创建共享邮箱

撰稿人: Diane Faigel Nino Bilic
上次更新时间:2017 年 8 月 30 日

创建共享邮箱很容易,通过共享邮箱,多位人员可以从一个公用电子邮件地址(如 info@contoso.com)监控和发送电子邮件。当群组中的某个人员答复发送到共享邮箱的邮件时,系统显示电子邮件来自共享邮箱,而不是单个用户。

共享邮箱包含共享日历!许多小型企业喜欢使用共享日历,方便每个人在其中输入约会。例如,如果有 3 个人在进行客户访问工作,那么他们都可以使用共享日历来输入约会。这是使每个人都知道他人位置的简便方法。

创建共享邮箱并添加成员

您的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。
创建共享邮箱视频

试一试!

  1. https://portal.office.com/adminportal/home 中使用 Office 365 管理员帐户登录。

    登录

    登录由世纪互联运营的 Office 365

  2. 在管理中心,转到“”>“共享邮箱”。

    选择共享邮箱以打开
  3. 在“添加邮箱”页面上,输入共享邮箱的名称。然后向导会选择电子邮件地址,但你也可以编辑电子邮件地址。

    为共享邮箱命名。

  4. 单击“添加”。可能需要几分钟时间,才可以添加成员。

  5. 在“后续步骤”下,选择“将成员添加到此邮箱”。成员能够查看此共享邮箱收到的邮件及发出的答复。

    选择“添加成员”

  6. 选择“添加成员”按钮。在希望其使用共享邮箱的人员旁添加一个复选标记,然后单击“保存”。

    选择要向共享邮箱分配的成员。

  7. 选择“关闭”。

操作完成!现在继续进行下一步:使所有人都能看到已发送的电子邮件。

使所有人都能看到已发送的电子邮件(答复邮件)

默认情况下,发送自共享邮箱的邮件不会保存到共享邮箱的“已发送邮件”文件夹中。相反,它们会保存到发件人的“已发送邮件”文件夹中。

如果想要使所有人都能看到已发送的电子邮件,请在 Office 365 管理中心编辑共享邮箱设置,选择“已发送邮件”>“编辑”。

选择“已发送邮件”>“编辑”。

向 Outlook 添加共享邮箱

如果企业启用了自动映射(默认情况下,大部分用户都会启用此功能),共享邮箱将在用户关闭并重启 Outlook 后自动出现在其 Outlook 应用中。

要了解详细信息,请参阅:

  • 在 Outlook 2016 和 Outlook 2013 中打开和使用共享邮箱

  • 使用 Outlook 网页版打开和使用共享邮箱: 第一次使用共享地址(例如 sales@contoso.com)进行答复的操作 非常复杂。用户需要执行以下步骤(我们不会修复此 bug):

    1. 打开 Outlook 网页版,然后转到共享邮箱。

    2. 打开一封发送到共享地址的邮件。

    3. 单击“答复”。

    4. 在邮件底部,单击“更多”箭头,然后单击“显示发件人”。

      单击“更多”箭头,然后单击“显示发件人”

    5. 右键单击发件人地址(如 Ina@weewalter.me),然后单击“删除”。

      删除“发件人”别名。

    6. 键入共享地址(如 support@contoso.com),然后发送邮件。下一次从共享邮箱中答复时,“发件人”下拉列表中会出现共享地址选项。

      共享邮箱的别名显示在“发件人”下拉框中。

在移动设备(手机或平板电脑)上使用共享邮箱

要在移动设备上访问共享邮箱,请打开浏览器并登录到 Office 365,然后转到 Outlook 网页版。有关说明,请参阅上述项目符号后的在 Outlook 网页版中打开和使用共享邮箱。可从 Outlook 网页版访问共享邮箱。

无法从移动设备上安装的 Outlook 应用访问共享邮箱。

使用共享日历

我们希望使用共享邮箱日历(而不是 SharePoint 日历)来跟踪约会和位置。共享日历与 Outlook 集成,产生提醒,并且比 SharePoint 日历更易于创建和使用。

  1. 在 Outlook 应用中,转到日历视图,然后选择共享邮箱。

    选择日历视图

  2. 输入约会后,共享邮箱的每个成员都能看到它们。

转发共享邮箱收到的电子邮件

  1. 在 Office 365 管理中心,选择要编辑的共享邮箱。

  2. 选择“电子邮件转发”>“编辑”。

  3. 将开关切换到“”,输入要转发到的电子邮件地址。只能输入一个电子邮件地址。它可以在组织外部(如 Gmail 地址),也可以是另一共享邮箱。

  4. 选择“保存”。

从共享邮箱发送自动答复

  1. 在 Office 365 管理中心,选择要编辑的共享邮箱。

  2. 选择“自动答复”>“编辑”。

  3. 将开关切换到“”,选择将答复发送给组织内部还是外部的人员。输入消息。

  4. 输入要向组织内部的人员发送的答复。不能添加图像,只能输入文本。

  5. 如果希望向组织外部人员发送答复,请选择希望其收到答复的人员旁的复选框,然后键入文本。不能只发送给组织外部的人员而不发送给组织内部的人员。

  6. 选择“保存”。

共享邮箱限制:50 GB

共享邮箱可存储多达 50 GB 数据(无需向其分配许可证)。在此之后,需要向邮箱分配许可证才能存储更多的数据。

共享邮箱达到存储空间时,短时间内还可以收到电子邮件,但不能发送新的电子邮件。然后,它会停止接收电子邮件。邮箱的发件人将收到未送达回执。

防止成员删除共享邮箱中的邮件

遗憾的是无法防止用户删除共享邮箱中的邮件。例如,假设有 5 个用户使用一个共享邮箱。其中一个用户阅读完一封电子邮件后将其删除。对所有人而言,此电子邮件已删除,即使有人尚未阅读此邮件。解决此问题的唯一方法是创建 Office 365 组,而不是共享邮箱。

Outlook 中的组就像共享邮箱。有关二者的比较,请参阅比较组,尤其注意订阅组电子邮件的工作原理部分,需通过此部分了解如何防止意外删除。若要深入了解组,请参阅了解有关组的更多信息

有关共享邮箱的其他须知信息

  • 无需为大小低于 50 GB 的共享邮箱分配许可证。

  • 需要授予用户使用共享邮箱的权限(成员资格)。只有组织内部人员才能使用共享邮箱。

  • 你无法向企业外的人员(例如使用 Gmail 帐户的人员)授予访问共享邮箱的权限。如果你希望这么做,请考虑改为创建 Outlook 组。若要了解详细信息,请参阅在管理中心创建 Office 365 组

  • 无法通过 Outlook for iPhone、Android 或 Mac 访问共享邮箱。Outlook 移动应用不包括访问共享邮箱的功能,因此不会添加共享邮箱。 如果希望从这些设备之一访问共享邮箱,请使用浏览器打开 Outlook 网页版,以这种方式访问共享邮箱。或者,为共享邮箱创建一个 Office 365 组。若要了解详细信息,请参阅比较组

  • 不能对发送自共享邮箱的电子邮件加密。

  • 可以将用户邮箱转换为共享邮箱。请参阅将用户邮箱转换为共享邮箱

  • 具有全局管理员或 Exchange 管理员角色的用户可以创建共享邮箱。

修复共享邮箱创建方面的问题

  • 错误消息:代理地址“smtp:<shared mailbox name>”已由“<name>”的代理地址或 LegacyExchangeDN 使用。请选择其他代理日志

    尝试向共享邮箱赋予已使用的名称时,会出现此问题。例如,假设希望共享邮箱命名为 info@domain1 和 info@domain2。可采用两种方式执行此操作:

自动映射如何作用于共享邮箱

在用户邮箱(而非共享邮箱)上设置自动映射。

这意味着如果尝试使用安全组来管理有权访问共享邮箱的人员,自动映射将无法正常工作。因此,如果要使用自动映射,必须显式分配权限。

如何在 Exchange 管理中心内创建共享邮箱

某些客户在 Exchange 管理中心内执行其所有邮箱管理操作。下面介绍了如何使用该界面创建共享邮箱。

若要查看执行这些步骤所需的权限,请参阅收件人权限中的“用户邮箱”部分。

  1. 转到“收件人”>“共享”>“添加”。

  2. 填写必填字段:

    • 显示名称

    • 电子邮件地址

  3. 若要授予“完全访问”或“代理发送”权限,请单击“添加”,然后选择要向其授予权限的用户。可以使用 CTRL 键来选择多位用户。不清楚应该使用哪种权限?请参阅应该使用哪种权限?

    注意: 通过“完全访问”权限,用户可以打开邮箱,并创建和修改邮箱中的邮件。通过“代理发送”权限,除邮箱所有者之外的任何人都可以从此共享邮箱中发送电子邮件。这两种权限在成功的共享邮箱操作中都是必需的。

  4. 单击“保存”,以保存所做更改并创建共享邮箱。

  1. 转到“收件人”>“共享”>“编辑”。

  2. 单击“邮箱委派

  3. 若要授予或删除“完全访问”或“代理发送”权限,请单击“添加”或“删除”,然后选择要向其授予权限的用户。

    注意: 通过“完全访问”权限,用户可以打开邮箱,并创建和修改邮箱中的邮件。通过“代理发送”权限,除邮箱所有者之外的任何人都可以从此共享邮箱中发送电子邮件。这两种权限在成功的共享邮箱操作中都是必需的。

  4. 单击“保存”以保存更改。

  • 完全访问 通过“完全访问”权限,用户可以登录到共享邮箱,并以该邮箱所有者的身份进行操作。登录后,用户可以创建日历项目;阅读、查看、删除和更改电子邮件;创建任务和日历联系人。但是,除非用户还具有“代理发送”或“代表发送”权限,否则具有“完全访问”权限的用户无法从共享邮箱发送电子邮件。

  • 代理发送 通过“代理发送”权限,用户可以在发送邮件时模拟共享邮箱。例如,如果 Kweku 登录到市场营销部门的共享邮箱并发送一封电子邮件,看起来将会是市场营销部门发送的该电子邮件。

    但是,他们不能看到发送到或发送自共享地址的电子邮件。

  • 代表发送 通过“代表发送”权限,用户可以代表共享邮箱发送电子邮件。例如,John 登录到 32 号接待大楼的共享邮箱并发送一封电子邮件,看起来将会是“John 代表 32 号接待大楼”发送的该邮件。无法使用 EAC 来授予“代表发送”权限,必须通过在 Set-Mailbox cmdlet 中设置 GrantSendonBehalf 参数才能实现。

使用 New-Mailbox PowerShell cmdlet 创建共享邮箱。若要使用此 cmdlet,需连接到 Exchange Online PowerShell。

以下示例演示了如何创建销售部门的共享邮箱,并对安全组“MarketingSG”授予“完全访问”和“代表发送”权限。将对安全组成员的用户授予邮箱的权限。

  1. 创建一个名为 MarketingSG 的启用邮件的安全组。有关 PowerShell 的说明,请参阅管理启用邮件的安全组

  2. 连接到 Exchange Online PowerShell

  3. 运行以下命令:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

我应该创建共享邮箱还是 Outlook 的 Office 365 组?

参阅比较组可获取一些指导。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×