创建和分配颜色类别

使用颜色类别可以方便地在 Microsoft Outlook 中标识相关项,并对其进行分组。向一组相关项(如便笺、联系人、约会和电子邮件)分配颜色类别,以便可以快速跟踪并对其进行整理。此外可为项分配多个颜色类别。

查看收件箱中的颜色类别
可以使用颜色类别快速扫描和查找相关项。

可以从一组默认类别选择或创建自己类别,然后将类别分配到 Outlook 项。类别颜色以醒目的方式显示在 表 视图中(如“收件箱”)和打开的项中。可以将类别重命名为对您具有更明确意义的名称,也可以为类别选择不同的颜色。利用这种灵活性,可以设计出符合个人工作风格的颜色类别系统。

为电子邮件分配颜色类别

若要从邮件列表向邮件分配颜色类别,右键单击邮件。选择“分类”,然后从列表中选择一个类别。

提示:如果右键单击邮件只能查看标记邮件选项,请右键单击发件人姓名右边的空白区域。

注意: 

  • 如果想要分配第二个或第三个颜色类别,可以多次执行此操作。

  • 如果使用 Outlook 2016 中的对话视图,则无法从阅读窗格或邮件列表中向邮件分配颜色类别。有关详细信息,请参阅详细了解对话视图

若要从阅读窗格或打开的邮件分配颜色类别,选择功能区“标记”组中的“分类”,然后从列表中选择一个类别。

如果看不到功能区中的“分类”,选择“标记”下面的下拉列表。

选择“标记”下拉列表,然后选择“分类”。

注意: “分类”下拉列表会显示十个最近使用的类别。如果有其他类别,需要选择“所有类别”,查看列表中的其他类别。

  1. 在任何邮件文件夹中,在功能区的“标记”组中,选择“分类”>所有类别”。

    “标记”组中的所有类别命令

    注意:  对于日历项,“标记”组显示在“约会”或“会议”选项卡中。 对于打开的联系人或任务,“标记”组显示在“联系人”或“任务”选项卡中。

  2. 在“颜色类别”对话框中,选择“新建”。

  3. 键入类别的名称,选择一种颜色和(可选)快捷键。然后,选择“确定”。

    “添加新类别”对话框

“快速单击”类别是可以在某些表视图中进行设置的默认类别。例如,如果关闭阅读窗格或将阅读窗格移动到邮件列表中,将在“收件箱”(包括“已接收”、“类别”和“提及”)中看到其他列。若要在其中一个视图中分配“快速单击”类别,可以单击类别列以设置类别。

  1. 在功能区的“标记”组中,选择“分类”>“设置快速单击”。

  2. 使用下拉列表选择颜色类别,然后选择“确定”。

提示:  从打开的邮件中,您可以单击“分类”菜单上的“设置快速单击”,以便为以后的所有邮件设置默认颜色类别,而不仅仅是当前选中的邮件。

您想做什么?

颜色会增加 Outlook 项的可见性。例如,如果创建名为 Morris Project 的类别并向其分配项,可以跟踪与此项目关联的所有会议、联系人和邮件。

日历中的颜色类别
颜色类别连接相关的 Outlook 项以便识别。颜色类别在打开项的标题中以及“日历”中显示,你可以看到与 Morris Project 相关的两个项。

颜色类别连接相关的 Outlook 项以便识别。颜色类别在打开项的标题中以及“日历”中显示,你可以看到与 Morris Project 相关的两个项。

颜色类别连接相关的 Outlook 项以便识别。颜色类别在打开项的标题中以及“日历”中显示,你可以看到与 Morris Project 相关的两个项。

颜色类别在 表 视图(如“收件箱”)以及打开的项中突出显示。可自定义默认的六个颜色类别。可以将类别重命名为对你更有意义的名称或为类别选择不同的颜色。除了这六种颜色类别,还可创建所需的任意多个颜色类别,然后将多个颜色类别分配到项目。此灵活性使你可以设计适合自己个人工作风格的颜色类别系统。

查看收件箱中的颜色类别
可以使用颜色类别快速扫描和查找相关项。

可以使用颜色类别快速扫描和查找相关项。

可以使用颜色类别快速扫描和查找相关项。

也可以选择 “快速单击”类别,通过在“收件箱”或其他表视图中仅单击一次,向 Microsoft Outlook 项分配默认颜色类别。有关详细信息,请参阅分配”快速单击”类别

为了使查找已分类邮件项更加轻松,已将“已分类邮件”搜索文件夹添加到 导航窗格 中的“搜索文件夹”并提供所有已分类邮件项的视图。在此文件夹中,可以对已分类的项进行排序和分组。也可以创建特定类别的其他“类别搜索文件夹”。

虽然可以使用并自定义六个默认颜色类别,但是可能需要在继续组织项的同时创建新的类别。可以应用于任何类别的属性包括颜色、名称和快捷键。

  1. 在工具栏上,单击“分类按钮图像

  2. 单击“所有类别”。

    “颜色类别”菜单

  3. 单击“新建”。

    打开“添加新类别”对话框。

    “添加新类别”对话框

  4. 在“名称”框中,为新颜色类别键入一个名称。

  5. 在“颜色”列表中,选择所需颜色,然后单击“确定”。

    注意: 

    • 可以选择快捷键。

    • 若要创建一个未分配颜色的颜色类别,请单击调色板中的“”。类别将为项应用一个名称和快捷键(如果选择),可以根据类别对项进行排序和分组。该项还可用于相应的“类别搜索文件夹”。

为 Outlook 项分配颜色类别

必须先将颜色类别列入颜色类别列表,才能对其进行分配。如果未列入颜色类别列表,可以同时创建新颜色类别并将其分配到项。

注意: 当您首次为项分配默认颜色类别时,您将得到提示重命名该类别。此时,您还可以更改该类别的颜色、重命名并选择键盘快捷方式。

为表视图中的项分配颜色类别

向“收件箱”中或其他 表 视图中的项分配颜色类别与为所有类型的 Outlook 项分配颜色类别类似。

注意: 为“联系人”中的卡片视图(如名片视图)或“笔记”中的图标视图分配颜色类别与为表视图分配颜色类别相同。

  • 要分配颜色类别,请执行以下操作之一:

    • 选择项,单击工具栏上的“分类按钮图像 ,然后单击颜色类别。

    • 右键单击项,指向快捷菜单上的“分类按钮图像 ,然后单击颜色类别。

      分类”菜单上仅显示 15 个最近使用的颜色类别。若要查看更多类别或创建新类别,单击“所有类别”。若要从“颜色类别”对话框中分配颜色类别,必须选择颜色类别旁边的复选框。

      颜色类别”对话框也是一种为项分配多个类别的快速方法。

      注意: 

      • 在日程表视图(如在“任务”和“日记”中提供的视图)中,为项分配颜色类别的唯一方法是使用上文所述的快捷菜单方式。

      • “日记”视图中,工具栏上默认不显示“分类”按钮。若要添加此按钮,在“工具”菜单上,单击“自定义”。在“命令”选项卡的“类别”列表中,单击“操作”。在“命令”列表中,单击“分类”并将其拖动到工具栏中所需显示位置。

默认颜色类别采用通用名称,例如“红色类别”和“蓝色类别”。为轻松识别和组织分类项,可以将颜色类别重命名为对你具有意义的名称。

注意: 如果更改已分配给项的颜色类别,所有分配有该类别的项会更新为新名称。

  1. 在工具栏上,单击“分类按钮图像

  2. 单击“所有类别”。

    “颜色类别”菜单

  3. 在“名称”列表中,单击颜色类别的名称,然后单击“重命名”。

  4. 在“名称”列表中,为颜色类别键入新的名称。

    • 若要为在主 Microsoft Outlook 窗口中选中的项自动分配要重命名的颜色类别,选择“名称”列表中颜色类别旁边的复选框,然后单击“确定”.

    • 第一次将现有的颜色类别分配给某个项时,系统会提示重命名颜色类别。

  1. 在工具栏上,单击“分类按钮图像 ,然后单击“设置快速单击”。

  2. 在“设置快速单击”对话框的列表中,选择一种颜色类别。

更改为一个不同的“快速单击”类别不会更改已分配给任何项的颜色类别。但是,如果更改任何颜色类别的名称或颜色,所有已分配有颜色类别的项将更新以反映新名称或颜色。

也可在任何打开项的“分类”菜单中设置当前的“快速单击”类别。

在表视图(如“收件箱”)或“待办事项栏”中查看时,可以为大多数 Outlook 项分配“快速单击”类别。

  • 在“收件箱”或其他表视图中,单击邮件旁边的“类别”列。这将把与“快速单击”类别关联的颜色添加到该列。如果您打开了该项,则该颜色类别的颜色和名称将出现在该项顶部。

    注意: 

    • 只需再次单击“类别”列即可删除“快速单击”类别。

    • 可以同时为多个项分配“快速单击”类别。只需选择所有项,然后单击其中一个项旁边的“类别”列。

通过将键盘快捷键与 颜色类别 关联,可以快速为某个项(例如电子邮件)分配颜色类别,方法是选择“收件箱”或其他 表 视图中的项,然后按快捷键。快捷键还可用于同时向多个项分配颜色类别。

  1. 在主 Microsoft Office Outlook 2007 窗口的工具栏上,单击“分类按钮图像

  2. 在菜单的底部,单击“所有类别”。

  3. 在“名称”列表中,选择颜色类别的复选框。

  4. 在“快捷键”列表中,选择键盘快捷方式。

无法在 Office Outlook 2007 中将列表重设为六个默认类别。根据需要,将这些默认类别作为占位符提供以便自定义。

虽然无法在 Outlook 中还原六个默认类别,但是可以重新创建列表。或者可以使用 Windows“运行”对话框中的命令行开关运行命令,自动还原六个类别的默认列表。

重新创建 Outlook 中的列表

可自定义颜色类别的基本集。可以重命名类别并将其与不同颜色关联。除了使用这六个颜色类别,还可以轻松创建新的颜色类别。以下是 Outlook 2007 中的六个默认颜色类别。

红色类别

黄色类别

蓝色类别

橙色类别

绿色类别

紫色类别

可以应用于任何类别的属性包括颜色、名称和快捷键。如果更改已分配给项的颜色类别,则颜色类别会在这些项中更新。

注意: 如果在安装 Office Outlook 2007 时从另一个版本升级 Outlook,首次打开“颜色类别”列表时,将显示六个默认颜色类别以及在较早版本的 Outlook 中已经应用于项的任何类别。

通过使用命令行开关还原列表

命令行开关可以在类别列表中还原六个默认类别的颜色和名称。深入了解如何使用命令行开关

重要: 运行此命令行开关将删除已创建的任何自定义类别。如果从 Outlook 的另一个版本升级到 Office Outlook 2007,将会删除任何自定义类别或“主类别列表”中的类别。项仍会保留类别名称,但不会保留颜色。

首先,验证 outlook.exe 在计算机上的位置。如果您在安装 Office Outlook 2007 时接受了默认文件夹位置,则 outlook.exe 位于 c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe。

如果在该位置找不到 outlook.exe,请搜索该文件,并记录完整路径。

  1. 执行下列操作之一:

    • Windows Vista   

      • 单击“开始按钮图像 ,指向“所有程序”,单击“附件”,然后单击“运行”。

    • Microsoft Windows XP 或 Microsoft Windows Server 2003   

      • 单击“开始”,然后单击“运行”。

  2. 在“运行”对话框中,键入一个引号,输入 outlook.exe 文件的完整路径,然后键入另一个引号。或者,单击“浏览”以找到并选择该文件。在这种情况下,会自动提供引号。

  3. 在右引号后键入一个空格,然后键入开关“/cleancategories”。例如,如果使用默认安装位置,请键入的文本将如下所示:

    "c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. 单击“确定”。

    注意: 

    • 开关不区分大小写。例如,“/CLEANCATEGORIES”与“/cleancategories”的作用相同。

    • 请记住在开关前添加一个空格。

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