创建名称、地址和其他信息的目录

Word 中的目录功能将数据合并到单个文档中, 例如成员身份目录、目录或部件列表。 由于你可以合并多个类型的数据源, 因此你可以使用 Word 的所有格式设置功能, 从 Access 等数据库创建报表。

目录邮件合并示例

启动文档

  1. 打开一个空白文档。

  2. 转到 "邮件" > "开始邮件合并" >目录

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

如需编辑邮寄列表,请参阅邮件合并:编辑收件人

此时, 不要在生成的目录文档中包含只希望打印一次的文本。

  1. 键入要为目录中的每个项目重复的文本, 例如 "姓名: " 或 "地址":单个记录的标签。

  2. 单击或点击文档中要放置合并域的位置, 然后插入合并域。 有关详细信息, 请参阅邮件合并域

    提示: 

    • 若要创建具有一个标签或标题行的表, 请创建一个文档页眉。 将表格的标签行放在页眉内。 然后将合并域放在文档正文中。

    • 标题中的表格标题, 正文中的表格

    • 这适用于跨多个页面的长目录, 因为它为每个页面创建了一个标题。

    不能手动键入合并域字符 («»)。 必须使用 "邮件合并" 任务窗格。

    "插入合并域" 菜单

    如果合并域显示在大括号内 (如 {合并城市}), 则 Word 将显示域代码而不是域结果。 这不会影响合并, 但很难设置格式。 右键单击域代码, 然后在快捷菜单上选择 "切换域代码"。

    切换选定的域代码

    如果地址的任一部分缺失,请参阅邮件合并:匹配域进行修复。

  3. 根据需要重复步骤2。

  4. 完成主文档并插入所有合并域后, 转到 "文件" > "另存为"。

  1. 转到 "邮寄" >预览结果

  2. 使用 "后退" 和 "前进" 按钮滚动你的数据, 或使用 "查找收件人" 搜索特定记录

  3. 如果需要编辑, 请选择 "预览结果" 以返回到 "合并字段" 视图。

  1. 选择 "邮件" > "完成 & 合并", 然后选择 "编辑单个文档"。 你将看到2个其他选项, 但不能将其用于目录。

  2. 选择下列选项之一:

    • 若要合并所有记录, 请选择 "全部"。

    • 若要仅合并在 "文档" 窗口中看到的记录, 请选择 "当前记录"。

    • 若要合并某一范围内的记录, 请在 "" 和 "" 框中键入记录编号。

    选择“确定”。

  3. 在新文档中, 添加只希望打印一次的文本 (如页眉、页脚、列标题或任何其他文本)。

  4. 像处理常规文档一样, 保存或打印目录。

启动文档

  1. 打开一个空白文档。

  2. 转到 "邮件" > "开始邮件合并" >目录

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

如需编辑邮寄列表,请参阅邮件合并:编辑收件人

此时, 不要在生成的目录文档中包含只希望打印一次的文本。

  1. 键入要为目录中的每个项目重复的文本, 例如 "姓名: " 或 "地址":单个记录的标签。

  2. 单击或点击文档中要放置合并域的位置, 然后插入合并域。 有关详细信息, 请参阅邮件合并域

    不能手动键入合并域字符 («»)。 必须使用 "邮件合并" 任务窗格。

    如果合并域显示在大括号内 (如 {合并城市}), 则 Word 将显示域代码而不是域结果。 这不会影响合并, 但很难设置格式。 按 Ctrl 并单击域代码, 然后在快捷菜单上选择 "切换域代码"。

    在所选上下文菜单上切换域代码

    如果地址的任一部分缺失,请参阅邮件合并:匹配域进行修复。

  3. 根据需要重复步骤2。

  4. 完成主文档并插入所有合并域后, 转到 "文件" > "另存为"。

  1. 转到 "邮寄" >预览结果

  2. 使用 "后退" 和 "前进" 按钮滚动你的数据, 或使用 "查找收件人" 搜索特定记录

  3. 如果需要编辑, 请选择 "预览结果" 以返回到 "合并字段" 视图。

  1. 选择 "邮件" > "完成 & 合并", 然后选择 "编辑单个文档"。

  2. 在新文档中, 添加只希望打印一次的文本 (如页眉、页脚、列标题或任何其他文本)。

  3. 像处理常规文档一样, 保存或打印目录。

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