创建和共享在 Outlook 中的公用文件夹

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Outlook 中的公用文件夹提供了一个极佳位置来在组织内部收集、组织和共享有关特定主题或项目的信息。这里的“公用”意味着可供组织中的每个人而不是世界上的所有人查看。当您将消息发布到公用文件夹时,您不是通过电子邮件将其发送给任何人,因此没有人的收件箱会变得混乱。相反,每当用户想要查找感兴趣的文章时,都可以检查该文件夹。

重要: 您需要 Microsoft Exchange Server 和 Exchange 电子邮件帐户才能使用 Outlook 的公用文件夹。大多数家庭和个人电子邮件帐户不使用 Exchange。

步骤 1:与您的 Exchange 管理员联系

您的组织可能不允许公用文件夹或者可能有有关如何使用它们的策略。请与您的管理员联系,以便您执行正确的操作。如果您的组织允许并支持使用公用文件夹,但是顶级公用文件夹尚不存在,请让您的 Exchange 管理员创建一个。

当顶级文件夹可用时,按 Ctrl+6 即可在 Outlook 文件夹窗格中查看它及其内容。

步骤 2:创建和命名文件夹

  1. 按 Ctrl+6 以在文件夹窗格中查看“公用文件夹”。

    重要: 如果看不到公用文件夹部分中的,在文件夹窗格中,请参阅本地 Exchange 电子邮件管理员。他们必须将其设置为您。

  2. 右键单击“公用文件夹”,然后单击“新建文件夹”。

    公用文件夹

  3. 为文件夹命名,然后单击“确定”。

提示: 

  • 您可以添加到收藏夹文件夹的公用文件夹。然后在 Outlook Web App 中,可以将执行这些相同的公用文件夹中的某些功能,例如创建、 更新或删除项目。在日历、 联系人、 邮件和公告公用文件夹中,可以完成这些操作。

  • 要添加到收藏夹公用文件夹,请右键单击该文件夹,然后选择添加到收藏夹...

  • 有关如何使用Outlook Web App中的收藏夹文件夹的信息,请参阅使用 Outlook Web App 中的邮件文件夹

步骤 3:设置用户和组的文件夹权限

默认情况下,Outlook 授予权限仅对您为创建者的公用文件夹,因此您需要专门向用户授予权限,以便他们可以阅读和文件夹中发布的内容。了解如何更改公用文件夹的权限

开始使用公用文件夹

以下是在组织中使用公用文件夹的一些典型方法:

联机讨论

将每个讨论主题存储在各自的子文件夹中。根据需要,设置每个子文件夹(您可能希望限制对包含机密或敏感信息的文件夹的访问)的权限。主题可以具有自己的审阅人来控制是否发布某个项目并删除不符合组织标准或违法策略的文章。

共享日历、联系人列表和任务列表

将日历、联系人和任务或任务列表附加到文章,以便与具有该文件夹访问权限的人员共享信息。这种类型的集中位置有助于就工作组项目进行沟通和协作。

邮件文件夹和公用文件夹之间的差异

  • 当您从电子邮件文件夹切换到公用文件夹时,文件夹窗格上方的“新建电子邮件”按钮将更改为“新建文章”,因为您通常在公用文件夹中发布项目而不是发送电子邮件。

  • 当答复公用文件夹中的文章时,无“全部答复”按钮。查看文件夹内容的任何人都可以看到您的文章。

有关 Outlook 文件夹的更多信息

在 Outlook 文件夹之间切换

更改公用文件夹的权限

创建公用文件夹和指定权限、 视图、 窗体和规则

若要创建公用文件夹,您必须在现有的公用文件夹中创建文件夹的权限。有关如何获取权限的信息,请参阅您的管理员。

  1. 文件菜单上,指向新建,然后单击文件夹

  2. “名称”框中,输入文件夹的名称。

  3. 文件夹包含框中,单击要为其创建的文件夹的类型。

  4. 选择放置文件夹的位置列表中,单击文件夹的位置。

    快速启动与现有的项目的公用文件夹:

    1. 在文件夹列表中,在导航窗格中,单击要复制的文件夹。

    2. 文件菜单上,指向文件夹,,然后单击复制文件夹名称

    3. 在列表中,单击所需文件夹复制到的位置。

  1. 在文件夹列表,在导航窗格,右键单击您想要共享,公用文件夹,然后单击快捷菜单上的属性

    您必须具有所有者权限的公用文件夹设置共享文件夹的权限。您可以一次设置只有一个文件夹的权限。

  2. 单击权限选项卡。

  3. 单击“添加”。

  4. 搜索框中,输入要授予共享权限的人员的名称。

  5. 单击“添加”,然后单击“确定”

  6. 名称列表中,单击刚添加的人员的名称。

  7. 权限下选择所需的设置。

    注意: 您可以分配有权访问该文件夹相同的权限在名称列表中单击默认的每个人。

执行下列操作之一:

  • 从头开始创建视图

    1. 视图菜单上,指向当前视图,然后单击定义视图

    2. 单击“新建”。

    3. 新视图的名称框中,键入名称。

    4. 视图类型框中,选择所需视图类型 。

    5. 若要更改视图可用的位置,请在可用于下单击一个选项。

    6. 单击“确定”。

    7. 若要进一步自定义视图中的,在说明下单击按钮,,然后选择您想要使用的选项。

    8. 选择完选项,请单击确定

    9. 若要立即使用该视图,请单击“应用视图”。

  • 创建基于标准视图的视图

    1. 切换到您想要将新视图基于视图 。

    2. 视图菜单上,指向当前视图,然后单击自定义当前视图

    3. 对于每种类型的更改,您希望以使,在说明下单击按钮,然后选择所需的选项。

    4. 完成更改后,关闭自定义视图对话框。

    5. 视图菜单上,指向当前视图,然后单击定义视图

    6. 文件夹文件夹名称的视图框中,单击当前视图设置

    7. 单击“复制”。

    8. 新视图的名称框中,键入名称。

    9. 若要更改视图可用的位置,请在可用于下单击一个选项。

      注意: 新视图将添加到当前视图  子菜单 (在视图菜单上,指向排列方式)。

若要更改公用文件夹的默认视图,您必须具有所有者权限的文件夹,然后必须至少一个定义对所有人可见的文件夹的自定义视图。

  1. 在文件夹列表, 导航窗格,在公用文件夹中,右键单击,然后单击快捷菜单上的属性

  2. 单击管理选项卡。

    如果未显示管理选项卡,您不具有所有者权限。

  3. 文件夹的初始视图列表中,单击您想要在每次打开文件夹时显示的视图。

    普通视图显示文件夹中的项目类型的默认 Microsoft Outlook 视图。

您必须具有编辑者、 发行编辑或所有者权限,以将窗体添加到私密的共享文件夹或公用文件夹。如果该文件夹为公用文件夹,并且您具有所有者权限,您可以限制可供其他人将该文件夹的窗体。

  1. 在文件夹列表,在导航窗格中,右键单击该文件夹,,然后单击快捷菜单上的属性

  2. 单击窗体选项卡。

  3. 若要将窗体添加到与此文件夹相关的窗体列表中,单击管理,然后指定窗体。

  4. 单击“关闭”。

  5. 若要限制为可供使用的文件夹的其他用户所需的窗体,请在允许此文件夹的窗体下单击一个选项。

您必须具有所有者权限的公用文件夹以创建或修改的规则。

  1. 在文件夹列表,在导航窗格中,右键单击您想要创建或修改规则,公用文件夹,然后单击快捷菜单上的属性

  2. 单击管理选项卡。

  3. 单击文件夹助理

  4. 执行下列任一操作:

    • 若要创建规则,请单击添加规则

    • 若要修改现有的规则,单击规则列表中,,然后单击编辑规则

  5. 输入项目发生的动作必须满足的条件。更多条件,请单击高级

  6. 执行下列操作,下选择所需的选项。

    注意: 创建规则时,它默认处于活动状态。

请执行以下任一操作:

  • 共享日历

    1. 创建新文件夹,然后在文件夹包含列表中选择日历项目

    2. 在“选择放置文件夹的位置”列表中,单击“日历”,然后单击“确定”。

    3. 添加到该文件夹的会议和事件。

  • 共享联系人列表

    1. 创建新文件夹,然后在文件夹包含列表中选择联系人项目

    2. 选择放置文件夹的位置列表中,单击联系人,,然后单击确定

    3. 将联系人添加到的文件夹。

      注意: 共享联系人列表显示在 Outlook 通讯簿/联系人。

  • 共享任务列表

    1. 创建新文件夹,并在文件夹包含列表中选择任务的项目

    2. 选择放置文件夹的位置列表中,单击任务,然后单击确定

    3. 将任务添加到的文件夹。

      注意: 时您可以将任务列表复制到公用文件夹中,不能将任务要求复制到公用文件夹或公用文件夹中创建任务请求。

  • 在公用文件夹中投递信息

    1. 打开您想要发布中的信息的公用文件夹。

    2. 要使用的默认窗体发布信息,请单击文件菜单,指向新建,,然后单击此文件夹中的公告

    3. 在表单中,输入您想要发布的信息。

    4. 单击“发布”。

创建中继公用文件夹

您必须公用文件夹的所有者权限才能将其指定为中继文件夹。

  1. 在文件夹列表, 导航窗格,在公用文件夹中,右键单击,然后单击快捷菜单上的属性

  2. 管理选项卡上,单击中继文件夹

  3. 选择设置为中继文件夹复选框。

  4. 新邮件转发到框中,输入接收邮件的人员的名称或备用公用文件夹的邮件以供审阅的存储位置的名称。步骤 6 中指定审阅人由审阅。

  5. 可选: 要审阅人收到一封新邮件时,自动发送响应,请选择答复新邮件的下的选项。

    选择以下选项之一:

    • 标准响应   

      "感谢您提交的内容。请注意,提交到某些文件夹或讨论组进行检查,以决定是否应将其公开。在以下情况下,会延迟才可以通过其他人查看已批准的提交。"

    • 自定义的响应   

      单击自定义的响应,,然后单击模板。键入您的自定义响应的文本。

    审阅人发送的邮件不会收到任何这些响应。

  6. 若要添加或删除审阅人的姓名,请单击添加删除

  7. 可选: 若要查看所选审阅人的属性,请单击属性

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×