创建和使用呼叫列出在 Business Contact Manager

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当您有业务最重要的任务之一保持联系实际和潜在客户。通常情况下,执行的最佳方法是简单的电话呼叫。

您可能想要其名片或在网页上的左的信息已授予您的潜在顾客、 呼叫客户想知道当出的股价项目找到,或与当前帐户交谈或其付款已过期的商务联系人与后续工作。

本文介绍如何使用和衡量Business Contact Manager for Outlook,与创建目标收件人列表的详细信息中的通话清单的有效性和呼叫脚本,以及如何跟踪您的活动和结果。

您要做什么?

促进业务发展通过电话呼叫

打开通话清单

修改通话清单

促进业务发展通过电话呼叫

与Business Contact Manager for Outlook,您可以组合来自您的客户和商务联系人的通话清单、 创建呼叫脚本,并跟踪每个电话呼叫的结果。您也可以从报表中的名称创建通话清单。有关从报表中创建通话清单的信息,请参阅使用报表和图表 Business Contact Manager 中

通话清单也是基本市场营销活动 ,并且可以在市场营销活动的一部分。

若要跟踪通话清单活动的结果,必须在通过启动记录的字段的每个客户、 商务联系人、 潜在顾客或商机生成的活动记录活动的名称。此外,录制的呼叫清单记录的详细信息跟踪页上的预算和实际成本信息。

然后,若要查看通话清单的结果,请使用呼叫列表窗体跟踪页面。如果通话清单的市场营销活动的一部分,可以在市场营销工作区分析选项卡上跟踪市场活动的总体结果。

创建通话清单

Business Contact Manager for Outlook中的呼叫列表是不仅仅名称和数字的列表。它是系统,可帮助您能轻松而自信,可在手机上,并帮助您跟踪呼叫的每个组的结果。

市场营销活动收件人列表可以包括只有一个记录类型、 客户或商务联系人。因为潜在顾客记录基于商务联系人记录类型,可以在同一列表是业务联系人和潜在顾客。

  1. 在导航窗格中下商务联系人管理器中,, 单击市场营销

  2. 在功能区上,在开始选项卡,在新建组中,单击呼叫清单按钮 呼叫清单图标

  3. 在呼叫列表表单上,在活动,在名称域下输入的呼叫列表中,如"潜在客户加利福尼亚州"的名称。

    呼叫清单记录

    注意: 如果此呼叫列表属于市场营销活动,市场文本框中,键入市场活动的名称,或单击箭头以选择现有市场活动的名称。如果不是活动的一部分,则呼叫列表会附加默认当前活动市场营销活动。

  4. 收件人列表部分中,单击您想要达到与通话清单、所有帐户所有商务联系人和潜在顾客所有商务联系人,或所有潜在顾客的记录的类型。

    或者,单击下列选项之一︰

    • 搜索文件夹。选择搜索文件夹,其中包含筛选前,收件人可以创建自定义列表的列表。字段已重命名自定义列表后,选择一个文件夹。

    • 现有市场营销活动。选择用于以前的市场营销活动收件人列表。

    • 新列表。打开筛选商务联系人对话框中,选择条件来筛选列表。

      您也可以从报表中创建收件人的列表。有关详细信息,请参阅使用报表和图表 Business Contact Manager 中

      如果您已创建基于帐户类型的新记录类型,它们将显示在所有帐户列表中。如果您已创建基于商务联系人类型的新记录的类型,它们将显示在所有商务联系人和潜在顾客列表。

  5. 若要通过筛选其编辑所选的列表,请单击审核和筛选

    有关筛选列表的详细信息,请参阅筛选器在 Business Contact Manager 记录

  6. 在功能区上,在开始选项卡的显示组中,单击详细信息以打开活动的详细信息页面。如果需要,请为市场活动代码预算成本开始日期结束日期批注中输入值。

    若要返回到主页中的呼叫列表窗体中,在功能区上,在市场营销选项卡上的显示组中,单击常规

  7. 有关每个收件人的信息将出现在常规页面,在收件人的详细信息下。若要更改在显示该记录的哪些部分,单击选择分区按钮 “选择节”按钮 ,然后选择要显示的分区。

  8. 如果需要,您可以创建一个脚本,以使您的呼叫保持一致,并确保封面您要进行的所有点。此外,脚本允许您以确保成本保持在主题中,并快速调整您的方法时电话的对话不会按预期。

    创建呼叫脚本

    • 在功能区上的通话记录组中,单击呼叫脚本 呼叫清单图标

    • 若要创建您的呼叫的脚本,请执行下列操作之一︰

      • 呼叫脚本窗口中键入该脚本。

      • 操作组中,单击加载内容 “加载脚本”图标 ,,然后导航到已保存的文档。

      • 复制并粘贴来自其他文档脚本。

        脚本将会显示的通话记录中的每个收件人。

        带脚本的呼叫清单

        注意: 如果编辑通话记录部分中的呼叫清单记录中的脚本,您将会更改仅脚本的版本的所选收件人。若要编辑的所有电话脚本,您必须单击功能区上的呼叫脚本 呼叫清单图标 ,,然后编辑呼叫脚本窗口中的脚本。

  9. 如果需要,您可以使用 Outlook 分类功能添加到通话清单的颜色类别。在功能区上,在市场营销选项卡上的标记组中,单击分类,,然后单击颜色类别。

  10. 以开始制作您的呼叫立即,您可以开始使用列表上的名字。否则,保存通话清单。

在更改之前低温呼叫、 国家/地区执行不呼叫注册表信息检索和 FCC 法规在 www.fcc.gov/cgb/donotcall/。不要调用规则不适用于使用者具有现有业务关系的公司。

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打开通话清单

您可能需要恢复工作通话清单,如果您无法在一个会话中,将所有人呼叫,或者您可能需要到收件人或脚本列表中进行更改。

  1. 在导航窗格中下商务联系人管理器中,, 单击市场营销

  2. 在列表窗格中的呼叫列表选项卡,双击要打开呼叫列表。

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修改通话清单

呼叫列表很容易创建和修改。您可以更改列表中显示的记录的类型,您可以通过筛选或选择收件人,优化列表和您可以更改所有或部分收件人脚本。

  1. 打开要修改通话清单。

  2. 要更改到通话清单,请按照创建呼叫列表中的说明操作。

重要: 更改列表中的任何记录的呼叫状态后,不能修改通话清单。相反,右键单击呼叫列表,然后单击使用呼叫清单联系以创建新的呼叫列表基于现有。

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创建和跟踪您使用通话清单的呼叫

  1. 打开创建通话清单。

    收件人列表中,下的列表中的第一个姓名已突出显示。

    不包含通话记录的收件人呼叫清单

    注意: 显示的名称是从源记录中的文件另存为字段。从完整名称域是在收件人的详细信息下显示的名称。

  2. 使用的电话号码,在收件人的详细信息下,呼叫联系人。

  3. 打开脚本。在功能区上的通话记录组中,单击呼叫脚本。当达到该联系人,自然地,阅读您的脚本或没有脚本,说明您的消息。

    注意: 如果您编辑通话记录部分中的呼叫清单记录中的脚本,您将仅对所选收件人更改脚本。

  4. 在通话记录,总持续时间,在下单击,或输入电话呼叫的长度。您可以自动时间呼叫。

    若要自动时间呼叫

    1. 当您开始您的呼叫或暂停后继续它,请在功能区上的通话记录组中,单击启动计时器 “启动计时器”图标

    2. 在呼叫中,分页符时,或呼叫完成后,请单击暂停计时器 “暂停计时器”图标

      在通话记录,总工期框中下记录呼叫的长度。您也可以单击或手动键入呼叫的长度。

  5. 若要在您的对话,请在功能区上的通话记录组中,添加备注单击添加时间戳,,然后在脚本的显示位置框中键入您的批注。

    注意: 若要更改外观的文本,请在功能区中,单击设置文本格式选项卡以使用格式命令。若要添加的文件、 图像或表格,请单击插入选项卡。

  6. 在呼叫过程中或已结束,功能区上,在市场营销选项卡上,在收件人操作组中,单击一个或多个下列选项︰

    • 新建历史记录项添加到收件人的记录的通信历史记录项,如业务注释、 任务、 文件或电子邮件。新的通话记录将自动创建收件人通过通话清单。

    • 后续标志到记录中,添加后续标志或将后续项目标记为已完成标记完成选项。

    • 打开要显示的记录的收件人。

    • 网页上显示网页上与收件人的记录中,如果可用。

  7. 结束呼叫,请在呼叫状态部分中,更新记录。不调用默认情况下处于选中状态。单击下面的复选框之一︰

    1. 左侧的邮件

    2. 呼叫完成

    3. 不要调用

      重要: 更改列表中任何记录的呼叫状态后,不能修改通话清单。但是,可以创建新的通话清单相同的现有的通话清单。右键单击市场营销工作区中,在呼叫列表,然后单击使用呼叫清单联系

  8. 如果收件人要求采取关闭呼叫列表,请选择不要调用复选框。客户或商务联系人将被标记为不调用在两个收件人列表中,在客户或商务联系人记录的详细信息页面上。此收件人不能包含将来呼叫列表中。

  9. 单击保存和下一步,进行以下更改︰

    1. 将更改保存为所选记录的通信历史记录中的通话记录并移到下一条记录以呼叫。

    2. 停止计时器,在电话记录中的呼叫的总工期。

    3. 指示收件人列表中的呼叫状态。

      带有两个通话记录的呼叫清单

      1-左一条消息。2-完成呼叫。3-不要调用。4-当前收件人。

      注意: 虽然状态更新收件人列表中,当您保存记录时,必须手动更改显示在呼叫状态部分中的选项。

  10. 当您已调用每个人在列表中时,关闭活动。上功能区,在市场营销组中,单击标记为已完成

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测量市场营销呼叫列表的有效性

您可以为许多用途创建通话清单和脚本。但是,当您正在创建市场营销呼叫,您想要了解您的工作的结果。查看结果的呼叫列表跟踪页上的呼叫列表。

  1. 打开通话清单。

  2. 在功能区上,在开始选项卡的显示组中,单击跟踪 “跟踪页面”图标

  3. 跟踪页面上查看以下各项︰

    • 活动结果中,您可以看到启动潜在顾客启动商机启动帐户启动联系人启动电话日志预期收入活动的摘要信息。每个字段也具有显示报表按钮,用于显示该字段的数据的详细的报告。

      注意: 客户、 商务联系人、 潜在顾客或商机记录的启动者字段中包含通话清单的名称时,更新跟踪页面,包括、 预期的收入的信息。

    • 活动信息区域中,您可以更新下列信息︰

      • 实际成本   输入实际成本的呼叫列表中,这样您可以计算的投资回报。

      • 关闭   选中此复选框,以指示已完成通话清单和活动现已结束。清除重新激活呼叫列表复选框。

    • 收件人部分中,您可以查看列表中所做的呼叫,并且如果需要,您可以创建一条商机记录右从收件人的记录。只需单击在列表中的名称,然后单击启动的商机

      注意: 也可以从呼叫列表中的常规页面上的收件人列表中创建一条商机记录。从收件人列表,然后在功能区中,在市场营销选项卡上的在收件人操作组中,选择一个名称,单击新建历史记录项 “新建历史记录项”图标 ,,然后单击商机

  4. 单击保存并关闭 “保存并关闭”图标

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