创建共享邮箱

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上次更新时间: 11 年 7 月,2018年

创建共享邮箱很容易,通过共享邮箱,多位人员可以从一个公用电子邮件地址(如 info@contoso.com)监控和发送电子邮件。当群组中的某个人员答复发送到共享邮箱的邮件时,系统显示电子邮件来自共享邮箱,而不是单个用户。

共享邮箱包含共享日历!许多小型企业喜欢使用共享日历,方便每个人在其中输入约会。例如,如果有 3 个人在进行客户访问工作,那么他们都可以使用共享日历来输入约会。这是使每个人都知道他人位置的简便方法。

创建共享邮箱并添加成员

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创建共享邮箱视频

试一试!

  1. 在 Office 365 管理中心中,转到> 转到管理中心中的共享邮箱,请单击此处。

    转到 Office 365 管理中心

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    使用 Office 365 全局管理员帐户或 Exchange 管理员帐户登录。如果您收到消息"您无权访问此页面或执行此操作"然后您没有 Office 365 管理员查找在您的企业管理员

  2. 在“添加邮箱”页面上,输入共享邮箱的名称。然后向导会选择电子邮件地址,但你也可以编辑电子邮件地址。

    为共享邮箱命名。

  3. 单击“添加”。可能需要几分钟时间,才可以添加成员。

  4. 在“后续步骤”下,选择“将成员添加到此邮箱”。成员能够查看此共享邮箱收到的邮件及发出的答复。

    选择“添加成员”

  5. 选择“添加成员”按钮。在希望其使用共享邮箱的人员旁添加一个复选标记,然后单击“保存”。

    选择要向共享邮箱分配的成员。

  6. 选择“关闭”。

操作完成 !您拥有共享的邮箱,它包括共享的日历。现在转到下一步: 允许所有人查看已发送电子邮件。

使所有人都能看到已发送的电子邮件(答复邮件)

默认情况下,发送自共享邮箱的邮件不会保存到共享邮箱的“已发送邮件”文件夹中。相反,它们会保存到发件人的“已发送邮件”文件夹中。

如果想要使所有人都能看到已发送的电子邮件,请在 Office 365 管理中心编辑共享邮箱设置,选择“已发送邮件”>“编辑”。

选择“已发送邮件”>“编辑”。

向 Outlook 添加共享邮箱

如果企业启用了自动映射(默认情况下,大部分用户都会启用此功能),共享邮箱将在用户关闭并重启 Outlook 后自动出现在其 Outlook 应用中。

要了解详细信息,请参阅:

获取有关没有发送权限的错误消息?

假设您创建共享的邮箱,然后尝试从其发送邮件。但是,您收到此:

"无法发送此消息。您没有代表发送邮件指定的用户的权限。"

在 Office 365 遇到复制延迟问题时,将显示此消息。它应消失一小时或这样做,请在新的共享的邮箱 (或添加的用户) 的信息复制到所有数据中心时。等待一个小时,然后再次尝试发送邮件。

在移动设备(手机或平板电脑)上使用共享邮箱

要访问共享的邮箱移动设备上,打开浏览器中,登录到 Office 365,然后转到 Outlook 网页版。有关说明,请参阅在 Outlook 网页版中的共享邮箱添加。从 Outlook 网页版将能够访问共享的邮箱。

从移动设备安装 Outlook 应用,您无法访问共享的邮箱。此功能吗?让 Outlook 工程团队知道。下面投票 !

使用共享日历

当您创建共享的邮箱时,您将自动创建共享的日历。我们希望共享的邮箱日历,而不是用于跟踪约会和人员所在的 SharePoint 日历。共享的日历与 Outlook 集成和 SharePoint 日历比使用容易得多。

  1. 在 Outlook 应用中,转到日历视图,然后选择共享邮箱。

    选择日历视图

  2. 输入约会后,共享邮箱的每个成员都能看到它们。

  3. 共享任何的邮箱成员可以创建、 查看和在日历上,管理约会,就像它们将其个人约会。每个人共享邮箱的成员可以查看其更改共享日历。

转发共享邮箱收到的电子邮件

您不需要才能向其发送的电子邮件转发到的共享邮箱分配许可证。您可以将邮件转发到任何有效的电子邮件地址或通讯组列表。

  1. 转到管理中心中的共享邮箱,请单击此处。 页面上选择您要编辑的共享的邮箱。

  2. 选择电子邮件转发>编辑

  3. 设置切换为,并输入 1 将邮件转发到的电子邮件地址。它可以是任何有效的电子邮件地址。若要将转发给多个地址,需要创建通讯组列表的地址,然后输入通讯组列表的名称。

  4. 选择“保存”。

从共享邮箱发送自动答复

  1. 转到管理中心中的共享邮箱,请单击此处。 页面上选择您要编辑的共享的邮箱。

  2. 选择“自动答复”>“编辑”。

  3. 设置切换到,并选择是否将发送到您的组织内部或您的组织外部的人员的答复。

  4. 输入要向组织内部的人员发送的答复。不能添加图像,只能输入文本。

  5. 如果希望向组织外部人员发送答复,请选择希望其收到答复的人员旁的复选框,然后键入文本。不能只发送给组织外部的人员而不发送给组织内部的人员。

  6. 选择“保存”。

共享邮箱限制:50 GB

共享的邮箱可以存储 50 GB 数据无您向其分配许可证。之后,您需要将许可证分配给该邮箱以存储更多数据。有关共享的邮箱许可的详细信息,请参阅Exchange Online 限制

共享邮箱达到存储空间时,短时间内还可以收到电子邮件,但不能发送新的电子邮件。然后,它会停止接收电子邮件。邮箱的发件人将收到未送达回执。

防止成员删除共享邮箱中的邮件

遗憾的是无法防止用户删除共享邮箱中的邮件。例如,假设有 5 个用户使用一个共享邮箱。其中一个用户阅读完一封电子邮件后将其删除。对所有人而言,此电子邮件已删除,即使有人尚未阅读此邮件。解决此问题的唯一方法是创建 Office 365 组,而不是共享邮箱。

Outlook 中的组就像共享邮箱。有关二者的比较,请参阅比较组,尤其注意订阅组电子邮件的工作原理部分,需通过此部分了解如何防止意外删除。若要深入了解组,请参阅了解有关组的更多信息

有关共享邮箱的其他须知信息

  • 无需为大小低于 50 GB 的共享邮箱分配许可证。

  • 需要授予用户使用共享邮箱的权限(成员资格)。只有组织内部人员才能使用共享邮箱。

  • 你无法向企业外的人员(例如使用 Gmail 帐户的人员)授予访问共享邮箱的权限。如果你希望这么做,请考虑改为创建 Outlook 组。若要了解详细信息,请参阅在管理中心创建 Office 365 组

  • 您无法从 Outlook for iPhone 或 Android 中访问共享的邮箱。Outlook 移动应用不包括的功能来访问共享的邮箱,并不打算添加。 如果您想要从这些设备访问共享的邮箱,使用浏览器中打开 Outlook 网页版,并通过这种方式访问共享的邮箱。或者,用于共享邮箱改为创建 Office 365 组。若要了解详细信息,请参阅比较组

  • 不能对从共享邮箱发送电子邮件进行加密。 这是因为共享的邮箱不具有其自己的安全上下文 (用户名/密码),因此不能分配键。 如果有多人成员,并且他们发送/接收的电子邮件他们使用其自己的密钥加密其他成员可能无法阅读电子邮件和其他人可能不会具体取决于哪些公钥使用加密电子邮件。

  • 可以将用户邮箱转换为共享邮箱。请参阅将用户邮箱转换为共享邮箱

  • 具有全局管理员或 Exchange 管理员角色的用户可以创建共享邮箱。

  • 若要创建共享的邮箱,您需要 Office 365 商业版计划包括电子邮件 (Exchange Online 服务) 的订阅。Office 365 企业版订阅不包括电子邮件;Office 365 Business Premium 执行操作。

  • 共享的邮箱不适用于直接日志上。共享邮箱本身的用户帐户应保持处于禁用状态。

修复共享邮箱创建方面的问题

  • 错误消息:代理地址“smtp:<shared mailbox name>”已由“<name>”的代理地址或 LegacyExchangeDN 使用。请选择其他代理日志

    尝试向共享邮箱赋予已使用的名称时,会出现此问题。例如,假设希望共享邮箱命名为 info@domain1 和 info@domain2。可采用两种方式执行此操作:

自动映射如何作用于共享邮箱

在用户邮箱(而非共享邮箱)上设置自动映射。

这意味着如果尝试使用安全组来管理有权访问共享邮箱的人员,自动映射将无法正常工作。因此,如果要使用自动映射,必须显式分配权限。

如何在 Exchange 管理中心内创建共享邮箱

某些客户在 Exchange 管理中心内执行其所有邮箱管理操作。下面介绍了如何使用该界面创建共享邮箱。

若要查看执行这些步骤所需的权限,请参阅收件人权限中的“用户邮箱”部分。

  1. 在 Exchange 管理中心中,转到收件人>共享>添加

  2. 填写必填字段:

    • 显示名称

    • 电子邮件地址

  3. 若要授予“完全访问”或“代理发送”权限,请单击“添加”,然后选择要向其授予权限的用户。可以使用 CTRL 键来选择多位用户。不清楚应该使用哪种权限?请参阅应该使用哪种权限?

    注意: 通过“完全访问”权限,用户可以打开邮箱,并创建和修改邮箱中的邮件。通过“代理发送”权限,除邮箱所有者之外的任何人都可以从此共享邮箱中发送电子邮件。这两种权限在成功的共享邮箱操作中都是必需的。

  4. 单击“保存”,以保存所做更改并创建共享邮箱。

  1. 转到“收件人”>“共享”>“编辑”。

  2. 单击“邮箱委派

  3. 若要授予或删除“完全访问”或“代理发送”权限,请单击“添加”或“删除”,然后选择要向其授予权限的用户。

    注意: 通过“完全访问”权限,用户可以打开邮箱,并创建和修改邮箱中的邮件。通过“代理发送”权限,除邮箱所有者之外的任何人都可以从此共享邮箱中发送电子邮件。这两种权限在成功的共享邮箱操作中都是必需的。

  4. 单击“保存”以保存更改。

  • 具有完全访问权限完全控制权限允许用户登录到共享邮箱并作为该邮箱的所有者。登录后,用户可以创建日历项目;阅读、 查看、 删除和更改电子邮件;创建任务和日历的联系人。但是,具有完全访问权限的用户无法发送电子邮件从共享邮箱除非也有形式发送或发送代表权限。

  • 形式发送发送权限使用户发送邮件时模拟共享的邮箱。例如,如果丁登录到市场营销部门共享邮箱并发送电子邮件,它将看起来市场营销部门发送电子邮件。

    但是,她将无法看到任何或共享的地址发送电子邮件。

  • 代表发送 通过“代表发送”权限,用户可以代表共享邮箱发送电子邮件。例如,John 登录到 32 号接待大楼的共享邮箱并发送一封电子邮件,看起来将会是“John 代表 32 号接待大楼”发送的该邮件。无法使用 EAC 来授予“代表发送”权限,必须通过在 Set-Mailbox cmdlet 中设置 GrantSendonBehalf 参数才能实现。

使用 New-Mailbox PowerShell cmdlet 创建共享邮箱。若要使用此 cmdlet,需连接到 Exchange Online PowerShell。

以下示例演示了如何创建销售部门的共享邮箱,并对安全组“MarketingSG”授予“完全访问”和“代表发送”权限。将对安全组成员的用户授予邮箱的权限。

  1. 创建一个名为 MarketingSG 的启用邮件的安全组。有关 PowerShell 的说明,请参阅管理启用邮件的安全组

  2. 连接到 Exchange Online PowerShell

  3. 运行以下命令:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

我应该创建共享邮箱还是 Outlook 的 Office 365 组?

参阅比较组可获取一些指导。

重要: 当前不能将共享的邮箱迁移到 Office 365 组。 这是所需的内容? 让我们知道。下面的投票

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