板”。

  3. 在“策略”页上,单击“导入”>“浏览”找到策略的 XML 文件。

  4. 选择已保存该策略的 XML 文件,然后单击“打开”。

  5. 在“导入网站集策略”页上,单击“导入”将该策略添加到网站集。

现在,即可将已导入的策略应用于网站级或列表级的一个或多个内容类型。

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