创建内容管理器规则以传送文档

创建内容管理器规则以传送文档

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为确定如何传送文档,内容管理器使用您创建的规则。规则基于内容类型和元数据的组合。

本文介绍如何如何创建规则来组织和传送文档或记录。 所有 SharePoint 企业网站均可启用文档传送。

重要: 您必须先启用内容管理器功能并对管理器进行配置以传送记录。有关配置内容管理器的详细信息,请参阅另请参阅部分。

本文内容

创建规则之前:首要步骤

文档传送方法概述

创建规则以传送文档

创建规则之前:首要步骤

在创建文档传送规则之前,必须执行多项重要的步骤。

  1. 激活内容管理器功能。

  2. 创建要将文档传送到的目标库和文件夹。您可能需要为要传送的每种文档创建文件夹。例如,仅为电子邮件记录或 Excel 电子表格创建库。若要了解如何创建库的信息,请参阅“另请参阅”部分中的链接。

  3. 内容类型必须与要传送的文档相关联。这样,内容类型即可成为文档存储最终位置的确定条件的一部分。

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文档传送方法概述

文档可以传送到“记录中心”网站或任何其它类型的 SharePoint 网站的库或文件夹。在激活内容管理器功能时自动创建的放置库用作默认位置。文档传送过程由多项元素组成:

  • 目标库和文件夹    内容管家或记录管理者手动创建库和文件夹文档应传送和指定这些库作为目标库的位置。

  • 网站内容类型    每个文档必须具有内容类型,并且用户可以添加适当的网站内容类型手动向目标库。

  • 放置库    文档的不匹配规则,或丢失所需的元数据发送到放置库,以便用户可以输入所需的元数据。或者,您可以配置内容管理器,以便所有上载的文档将暂时被传送到放置库。

  • 文档规则列表    此列表为所有传送规则的集合。内容管家或记录管理员应通过访问此列表来创建、管理和查看传送规则。

下图演示如何根据是否满足特定条件来传送文档和电子邮件,以及如何将缺少信息的文档退回到放置库。

使用内容管理器传送文档。 显示多个来源,并显示将缺少元数据的文档退回到放置库。

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创建规则以传送文档

对于添加到记录传送列表中的每个记录类型,请指定记录标题和说明。还需要在存储记录的网站中指定位置。若要确保将所有相关记录传送到适当位置,可以为记录类型指定替换名称。

注意: 必须至少具有网站所有者权限才能创建传送文档的规则。

  1. 导航到要为其创建内容管理器规则的网站。

  2. 在“快速启动”面板中,单击“其他...”以查看网站内容选项。

  3. 从应用程序菜单行中,单击“设置”。

  4. 在“网站设置”页上的“网站管理”部分下,单击“内容管理器规则”

  5. 在“内容管理器规则”页面上,在“单击以添加新项目”中单击“添加”。

  6. 在“规则名称”部分,键入描述规则的条件和操作的名称。

  7. 在“规则状态和优先级”部分,选择“活动”将规则应用于传入的内容。请选择将确定当内容与多个内容管理器规则相匹配时应如何传送内容的优先级。
    如果不希望将此规则应用于传入的内容,请选择“停用”。

  8. 在“提交的内容类型”部分,将此规则与某个内容类型相关联。这样,提交到管理器的内容即带有所选内容类型标签,并且可以标识规则条件中所使用的属性。

    • 选择适当的内容组。所选内容组确定可在下一步骤中选择的内容类型。

    • 选择适当的内容类型。

    • 如果您选择的内容类型在其他 SharePoint 网站上具有不同的名称,请选择备用名称下的复选框。键入提供,字段中的其他网站使用的名称,然后单击添加。替换的内容类型的名称显示在下面的列表。

  9. 在“条件”部分中,选择提交内容的属性必须满足规则的条件。例如,您可能需要将规则应用于标题中含有“预算”字样的所有文档。通过单击“添加其他条件”链接,可以添加更多条件。

    注意: 根据您在步骤 6.中选择的内容类型不同的属性下拉列表中提供的属性

  10. 在“目标位置”部分,键入或浏览位置以放置与规则相匹配的内容。选中“自动创建文件夹”复选框可以在文件夹中将类似文档组合在一起。例如,如果您具有可列出您所在组织中项目的所有文档的属性,则可强制管理器为每个项目创建一个单独的文件夹。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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